Раздел 3. Требования к организации документооборота в администрации муниципального образования "Город Новодвинск" (п.п. 18-37)

Раздел 3. Требования к организации документооборота в администрации муниципального образования "Город Новодвинск"

18. В документообороте администрации муниципального образования "Город Новодвинск" выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

19. В администрации муниципального образования "Город Новодвинск" доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, факсимильной связи, электронной почты либо с использованием иных средств связи и доставки, обеспечивающих фиксирование сведений о доставке и отправке документов адресату.

20. Документы, поступающие в администрацию муниципального образования "Город Новодвинск", проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу на рассмотрение уполномоченным должностным лицам, после чего передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

21. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

Электронная копия документа, подлежащего регистрации, размещается в системе электронного документооборота.

22. Регистрация поступивших и созданных документов осуществляется в день поступления, создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

23. Зарегистрированные документы в день их регистрации или либо на следующий рабочий день передаются службой делопроизводства на рассмотрение:

а) главе муниципального образования "Город Новодвинск" - в случае, если это:

обращения высших государственных должностных лиц, высших органов государственной власти, законодательных (представительных) органов государственной власти, органов местного самоуправления;

обращения по вопросам международных и внешнеэкономических связей, межмуниципального сотрудничества, инвестиционной деятельности;

обращения органов государственной безопасности, следственных органов;

обращения органов, осуществляющих государственный (муниципальный) контроль и надзор;

обращения политических партий, иных общественных объединений;

обращения средств массовой информации, их редакций и журналистов;

уведомления о проведении публичных мероприятий, о проведении массовых мероприятий;

обращения, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) органов администрации муниципального образования "Город Новодвинск", их структурных и внутриструктурных подразделений, муниципальных служащих, замещающих должности в администрации муниципального образования "Город Новодвинск";

б) заместителю главы муниципального образования "Город Новодвинск" по инфраструктурному развитию и жилищно-коммунальному хозяйству (начальнику управления инфраструктурного развития и жилищно-коммунального хозяйства) - в случае, если это:

обращения, адресованные лично указанному должностному лицу;

обращения органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций по вопросам гражданской обороны, защиты от чрезвычайных ситуаций, обеспечения пожарной безопасности, безопасности людей на водных объектах;

обращения органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций по вопросам организации электро-, тепло-, газо- и водоснабжения населения, водоотведения, снабжения населения топливом;

обращения организаций, осуществляющих деятельность в сфере управления многоквартирными домами (управляющих организаций, товариществ собственников жилья, жилищных кооперативов, иных специализированных потребительских кооперативов);

обращения садоводческих, огороднических и дачных некоммерческих объединений граждан;

в) заместителю главы муниципального образования "Город Новодвинск" по социальной политике (начальнику управления социальной политики) - в случае, если это:

обращения, адресованные лично указанному должностному лицу;

обращения органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций по вопросам опеки и попечительства, образования, культуры, молодежной политики, спорта, туризма;

обращения образовательных организаций, медицинских организаций, организаций культуры, физкультурно-спортивных организаций;

обращения органов государственной власти, организаций, граждан по вопросам предоставления мер социальной поддержки;

г) заместителю главы муниципального образования "Город Новодвинск" по организационно-правовым вопросам (начальнику управления организационно-правовой и кадровой работы) - в случае, если это:

обращения, адресованные лично указанному должностному лицу;

обращения органов внутренних дел;

обращения избирательных комиссий;

обращения органов государственной власти по вопросам организации предоставления государственных и муниципальных услуг, осуществления государственных и муниципальных функций;

обращения органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, граждан по вопросам муниципальной службы, кадровой работы, а также по вопросам наградной деятельности;

д) заместителю главы муниципального образования "Город Новодвинск" по экономическому развитию и конкурентной политике (начальнику управления экономического развития и конкурентной политики) - в случае, если это:

обращения, адресованные лично указанному должностному лицу;

обращения налоговых органов, антимонопольных органов, органов государственной статистики;

обращения органов государственной власти, органов местного самоуправления по вопросам осуществления закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд, осуществления закупок товаров, работ, услуг отдельными юридическим лицами;

обращения органов государственной власти, органов местного самоуправления по вопросам стратегического планирования;

е) начальнику финансового управления администрации муниципального образования "Город Новодвинск" - в случае, если это:

обращения, адресованные лично указанному должностному лицу;

обращения органов казначейства, финансовых органов;

обращения органов государственной власти, органов местного самоуправления по вопросам межбюджетных отношений;

ж) председателю комитета по управлению муниципальным имуществом и земельными ресурсами администрации муниципального образования "Город Новодвинск" - в случае, если это:

обращения, адресованные лично указанному должностному лицу;

документы о государственной регистрации возникновения, перехода или прекращения прав собственности и других вещных прав на муниципальное недвижимое имущество (включая жилые и нежилые помещения, здания и сооружения, земельные участки); ограничений (обременений) прав, в том числе сервитута, ипотеки, доверительного управления, аренды, оперативного управления, хозяйственного ведения; сделок с муниципальным недвижимым имуществом, подлежащих государственной регистрации;

уведомления о приостановлении, прекращении государственной регистрации прав в отношении муниципального недвижимого имущества и сделок с ним;

документы о государственном кадастровом учете объектов капитального строительства, земельных участков;

обращения муниципальных предприятий и учреждений по вопросам закрепления или изъятия муниципального имущества;

