Указ Главы Администрации Смоленской области от 23 декабря 2002 г. N 12 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области" (с изменениями и дополнениями) (утратил силу)

Указ Главы Администрации Смоленской области
от 23 декабря 2002 г. N 12
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области"

С изменениями и дополнениями от:

30 января 2004 г.

ГАРАНТ:

Указом Губернатора Смоленской области от 12 декабря 2006 г. N 11 настоящий Указ признан утратившим силу с 1 января 2007 г.

Постановляю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области.

2. Признать утратившим силу постановление Главы администрации Смоленской области от 12.01.99 N 8 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Смоленской области".

3. Настоящий Указ вступает в силу с 1 января 2003 года.

В.Н.Маслов

Инструкция
по делопроизводству в органах
исполнительной власти Смоленской области
(утв. Указом Главы Администрации Смоленской области
от 23 декабря 2002 г. N 12)

С изменениями и дополнениями от:

30 января 2004 г.

Информация об изменениях:

Указом Главы Администрации Смоленской области от 30 января 2004 г. N 1 в раздел 1 настоящей инструкции внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования системы делопроизводства, повышения эффективности работы с документами, обеспечения контроля за их исполнением.

1.2. Инструкция устанавливает общие требования к оформлению служебных документов и организации работы с ними в органах исполнительной власти Смоленской области (далее - органы исполнительной власти).

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.4. Требования к работе с документами, предусмотренные в настоящей Инструкции, обязательны для всех работников органов исполнительной власти.

1.5. Ответственность за ведение делопроизводства в органах исполнительной власти возлагается на структурные подразделения или работников, выполняющих функции документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ).

1.6. Контроль за организацией делопроизводства, соблюдением установленных настоящей Инструкцией требований к работе с документами осуществляет:

- в Аппарате Администрации Смоленской области - заместитель Главы Администрации - руководитель Аппарата Администрации Смоленской области;

- в иных органах исполнительной власти - руководители этих органов.

1.7. Ответственность за соблюдение установленных настоящей Инструкцией требований к работе с документами несут руководители органов исполнительной власти Смоленской области.

1.8. Ежегодно, в срок до 1 марта года, следующего за отчетным, руководители органов исполнительной власти Смоленской области представляют в письменном виде отчет о состоянии делопроизводства и соблюдении требований, установленных настоящей Инструкцией, заместителю Главы Администрации - руководителю Аппарата Администрации Смоленской области. Примерная форма отчета разрабатывается Управлением делами Аппарата Администрации Смоленской области.

1.9. В целях проверки соблюдения требований настоящей Инструкции в органах исполнительной власти Смоленской области по предложению заместителя Главы Администрации - руководителя Аппарата Администрации Смоленской области может создаваться комиссия. Персональный состав комиссии и порядок ее работы определяются распоряжением Администрации Смоленской области.

1.10. Результаты работы комиссии по проверке организации делопроизводства в органе исполнительной власти Смоленской области отражаются в акте, утверждаемом заместителем Главы Администрации - руководителем Аппарата Администрации Смоленской области, копия которого в обязательном порядке направляется руководителю этого органа, а также заместителю Главы Администрации Смоленской области в соответствии с утвержденным распределением обязанностей.

1.11. Требования по организации работы с обращениями граждан в органах исполнительной власти устанавливаются областным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан в Смоленской области", иными нормативными правовыми актами.

ГАРАНТ:

Законом Смоленской области от 2 октября 2006 г. N 110-з названный Закон признан утратившим силу с 1 ноября 2006 г.

1.12. Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа, определяется отдельными инструкциями.

2. Общие требования к оформлению документов

Документы, создаваемые в органах исполнительной власти, печатаются с использованием, как правило, текстового редактора Word for Windows размером шрифта N 14 Times New Roman через 1 межстрочный интервал.

Для выделения заголовка могут использоваться прописные буквы, полужирный шрифт.

Для оформления табличных материалов допускается использование размеров шрифта N 10, 11, 12.

Документы и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А 4 (210 х 297 мм). Письма допускается печатать на листах бумаги формата А5 (148 х 210 мм).

Каждый лист документа имеет следующие размеры полей:

левое - 20 мм;

правое - 10 мм;

верхнее - 15 мм;

нижнее - не менее 20 мм.

При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами без точки на расстоянии 15 мм от верхнего края листа в центре верхнего поля документа.

2.1. Правила оформления и расположения
основных реквизитов документов

2.1.1. Обязательные элементы оформления документа называются реквизитами. При подготовке, оформлении и обработке документов, а также при изготовлении бланков документов используются следующие реквизиты:

"Герб Смоленской области";

"Наименование органа исполнительной власти или должности лица органа исполнительной власти";

"Справочные данные об органе исполнительной власти";

"Наименование вида документа";

"Дата документа";

"Регистрационный номер документа";

"Ссылка на регистрационный номер и дату документа";

"Место составления или издания документа";

"Гриф ограничения доступа к документу";

"Адресат";

"Гриф утверждения документа";

"Резолюция";

"Заголовок к тексту";

"Отметка о контроле";

"Текст документа";

"Отметка о наличии приложения";

"Подпись";

"Гриф согласования документа";

"Визы согласования документа";

"Печать";

"Отметка об исполнителе";

"Отметка о заверении копии";

"Отметка об исполнении документа и направлении его в дело";

"Отметка о поступлении документа";

"Отметка автоматического поиска документа".

Состав реквизитов документа определяется в зависимости от его вида и содержания. Каждый вид документа должен иметь определенный состав реквизитов и порядок их расположения.

2.1.2. Реквизит "Герб Смоленской области" размещается на бланках документов в соответствии с областным законом "О гербе и флаге Смоленской области". Герб располагается над серединой наименования органа исполнительной власти или наименования должности лица органа исполнительной власти.

2.1.3. Реквизит "Наименование органа исполнительной власти или наименование должности лица органа исполнительной власти" располагается на бланках писем и правовых актов и указывает на автора документа. Реквизит располагается и центрируется ниже герба Смоленской области на расстоянии 1,5 межстрочного интервала.

2.1.4. Реквизит "Справочные данные" содержит почтовый адрес, адрес электронной почты WEB- страницы (при наличии), номера телефона, факса.

Составные части почтового адреса указываются в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.97 N 1239.

ГАРАНТ:

В настоящее время действуют Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные постановлением Правительства РФ от 26 сентября 2000 г. N 725

Номера телефонов, факсов указываются следующим образом: (08122)-3-71-15 или (0812) 66-84-63.

2.1.5. Реквизит "Наименование вида документа" воспроизводится на всех видах документов, кроме письма. Особенности оформления реквизита излагаются в разделах 3 и 4 настоящей Инструкции.

2.1.6. Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" свидетельствует об ограничении круга лиц, имеющих доступ к документу.

Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально, для служебного пользования) с указанием номера экземпляра проставляется на первом листе документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первом листе сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного доступа.

Гриф ограничения доступа к документу печатается без кавычек в правом верхнем углу. Номер экземпляра центрируется по отношению к наименованию указанного грифа.

2.1.7. Реквизит "Гриф утверждения документа" проставляется на документе, требующем утверждения должностным лицом (должностными лицами) или правовым актом.

При утверждении документа должностным лицом реквизит состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ" без кавычек, наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты утверждения, в отдельных случаях регистрационного номера, например:

                                                 УТВЕРЖДАЮ

                                  Начальник Департамента экономического

                                       развития Смоленской области

                                   __________________ Инициалы, фамилия

                                    (личная подпись)

                                         "___"___________ 2003 N______

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа, центрируется по самой длинной строке, допускается выравнивание по левому краю.

Дата утверждения и регистрационный номер документа проставляются в день его утверждения.

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения документа располагаются горизонтально на одном уровне. Порядок оформления данного реквизита в правовых актах изложен в разделе 3 настоящей Инструкции.

2.1.8. Реквизит "Гриф согласования документа" выражает согласие органа управления или организации, интересы которых затрагивает документ, с содержанием документа - внешнее согласование. Реквизит состоит из слова "СОГЛАСОВАНО" без кавычек, наименования должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, инициалов, фамилии и даты согласования. Располагается в нижнем углу документа под реквизитом "Подпись", центрируется по самой длинной строке, допускается выравнивание по левому краю, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник Смоленской таможни

_______________ Инициалы, фамилия

(личная подпись)

"___"_________2003

Если согласование осуществляют письмом, протоколом или иным документом, то гриф согласования документа оформляется по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Управления Министерства

юстиции Российской Федерации

по  Смоленской области

от "____"_______2003 N___

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются горизонтально на одном уровне, при большем количестве их размещают двумя вертикальными столбцами.

