Постановление Главы Администрации Хабаровского края от 18 апреля 1994 г. N 218 "Об утверждении Положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан" (утратило силу)

Постановление Главы Администрации Хабаровского края
от 18 апреля 1994 г. N 218
"Об утверждении Положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан"

ГАРАНТ:

Постановлением Губернатора Хабаровского края от 21 марта 2002 г. N 165 настоящее Постановление признано утратившим силу

В связи со структурными изменениями представительных и исполнительных органов власти и необходимостью приведения в соответствие с новыми требованиями Положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан постановляю:

1. Утвердить Положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в аппарате, комитетах, управлениях, отделах краевой Администрации и администрациях городов и районов края (прилагается).

2. Считать утратившим силу Решение крайисполкома от 26.01.82 N 56 "Положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в отделах и управлениях крайисполкома, подведомственных им предприятиях, учреждениях и организациях, в исполкоме Совета народных депутатов Еврейской автономной области, горисполкомах и райисполкомах края".

Глава Администрации

Хабаровского края

В.И. Ишаев

Утверждено
Постановлением
Главы Администрации
Хабаровского края
от 18 апреля 1994 г. N 218

Положение
о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в аппарате, комитетах, управлениях, отделах краевой администрации, администрациях городов и районов края

1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденным 30 ноября 1981 г. N 463/162/298.

2. Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в аппарате, комитетах, управлениях, отделах краевой администрации, администрациях городов и районов края ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на специально назначенных для этого должностных лиц.

Личную ответственность за состояние делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан несут руководители соответствующих подразделений и служб.

3. Все поступающие в Администрацию края, ее комитеты, управления, отделы, Администрации городов и районов края предложения, заявления и жалобы граждан должны быть приняты, учтены, централизованно зарегистрированы на регистрационно - контрольных Карточках (форма прилагается) в день их поступления.

Конверты к ним сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения предложения, заявления и жалобы, а также в других необходимых случаях.

При личном приеме граждан их письменные и устные предложения, заявления и жалобы также подлежат централизованной регистрации на регистрационно-контрольных карточках.

Регистрационный индекс предложения, заявления, жалобы указывается в регистрационном штампе, место проставления и форма которого определяется ГОСТом 6.39-72. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего предложения, заявления, жалобы (например, Д-401). Регистрационный индекс может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность предложений, заявлений и жалоб граждан.

4. Повторным предложениям, заявлениям и жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационно - контрольной карточки указывается регистрационный индекс первого предложения, заявления, жалобы. В правом верхнем углу повторных предложений, заявлений и жалоб и на регистрационно - контрольных карточках делается отметка "Повторно" и подбирается вся предшествующая переписка.

Повторными следует считать предложения, заявления и жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления, предложения, жалобы истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

Предложения, заявления и жалобы одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в один и тот же государственный орган, на одно и то же предприятие, в учреждение, организацию, учитываются под регистрационным индексом первого предложения, заявления, жалобы с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например, Д-401/1, Д-401/2, Д-401/3).

5. Количество экземпляров регистрационно - контрольных карточек и картотек определяется исходя из необходимости обеспечения учета, справочной работы, контроля за исполнением поручений по предложениям, заявлениям и жалобам и их анализа. Картотеки могут формироваться по расположенным в алфавитном порядке фамилиям лиц, от которых поступили предложения, заявления и жалобы, по тематике вопросов, затронутых в письмах.

В необходимых случаях может вестись алфавитный указатель фамилий граждан, от которых поступили предложения, заявления и жалобы.

6. Контроль за своевременным разрешением предложений, заявлений и жалоб граждан в аппарате краевой Администрации, ее комитетах, управлениях, отделах, Администрациях городов и районов края возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечивать своевременное, правильное и полное рассмотрение писем и исполнение решений, принятых по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

Письма граждан, направленные в комитеты, управления, отделы краевой Администрации, Администрации городов и районов края, требующие сообщить результаты рассмотрения предложения, заявления, жалобы, берутся на особый контроль. В этом случае на всех экземплярах регистрационно-контрольных карточек и на предложениях, заявлениях, жалобах в месте, установленном ГОСТом 6.39-72, проставляется штамп "Контроль" или знак контроля "К".

Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению предложения, заявления, жалобы. Решение о снятии с контроля предложений, заявлений и жалоб граждан принимают руководители и другие должностные лица, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение писем граждан.

7. Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие в Администрацию края, дают руководители и другие уполномоченные должностные лица Администрации края или по их поручению руководители комитетов, управлений, отделов, администраций городов и районов края. Ответ может быть дан в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в регистрационно - контрольной Карточке.

Индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела (по номенклатуре), в которое подшивается переписка по данному вопросу.

Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему законодательству.

8. Руководители или по их поручению другие должностные лица должны систематически анализировать и обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан.

Материалы для анализа и обобщения подготавливают должностные лица, ведущие делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан, и, оформляют их в виде аналитических справок, которые представляются руководителям по итогам работы за прошедший год к 15 января.

Аналитические справки текущего характера, сверки, другая информация составляются по мере необходимости.

9. Предложения, заявления, жалобы граждан должны быть возвращены после их разрешения должностным лицам, ведущим делопроизводство по предложениям, заявлениям, жалобам граждан, со всеми относящимися к ним материалами и экземпляром регистрационно-контрольной карточки для централизованного формирования дела и картотеки; формирование и хранение дел у исполнителей запрещается.

На каждом предложении, заявлении, жалобе после окончательного решения и их исполнения должна быть надпись "В дело" и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.

Предложения, заявления и жалобы граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, а также документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел краевой Администрации и Администраций городов и районов края.

Документы в этих делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое предложение, заявление, жалоба и все документы по их рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного предложения, заявления, жалобы или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.

При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные предложения, заявления и жалобы граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.

Обложка дела должна оформляться в соответствии с ГОСТом 17914-72.

10. Краевая, городские и районные Администрации обеспечивают хранение и использование в справочных и других целях предложений, заявлений и жалоб граждан.

Ответственность за сохранность документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан возлагается на руководителей соответствующих подразделений краевой, городских и районных Администраций и должностных лиц, непосредственно работающих с данной категорией документов.

Сроки хранения документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан определяются утвержденными в установленном порядке перечнями документов, образующихся в деятельности краевой, городских и районных администраций. Как правило, устанавливается пятилетний срок хранения предложений, заявлений и жалоб граждан и документов, связанных с их рассмотрением и разрешением. В необходимых случаях постоянно действующими экспертными комиссиями краевой, городской, районной Администраций может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении наиболее ценных предложений граждан.

Решения экспертных комиссий об увеличении сроков хранения документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан и отборе их для хранения подлежат обязательному утверждению руководителями соответствующих служб.

11. Дела, подлежащие постоянному, а также временному (свыше 10 лет) хранению, передаются в архив через год после завершения делопроизводства по ним. Дела, подлежащие временному хранению (до 10 лет включительно), передаются в архив по усмотрению руководителей соответствующих служб краевой, городских и районных администраций.

По истечении установленных сроков хранения документы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан подлежат уничтожению в порядке, устанавливаемом Государственной архивной службой России.

Приложение
к Положению
о ведении делопроизводства
по предложениям, заявлениям
и жалобам граждан

                                  Форма

                     регистрационно-контрольной карточки

                     (указания по заполнению прилагаются)

