Раздел 4. Документальный фонд администрации муниципального образования "Город Новодвинск" (п.п. 38-45)

Раздел 4. Документальный фонд администрации муниципального образования "Город Новодвинск"

38. Образующиеся в процессе деятельности администрации муниципального образования "Город Новодвинск" документы образуют ее документальный фонд.

39. Формирование документального фонда администрации муниципального образования "Город Новодвинск" организуется службой делопроизводства посредством составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в муниципальный архив.

40. Номенклатура дел составляется службой делопроизводства в соответствии с обязательными требованиями и утверждается распоряжением администрации муниципального образования "Город Новодвинск".

Номенклатура дел утверждается не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

41. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

42. Дела со дня их формирования до передачи в муниципальный архив или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Выдача (изъятие) дел или документов из них по запросам органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, их должностных лиц, граждан осуществляется с разрешения главы муниципального образования "Город Новодвинск" или должностного лица, уполномоченного на организацию делопроизводства и документооборота, в порядке и по основаниям, предусмотренным законодательством Российской Федерации.

В случае выдачи (изъятия) документа из дела постоянного хранения, в данное дело помещается надлежащим образом заверенная копия выданного (изъятого) документа и акт о причинах и основаниях выдачи (изъятия) подлинника.

После окончания срока использования дел (документов), выданных (изъятых) в соответствии с абзацем вторым настоящего пункта, а также при миновании надобности, данные дела (документы) подлежат возврату, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

43. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в муниципальный архив не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел. Передача дел в муниципальный архив производится на основании описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и дел по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в муниципальный архив не передаются и подлежат уничтожению по истечении срока их хранения.

44. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

45. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения определяется в соответствии с методическим руководством по ведению делопроизводства.