Гриф согласования документа может располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

2.1.9. Реквизит "Визы согласования документа" указывает на согласие или несогласие должностного лица органа исполнительной власти с содержанием документа - внутреннее согласование.

Порядок оформления данного реквизита изложен в подразделах 3.2 и 3.3 настоящей Инструкции.

2.1.10. Реквизит "Адресат" содержит информацию, на основании которой документ доставляется адресату.

Документы адресуются органам государственной власти, организациям, их структурным подразделениям, должностным лицам, гражданам.

Порядок оформления данного реквизита изложен в подразделе 4.4 настоящей Инструкции.

2.1.11. Реквизит "Заголовок к тексту" выражает краткое содержание документа. Заголовок отделяется от текста, как правило, 2-3 межстрочными интервалами.

Заголовок может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об отмене...", "Об организации...", "О состоянии...").

Заголовок печатается через 1 межстрочный интервал, точка в конце него не ставится.

2.1.12. Реквизит "Текст документа" отражает основное смысловое содержание документа.

Текст документа должен быть кратким и обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст документа может состоять из вводной части, содержащей обоснования, причины и цели составления документа, и основной, излагающей выводы, предложения, рекомендации, просьбы и решения.

Смысловые части текста документа разделяются абзацами.

Первая строка абзаца (красная строка) начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст документа печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах текстового поля через 1 межстрочный интервал.

Тексты документов большого объема могут делиться на части, разделы, подразделы, главы, статьи, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Абзацы внутри пунктов не нумеруются. Подпункты могут нумероваться арабскими цифрами с точками (1.1.; 1.2.) или строчными буквами алфавита с закрывающейся круглой скобкой (например: а); б)).

Текст документа может быть изложен в виде таблицы, анкеты или комбинированным способом.

2.1.13. Реквизит "Отметка о наличии приложения" располагается под текстом документа на расстоянии 1-2 межстрочных интервалов.

Слово "Приложение" печатается без кавычек, с красной строки. Если приложение названо в тексте, то ставится двоеточие, проставляется количество листов и количество экземпляров. Например:

     Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование с указанием количества листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами, например:

     Приложения: 1. Письмо Министерства Российской Федерации по налогам и

                    сборам от 12.09.2002 N 1135/12-04  на  6 л. в 1 экз.

                 2. Письмо Управления Министерства Российской Федерации

                    по  налогам и сборам по Смоленской области

                    от 29.09.2002 N 423-4-11 на 3 л. в 1 экз.

Порядок оформления реквизита в проектах правовых актов Администрации, Главы Администрации, его заместителей изложен в подразделе 3.2 настоящей Инструкции.

2.1.14. Реквизит "Подпись" включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись, инициалы, фамилию. Если документ оформлен на бланке должностного лица, то наименование должности не указывается.

Реквизит располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал, при этом длина строки не должна превышать 8 см.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится пробел.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с их распределением, например:

Председатель комиссии        Личная подпись        Инициалы, фамилия

Члены комиссии:              Личная подпись        Инициалы, фамилия

                             Личная подпись        Инициалы, фамилия

Не допускается подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом с предлогом "за", надписью от руки "Зам." или косой чертой перед наименованием должности подписывающего.

2.1.15. Реквизит "Дата документа" указывает на время подписания, утверждения, согласования, принятия документа и проставляется после (в день) его подписания.

Если авторами документа являются два и более органов или организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата его подписания.

Дата оформляется словесно-цифровым способом или цифровым, т.е. арабскими цифрами, разделенными точками, в следующей последовательности: число, месяц, год, например:

     15 мая 2003 года (15 мая 2003 г.)

     или 03.01.2000

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, на расстоянии 2 межстрочных интервалов.

2.1.16. Реквизит "Регистрационный номер документа" состоит из индекса подразделения органа исполнительной власти и порядкового номера по учетно-регистрационной форме.

На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, регистрационный номер печатается под датой от левой границы текстового поля с тем же интервалом, с каким печатался документ.

Регистрационный номер документа, подготовленного совместно двумя и более органами исполнительной власти или организациями, состоит из регистрационных номеров каждого из них, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

2.1.17. Реквизит "Отметка об исполнителе" включает инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона.

Отметка об исполнителе печатается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнем углу от левой границы текстового поля размером шрифта N 10, например:

     И.И. Иванов

     3-33-11

Допускается имя, отчество исполнителя указывать полностью.

2.1.18. Реквизит "Отметка для автоматического поиска документа" (колонтитул) проставляется во время подготовки документа и включает данные, необходимые для его поиска: имя файла на машинном носителе, дату, место создания документа, инициалы специалиста, печатавшего документ. Колонтитул может дополняться другими поисковыми данными. Длина имени файла (количество знаков) определяется характеристиками операционной компьютерной системы.

Колонтитул печатается в левом углу нижнего поля лицевой стороны каждого листа документа размером шрифта N 8.

Обязательность наличия данного реквизита на документах определяется руководителем органа исполнительной власти.

2.1.19. Реквизит "Резолюция" оформляется руководителем органа исполнительной власти или иным должностным лицом и содержит указание по исполнению документа.

Резолюция включает инициалы и фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, дату исполнения, подпись и дату, например:

     А.В. Зайцевой

     П.С. Никитину

     Прошу подготовить проект

     соглашения к 15.07.2003

     Личная подпись

     05.07.2003

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, содержание поручения, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция оформляется на свободном от текста месте первого листа документа.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе - "Листе резолюций" - формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

2.1.20. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" включает слова "В дело", ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении, личную подпись, расшифровку подписи, дату, например:

                                                    В дело

                                              Исполнено письмом

                                          от "___" _______2003 N_____

                                       _______________ Инициалы, фамилия

                                       (личная подпись)

                                       "___"_________2003

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте.

При необходимости отметка об исполнении может быть оформлена на оборотной стороне первого листа документа.

2.1.21. Реквизит "Отметка о заверении копии" проставляется на копии документа, полностью воспроизводящей информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

Отметка включает заверительную надпись "Верно" без кавычек, наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, инициалы, фамилию, дату заверения, например:

       Верно

Главный специалист

протокольного отдела

Управления делами

Аппарата Администрации

Смоленской области               Личная подпись         Инициалы,фамилия

07.06.2003

Отметка о заверении копии документа располагается ниже реквизита "Подпись".

Копия документа должна быть заверена печатью.

2.1.22. Реквизит "Печать". Печати ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он оставлял свободной подпись должностного лица, подписавшего документ.

На финансовом документе печать проставляется на специально отведенном месте (символ "МП").

Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

2.2. Требования к использованию бланков

2.2.1. Документы в органах исполнительной власти оформляются, как правило, на бланках установленной формы, имеющих обязательный состав реквизитов и стабильный порядок их расположения.

2.2.2. Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Бланки документов должны иметь поля:

левое - 20 мм;

правое - 10 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - не менее 20 мм.

Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный.

2.2.3. В органах исполнительной власти применяются следующие бланки:

- бланки писем Администрации Смоленской области (далее - Администрация), Главы Администрации, первого заместителя Главы Администрации, заместителя Главы Администрации - руководителя Аппарата Администрации, заместителя Главы Администрации, иных органов исполнительной власти;

- бланки правовых актов Администрации, Главы Администрации, первого заместителя Главы Администрации, заместителя Главы Администрации - руководителя Аппарата Администрации, заместителя Главы Администрации, иных органов исполнительной власти.

2.2.4. Бланк письма включает следующие реквизиты: "Герб Смоленской области", "Наименование органа исполнительной власти или должности лица органа исполнительной власти", "Справочные данные", включающие почтовый адрес, адрес электронной почты, WEB - страницы (при наличии), номера телефона и факса, "Дата документа", "Регистрационный номер документа", "Ссылка на регистрационный номер и дату документа".

2.2.5. Бланк правового акта включает реквизиты: "Герб Смоленской области", "Наименование органа исполнительной власти или должности лица органа исполнительной власти", "Наименование вида документа", "Дата документа" и "Регистрационный номер документа".

