Раздел 6. Особенности работы с электронными документами (п.п. 44-53)

Раздел 6. Особенности работы с электронными документами

44. В администрации муниципального образования "Город Новодвинск" создаются и используются:

а) электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

б) электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

45. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения официальных символов.

46. При передаче электронных документов в другие органы местного самоуправления, органы государственной власти или организации документы заверяются электронной подписью автора документа в соответствии с законодательством Российской Федерации в области использования электронных подписей.

47. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте администрации муниципального образования "Город Новодвинск" могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что применяемые программные средства позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

48. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота администрации муниципального образования "Город Новодвинск". Система электронного документооборота администрации муниципального образования "Город Новодвинск" должна соответствовать требованиям технических регламентов, стандартов, обязательных норм и правил.

49. Документы, создаваемые в администрации муниципального образования "Город Новодвинск" и (или) поступившие в администрацию муниципального образования "Город Новодвинск" на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.

50. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота администрации муниципального образования "Город Новодвинск".

51. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

52. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

53. Прием, передача исполнителю, отправка, хранение и уничтожение по истечению сроков хранения электронных документов осуществляются в соответствии с регламентом электронного документооборота в администрации муниципального образования "Город Новодвинск".