Распоряжение Администрации г. Смоленска от 28 декабря 2012 г. N 1140-р/адм "Об утверждении Положения об Управлении делами Администрации города Смоленска"

Руководствуясь Уставом города Смоленска, решением 37-й сессии Смоленского городского Совета IV созыва от 06.07.2012 N 649 "Об утверждении структуры Администрации города Смоленска":

1. Утвердить прилагаемое Положение об Управлении делами Администрации города Смоленска.

2. Комитету по информационным ресурсам и телекоммуникациям Администрации города Смоленска (С.В. Пивоваров) разместить настоящее распоряжение на официальном сайте Администрации города Смоленска.

3. Настоящее распоряжение вступает в силу с 1 января 2013 года.

Глава Администрации города Смоленска

Н.Н. Алашеев

Положение
об Управлении делами Администрации города Смоленска
(утв. распоряжением Администрации города Смоленска от 28 декабря 2012 г. N 1140-р/адм)

I. Общие положения

1. Управление делами Администрации города Смоленска (далее - Управление делами) является структурным подразделением Администрации города Смоленска.

2. В своей деятельности Управление делами руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральным и областным законодательством, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, настоящим Положением.

3. Управление делами не обладает правами юридического лица, имеет круглую печать, штампы и бланки со своим наименованием.

4. Организационно Управление делами состоит из общего отдела, отдела по работе с обращениями граждан и административно-хозяйственного отдела.

II. Основные задачи Управления делами

1. Обеспечение системы учета и прохождения документов, контроль за их исполнением в Администрации города Смоленска.

2. Обеспечение единого порядка организации и ведения делопроизводства в Администрации города Смоленска.

3. Организационное обеспечение в Администрации города Смоленска реализации права граждан на обращение в органы местного самоуправления.

4. Организационное обеспечение мероприятий, проводимых Администрацией города Смоленска (далее - Администрация города) и главой Администрации города Смоленска (далее - глава Администрации) в рамках реализации своих полномочий совместно с профильными структурными подразделениями Администрации города.

5. Сопровождение планирования деятельности Администрации города на месяц, полугодие.

6. Хозяйственно-техническое обеспечение работы Администрации города.

7. Обеспечение награждения граждан почетными грамотами и благодарственными письмами Администрации города.

III. Функции Управления делами

1. Подготовка документов и материалов для обеспечения деятельности заместителя главы Администрации города - начальника Управления делами.

2. Осуществление обработки корреспонденции, поступающей в адрес Администрации города, главы Администрации, его заместителей, соответствующей исходящей корреспонденции; ведение, учет и хранение номенклатурных дел.

3. Осуществление контроля за исполнением областных законов, правовых актов Губернатора Смоленской области, Администрации Смоленской области, решений Смоленского городского Совета, постановлений и распоряжений Администрации города, распоряжений заместителей главы Администрации в рамках компетенции Управления делами.

4. Осуществление рассылки писем Администрации города, главы Администрации и его заместителей, копий правовых актов Администрации города, заместителей главы Администрации.

5. Осуществление работы по оформлению, учету, размножению и хранению постановлений и распоряжений Администрации города, распоряжений заместителей главы Администрации.

6. Передача в уполномоченный орган исполнительной власти Смоленской области нормативных правовых актов Администрации города и сведений о них для включения в регистр муниципальных нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации в соответствии с федеральным и областным законодательством.

7. Формирование сводной номенклатуры дел Администрации города.

8. Ведение журнала учета и выдачи печатей, штампов структурным подразделениям Администрации города.

9. Оформление заявок на почтовые знаки, их получение, распределение по структурным подразделениям Администрации города.

10. Ведение номенклатуры дел раздела "Управление делами".

11. Участие в подготовке и проведении мероприятий с участием главы Администрации, его заместителей, руководителей структурных подразделений Администрации города, муниципальных предприятий и учреждений (совещания, семинары, встречи с общественностью и т.д.) в рамках своей компетенции.

12. Формирование месячного и полугодового планов работы Администрации города.

13. Осуществление сопровождения официального сайта Управления делами на порталах Администрации города.