2.2.6. Формы бланков писем и правовых актов Администрации, Главы Администрации и его заместителей утверждаются правовым актом Главы Администрации.

Формы бланков иных органов исполнительной власти утверждаются правовыми актами их руководителей.

2.2.7. Бланки писем и правовых актов Администрации, Главы Администрации и его заместителей, а также иных органов исполнительной власти изготавливаются полиграфическими предприятиями. Реквизиты на бланках писем и правовых актов Администрации, Главы Администрации и его заместителей имеют синий цвет.

Не разрешается самостоятельное изготовление бланков писем и правовых актов Администрации, Главы Администрации и его заместителей, а также иных органов исполнительной власти на компьютерах и копировально-множительных аппаратах.

2.2.8. Бланки писем и правовых актов Администрации, Главы Администрации и его заместителей подлежат учету и хранению в канцелярии общего отдела Управления делами Аппарата Администрации. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и передаваться под роспись только лицам, ответственным за ведение делопроизводства в органах исполнительной власти.

Учет и хранение бланков писем и правовых актов иных органов исполнительной власти осуществляется службами ДОУ.

Информация об изменениях:

Указом Главы Администрации Смоленской области от 30 января 2004 г. N 1 в раздел 3 настоящей инструкции внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

3. Оформление проектов областных Законов
и правовых актов Главы Администрации Смоленской области и его
заместителей, Администрации Смоленской области, иных органов
исполнительной власти Смоленской области

3.1. Оформление проектов областных законов

3.1.1. Порядок организации законодательной инициативы Главы Администрации определен в разделе XI Регламента Администрации.

ГАРАНТ:

Указом Губернатора Cмоленской области от 14 сентября 2006 г. N 7 Регламент Администрации Смоленской области признан утратившим силу

3.1.2. Проект областного закона (далее по тексту - законопроект), подготавливаемый для одобрения на заседании Администрации, печатается на стандартных листах бумаги формата А 4.

На первой странице законопроекта размещается Герб Смоленской области, в правом верхнем углу печатается слово "Проект" и указывается субъект права законодательной инициативы, внесший данный законопроект (приложение N 1).

3.1.3. Законопроект имеет следующие реквизиты:

Наименование государства - РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ - печатается прописными буквами полужирным шрифтом размером N 16, выравнивается по центру.

Наименование субъекта Российской Федерации - СМОЛЕНСКАЯ ОБЛАСТЬ - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами полужирным шрифтом размером N 14, выравнивается по центру.

Вид акта - ОБЛАСТНОЙ ЗАКОН - отделяется от предыдущего реквизита 2-3 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами полужирным шрифтом размером N 14, выравнивается по центру.

Наименование законопроекта печатается на расстоянии 3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Первое слово наименования законопроекта пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем издан закон?", например:

О наградах и почетных званиях Смоленской области

Точка в конце наименования законопроекта не ставится.

Дата принятия законопроекта Смоленской областной Думой печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита и состоит из слов "Принят Смоленской областной Думой" и даты. Слова "Принят Смоленской областной Думой" и дата печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал от левой границы текстового поля.

Текстовая часть законопроекта отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на части, разделы, главы, статьи.

Часть законопроекта обозначается словами, может иметь наименование. Раздел законопроекта имеет порядковый номер, обозначаемый римскими цифрами, и наименование. Наименование частей и разделов, если они имеются, печатается прописными буквами полужирным шрифтом размером N 14, выравнивается по центру. Точка в конце наименования не ставится. Обозначение и наименование частей, разделов законопроекта печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал и выравниваются по центру.

Главы законопроекта обозначаются арабскими цифрами. Обозначение главы печатается с прописной буквы и абзацного отступа. Наименование главы печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера главы, после которого ставится точка.

Статья законопроекта имеет порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами, и наименование, но в исключительных случаях может его не иметь. Обозначение статьи печатается с прописной буквы и абзацного отступа. Наименование статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера статьи, после которого ставится точка. Точка в конце наименования статьи не ставится.

При отсутствии наименования статьи точка после ее номера не ставится и обозначение статьи печатается с прописной буквы и абзацного отступа полужирным шрифтом.

Статья подразделяется на части. Части статьи обозначаются арабской цифрой с точкой. Части статей подразделяются на пункты, обозначаемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Пункты подразделяются на подпункты, обозначаемые строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

В исключительных случаях части, пункты и подпункты статьи могут подразделяться на абзацы.

Законопроекты о внесении изменений в областные законы, а также законопроекты, содержащие перечни областных законов, признаваемых утратившими силу, имеют особую структуру. Такие законопроекты не имеют наименований статей, делятся на пункты, нумеруемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой, или на абзацы, не имеющие обозначений.

Нумерация статей, глав, разделов и других структурных единиц законопроекта должна быть сквозной.

Не допускается изменять нумерацию частей, разделов, глав, статей областного закона при внесении в него изменений и признании утратившими силу структурных единиц законодательного акта.

Не допускается изменять нумерацию частей статей, пунктов и буквенное обозначение подпунктов частей статей областного закона при внесении в него изменений и признании утратившими силу структурных единиц статьи законодательного акта.

Если дополнения вносятся в конец областного закона или структурной единицы статьи, то следует продолжить имеющуюся нумерацию.

Если областной закон дополняется новыми структурными единицами, то новые структурные единицы необходимо обозначать дополнительно цифрами, помещаемыми над основными цифровыми или буквенными обозначениями.

Подпись отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Глава Администрации Смоленской области", даты подписания и номера. Слова "Глава Администрации" и "Смоленской области" печатаются в 2 строки через 1 межстрочный интервал. Инициалы и фамилия Главы Администрации печатаются от правой границы текстового поля на одном уровне со словами "Смоленской области".

Реквизит "Дата подписания и номер" печатается через 2 межстрочных интервала от предыдущего реквизита в две строки через 1 межстрочный интервал от левой границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом.

3.1.4. Требования к оформлению пояснительной записки к законопроекту.

Пояснительная записка к законопроекту (приложение N 2) имеет следующие реквизиты:

- "Наименование вида документа";

- "Заголовок";

- "Текстовая часть".

Реквизит "Наименование вида документа" печатается прописными буквами на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от верхнего края листа, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Реквизит "Заголовок" отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру, отвечает на вопрос "К чему?", точка в конце заголовка не ставится.

В реквизите "Заголовок" указывается полное наименование законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.

Текстовая часть отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается с красной строки от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.

Текст пояснительной записки должен содержать обоснование необходимости принятия данного законопроекта, описание предмета правового регулирования и изложение концепции законопроекта, описание состояния законодательства в данной сфере правового регулирования, прогноз социально-экономических и иных последствий принятия законопроекта и указание на разработчика законопроекта.

Пояснительная записка подписывается разработчиком законопроекта на оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу на расстоянии 2 см от его нижнего края.

3.1.5. К тексту законопроекта должны быть приложены иные документы, определенные в разделе XI Регламента Администрации. Требования к оформлению указанных документов аналогичны требованиям к оформлению пояснительной записки к законопроекту.

ГАРАНТ:

Указом Губернатора Cмоленской области от 14 сентября 2006 г. N 7 Регламент Администрации Смоленской области признан утратившим силу

3.2. Оформление проектов правовых актов
Главы Администрации Смоленской области, его заместителей,
Администрации Смоленской области

3.2.1. Порядок подготовки, принятия и регистрации проектов правовых актов Главы Администрации, Администрации, заместителей Главы Администрации определен в разделе IX Регламента Администрации.

ГАРАНТ:

Указом Губернатора Cмоленской области от 14 сентября 2006 г. N 7 Регламент Администрации Смоленской области признан утратившим силу

3.2.2. Проекты правовых актов имеют следующие реквизиты: "Герб Смоленской области", "Наименование вида акта", "Дата документа", "Регистрационный номер документа", "Заголовок", "Текстовая часть" и "Подпись" (приложения N 3, 4, 5, 6, 7).

Реквизиты "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" проставляются в соответствии с их расположением на бланках при регистрации правового акта.

К порядковому номеру распоряжения Главы Администрации, заместителя Главы Администрации через дефис добавляется строчная буква "р", распоряжения Администрации - "р/адм".

Заголовок печатается на расстоянии 9 см от верхнего края листа от левой границы текстового поля, отвечает на вопрос "О ком? О чем?", начинается с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал, длина строки не должна превышать 8 см.

