Раздел 5. Документальный фонд (п.п. 33-43)

Раздел 5. Документальный фонд

33. Администрация муниципального образования "Город Новодвинск":

а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе ее деятельности документов;

б) разрабатывает и утверждает перечень документов, образующихся в процессе ее деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ей организаций, с указанием сроков хранения.

34. Формирование документального фонда администрации муниципального образования "Город Новодвинск" осуществляется органом администрации муниципального образования "Город Новодвинск", уполномоченным на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения, путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в муниципальный архив.

35. Номенклатура дел администрации муниципального образования "Город Новодвинск":

а) составляется органом администрации муниципального образования "Город Новодвинск", уполномоченным на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения;

б) утверждается главой муниципального образования "Город Новодвинск" не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

в) один раз в 5 лет согласовывается с соответствующей экспертно-проверочной комиссией;

г) в случае изменения функций и структуры администрации муниципального образования "Город Новодвинск" подлежит согласованию с соответствующей экспертно-проверочной комиссией.

36. Органы администрации муниципального образования "Город Новодвинск", являющиеся источниками комплектования муниципального архива, самостоятельно составляют, согласовывают и утверждают номенклатуры дел данных органов.

37. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 5 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 5 лет включительно) хранения.

38. Дела со дня их формирования до передачи в муниципальный архив или на уничтожение хранятся в органах администрации муниципального образования "Город Новодвинск" по месту их формирования.

39. До передачи в муниципальный архив дела выдаются во временное пользование муниципальным служащим и другим работникам администрации муниципального образования "Город Новодвинск" на срок, определяемый руководителем органа администрации муниципального образования "Город Новодвинск" по месту формирования указанных дел, а после передачи дел в муниципальный архив - руководителем органа администрации муниципального образования "Город Новодвинск", уполномоченного на выполнение задач и функций в сфере архивного дела. После истечения указанного срока дела подлежат возврату. Иным органам местного самоуправления, органам государственной власти и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов по основаниям, предусмотренным законодательством Российской Федерации.

40. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях, до передачи указанных дел в муниципальный архив, и производится с разрешения руководителя органа администрации муниципального образования "Город Новодвинск", уполномоченного на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения, с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.

41. Передача дел в муниципальный архив производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 5 лет) хранения и по личному составу, составляемых в органах администрации муниципального образования "Город Новодвинск". Дела временного (до 5 лет включительно) хранения в муниципальный архив не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

42. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 5 лет) хранения является номенклатура дел.

43. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в администрации муниципального образования "Город Новодвинск", определяется органом администрации муниципального образования "Город Новодвинск", уполномоченным на выполнение задач и функций в сфере административно-хозяйственного обеспечения.