Распоряжение Администрации г. Смоленска от 6 июня 2014 г. N 208-р/адм "Об утверждении Положения об архивном отделе Администрации города Смоленска"

В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", руководствуясь Уставом города Смоленска:

1. Утвердить прилагаемое Положение об архивном отделе Администрации города Смоленска.

2. Распоряжение Администрации города Смоленска от 18.02.2011 N 151-р/адм "Об утверждении Положения об архивном отделе Администрации города Смоленска" признать утратившим силу.

3. Комитету по информационным ресурсам и телекоммуникациям Администрации города Смоленска (С.В. Пивоваров) разместить настоящее распоряжение на сайте Администрации города Смоленска.

Глава Администрации города Смоленска

Н.Н. Алашеев

Положение
об архивном отделе Администрации города Смоленска
(утв. распоряжением Администрации города Смоленска от 6 июня 2014 г. N 208-р/адм)

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел Администрации города Смоленска (далее - отдел) является самостоятельным структурным подразделением Администрации города Смоленска без права юридического лица, имеет круглую печать и бланки со своим наименованием и символикой города Смоленска.

1.2. В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральным и областным законодательством, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, а также нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, отдела по работе с архивами Департамента Смоленской области по культуре и туризму, настоящим Положением.

1.3. Отдел в своей деятельности подотчетен главе Администрации города Смоленска и непосредственно подчиняется заместителю главы Администрации города - начальнику Управления делами Администрации города Смоленска.

2. Задачи отдела

Основными задачами отдела являются:

2.1. Обеспечение в пределах своей компетенции сохранности и государственный учет архивных документов.

2.2. Комплектование отдела документами, имеющими для муниципального образования историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение.

2.3. Организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию.

2.4. Создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков, баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

2.5. Осуществление методического руководства архивным делом в структурных подразделениях Администрации города Смоленска, муниципальных предприятиях и учреждениях.

3. Функции отдела

Основными функциями отдела являются:

3.1. Организация в пределах своей компетенции хранения и государственный учет документов.

3.2. Проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.

3.3. Организация работы по предоставлению муниципальных услуг по выдаче архивных справок, архивных выписок, архивных копий.

3.4. Осуществление приема граждан и представителей юридических лиц, информирование заинтересованных лиц о составе и содержании документов, находящихся в отделе, а в случае отсутствия запрашиваемых документов, консультирование об их возможном местонахождении.

3.5. Соблюдение требований конфиденциальности информации, доступ к которой ограничен федеральными законами.

3.6. Проведение в пределах своей компетенции проверок сохранности, правильности оформления дел в структурных подразделениях Администрации города Смоленска, муниципальных предприятиях и учреждениях.

3.7. Рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций-источников комплектования отдела и инструкций по делопроизводству.

3.8. Рассмотрение и представление в отдел по работе с архивами Департамента Смоленской области по культуре и туризму поступивших от организаций описей дел постоянного хранения и по личному составу, документы которых подлежат приему в отдел.

3.9. Развитие и совершенствование архивного дела и делопроизводства, внедрение государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, повышение квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

4. Права отдела

Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:

4.1. Представлять Администрацию города Смоленска по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.

4.2. Вносить на рассмотрение Администрации города Смоленска и отдела по работе с архивами Департамента Смоленской области по культуре и туризму предложения: по развитию архивного дела; улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в отделе; совершенствованию работы архивов и организации документов в делопроизводстве организаций.

4.3. Вносить на рассмотрение Администрации города Смоленска предложения и проекты правовых актов по вопросам архивного дела.

4.4. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории города, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности требований федерального и регионального архивного законодательства.

4.5. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории города, обязательные для исполнения указания по вопросам работы архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых Администрацией города Смоленска и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

5. Ответственность отдела

Отдел несет ответственность за:

5.1. Своевременное и качественное выполнение возложенных на него задач и функций.

5.2. Соблюдение условий обеспечения сохранности документов.

6. Руководство отделом

6.1. Деятельность отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федерального архивного агентства, на основе планов работы, утверждаемых главой Администрации города Смоленска с учетом рекомендаций отдела по работе с архивами Департамента Смоленской области по культуре и туризму.

6.2. Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой Администрации города Смоленска.

6.3. Начальник отдела:

- осуществляет руководство всей деятельностью отдела;

- несет персональную ответственность за выполнение задач и функций, возложенных на отдел;

- распределяет обязанности между работниками отдела;

- обеспечивает соблюдение трудовой дисциплины;

- ведет прием граждан, представителей предприятий, организаций, учреждений;

- отчитывается о работе отдела и состоянии архивного дела перед Администрацией города Смоленска и в установленном порядке - перед отделом по работе с архивами Департамента Смоленской области по культуре и туризму;

- обеспечивает в установленном порядке взаимодействие отдела с другими структурными подразделениями Администрации города Смоленска по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.

7. Заключительные положения

7.1. Внесение изменений в настоящее Положение осуществляется на основании распоряжения Администрации города Смоленска.

7.2. Прекращение деятельности отдела осуществляется в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

7.3. Источником финансирования расходов по содержанию отдела, а также выполнению его функций являются средства бюджета города Смоленска.