Текстовая часть отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал.

Первая строка абзаца, пункта, подпункта печатается с красной строки, равной 1,25 см.

Текстовая часть может подразделяться на преамбулу и постановляющую (распорядительную) часть.

Преамбула в указах Главы Администрации завершается словом

"постановляю:", которое печатается с красной строки, строчными буквами, вразрядку.

Преамбула в постановлениях Администрации завершается словами "Администрация Смоленской области постановляет:", которые печатаются с красной строки.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Пункты в распорядительной и постановляющей частях нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые обозначаются арабскими цифрами с точками или строчными буквами алфавита с закрывающейся круглой скобкой.

Если в правовом акте дается поручение органу исполнительной власти или организации, то его (ее) наименование указывается в дательном падеже, а инициалы, фамилия руководителя пишутся в именительном падеже в скобках, например:

1. Департаменту Смоленской области по информационно-аналитической работе (И.И. Иванов) подготовить информацию:

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый правовой акт, должны соответствовать структуре основного правового акта.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности инициалы и фамилии в проектах правовых актов по вопросам награждения Почетными грамотами Администрации, благодарственными письмами Администрации (в других случаях не рекомендуется).

Реквизит "Подпись" отделяется от текстовой части 3 межстрочными интервалами и состоит в проектах правовых актов Главы Администрации, его заместителей из инициалов и фамилии, в проектах правовых актов Администрации - из слов "Глава Администрации Смоленской области", его инициалов и фамилии.

Слова "Глава Администрации" и "Смоленской области" печатаются от левой границы текстового поля в две строки через 1 межстрочный интервал. Инициалы и фамилия Главы Администрации печатаются от правой границы текстового поля на одном уровне со словами "Смоленской области".

Проект правового акта подлежит согласованию в порядке, определенном разделом IX Регламента Администрации.

ГАРАНТ:

Указом Губернатора Cмоленской области от 14 сентября 2006 г. N 7 Регламент Администрации Смоленской области признан утратившим силу

Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника правового акта и включают в себя инициалы, фамилию визирующего, его подпись и дату (приложение N 8).

При наличии у должностного лица замечаний по проекту документа виза оформляется следующим образом:

     Инициалы, фамилия (личная подпись) с замечаниями "__"_________2003

При наличии приложений к правовому акту в текстовой части на них обязательно делается ссылка.

Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифта и количество межстрочных интервалов при печатании приложений идентичны применяемым при печатании правовых актов.

В приложениях печатаются положения, инструкции, регламенты, перечни, сметы расходов, списки, графики, таблицы, карты, схемы, образцы документов, бланков и т.п. Приложения подписываются руководителем органа исполнительной власти, внесшего проект правового акта, на оборотной стороне в левом нижнем углу на расстоянии 2 см от нижнего края последнего листа приложения, например:

     Исп.И.И. Иванов ______________

                    (личная подпись)

При наличии в текстовой части правового акта ссылки "согласно приложению" или "прилагается" на первой странице приложения в правом верхнем углу располагается слово "Приложение", ниже, через 1 межстрочный интервал, указывается правовой акт, его дата и номер. Все составные части указанного реквизита центрируются по самой длинной строк, допускается выравнивание по левому краю и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правой границей текстового поля документа. При наличии нескольких приложений рекомендуется использовать формулировку "Утвердить Положение об Экономическом совете при Администрации Смоленской области согласно приложению N 1 (N 2, N 3) например:

                                                         Приложение N 1

                                            к Указу Главы Администрации

                                                     Смоленской области

                                             от ____________  N _______

При наличии в текстовой части правового акта формулировки "Утвердить прилагаемое (-ый, -ые):" (положение, перечень мероприятий и т.д.) на первой странице приложения в правом верхнем углу располагается гриф "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на правовой акт, его дату и номер, например:

                                                     "УТВЕРЖДЕНО

                                             Указом (распоряжением) Главы

                                             Администрации Смоленской

                                             области, постановлением

                                             (распоряжением) Администрации

                                             Смоленской области

                                             от ______________ N ________";

Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

При утверждении состава комиссии (рабочей группы, совета и т.д.) рекомендуется использовать формулировку "Утвердить состав комиссии (рабочей группы, совета и т.д.) согласно приложению.

Заголовок к тексту печатается центрированным способом, выделяется полужирным шрифтом. Первое (-ые) слово (-а) заголовка приложения пишется прописными буквами, и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, СПИСОК, ПЕРЕЧЕНЬ, ПЛАН МЕРОПРИЯТИЙ и т.д.), остальные слова заголовка пишутся строчными буквами. Интервал между первой строкой заголовка приложения и последующими строками может быть увеличен на 0,5 межстрочного интервала.

Заголовок приложения отделяется от предыдущего реквизита 4 межстрочными интервалами, от текста приложения - 2-3 межстрочными интервалами.

При наличии в текстовой части приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Приложение может быть оформлено в виде таблицы. Графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. В многоярусных таблицах заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго и третьего яруса - со строчной буквы, если они грамматически связаны с заголовком верхнего яруса, и с прописной буквы, если заголовки грамматически не связаны с заголовком графы. В боковике таблицы текстовая часть каждой позиции должна начинаться с прописной буквы, знаки препинания ставятся только в середине предложения и не ставятся в конце. Двоеточие после слов "итого", "всего" не ставится. Текстовая часть в остальных графах пишется со строчной буквы.

Заголовки граф __________________________________________________________________

Головка	N пп	Наименование станков	Единица измерения	Количество - всего	В том числе
					первое полугодие	второе полугодие
	Боковик		Прографка

Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы нумеруются, нумерация граф повторяется на каждой странице приложения.

В положениях, программах и других подобных документах разделы нумеруются арабскими цифрами. Подразделы тоже нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из двух чисел, разделенных точкой, при этом первое число обозначает номер раздела. Номер пункта должен состоять из трех чисел, разделенных точками, при этом первое число обозначает номер раздела, второе - номер подраздела. Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются в пределах каждого пункта аналогичным образом, например:

     Раздел    3

     Подраздел 3.1

     Пункт     3.1.1

               3.1.2.

               3.1.3

     Подпункт  3.1.3.1

               3.1.3.2

               3.1.3.3

Подпункты могут обозначаться также строчными буквами алфавита с закрывающейся круглой скобкой, например: а).

3.2.3. После распечатки проекта правового акта на типографском бланке исполнитель готовит электронную копию правового акта вместе с приложениями к нему в одном файле формата Word for Windows (шрифт Times New Roman). В электронной копии воспроизводятся все реквизиты соответствующего бланка правового акта, за исключением Герба Смоленской области. Дискета с электронной копией правового акта представляется в протокольный отдел Управления делами Аппарата Администрации. Ответственность за соответствие электронной копии правового акта бумажному носителю несет разработчик правового акта.

3.2.4. При регистрации правового акта протокольный отдел Управления делами Аппарата Администрации вносит его номер и дату в журнал регистрации правовых актов и в электронную копию правового акта, заводит электронную карточку, записывает в базу данных системы электронного документооборота Администрации для рассылки заинтересованным лицам электронной почтой согласно адресу рассылки.

3.3. Оформление проектов приказов органов
исполнительной власти

3.3.1. Приказ - правовой акт, издаваемый органом исполнительной власти по кадровым и другим вопросам внутренней работы.

Проекты приказов готовятся на основании поручений руководителя органа исполнительной власти, его заместителя либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на исполнителя.

Обеспечение правильности оформления проектов приказов является обязанностью службы ДОУ органа исполнительной власти.

3.3.2. Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшими указанный проект, руководителями структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также службы ДОУ и юридической службы. Замечания по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются на отдельном листе, который прилагается к проекту. Виза включает наименование должности, личную подпись, инициалы, фамилию визирующего и дату. Место расположения виз аналогично их расположению на правовых актах Администрации, Главы Администрации, его заместителей.

3.3.3. Проекты приказов печатаются на бланках установленной формы (приложение N 9). Датой приказа является дата его подписания.

Приказам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года; приказы по основной деятельности и личному составу нумеруются отдельно.

3.3.4. Копии приказов заверяются печатью службы ДОУ и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу ДОУ.