   /----------------------------------------------------------------\

   |0229140         Регистрационно - контрольная карточка           |

   |----------------------------------------------------------------|

   |Корреспондент                                                   |

   |(Ф.И.О., адрес, телефон)                                        |

   |----------------------------------------------------------------|

   |Предыдущие обращения от           N          от         N       |

   |----------------------------------------------------------------|

   |Вид документа                                на         л.      |

   |----------------------------------------------------------------|

   |Автор, дата, индекс сопроводительного письма                    |

   |----------------------------------------------------------------|

   |Дата, индекс поступления                                        |

   |----------------------------------------------------------------|

   |Краткое содержание                                              |

   |                                                                |

   |                                                                |

   |                                                                |

   |----------------------------------------------------------------|

   |Ответственный исполнитель                                       |

   |----------------------------------------------------------------|

   |Резолюция                                                       |

   |----------------------------------------------------------------|

   |Автор резолюции                                                 |

   |----------------------------------------------------------------|

   |Срок исполнения                                                 |

   |----------------------------------------------------------------|

   |                                            Формат А 5 (148х210)|

   \----------------------------------------------------------------/

       Оборотная сторона формы регистрационно-контрольной карточки

   /----------------------------------------------------------------\

   |                      Ход исполнения                            |

   |----------------------------------------------------------------|

   |Дата передачи|Исполнитель|Отметка о промежуточном  |Контрольные |

   |на исполнение|           |ответе или дополнительном|отметки     |

   |             |           |запросе                  |            |

   |-------------+-----------+-------------------------+------------|

   |             |           |                         |            |

   |-------------+-----------+-------------------------+------------|

   |             |           |                         |            |

   |-------------+-----------+-------------------------+------------|

   |             |           |                         |            |

   |-------------+-----------+-------------------------+------------|

   |             |           |                         |            |

   |-------------+-----------+-------------------------+------------|

   |             |           |                         |            |

   |----------------------------------------------------------------|

   |Дата, индекс исполнения (ответа)                                |

   |----------------------------------------------------------------|

   |Адресат                                                         |

   |----------------------------------------------------------------|

   |Содержание                                                      |

   |----------------------------------------------------------------|

   |С контроля снял                     Подпись контролера          |

   |----------------------------------------------------------------|

   |Дело                  Том               Листы           Фонд    |

   |                                                        опись   |

   |                                                        дело    |

   |----------------------------------------------------------------|

   |                                                                |

   \----------------------------------------------------------------/

Приложение
к регистрационно-контрольной карточке

Указания
по заполнению регистрационно-контрольной карточки

Лицевая сторона регистрационно-контрольной карточки

Корреспондент - фамилия, имя, отчество, место жительства или работы, телефон заявителя или заявителей, для писем без подписи делается запись - "без подписи".

Предыдущие обращения - даты и регистрационные индексы предыдущих предложений, заявлений и жалоб заявителя.

Вид документа - предложение, заявление или жалоба, поступившие по почте или поданные при личном приеме, и количество листов в них.

Автор, дата, индекс сопроводительного письма - название организации, переславшей предложение, заявление, жалобу.

Дата, индекс поступления - дата поступления предложения, заявления, жалобы (по почте или на личном приеме) и их регистрационные индексы.

Краткое содержание - предложения, заявления, жалобы.

Ответственный исполнитель - наименование организации или структурного подразделения, отвечающего за разрешение предложения, заявления, жалобы.

Резолюция - переносится с документа или записывается на личном приеме.

Автор резолюции - должность, фамилия и инициалы руководителя, автора первой резолюции.

Срок исполнения - указывается в соответствии с резолюцией или сроками исполнения, установленными законодательством. Запись об изменении сроков производится в следующей графе строки с указанием нового срока, должности и фамилии руководителя, принявшего решение о его изменении.

В левом верхнем углу лицевой стороны карточки указывается код РКК /0229140/ по классификатору управленческой документации и код организации, в которой заводится регистрационно - контрольная карточка.

В правом верхнем углу проставляется штамп "Повторно" при регистрации повторных обращений.

Оборотная сторона регистрационно-контрольной карточки

Ход исполнения - графа "Дата передачи на исполнение" - указывается дата вручения документа непосредственному исполнителю;

графа "Исполнитель" - фамилия, инициалы и телефон непосредственного исполнителя (графы заполняются при каждом перемещении документа);

графа "Отметка о промежуточном ответе или дополнительном запросе" - адресат, дата, индекс, краткое содержание промежуточного ответа или запроса;

графа "Контрольные отметки" - отметки о напоминаниях, состоянии исполнения и т.п.

Дата, индекс исполнения - дата и регистрационный индекс документа, содержащего окончательное решение.

Адресат - указываются все адресаты, которым послан документ с окончательным решением.

Содержание - заголовок ответного документа с указанием принятого решения (удовлетворено, отказано, разъяснено).

С контроля снял - должность, фамилия и инициалы руководителя или другого должностного лица, принявшего решение о снятии с контроля предложения, заявления, жалобы.

Подпись контролера - подпись ответственного за контроль по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

Дело ..., том ..., листы ..., - индекс дела по номенклатуре, номер тома и листов (проставляются после завершения разрешения и подшивки в дело).

Фонд ..., опись ..., дело ... - проставляются после сдачи дела в архив.

Размеры карточки рекомендуются А5 (148х210) и А6 (105х148).