Приложение 10. Положение об архивном отделе администрации муниципального образования "Город Новодвинск"

Приложение 10

к постановлению 33-ей сессии Совета депутатов

муниципального образования "Город Новодвинск" второго созыва

от 9 декабря 2004 г. N 24-пс

Положение
об архивном отделе администрации муниципального образования "Город Новодвинск"

1. Общие положения.

1.1. Архивный отдел администрации муниципального образования "Город Новодвинск" (далее именуется - отдел) является самостоятельным структурным подразделением администрации муниципального образования "Город Новодвинск" (далее именуется - администрация), созданным для выполнения функции местного самоуправления в области архивного дела и обеспечения деятельности органов представительной и исполнительной власти, действующих в соответствии с его Уставом, а также обслуживания предприятий, учреждений, организаций и граждан.

1.2. Отдел непосредственно подчиняется заместителю главы муниципального образования "Город Новодвинск" по организационно-правовым вопросам (вице-мэру).

1.3. Руководство отделом осуществляется начальником отдела, который назначается на должность и освобождается от должности главой муниципального образования "Город Новодвинск" по представлению заместителя главы муниципального образования "Город Новодвинск" по организационно-правовым вопросам.

1.4. В состав отдела входят служащие, которые являются муниципальными служащими и их должности входят в единый реестр муниципальных должностей муниципальной службы, и работники, осуществляющие техническое обеспечение деятельности администрации муниципального образования "Город Новодвинск" в рамках компетенции отдела.

1.5. На должность начальника отдела назначается специалист, имеющий высшее образование и стаж руководящей работы не менее двух лет.

1.6. На период отсутствия начальника отдела его замещает должностное лицо из служащих отдела, назначаемое главой муниципального образования "Город Новодвинск" по представлению начальника отдела.

1.7. Отдел руководствуется в своей деятельности действующим законодательством Российской Федерации и Архангельской области, нормативными правовыми актами муниципального образования "Город Новодвинск", настоящим положением.

2. Основные задачи.

2.1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов архивного фонда, хранящихся в архиве.

2.2. Комплектование архива документами архивного фонда, отражающими материальную и духовную жизнь населения, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение.

2.3. Информационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве Совета депутатов муниципального образования "Город Новодвинск", администрации муниципального образования "Город Новодвинск" и муниципальных учреждений, содействие организациям других организационно-правовых форм в сохранении, комплектовании их архивов.

3. Функции отдела.

3.1. Разрабатывает и по согласованию с Управлением по делам архивов администрации Архангельской области, представляет на утверждение администрации муниципального образования "Город Новодвинск" списки предприятий, учреждений и организаций, документы которых подлежат передаче в муниципальный архив, ведет систематическую работу по уточнению этих списков, организует отбор и осуществляет прием документов на хранение.

3.2. Осуществляет хранение и государственный учет документов и представляет в Управление по делам архивов администрации Архангельской области по установленным формам сведения о хранящихся в муниципальном архиве фондах.

3.3. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве.

3.4. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам архива с целью оперативного использования содержащейся в них информации.

3.5. Информирует органы местного самоуправления, иные учреждения города о составе и содержании документов муниципального архива по актуальной тематике, исполняет их запросы на документную информацию.

3.6. Использует документы в социально-экономических и культурно-просветительских целях на выставках, радио и телевидении, в периодической печати; в установленном порядке представляет документы архива органам местного самоуправления, учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования; исполняет социально-правовые запросы граждан, выдает архивные справки, копии, выписки из документов.

3.7. Осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, в том числе по личному составу, за работой с документами в учреждениях-источниках комплектования, а также за работой других ведомственных архивов и делопроизводством учреждений, организаций и предприятий, находящихся на территории муниципального образования "Город Новодвинск"; ведет в установленном порядке учет документов архивного фонда области, хранящихся в учреждениях-источниках комплектования и других государственных учреждениях, находящихся на территории муниципального образования "Город Новодвинск".

3.8. Информирует администрацию муниципального образования "Город Новодвинск", Управление по делам архивов администрации Архангельской области о фактах утраты, порчи незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об архивном фонде области и архивах.

3.9. Проводит, в том числе на договорной основе, мероприятия по улучшению работы архивов предприятий, учреждений и организаций, а также организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводства.

3.10. Рассматривает и согласовывает положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел учреждений - источников комплектования.

3.11. Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии Управления по делам архивов администрации Архангельской области, поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения, а также описи фотодокументов; рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу учреждений, документы которых подлежат приему в муниципальный архив.