3.3.5. Приказ имеет следующие реквизиты:

- "Герб Смоленской области";

- "Наименование органа исполнительной власти";

- "Наименование вида документа";

- "Дата документа";

- "Регистрационный номер документа".

- "Подпись".

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа, отвечать на вопрос "О ком? О чем?". Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается от левой границы текстового поля полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, например:

О командировании

И.И. Иванова

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами, печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из преамбулы (вступительной части) и распорядительной части.

В преамбуле кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в преамбуле (вступительной части) указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов обязательно завершается словом "приказываю:", которое печатается вразрядку от левой границы текстового поля.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения органа исполнительной власти или конкретные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о структурном подразделении или лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Реквизит "Подпись" состоит из наименования должности лица, его инициалов и фамилии.

Приказы подписывает руководитель органа исполнительной власти, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.

Структурные подразделения (лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в рассылке, которую исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

4. Особенности оформления
отдельных видов документов

4.1. Оформление протоколов заседаний, совещаний
и других мероприятий

4.1.1. Решения, принятые на заседании Администрации Смоленской области, совещаниях и других мероприятиях, проводимых органами исполнительной власти, оформляются протоколом.

4.1.2. Протокол имеет следующие реквизиты: "Наименование вида документа", "Заголовок", "Дата документа", "Подпись".

Наименование вида документа - слово "П Р О Т О К О Л" печатается на расстоянии 4,5 см от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

В заголовке, как правило, указывается наименование мероприятия. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами.

Дата протокола печатается словесно-цифровым способом от правой границы текстового поля на расстоянии 2 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита, отделяется от него линией. Датой протокола является дата заседания.

4.1.3. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председателя (председательствующего), присутствующих на заседании; повестка дня. Каждый пункт нумеруется арабской цифрой и отвечает на вопрос "О ком? О чем?".

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ

(печатаются прописными буквами от левой границы текстового поля).

Решение в текстовой части протокола печатается полностью, при необходимости приводятся данные об итогах голосования.

4.1.4. Протокол заседания Администрации подписывается руководителем Аппарата Администрации, протоколы иных совещаний подписываются председателем (председательствующим) и секретарем заседания.

Реквизит "Подпись" отделяется от текстовой части 3 межстрочными интервалами и включает слово "Председатель" ("Председательствующий"), его личную подпись, инициалы и фамилию.

На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного доступа, в правом верхнем углу первого листа протокола проставляется отметка "Для служебного пользования".

Протокол и выписка из него печатаются на бланках установленного образца (приложения N 10 и 11).

4.1.5. Копии протоколов, выписки из них заверяются печатью (не гербовой).

На копиях протоколов, выписках из них указываются инициалы и фамилии лиц, которым они направляются.

После отправки копий протоколов, выписок из них адресатам подлинники протоколов с отметками о дате отправки их копий и выписок из них подшиваются в дела.

4.2. Оформление стенограмм совещаний,
заседаний и иных мероприятий

4.2.1.Стенограммы совещаний, заседаний и иных мероприятий оформляются по указанию руководителей органов исполнительной власти.

4.2.2. Стенограмма оформляется следующим образом (приложение N 12):

- реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" (если это необходимо) располагается на первом листе документа в правом верхнем углу;

- слово "С Т Е Н О Г Р А М М А" печатается вразрядку, прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

- наименование мероприятия печатается полужирным шрифтом ниже слова "С Т Е Н О Г Р А М М А" и выравнивается по центру;

- реквизит "Дата документа" печатается ниже наименования мероприятия, полужирным шрифтом и ограничивается правой границей текстового поля;

- место проведения (название города или наименование организации, где проводилось мероприятие) печатается от левой границы текстового поля на одной строке с реквизитом "Дата документа" полужирным шрифтом;

- текстовая часть отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами.

4.2.3. Расшифрованные стенографические записи мероприятий визируются полистно работником, производившим расшифровку стенографической записи. Виза ставится на оборотной стороне в левом нижнем углу на расстоянии 2 см от нижнего края листа.

4.2.4. Подлинники расшифрованных стенографических записей мероприятий хранятся в течение года в службе ДОУ органа исполнительной власти, после чего формируются в дела и передаются на архивное хранение. Магнитные записи хранятся в течение года, после чего уничтожаются по акту путем их размагничивания.

4.2.5. Если на обсуждение вынесен материал секретного характера или в ходе заседания (совещания) принимается решение о проведении закрытого обсуждения вопросов, то стенографирование осуществляется в соответствии с требованиями секретного делопроизводства.

4.3. Должностная инструкция

4.3.1. Должностная инструкция регламентирует функции, права, обязанности, ответственность работника органа исполнительной власти.

Должностная инструкция включает следующие основные разделы: общие положения, должностные обязанности, права, ответственность.

Должностные инструкции работников органа исполнительной власти утверждаются руководителем этого органа.

4.3.2. Текст должностной инструкции носит характер указаний, содержит четкие формулировки с распорядительными словами: "должен", "имеет право", "не допускается", "запрещается" и т.д. Текст излагается от третьего лица или в безличной форме.

Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая дата).

4.3.3. Каждый работник должен быть ознакомлен со своей должностной инструкцией, при этом на ней ставится отметка "Ознакомлен", его инициалы, фамилия, подпись и дата ознакомления.

4.4. Служебные письма

4.4.1. По содержанию и назначению письма, как вид документов, могут быть инструктивными (директивными), гарантийными, информационными, рекламными, коммерческими, письмами-запросами, письмами-извещениями, письмами-ответами и др.

4.4.2. Письма оформляются на бланках установленных форм.

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Как правило, он состоит из нескольких строк, печатается через 1 межстрочный интервал, длина строки не должна превышать 8 см. Допускается выравнивание строк реквизита по левой границе текстового поля или центрирование по самой длинной строке.

Допускается печатание данного реквизита полужирным шрифтом.

От следующего реквизита отделяется 2-3 межстрочными интервалами.

Письма адресуются органам государственной власти, органам местного самоуправления, организациям, должностным лицам, гражданам.

Наименование органов государственной власти, организаций, их структурных подразделений указывается в именительном падеже. Должность, инициалы и фамилия лица, которому адресован документ, указываются в дательном падеже, например:

                                         Департамент  Смоленской  области

                                         по           вопросам   местного

                                         самоуправления и государственной

                                         службы

                                         Начальнику отдела

                                         Инициалы, фамилия

При адресовании документа руководителю органа государственной власти, организации, их структурным подразделениям его (ее) наименование входит в состав наименования должности адресата и указывается в дательном падеже:

                                          Начальнику Департамента

                                          экономического развития

                                          Смоленской области

                                          Инициалы, фамилия

Если документ отправляется нескольким однородным органам, организациям, их структурным подразделениям, то следует указывать их обобщенное название.

Например: "Руководителям органов исполнительной власти Смоленской области", но "Органы местного самоуправления муниципальных образований Смоленской области".

При количестве адресатов более четырех составляется список рассылки и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес. Слово "Копия" перед адресатами не указывается.

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в органы государственной власти Смоленской области и другим постоянным корреспондентам.

Составные части почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.97 N 1239.

В соответствии с указанными Правилами устанавливается порядок написания почтового адреса, включая:

- наименование организации (юридического лица) или фамилии, имени, отчества (физическое лицо);

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (города, поселка);

- название области, края, автономного округа (области), республики;

- страну (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс.

При адресовании письма организации в реквизите "Адресат" указывается ее наименование, затем почтовый адрес. Например:

                                             Смоленский филиал

                                             Орловской региональной

                                             академии государственной

                                             службы

                                             ул. Кловская, д.13

                                             г.Смоленск, 214019

Если письмо адресуется гражданину, указываются инициалы, фамилия, почтовый адрес, например:

                                             И.И.Калинину

                                             ул.Садовая, д.5, кв.12,

                                             г.Смоленск, 214012

4.4.3. При необходимости письма могут иметь заголовок, который отделяется от текстовой части 2-3 межстрочными интервалами.

Тексты писем-ответов должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя органа исполнительной власти.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями органов исполнительной власти.

В случае расположения текстовой части письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа на расстоянии 1,5 см от его края арабскими цифрами.

4.4.4. Письмо, как правило, должно касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресате.

Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются следующие:

                          Уважаемый Сергей Иванович!

                          Уважаемый господин Титов!

                                Иван Иванович!

