Постановление Администрации г. Смоленска от 20 июня 2011 г. N 1103-адм "Об утверждении Административного регламента Администрации города Смоленска по предоставлению муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий"

1.3.1. Сведения о месте нахождения, графике работы, номерах контактных телефонов и адресе электронной почты Отдела размещены на Интернет-сайте Администрации города Смоленска: http://www.smoladmin.ru.

Местонахождение Отдела: улица Студенческая, дом 4, город Смоленск, Смоленская область, 214000.

Почтовый адрес Отдела для направления обращений: улица Студенческая, дом 4, город Смоленск, Смоленская область, 214000.

Электронный адрес: arhiv@smoladmin.ru.

Контактные телефоны: (4812) 38-85-68; факс 35-09-72.

Режим работы Отдела: понедельник - четверг с 09.00 до 18.00, пятница с 09.00 до 17.00 с перерывом на обед с 13.00 до 13.48. Выходные дни - суббота, воскресенье.

Прием граждан: понедельник - вторник с 14.00 до 17.00; четверг - пятница с 09.00 до 12.00. Среда - не приемный день.

1.3.2. Информация, консультация по процедуре предоставления муниципальной услуги предоставляется:

- непосредственно в помещении Отдела на информационных стендах;

- по телефону;

- по факсимильным обращениям;

- при личном обращении, в том числе через представителя;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте.

1.3.3. При ответах на телефонные звонки по вопросу предоставления муниципальной услуги специалисты Отдела обязаны подробно, в корректной форме информировать граждан о порядке и условиях предоставления муниципальной услуги, объяснять причины возможного отказа в предоставлении муниципальной услуги.

1.3.4. При письменном обращении заявителя, в том числе в виде почтовых, факсимильных обращений или по электронной почте, информирование осуществляется в письменном виде, путем почтовых, факсимильных отправлений или в форме электронного документооборота.

1.3.5. Размещаемая на стендах Отдела информация содержит:

- текст Административного регламента;

- блок-схему последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги (согласно приложению N 1 к Административному регламенту);

- форму запроса для физических и юридических лиц на предоставление муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий" (согласно приложению N 2 к Административному регламенту);

- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

- порядок и сроки предоставления муниципальной услуги.

1.3.6. Информация об исполнении, приостановлении предоставления муниципальной услуги доводится до заявителей специалистами Отдела при личном контакте, а также с использованием средств почтовой, телефонной связи, электронной почты.

2.2.1. Отдел осуществляет выдачу архивных справок, архивных выписок и архивных копий в соответствии с Положением об архивном отделе Администрации города Смоленска, утвержденным распоряжением Главы Администрации города Смоленска от 18.02.2011 N 151-р/адм.

2.2.2. Для предоставления муниципальной услуги не требуется обращение в иные органы государственной власти, органы местного самоуправления и организации.

2.2.3. Запрещено требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные органы, организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальных услуг.

2.4.1. Муниципальная услуга предоставляется в течение 30 дней с момента регистрации запроса.

2.4.2. Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в Отделе архивных документов (непрофильные запросы), в течение 5 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в другой архив или организации, где могут храниться необходимые документы, с уведомлением об этом заявителей.

2.4.3. Поступившие в Отдел запросы, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 10 дней с момента регистрации возвращаются заявителям с сообщением об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

2.6.1. Для получения муниципальной услуги заявитель предоставляет следующие документы:

- письменный запрос о выдаче архивных справок, архивных выписок и архивных копий;

- документ, удостоверяющий личность заявителя (паспорт);

- документ, подтверждающий родство заявителя, запрашивающего сведения о другом лице (свидетельство о рождении, браке);

- доверенность, заверенная в установленном порядке, при запросе сведений на других лиц.

2.6.2. Письменный запрос в обязательном порядке должен содержать:

2.6.3. Запрещено требовать предоставления документов и информации или осуществление действий, предоставление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги.

2.6.4. Запрещено требовать предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении Отдела, органов местного самоуправления, организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации.

2.13.1. Вход в помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей информацию о наименовании, графике работы Отдела.

2.13.2. Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, должно быть оборудовано противопожарной системой и средствами пожаротушения.

2.13.3. Помещения ожидания и приема заявителей должны быть оборудованы стульями (диванами) и столами для возможности оформления документов.

2.13.4. В помещениях ожидания и приема заявителей должно быть естественное и искусственное освещение.

2.13.5. Для получения информации в помещении предоставления муниципальной услуги оборудуется информационный стенд, на котором размещается следующая информация:

- график приема граждан;

- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

- образец заполнения письменного запроса.

3.1.1. Основанием для начала процедуры приема и регистрации запроса является личное обращение заявителя либо полученное по почте или по электронной почте.

3.1.2. Специалист отдела выдает бланк запроса, разъясняет порядок заполнения и оказывает помощь в его заполнении. При приеме запроса проверяется правильность и четкость изложенных сведений. Время выполнения данной процедуры - не более 20 минут.

3.1.3. Поступившие запросы регистрируются в день поступления в электронном виде. В правом нижнем углу первой страницы запроса проставляется регистрационный штамп с указанием присвоенного запросу регистрационного номера и даты регистрации. Регистрация одного запроса - не более 10 минут.

3.1.4. Результатом выполнения административной процедуры является проставление на запросе регистрационного номера и даты регистрации.

3.2.1. Запрос, прошедший регистрацию, передается на рассмотрение начальнику Отдела.

3.2.2. Начальник Отдела рассматривает запрос в день его поступления и ставит резолюцию на исполнение.

3.2.3. Запрос с резолюцией начальника передается ответственному за регистрацию запросов в течение одного рабочего дня.

