Постановление Главы г. Смоленска от 16 июня 2009 г. N 241 "Об утверждении Положения об архивном отделе Администрации города Смоленска"

Руководствуясь Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", решением 70-й сессии Смоленского городского Совета III созыва от 07.04.2009 N 1124 "Об утверждении структуры Администрации города Смоленска", Уставом города Смоленска, постановляю:

Утвердить прилагаемое Положение об архивном отделе Администрации города Смоленска.

Э.А. Качановский

Положение
об архивном отделе Администрации города Смоленска
(утв. постановлением Главы города Смоленска от 16 июня 2009 г. N 241)

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел Администрации города Смоленска (далее - отдел) создан в соответствии с решением 70-й сессии Смоленского городского Совета III созыва от 07.04.2009 N 1124 "Об утверждении структуры Администрации города Смоленска".

1.2. Отдел является самостоятельным структурным подразделением Администрации города Смоленска без права юридического лица, имеет круглую печать и бланки со своим наименованием.

1.3. В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральным и областным законодательством, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, а также нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, Архивного управления Департамента Смоленской области по культуре, настоящим Положением.

1.4. Отдел функционально в своей деятельности подчиняется заместителю Главы города - руководителю аппарата Администрации города Смоленска.

2. Задачи отдела

Основными задачами отдела являются:

2.1. Обеспечение в пределах своей компетенции сохранности и государственный учет архивных документов.

2.2. Комплектование отдела документами, имеющими для муниципального образования историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение.

2.3. Организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию.

2.4. Создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков, баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

2.5. Осуществление методического руководства архивным делом в структурных подразделениях Администрации города Смоленска, муниципальных предприятиях и учреждениях.

3. Функции отдела

Основными функциями отдела являются:

3.1. Организация в пределах своей компетенции хранения и государственный учет документов.

3.2. Проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.

3.3. Подготовка, представление Администрации города Смоленска и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в отделе.

3.4. Составление списков организаций - источников комплектования отдела, утверждаемых Главой города Смоленска и согласовываемых с Архивным управлением Департамента Смоленской области по культуре, систематическая работа по их уточнению.

3.5. Отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в отдел.

3.6. Проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в отделе.

3.7. Ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования архива.

3.8. Рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования отдела и инструкций по делопроизводству.

3.9. Рассмотрение и представление в Архивное управление Департамента Смоленской области по культуре поступивших от организаций описей дел постоянного хранения.

3.10. Рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в отдел в порядке, установленном Архивным управлением Департамента Смоленской области по культуре.

3.11. Изучение и обобщение практики работы архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта.

3.12. Оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами.

3.13. Информирование структурных подразделений Администрации города Смоленска, иных организаций муниципального образования о составе и содержании документов отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию.

3.14. Исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан.

3.15. Проведение в пределах своей компетенции проверок сохранности, правильности и оформления дел в структурных подразделениях Администрации города Смоленска, муниципальных предприятиях и учреждениях.

3.16. Развитие и совершенствование архивного дела и делопроизводства, внедрение государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, повышение квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

3.17. Отдел в пределах своей компетенции обеспечивает постоянное и долговременное хранение следующих документов в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области архивного дела:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда РФ, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении города Смоленска и Смоленской области;

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда РФ, образовавшихся в процессе деятельности Администрации города Смоленска по реализации отдельных государственных полномочий Администрации города Смоленска, которыми она наделена;

- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения, являющихся частной собственностью Архивного фонда РФ;

- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории города;

- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды отдела;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.

4. Права отдела

Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций, предоставляется право:

4.1. Представлять Администрацию города Смоленска по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.

4.2. Вносить на рассмотрение Администрации города Смоленска и Архивного управления Департамента Смоленской области по культуре предложения: по развитию архивного дела; улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в отделе; совершенствованию работы архивов и организации документов в делопроизводстве организаций.

4.3. Вносить на рассмотрение Администрации города Смоленска предложения и проекты правовых актов по вопросам архивного дела.

4.4. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории города, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований федерального и регионального архивного законодательства.

4.5. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории города, обязательные для исполнения указания по вопросам работы архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых Администрацией города Смоленска и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

4.7. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.

4.8. Запрашивать и получать в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации, у государственных, иных органов и организаций необходимую информацию, документы и материалы.

4.9. Обращаться в контрольные (надзорные) и другие органы в целях проведения проверок соблюдения законодательства Российской Федерации в сфере архивного дела.

5. Руководство отделом

5.1. Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Главой города Смоленска.

5.2. Начальник отдела:

- осуществляет руководство всей деятельностью отдела;

- несет персональную ответственность за выполнение задач и функций, возложенных на отдел;

- распределяет обязанности между работниками отдела;

- обеспечивает соблюдение трудовой дисциплины;

- ведет прием граждан, представителей предприятий, организаций, учреждений;

- отчитывается о работе отдела и состоянии архивного дела в муниципальном образовании перед Администрацией города Смоленска и в установленном порядке - перед Архивным управлением Департамента Смоленской области по культуре;

- обеспечивает в установленном порядке взаимодействие отдела с другими структурными подразделениями Администрации города Смоленска по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;

- обеспечивает взаимодействие отдела с Архивным управлением Департамента Смоленской области по культуре, Представительством Российского общества историков-архивистов и другими общественными организациями.

5.3. Деятельность отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федерального архивного агентства, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых Главой города Смоленска с учетом рекомендаций Архивного управления Департамента Смоленской области по культуре.

6. Финансирование деятельности отдела

Источником финансирования расходов по содержанию отдела, а также выполнению его функций являются средства бюджета города Смоленска.