Если письмо оформлено на бланке органа исполнительной власти, то текст письма излагается от третьего лица единственного числа, например:

     "Департамент считает...", "Департамент рассмотрел...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текстовая часть письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, обоснование необходимости составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

4.4.5. При наличии приложений к письму в текстовой части на них обязательно делается ссылка.

4.4.6. Датой письма является дата его подписания.

4.4.7. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. На письмах, оформленных на бланках, реквизит проставляется в соответствии с его расположением. Сведения о регистрационном номере и дате переносятся из поступившего документа.

При оформлении документа на стандартных листах бумаги реквизит располагается над текстом документа и печатается от левой границы текстового поля, например:

     На N А18-571 от 20.10.2000

В текстовой части письма-ответа должна быть ссылка на документ, послуживший основанием для ответа.

4.4.8. Подпись отделяется от текстовой части или от отметки о наличии приложений 2-3 межстрочными интервалами.

4.5. Акт

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события.

Акт составляется комиссией коллегиально (не менее трех составителей).

Акт должен иметь заголовок, в котором указывается название или краткое содержание документа, например: "Акт сдачи-приема дел", "Акт списания материально-технических средств".

Текст акта, как правило, состоит из двух частей. В первой части акта перечисляются лица, участвовавшие в его составлении, указываются их должности, место работы.

Во второй части излагаются цели и задачи, существо и характер проделанной работы, фиксируются установленные факты, события.

При необходимости выделяется заключительная часть акта, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

При наличии приложений ссылка на них делается в конце текста перед подписями. Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в проверке или установлении фактов, событий. Отдельные виды актов могут утверждаться руководителем органа исполнительной власти.

4.6. План

План - документ, устанавливающий точный перечень намеченных к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная. Элементами таблицы является номер по порядку; наименование (содержание) мероприятий; исполнитель; срок исполнения; примечание или отметка об исполнении. Некоторые виды работ или мероприятий требуют составления календарных планов или графиков. Планы работ или мероприятий должны подписываться должностными лицами, ответственными за их выполнение.

5. Организация документооборота

Движение документов в органах исполнительной власти с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Документы классифицируются на входящие, исходящие, внутренние документы.

5.1. Входящие документы

5.1.1. Доставка документов в орган исполнительной власти осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

5.1.2. Вся корреспонденция, адресованная органу исполнительной власти, принимается, вскрывается, регистрируется службой ДОУ (производится запись сведений о документе в учетно-регистрационной форме), классифицируется и в тот же день, в зависимости от содержания и адресата, направляется на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти или его заместителям.

Службой ДОУ вскрываются все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку "Лично".

Конверты с пометкой "Лично" регистрируются в отдельной учетно-регистрационной форме и передаются адресатам в закрытом виде. Остальные документы передаются на регистрацию и предварительное рассмотрение.

Исключением также являются заявления (о приеме на работу, отпуске, оказании материальной помощи, присвоении квалификационного разряда, переводе на другую работу, увольнении и другие), которые должны передаваться лично работником в кадровую службу органа исполнительной власти.

Почта, адресованная или доставленная в орган исполнительной власти ошибочно, не по назначению, возвращается или пересылается в орган или учреждение, которому она предназначена.

5.1.3. В процессе первоначальной обработки корреспонденции, поступающей в службу ДОУ, проверяется безопасность вложений, комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов.

При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в 3 экземплярах, первый экземпляр которого остается в службе ДОУ, второй приобщается к поступившему материалу и третий направляется отправителю документа. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда по ним можно установить адрес отправителя (при отсутствии адреса на документе) или время отправки и получения документов.

5.1.4. Регистрация поступивших документов производится службой ДОУ с вводом информации о них в базу данных системы электронного документооборота. На зарегистрированных документах справа в нижней части первого листа основного документа проставляется штамп с отметкой даты и входящего регистрационного номера.

5.1.5. Не подлежат регистрации в службе ДОУ книги, газеты, журналы, бюллетени, рекламные издания, проспекты с научно-технической информацией, справочно-информационные материалы, присланные для сведения, поздравительные открытки, пригласительные билеты, статистические сборники, счета, квитанции, договоры, накладные, сметы, другие подобные поступления.

5.1.6. Документы, поступившие в орган исполнительной власти, передаются на рассмотрение руководителю и в соответствии с его поручением (резолюцией) направляются для исполнения или ознакомления под роспись в учетно-регистрационной форме.

Сотрудники, ознакомившиеся с документом, проставляют свою подпись и дату ознакомления на оборотной стороне последнего листа документа либо на специальном листе ознакомления.

5.1.7. По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, по электронной почте - сообщения.

5.1.8. Руководитель органа исполнительной власти обеспечивает рассмотрение документов в день поступления, оперативное их направление в службу ДОУ для передачи исполнителям, контроль за исполнением документов.

5.1.9. Руководитель при рассмотрении выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Срочные документы передаются исполнителям немедленно.

При необходимости предварительного размножения документа исполнителю передается регистрационная карточка или используется иная форма его информирования.

5.1.10. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителю органа исполнительной власти или руководителям его структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.

5.1.11. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает следующие отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текстовой части местах.

5.1.12. Организация контроля за исполнением правовых актов и иных документов осуществляется в соответствии с разделами XXI, XXIII Регламента Администрации Смоленской области.

ГАРАНТ:

Указом Губернатора Cмоленской области от 14 сентября 2006 г. N 7 Регламент Администрации Смоленской области признан утратившим силу

5.1.13. Контроль за исполнением документов строится на основе регистрационных данных в контрольных карточках (приложение N 13) или иных учетно-регистрационных формах.

5.1.14. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних документов - с даты их подписания (утверждения), а поступивших из других органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления.

Сроки исполнения документов установлены разделами XIX-XХIII Регламента Смоленской области.

ГАРАНТ:

Указом Губернатора Cмоленской области от 14 сентября 2006 г. N 7 Регламент Администрации Смоленской области признан утратившим силу

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

В случае необходимости дополнительного времени на решение вопросов, изложенных в документе, продление срока исполнения должно быть оформлено не менее чем за 2-3 дня до его истечения и осуществляется должностным лицом, наложившим первичную резолюцию.

5.2. Исходящие документы

5.2.1. Регистрация исходящих документов предусматривает указание регистрационного номера документа, даты регистрации, краткого содержания (заголовка) документа, инициалов и фамилии лица, подписавшего документ, исполнителя, адресата, при необходимости могут быть указаны другие данные. Документы регистрируются в учетно-регистрационных формах и системе электронного документооборота.

Документы для отправки передаются исполнителем в службу ДОУ полностью оформленными с указанием почтового адреса или рассылки.

Документы, подлежащие отправке, осуществляемой до 17 часов, принимаются службой ДОУ ежедневно до 15 часов. Корреспонденция, поступившая на отправку после 15 часов, отправляется на следующий рабочий день. Отправка срочной корреспонденции после 17 часов производится по указанию руководителя органа исполнительной власти.

Исходящая корреспонденция отправляется с подлинной подписью. Копия зарегистрированного и переданного на отправку документа, имеющая все необходимые реквизиты и приложения, хранится в службе ДОУ органа исполнительной власти, подготовившего документ.

При отправке по списку рассылки исходящего письма одного и того же содержания допускается передача в службу ДОУ оригинала письма и необходимого для рассылки числа копий.

Служебные документы, форма которых не предусматривает указание адресата (например, таблицы, графики, договоры, т.п.), принимаются на отправку только с сопроводительными письмами, со всеми приложениями и в необходимом количестве экземпляров. Исключением являются правовые акты Администрации, Главы Администрации и его заместителей, направляемые обязательным и постоянным адресатам, а также в адрес органов, организаций, должностных лиц и граждан, указанных исполнителем для рассылки.

Неправильно оформленные документы не принимаются к отправке службой ДОУ и возвращаются исполнителям для доработки.

В зависимости от содержания и срочности документы доставляются адресатам почтой, фельдсвязью, передаются по телеграфу, по каналам электрической связи.

Необходимость использования фельдсвязи для отправки корреспонденции определяется руководителем Аппарата Администрации или его заместителем.

5.3. Порядок прохождения внутренних документов

5.3.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения - входящих документов.

5.3.2. Оформленные документы передаются на подпись руководителю органа исполнительной власти, его заместителю в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

5.3.3. Передача документов между структурными подразделениями органов исполнительной власти осуществляется через службу ДОУ. Внутренние документы подлежат регистрации в отдельной учетно-регистрационной форме.

