Распоряжение Администрации г. Смоленска от 11 марта 2013 г. N 136-р/адм "Об утверждении Положения о порядке ведения личных дел работников Администрации города Смоленска"

В соответствии с Федеральным законом от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела", руководствуясь Уставом города Смоленска:

1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке ведения личных дел работников Администрации города Смоленска (далее - Положение).

2. Администрациям Заднепровского (Ю.А. Новосельцев), Ленинского (С.В. Тихомиров), Промышленного (А.В. Самуйлов) районов города Смоленска руководствоваться данным Положением при ведении личных дел работников администраций.

3. Комитету по информационным ресурсам и телекоммуникациям Администрации города Смоленска (С.В. Пивоваров) разместить настоящее распоряжение на сайте Администрации города Смоленска.

4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя главы Администрации города - начальника Управления делами Администрации города Смоленска Ефремову А.В.

Глава Администрации города Смоленска

Н.Н. Алашеев

Положение
о порядке ведения личных дел работников Администрации города Смоленска
(утв. распоряжением Администрации города Смоленска от 11 марта 2013 г. N 136-р/адм)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральным законом от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела".

1.2. Настоящее Положение определяет порядок комплектования, ведения и хранения личных дел муниципальных служащих, а также работников, не являющихся муниципальными служащими и исполняющих обязанности по техническому обеспечению деятельности Администрации города Смоленска (далее - работники).

1.3. Личные дела работников ведутся Управлением кадров и муниципальной службы Администрации города Смоленска.

1.4. Сведения, содержащиеся в личных делах работников, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации).

1.5. Каждое личное дело имеет индивидуальный регистрационный номер. Ведение нескольких личных дел не допускается.

1.6. Личные дела регистрируются в журнале учета личных дел.

2. Состав документов, включаемых в личное дело

2.1. При формировании личного дела муниципального служащего в него включаются документы, связанные с его поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и увольнением с муниципальной службы.

2.2. К личному делу муниципального служащего приобщаются:

- письменное заявление с просьбой о поступлении на муниципальную службу и замещении должности муниципальной службы;

- собственноручно заполненная и подписанная им анкета установленной формы с приложением фотографии;

- копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

- документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности муниципальной службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

- копия трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые, или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

- копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

- копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

- копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

- копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства;

- медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на муниципальную службу или ее прохождению;

- копии решений о награждении государственными наградами Российской Федерации, Почетной грамотой Президента Российской Федерации, об объявлении благодарности Президента Российской Федерации, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

- сведения о доходах, расходах, имуществе и обязательствах имущественного характера;

- справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданная в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел;

- копии документов о назначении на должность, об освобождении от замещаемой должности, о переводе на иную должность муниципальной службы, о временном замещении муниципальным служащим иной должности муниципальной службы;

- документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности муниципальной службы связано с использованием таких сведений;

- экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;

- аттестационный лист муниципального служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

- копии документов о присвоении классного чина;

- копии документов о поощрении муниципального служащего, о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

- копии документов о включении муниципального служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

- копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении муниципального служащего от замещаемой должности муниципальной службы;

- справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных муниципальным служащим сведений о доходах, расходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении муниципальным служащим ограничений, установленных действующим законодательством.

2.3. К личному делу работника, не замещающего должность муниципальной службы и исполняющего обязанности по техническому обеспечению деятельности Администрации города Смоленска, приобщаются:

- письменное заявление с просьбой о поступлении на работу;

- собственноручно заполненная и подписанная им анкета установленной формы;

- копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

- копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

- копия трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства, или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

- копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

- копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

- копия свидетельства о постановке физического лица на учет в налоговом органе по месту жительства;

- копии документов о приеме на работу, о переводе на другую должность, об освобождении от занимаемой должности;

- экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;

- копии документов о поощрении работника, о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

2.4. В личное дело вносятся также письменные объяснения, если такие объяснения даны работником после ознакомления с документами своего личного дела.

К личному делу работника приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

2.5. Документы, приобщенные к личным делам, располагаются в хронологическом порядке, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.

2.6. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу работников не установленные федеральными законами персональные данные об их политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе профессиональных союзах.

3. Порядок ознакомления с личными делами

3.1. Личные дела работников могут выдаваться для ознакомления главе Администрации города Смоленска, заместителю главы Администрации города - начальнику Управления делами Администрации города Смоленска; заместители главы Администрации города Смоленска могут знакомиться только с личными делами работников курируемых ими структурных подразделений (органов) Администрации города Смоленска; руководители структурных подразделений (органов) Администрации города Смоленска могут знакомиться в Управлении кадров и муниципальной службы Администрации города Смоленска только с личными делами работников соответствующего структурного подразделения (органа).

3.2. При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые, разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

3.3. Работники имеют право на ознакомление со всеми материалами своего личного дела, отзывами о своей деятельности и другими документами до внесения их в личное дело, приобщение к личному делу своих объяснений.

3.4. Работники обязаны своевременно информировать об изменениях своих анкетных данных.

4. Порядок хранения личных дел

4.1. Личные дела уволенных работников хранятся в течение 10 лет в Управлении кадров и муниципальной службы Администрации города Смоленска, после чего передаются в архив.

4.2. При переходе работника в другой муниципальный либо государственный орган личное дело передается в кадровую службу этого органа на основании письменного запроса по акту приема-передачи.