обращения органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, граждан по вопросам владения, пользования и распоряжения муниципальным имуществом и земельными ресурсами, а также по вопросам учета и приобретения бесхозяйного имущества, выморочного имущества;

з) начальнику юридического отдела администрации муниципального образования "Город Новодвинск" - в случае, если это:

обращения, адресованные лично указанному должностному лицу;

обращения органов юстиции;

документы по вопросам ведения дел в судебных органах;

документы по вопросам исполнительного производства;

документы по вопросам мониторинга изменений законодательства Российской Федерации, законодательства Архангельской области и судебной практики;

и) руководителям органов администрации муниципального образования "Город Новодвинск" - в случае, если это:

документы, адресованные указанным органам и (или) их должностным лицам;

документы по вопросам, относящимся к предметам ведения, полномочиям, задачам и функциям указанных органов в соответствии с положениями о них;

запросы о предоставлении указанными органами государственных и муниципальных услуг.

24. В случае, если содержание документа не позволяет однозначно определить должностное лицо, уполномоченное на его рассмотрение в соответствие с пунктом 23 настоящих Правил, вопрос о передачи такого документа на рассмотрение разрешается должностным лицом, уполномоченным на организацию делопроизводства и документооборота.

25. В случае, если содержание документа допускает возможность передачи его на рассмотрение одновременно нескольким должностным лицам, из числа указанных в пункте 23 настоящих Правил, рассмотрение данного документа передается одному из таких должностных лиц, а другим - направляется копия данного документа.

Для целей применения настоящего пункта, а также пункта 29 настоящих Правил копия документа может направляться с использованием системы электронного документооборота в виде электронной копии документа.

26. В случае, если после передачи документа в соответствии с пунктами 23-25 настоящих Правил будет установлено, что его рассмотрение относится к ведению другого должностного лица, такой документ безотлагательно передается по подведомственности соответствующему должностному лицу.

27. В случае, если постановка задач по исполнению документов, указанных в подпунктах "б"-"и" пункта 23 настоящих Правил (с учетом их особой важности и значимости), требует непосредственного участия главы муниципального образования "Город Новодвинск", документ передается на рассмотрение главе муниципального образования "Город Новодвинск" и исполняется в соответствии с его указаниями.

28. По результатам рассмотрения документа уполномоченное должностное лицо определяет из числа подчиненных ему сотрудников, обладающих необходимой квалификацией, исполнителя для выполнения работы по документу. С учетом характера и сложности работы, порученной исполнителю, могут быть определены также один или несколько соисполнителей. При этом исполнитель руководит деятельностью соисполнителей и несет ответственность за результаты их работы.

Выбор исполнителя и соисполнителей должен исключать возникновение или возможность возникновения конфликта интересов соответственно у исполнителя и соисполнителей.

29. Решение о выборе исполнителя и соисполнителей, а также указания по исполнению документа оформляются резолюцией уполномоченного должностного лица. Данная резолюция фиксируется на соответствующем документе или в виде отдельного поручения в электронной форме (в системе электронного документооборота) либо на бумажном носителе. После этого документ передается исполнителю, копии документа - соисполнителям.

По решению уполномоченного должностного лица выбор исполнителя и соисполнителей может быть поручен нижестоящему должностному лицу, которое при необходимости детализирует задачи по исполнению документа.

30. Работа по документу выполняется исполнителем и соисполнителями в соответствии с обязательными требованиями к составу, порядку и срокам совершения необходимых процедур и действий.

Непосредственный руководитель исполнителя осуществляет контроль за своевременностью и качеством выполнения работы по документу.

31. Документы, созданные в администрации муниципального образования "Город Новодвинск", проверяются на соответствие требованиям к оформлению:

а) службой делопроизводства - в случае, если документ должен быть подписан главой муниципального образования "Город Новодвинск";

б) специалистом по делопроизводству (непосредственным руководителем исполнителя документа - в случае, если специалист по делопроизводству не назначен) - в иных случаях.

По результатам проверки неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для устранения недостатков.

32. Документы, созданные в администрации муниципального образования "Город Новодвинск", после их подписания уполномоченным должностным лицом регистрируются:

а) службой делопроизводства - в случае, если документ подписан главой муниципального образования "Город Новодвинск";

б) специалистом по делопроизводству (непосредственным руководителем исполнителя документа либо самим исполнителем документа - в случае, если специалист по делопроизводству не назначен) - в иных случаях.

33. Электронные копии документов после их регистрации размещаются в системе электронного документооборота.

34. Отправка документов, указанных в пункте 32 настоящих Правил, осуществляется:

а) средствами почтовой связи, факсимильной связи - службой делопроизводства;

б) средствами электронной почты, иными средствами связи и доставки - специалистом по делопроизводству (непосредственным руководителем исполнителя документа либо самим исполнителем документа - в случае, если специалист по делопроизводству не назначен).

35. В случае, указанном в подпункте "а" пункта 34 настоящих Правил, служба делопроизводства с учетом объема отправляемой документации привлекает специалистов по делопроизводству или исполнителей документов к работе по подготовке к отправке соответствующих почтовых отправлений.

36. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

37. Учет в администрации муниципального образования "Город Новодвинск" поступающих, создаваемых и отправляемых документов осуществляется с использованием системы электронного документооборота или иных программно-технических средств.

Данные о движении документов в системе электронного документооборота обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются главе муниципального образования "Город Новодвинск".