5.4. Прием и обработка документов, поступающих
по каналам электронной и электрической связи

Электронная почта

5.4.1. Электронная почта (далее - ЭП) в органах исполнительной власти предназначена для передачи служебной информации с помощью программно-аппаратного комплекса (компьютера, телекоммуникационных средств, при помощи специализированного программного обеспечения) через локальные и глобальные телекоммуникационные сети.

5.4.2. Электронное письмо - это электронное сообщение, передаваемое через телекоммуникационные сети и узлы от отправителя к получателю.

5.4.3. Администратор ЭП - ответственное лицо из числа сотрудников органов исполнительной власти, прошедшее необходимую подготовку и осуществляющее прием-передачу ЭП, распечатку, учет, контроль и передачу электронных писем адресатам.

5.4.4. Органы исполнительной власти назначают администраторов ЭП и обеспечивают прием и передачу ЭП ежедневно в рабочие дни с 9.00 до 18.00.

5.4.5. Управление по информационным ресурсам и телекоммуникациям Департамента Смоленской области по информационно-аналитической работе организует и координирует работу центрального сервера ЭП ежедневно в рабочие дни с 8.00 до 19.00.

5.4.6. Документы (оригиналы), направляемые по ЭП, должны быть оформлены в соответствии с установленными правилами и подписаны руководителем органа исполнительной власти или его заместителем.

5.4.7. Не подлежат пересылке ЭП любые документы, отнесенные к категории ограниченного доступа.

5.4.8. Отправитель документа предъявляет администратору ЭП оригинал документа и представляет его электронную копию. Оригинал документа хранится у исполнителя.

Телефакс

5.4.9. Подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается в учетно-регистрационной форме без проставления регистрационного штампа. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.

5.4.10. Поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно.

Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

5.4.11. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях органов исполнительной власти, осуществляется их руководителями.

5.4.12. Не подлежат передаче по телефаксу любые документы, отнесенные к категории ограниченного доступа.

Телефонограмма

5.4.13. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

5.4.14. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется:

- исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

- должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

- должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму в регистрационной форме;

- входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

5.4.15. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).

5.4.16. Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем или ответственным исполнителем.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.

5.4.17. В тексте не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

5.4.18. Телефонограмма регистрируется в учетно-регистрационной форме следующим образом:

должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, передавшего телефонограмму;

должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма.

5.4.19. Принимаемая телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и отпечатана.

Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи.

5.4.20. Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению телеграмм.

Телеграммы

5.4.21. Телеграммы составляются в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

5.4.22. Телеграммы, составляемые в органах исполнительной власти, визируются, подписываются и датируются в соответствии с общими требованиями, которые предъявляются к письмам. Первый экземпляр телеграммы передается в отделение связи, на телеграф.

Телеграмма должна быть написана ручкой или напечатана четко и без помарок на одной стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге.

5.4.23. В телеграммах должны содержаться:

- заголовок;

- указание на категорию телеграммы;

- отметка о виде телеграммы;

- телеграфный адрес получателя, полный или условный;

- текст телеграммы;

- регистрационный номер, дата;

- подпись;

- адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Категория и вид телеграммы проставляются исполнителем и указываются перед адресом.

Адрес телеграммы печатается отдельной строкой. Адресом телеграммы может быть полный почтовый адрес получателя, его условный или полный телеграфный адрес. Далее может быть указана должность, инициалы и фамилия получателя или только инициалы и фамилия, если телеграмма адресована частному лицу.

Телеграмма одного содержания, отправляемая в несколько адресов, передается на отправку с указателем рассылки, содержащим точные адреса и названия организаций, которым она рассылается. Указатель рассылки представляется исполнителем.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание, с сокращенными обозначениями знаков препинания, печатается без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать одной машинописной страницы (примерно 90 слов). Вставки в тексте делать нельзя.

Все цифровые данные в тексте пишутся словами.

После текста перед подписью ставят регистрационный номер телеграммы.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, начинается с абзаца, состоит из фамилии автора.

Адрес и наименование отправителя проставляются в нижней части телеграммы под чертой, где указывается полный почтовый адрес отправителя, наименование организации, должность, инициалы, фамилия составителя телеграммы и, при необходимости, номер телефона.

6. Техническое обеспечение подготовки документов

6.1. Машинописные работы

6.1.1. Печатание служебных документов и материалов Аппарата Администрации производится в машинописном бюро общего отдела Управления делами Аппарата Администрации (далее по тексту - машбюро).

Документы и материалы, связанные с подготовкой заседаний Администрации, представляемые на рассмотрение и подпись Главе Администрации, руководителю Аппарата Администрации, как правило, передаются для печатания в машбюро.

В подразделениях Администрации печатаются с соблюдением установленных правил небольшие по объему (1-2 страницы) служебные письма, документы внутреннего характера, а также первоначальные варианты других документов и материалов.

6.1.2. Для печатания принимаются только служебные документы и материалы, непосредственно связанные с деятельностью Аппарата Администрации.

Печатание под диктовку в машбюро не допускается.

6.1.3. Печатание документов и материалов производится в порядке их поступления.

Первоочередному печатанию подлежат документы и материалы, связанные с подготовкой заседаний Администрации.

6.1.4. Документы и материалы печатаются в одном экземпляре и вместе с рукописью передаются исполнителю.

Документы и материалы, подлежащие дальнейшему редактированию и правке могут быть переписаны на дискету исполнителя. Электронные документы хранятся в машбюро в течение двух месяцев.

Не подлежат распечатыванию документы и материалы с дискеты исполнителя, выполненные в подразделениях Аппарата Администрации, иных органов исполнительной власти.

6.1.5. Передаваемые для печатания рукописи должны быть написаны разборчиво на одной стороне листа с использованием контрастных красителей (чернил, пасты) синего, фиолетового или черного цвета. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, исправленные карандашом, с вклейками из газет, книг и журналов, нечеткие копии для печатания не принимаются. Рукописи должны быть вычитаны исполнителями.

При подготовке рукописей для печатания особое внимание следует обращать на правильное, четкое и разборчивое написание названий, слов и словосочетаний - специальных терминов, фамилий, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов (приложение N 14). На отпечатанном документе (материале) в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа указываются инициалы сотрудника, печатавшего документ (материал).

6.2. Копировально-множительные работы

6.2.1. Копировально-множительные работы документов Аппарата Главы Администрации осуществляются Управлением делами Аппарата Администрации, документов иных органов исполнительной власти - в службе ДОУ этих органов.

6.2.2. Копирование правовых актов Главы Администрации, Администрации, заместителей Главы Администрации производится согласно адресу рассылки.

6.2.3. На копирование сдаются только служебные документы и материалы. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.

6.2.4. Учет копируемых документов ведется в журналах установленной формы. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов. Изготовленные копии подлежат учету в установленном порядке.

6.2.5. Документы передаются на копирование в несброшюрованном виде, четко и контрастно напечатанные. На размножение сдаются первые экземпляры (подлинники) документов.

6.3. Ведение звукозаписи мероприятий

6.3.1. Звукозапись мероприятий, проводимых Главой Администрации, первым заместителем Главы Администрации и руководителем Аппарата Администрации, осуществляется протокольным отделом Управления делами Аппарата Администрации по заявкам ответственных за их проведение.

6.3.2. Учет, техническую обработку и хранение фонодокументов обеспечивает протокольный отдел Управления делами Аппарата Администрации.

6.3.3. Звукозаписи хранятся в коробках, в закрытых шкафах.

6.3.4. Расшифровка стенограмм заседаний, записанных на диктофонной технике, и распечатка производится после их завершения в установленные сроки, но не позднее 7 дней после проведения мероприятия.

6.3.5. Звукозапись "круглых столов", семинаров, совещаний, встреч и других мероприятий, проводимых иными органами исполнительной власти, а также их расшифровка осуществляется ими самостоятельно.

6.3.6. Заявки на техническую запись заседаний (приложение N 15) направляются в протокольный отдел Управления делами Аппарата Администрации не позднее чем за два дня до заседания.

7. Организация документов в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел и их передачу в ведомственные архивы в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, и настоящей Инструкцией.

Одним из основных видов работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел и формирование дел.

7.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

7.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в органах исполнительной власти, с указанием сроков их хранения.