3.2.4. Результатом выполнения административной процедуры является резолюция начальника Отдела и передача запроса ответственному за регистрацию запросов.

Максимальный срок исполнения - 2 рабочих дня.

3.3.1. Основанием для начала административной процедуры по анализу тематики запроса является поступление запроса ответственному за регистрацию для определения:

- степени полноты информации, содержащейся в запросе и необходимости предоставления дополнительных сведений;

- местонахождения архивных документов и необходимости переадресации непрофильного запроса.

3.3.2. В случае неполноты информации, содержащейся в запросе, составляется уведомление заявителю о предоставлении дополнительных сведений в форме письма, в том числе электронного.

3.3.3. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в Отделе архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя.

3.3.4. Результатом выполнения административной процедуры является:

- принятие ответственным за регистрацию запросов решения о возможности исполнения запроса и передача его исполнителю;

- подготовка ответа об отсутствии запрашиваемой информации;

- уведомление заявителя о передаче запроса в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы;

- уведомление заявителя о предоставлении дополнительных сведений.

3.4.1. Основанием для начала административной процедуры исполнения запроса является поступление запроса исполнителю.

3.4.2. Исполнитель на основании принятого решения о возможности исполнения запроса осуществляет его непосредственное исполнение по научно-справочному аппарату (описям дел) и архивным документам, хранящимся в Отделе.

3.4.3. В архивной справке приводятся названия, даты, номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в документах и относящиеся к вопросу, содержащемуся в запросе.

В архивную справку включаются только сведения, содержащиеся в документах, не допускаются комментарии и выводы исполнителя по содержанию архивного документа. После текста архивной справки указываются архивные шифры документов.

3.4.4. Архивные выписки и архивные копии должны воспроизводить полный текст части архивного документа, относящейся к запросу.

3.4.5. Результатом выполнения административной процедуры является подготовка текста архивной справки, архивной выписки и архивной копии.

3.5.1. Оформление архивной справки, архивной выписки и архивной копии осуществляет исполнитель запроса.

3.5.2. Архивная справка составляется по установленной форме на бланке Отдела, подписывается начальником Отдела и заверяется печатью Отдела.

3.5.3. Архивные копии и архивные выписки заверяются подписью начальника Отдела и печатью Отдела.

3.5.4. К архивной копии исполнителем запроса прилагается сопроводительное письмо.

3.5.5. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.

3.5.6. Результатом административной процедуры является подготовленная и соответствующим образом оформленная архивная справка, архивная выписка и архивная копия.

3.6.1. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, а также ответы об отсутствии запрашиваемой информации могут выдаваться:

- заявителям на руки под расписку при предъявлении документа, удостоверяющего личность;

- третьим лицам при предъявлении оформленной в соответствии с законодательством нотариально заверенной доверенности.

3.6.2. Ответы на письменные запросы заявителей, поступившие по почте, высылаются простым письмом.

3.6.3. Административная процедура по выдаче архивных справок, архивных выписок и архивных копий по запросам заявителей считается завершенной, если по ее результатам приняты необходимые меры и заявитель проинформирован о результатах рассмотрения запроса.

5.2.1. Заявители могут обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения муниципальной услуги к начальнику Отдела.

5.2.2. В письменном обращении (жалобе) указывается:

- фамилия, имя, отчество или фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя в случае письменного обращения представителя;

- полное наименование юридического лица в случае обращения от имени юридического лица;

- почтовый адрес, по которому должен быть написан ответ или уведомление о переадресации обращения;

- суть письменного обращения;

- личная подпись и дата.

В жалобе указываются причины несогласия с обжалуемым решением, действием (бездействием), обстоятельства и доводы, на основании которых заявитель считает нарушенными его права и законные интересы, созданы препятствия к их реализации.

К жалобе могут быть приложены документы или копии документов, подтверждающих изложенные в жалобе обстоятельства и доводы.

5.2.3. Предметом досудебного обжалования могут являться действия (бездействие) специалиста Отдела, а также принимаемые им решения при предоставлении муниципальной услуги.

5.2.4. Основанием для отказа в рассмотрении жалобы либо приостановления ее рассмотрения являются:

- отсутствие в жалобе почтового адреса заявителя, по которому должен быть направлен ответ;

- содержание в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью, имуществу специалистов Отдела, а также членов их семей (при этом заявителю, направившему обращение, может быть сообщено о недопустимости злоупотребления правом);

- не поддающийся прочтению текст жалобы, фамилия или почтовый адрес заявителя.

5.2.5. Права заявителя на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

Специалисты Отдела обязаны:

- предоставить заявителю по его просьбе возможность ознакомления с документами и материалами, необходимыми для обоснования и рассмотрения жалобы, т.е. обеспечить его информацией, непосредственно затрагивающей его права, если иное не предусмотрено законом;

- обеспечить объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

- по результатам рассмотрения жалобы принимать меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, давать письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

5.2.6. Ответ на жалобу подписывается начальником Отдела.

Жалоба, поступившая в Отдел, подлежит обязательной регистрации в течение одного дня с момента поступления.

Письменная жалоба, поступившая в Отдел, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации.

5.2.7. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимается решение об осуществлении действий по предоставлению сведений заявителю и применении мер ответственности к специалисту Отдела, допустившему нарушения в ходе осуществления муниципальной услуги, которые по влекли за собой жалобу.

Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

5.2.8. Обращения заявителей считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в обращениях вопросов.

5.2.9. Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется заявителю по адресу, указанному в обращении.

5.2.10. Если заявители не удовлетворены решением, принятым в ходе рас смотрения жалобы начальником Отдела, или решение им не было принято, то заявитель вправе обратиться письменно в отдел по работе с архивами Департамента Смоленской области по культуре.