3.12. Изучает и обобщает практику работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий, распространяет их положительный опыт, проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам делопроизводства и работы ведомственных архивов, а также работы экспертных комиссий.

3.13. Готовит и передает документы и описи к ним на постоянное хранение в государственный архив Архангельской области на условиях соглашения (договора) между Управлением по делам архивов администрации Архангельской области и администрацией муниципального образования "Город Новодвинск".

3.14. Рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции отдела (архива).

3.15. Внедряет в практику работы нормативно-методические документы по архивному делу и делопроизводству, прогрессивные методы труда, автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации, передовой опыт работы.

4. Права и обязанности.

4.1. Представлять администрацию по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.

4.2. Получать от учреждений-источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.3. Проверять выполнение учреждениями, независимо от их ведомственной подчиненности, требований законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов администрации Архангельской области, органа местного самоуправления в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

4.4. Давать в пределах своей компетенции учреждениям, организациям и предприятиям обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.5. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых администрацией, ее структурными подразделениями по вопросам делопроизводства, участвовать в работе экспертных комиссий учреждений и организаций.

4.6. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий учреждений, организаций и предприятий для участия в решении вопросов, касающихся сохранности документов архивного фонда Архангельской области.

4.7. Вносить на рассмотрение администрации предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в архиве; совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий; участвовать в подготовке и рассмотрении вопросов архивного дела и делопроизводства.

4.8. Ставить вопросы перед органами государственной власти, местного самоуправления и правоохранительными органами о привлечении руководителей, других должностных лиц учреждений, организаций и предприятий независимо от их ведомственной подчиненности и организационно-правовой формы к ответственности за нарушение законодательства об архивном фонде Архангельской области и архивах.

4.9. По доверенности главы муниципального образования "Город Новодвинск" заключать договоры о взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства. В установленном порядке производить расчеты с учреждениями, организациями и предприятиями за выполнение договорных работ и оказание платных услуг, номенклатура которых согласовывается с управлением по делам архивов администрации Архангельской области и финансово-казначейским отделом администрации муниципального образования "Город Новодвинск". Полученные от выполнения договорных работ и платных услуг средства направляются на выполнение основных задач и функций архива, связанных с основной его деятельностью.

4.10. Отдел обязан обеспечить безусловное исполнение распорядительных документов, а также инструкции отдела информационных систем и ресурсов администрации, касающиеся норм и правил пользования средствами и сетями информационных технологий (компьютерные сети и сети связи администрации) со стороны своих подчиненных, либо посторонних лиц, исполняющих какие-либо работы по трудовому соглашению, в случае использования последними указанных средств и сетей.

4.11. Отдел отчитывается о своей работе и состоянии архивного дела в муниципальном образовании "Город Новодвинск" перед администрацией муниципального образования "Город Новодвинск", Управлением по делам архивов администрации Архангельской области.

5. Ответственность.

5.1. В соответствии с настоящим положением начальник отдела несет ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций, соблюдение трудовой дисциплины.

5.2. Работники отдела несут персональную ответственность за:

5.2.1. аварийный выход информационных сетей или систем, либо отдельных рабочих станций из строя;

потерю данных;

5.2.3. нарушение условий соблюдения конфиденциальности, происшедшее из-за неисполнения распорядительных документов и инструкций в части соблюдения норм и правил пользования средствами и сетями информационных технологий со стороны своих подчиненных, либо посторонних лиц, допущенных к пользованию указанными средствами или сетями.

6. Взаимоотношения.

6.1. Отдел вступает в служебные взаимоотношения с органами государственной власти, со структурными подразделениями администрации муниципального образования "Город Новодвинск", предприятиями, учреждениями, организациями независимо от форм собственности, руководствуясь при этом настоящим положением.

6.2. Отдел согласовывает в установленном порядке проекты нормативных правовых актов, касающиеся вопросов работы отдела, с заместителем главы муниципального образования "Город Новодвинск" по организационно-правовым вопросам (вице-мэром).

7. Организация работы.

7.1. Отдел создается на основании утвержденной Советом депутатов муниципального образования "Город Новодвинск" структуры администрации муниципального образования "Город Новодвинск", его штаты утверждаются главой муниципального образования "Город Новодвинск".

7.2. Контроль и проверку деятельности отдела осуществляет заместитель главы муниципального образования "Город Новодвинск" по организационно-правовым вопросам.

7.3. Режим работы сотрудников отдела устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка администрации муниципального образования "Город Новодвинск".