7.1.2. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного срока хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органов исполнительной власти, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналы учета документов. Заголовок дела должен в краткой, обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела (приложение N 16).

7.1.3. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в органе исполнительной власти цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 01-02, где 01 - обозначение структурного подразделения, 02 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений органов исполнительной власти; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен кратко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

В графе 5 указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах (например, переходящих с 2001 года), выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных за формирование дел, передаче дел в другой орган исполнительной власти для продолжения и др.

Если в течение года в структурных подразделениях органа исполнительной власти возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

7.1.4. Номенклатура дел органа исполнительной власти разрабатывается ответственным за делопроизводство в конце года на следующий календарный год, согласовывается с ЭПК, утверждается руководителем органа исполнительной власти.

7.1.5. В течение года по согласованию с ЭПК в утвержденную сводную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений органа исполнительной власти. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа исполнительной власти. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года. После утверждения сводной номенклатуры дел орган исполнительной власти получает выписку соответствующих ее разделов для использования в работе.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел.

7.1.6. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения.

7.2. Оформление документов, законченных делопроизводством

7.2.1. Законченные делопроизводством документы передаются исполнителем работнику, ответственному за ведение делопроизводства в органе исполнительной власти, который формирует их в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел при методической помощи и под контролем специалистов ведомственных архивов.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Сроки хранения документов определяются в соответствии с номенклатурой дел и перечнями документов с указанием сроков хранения.

Полному оформлению подлежат дела постоянного срока хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов в деле;

- составление заверительного листа (лист-заверитель) дела (приложение N 17);

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекс дела по номенклатуре, заголовок дела, даты дела и др.) (приложение N 18).

7.2.2. При формировании дел соблюдаются следующие основные правила:

- в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с номенклатурой дел;

- все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;

- в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- документы постоянного, временного и долговременного сроков хранения формируются в дела раздельно;

- приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "том 1", "том 2" и т.д.

7.2.3. Документы, составляющие дело постоянного срока хранения, подшиваются в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

7.3. Экспертиза ценности документов

7.3.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на хранение и установления сроков хранения.

Экспертиза проводится постоянно действующей экспертной комиссией (далее - ЭК) органа исполнительной власти. Организация работы ЭК определяется Положением об ЭК.

7.3.2. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (до 10 лет) сроков хранения для передачи в архив; выделение к уничтожению документов и дел за прошлые годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно уточняется действующая номенклатура дел, сроки хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, проверяется соблюдение правил оформления документов и формирования дел.

Отбор документов для постоянного срока хранения проводится путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики и документы с временными сроками хранения.

В своей деятельности ЭК руководствуется Основными правилами работы архивов организаций, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, Положением об ЭК органа исполнительной власти.

7.3.3. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении документов (дел) к уничтожению (приложение N 19).

7.3.4. Документы, подлежащие уничтожению, должны измельчаться и сжигаться после утверждения акта о выделении документов к уничтожению.

7.4. Формирование и оформление дел

7.4.1. В дело подшиваются все документы вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При их отсутствии на документе делается запись об их местонахождении.

7.4.2. Документы внутри дела располагаются по хронологии (входящие - по дате поступления, исходящие - по дате отправления).

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

7.4.3. Дела переписки группируются по тематике за период одного календарного года и систематизируются в хронологическом порядке; документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Заголовок дела должен отражать основное содержание находящихся в нем документов. Не допускается употребление в заголовке придаточных предложений, причастных и деепричастных оборотов, а также сокращенных слов. За основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел.

7.4.4. Заголовок дела состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

- краткое содержание документов дела;

- даты (период), к которым относятся документы дела;

- указание на запрет снятия копий с документов дела.

Датами дел, содержащих распорядительную документацию (доклады, письма), являются даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.д., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Документы в деле нумеруются при передаче дела в архив. Документы нумеруются простым карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу.

7.4.5. Документы большого формата подшиваются за один край и нумеруются как один лист в правом углу развернутого листа. Документы с собственной нумерацией, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

7.4.6.Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстрированные материалы нумеруются на обратной стороне в левом верхнем углу.

7.4.7. Каждое дело заканчивается заверительным листом установленной формы.

В заверительном листе цифрами и прописью указывается фактическое количество листов в данном деле; количество листов внутренней описи (если она есть), графические особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.), ставится дата, должность и подпись работника (с расшифровкой), сформировавшего дело. Остальные реквизиты заверительного листа заполняются работниками архива.

7.4.8. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указывается наименование органа исполнительной власти, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Данные, указываемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

- наименование органа исполнительной власти указывается полностью, в именительном падеже;

- наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой;

- индекс дела включает в себя цифровое обозначение дела по номенклатуре дел органа исполнительной власти, согласованной с ЭПК Департамента Смоленской области по делам архивов;

- дата дела включает в себя год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве, при этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом.

Срок хранения дел переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. Например, на делах постоянного срока хранения пишется "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного срока хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этого дела в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Департамента Смоленской области по делам архивов (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного срока хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела органа исполнительной власти.

7.5. Составление и оформление описей дел

7.5.1. На завершенные дела постоянного срока хранения ежегодно работником, ответственным за архив органа исполнительной власти, составляются описи дел (приложение N 20).

7.5.2. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного срока хранения и дела по личному составу.

Дела включаются в описи в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел органа исполнительной власти. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть имеет самостоятельный номер). Графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

При внесении в опись подряд нескольких дел или нескольких томов с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, тома, а на остальных однородных делах, томах подписывается "то же", другие реквизиты указываются полностью.

Графа описи дел "Примечание" используется для проставления отметок об особенностях физического состояния дел, наличии копий и т.д.

7.5.3. Описи дел постоянного срока хранения и по личному составу составляются в 4 экземплярах. В архиве органа исполнительной власти остается 1 экземпляр описи дел постоянного срока хранения и 3 экземпляра описи дел по личному составу. Остальные экземпляры передаются в отдел ведомственных архивов Государственного архива Смоленской области.

7.6. Организация оперативного хранения документов

7.6.1. С момента заведения и до передачи в архивы органов исполнительной власти дела хранятся по месту их формирования.

7.6.2. Руководители органов исполнительной власти и работники службы ДОУ несут ответственность за сохранность документов и дел.

7.6.3. Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, хранятся в запирающихся шкафах, предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного света.

В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой имеется в органе исполнительной власти.

На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре, годы и сроки хранения.

Хранить документы в неприспособленных шкафах и рабочих столах запрещается.

7.6.4. К каждому делу оформляется справка о выдаче документов (приложение N 21), в которой при ознакомлении с делом должна делаться соответствующая отметка, включающая дату, должность и фамилию ознакомившегося, а также перечень документов, с которыми он был ознакомлен.

7.6.5. Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения руководителя органа исполнительной власти с обязательно оставленной в деле заверенной копией документа и актом об изъятии подлинника.

7.7. Подготовка и передача документов в архив
органа исполнительной власти

7.7.1. В архивы органов исполнительной власти (далее - архивы) передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

7.7.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив по истечении двухлетнего срока их хранения и использования в органе исполнительной власти.

7.7.3. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в органах исполнительной власти и по истечении срока хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

7.7.4. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному работником архива и утвержденному руководителем органа исполнительной власти.

7.7.5. В период подготовки дел к передаче в архив работником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел должны быть устранены.

7.7.6. Прием каждого дела производится работником архива в присутствии работника органа исполнительной власти. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также проставляются подписи работника архива и работника органа исполнительной власти, передавшего дела.

7.7.7. В случае ликвидации или реорганизации органа исполнительной власти лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их и передает в ведомственный архив или правопреемнику. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел.

7.8. Использование документов архива

7.8.1. Дела и копии документов, хранящиеся в архивах органов исполнительной власти, предоставляются работникам органов исполнительной власти для работы в помещении архива или под роспись во временное пользование (не более одного месяца) вне архива.

Работники органов исполнительной власти несут ответственность за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и содержащейся в них информации.

При увольнении работник органа исполнительной власти обязан сдать в архив находящиеся у него во временном пользовании документы.

7.8.3. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях органов исполнительной власти, при увольнении или переводе на другую работу сдают по акту все имеющиеся у них дела, документы, книги регистрации дел, картотеки вновь назначенному работнику.