14. Обеспечение установленного порядка рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, организации приема граждан главой Администрации, его заместителями, руководителями структурных подразделений Администрации города и другими уполномоченными на то лицами; учет, хранение, анализ предложений, заявлений и жалоб граждан, их передача на рассмотрение должностным лицам Администрации города, контроль за их исполнением.

15. Организация работы приемных главы Администрации города Смоленска, его заместителей, заместителя главы Администрации города - начальника Управления делами, контроль за прохождением корреспонденции в их адрес.

16. Обеспечение подготовки постановлений и распоряжений Администрации города Смоленска в рамках своей компетенции.

17. Обновление базы данных программы награжденных почетными грамотами и благодарственными письмами Администрации города.

18. Обеспечение приобретения, учета, хранения и списания сувенирной продукции.

19. Обеспечение приобретения, учета, хранения и списания материальных ценностей Администрации города.

20. Хозяйственно-техническое обслуживание структурных подразделений Администрации города, не наделенных правами юридических лиц.

21. Организация работы по обеспечению пропускного режима в здании Администрации города.

IV. Права и обязанности Управления делами

1. Управление делами в соответствии с действующим законодательством и для осуществления возложенных на него задач имеет право:

- запрашивать и получать от структурных подразделений Администрации города необходимые сведения и материалы, связанные с деятельностью Управления делами в соответствии с настоящим Положением;

- возвращать на доработку некачественно оформленные документы;

- осуществлять в соответствии с действующим законодательством плановые проверки в структурных подразделениях Администрации города по вопросам, относящимся к компетенции Управления делами, направлять рекомендации и предложения по указанным вопросам;

- в пределах своей компетенции готовить проекты писем, постановлений и распоряжений Администрации города, писем главы Администрации и его заместителей, распоряжений заместителей главы Администрации;

- вносить на рассмотрение руководства Администрации города предложения, проекты правовых актов по вопросам, относящимся к компетенции Управления делами;

- иметь необходимые для исполнения должностных обязанностей справочную и методическую литературу, продукты программного обеспечения, техническое оснащение рабочих мест, включая средства связи, компьютерную технику, оборудование, обеспечивающее сохранность служебной информации и документов.

2. Управление делами в пределах возложенных функций обязано:

- обеспечивать соблюдение законности в своей деятельности и деятельности Администрации города;

- соблюдать установленные сроки рассмотрения документов;

- исполнять поручения главы Администрации в пределах своей компетенции.

V. Ответственность Управления делами

Управление делами несет ответственность за качество и своевременность исполнения возложенных на него задач и функций в соответствии с действующим законодательством.

VI. Организация деятельности Управлением делами

1. Непосредственное руководство деятельностью Управления делами осуществляет заместитель главы Администрации города - начальник Управления делами, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой Администрации.

2. Заместитель главы Администрации города - начальник Управления делами осуществляет исполнительно-распорядительные функции по руководству Управлением делами и несет персональную ответственность за исполнение возложенных на Управление делами задач и функций.

3. Заместитель главы Администрации города - начальник Управления делами:

- без доверенности представляет Управление делами в отношениях с предприятиями и организациями по всем вопросам деятельности в пределах своей компетенции;

- готовит предложения главе Администрации города о приеме на работу сотрудников Управления делами, о применении к ним мер поощрения, о привлечении к дисциплинарной ответственности;

- определяет компетенцию начальников отделов Управления делами; осуществляет контроль за работой отделов, входящих в состав Управления делами;

- издает приказы, подписывает служебную документацию в пределах своих полномочий;

- запрашивает необходимые информационные и аналитические материалы от руководителей структурных подразделений Администрации города;

- привлекает для решения задач Управления делами специалистов иных структурных подразделений Администрации города по согласованию с руководителями этих структурных подразделений;

- выполняет иные функции, необходимые для решения поставленных перед Управлением делами задач, в том числе возложенных на него главой Администрации.

4. В период временного отсутствия начальника Управления делами его обязанности исполняет заместитель начальника Управления делами на основании соответствующего распоряжения Администрации города.

5. Источником финансирования расходов по содержанию Управления делами, а также выполнению его функций являются средства бюджета города Смоленска.

VII. Заключительные положения

Ликвидация и реорганизация Управления делами производится в соответствии с действующим законодательством.

Внесение изменений в настоящее Положение осуществляется на основании распоряжения Администрации города.