Приложение. Положение об архивном отделе Администрации муниципального образования "Глинковский район" Смоленской области

Приложение

к постановлению Администрации

муниципального образования

"Глинковский район"

от 29 ноября 2011 г. N 315

Положение
об архивном отделе Администрации муниципального образования "Глинковский район" Смоленской области

1. Общие положения

1.1. Администрация муниципального образования "Глинковский район" Смоленской области (далее - Администрация) в целях эффективной организации архивного дела в муниципальном образовании реализует полномочия по:

- организации и содержанию архивного отдела Администрации;

- обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность;

- решению вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, за исключением отнесенных к ведению Российской Федерации, совместному ведению Российской Федерации и Смоленской области, ведению Смоленской области.

1.2. Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела Администрация образует в своем составе архивный отдел (далее отдел), выполняющий функции муниципального архива.

1.3. Отдел является самостоятельным структурным подразделением Администрации без статуса юридического лица.

1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Смоленской области, Уставом муниципального образования, нормативно-правовыми актами Главы Администрации, а также нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, архивного управления Смоленской области и настоящим Положением:

1.5. Положение об отделе утверждается Главой Администрации с учетом рекомендаций (по согласованию) отдела по работе с Архивами Департамента Смоленской области по культуре. В Положении закрепляются организационно-правовой статус отдела, задачи и функции по руководству архивным делом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела.

1.6. Штатная численность должностей муниципальных служащих - работников отдела устанавливается Главой Администрации.

1.7. Финансирование и материально-техническое обеспечение осуществляется за счет средств бюджета муниципального образования.

1.7.1. Дополнительными источниками финансирования могут быть:

- целевые средства из бюджета Смоленской области (при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия в муниципальном образовании);

- спонсорские и иные средства, полученные законным путем.

1.8. Номенклатура (прейскурант) платных услуг отдела утверждается Администрацией на основании перечня платных работ и услуг, разработанного отделом по работе с Архивами Департамента Смоленской области по культуре.

1.9. Администрация обеспечивает отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов, техническим оснащением, оборудованием, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников.

2. Задачи и функции

Основными задачами и функциями отдела являются:

2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащие постоянному и длительному хранению, в том числе:

- хранение и учет документов, принятых в отдел, предоставление в установленном порядке учетных данных в отдел по работе с Архивами Департамента Смоленской области по культуре;

- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их сохранности;

- подготовка, представление Администрации и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в отделе;

- проверка выполнения физическими лицами, предприятиями, учреждениями организациями района требований законодательства Российской Федерации в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве;

- информирование уполномоченных органов о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, предприятиях и организациях района, других нарушениях законодательства об архивном фонде и архивах для привлечения виновных лиц к ответственности в установленном законом порядке.

2.1.1. Отдел обеспечивает постоянное и долговременное хранение:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав архивного фонда Смоленской области, в т.ч. образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении муниципального образования и Смоленской области;

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав архивного фонда Смоленской области, образовавшихся в процессе деятельности органа местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий Администрации, которыми она наделена;

- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения, входящих в негосударственную часть архивного фонда Российской Федерации;

- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории муниципального образования;

- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды отдела;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.

2.1.2. Отдел по согласованию с Администрацией может принимать на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий, документы действующих муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях.

2.1.3. Документы негосударственной части архивного фонда Российской Федерации поступают на хранение в отдел в порядке и на условиях договора между собственниками документов и отделом, действующим от имени Администрации при наличии доверенности.

2.2. Комплектование отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования, в т.ч.:

- составление списков организаций-источников комплектования отдела, утверждаемых Администрацией муниципального образования и систематическая работа по их уточнению;

- отбор и прием документов постоянного хранения в отдел;

- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в отделе.

2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций, содействие организациям других форм собственности:

- проведение проверок состояния делопроизводства и ведение хранения документов, в т.ч. по личному составу;

- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях-источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории муниципального образования;

- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций-источников комплектования отдела и инструкций по делопроизводству;

- рассмотрение и предоставление в отдел по работе с Архивами Департамента Смоленской области по культуре поступивших от организации описей дел постоянного хранения;

- рассмотрение и со