Раздел 3 "Функции общего отдела"

3. Функции общего отдела

3.1. Общий отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

- обеспечивает своевременный прием, регистрацию и передачу по назначению входящей документации и отправку исходящей документации;

- осуществляет контроль за правильным оформлением документов при обработке входящей и исходящей документации, за соблюдением требований "Инструкции";

- осуществляет контроль за правильностью оформления Постановлений и Распоряжений Мэра города;

- обеспечивает учет и хранение организационно-распорядительной документации городской Администрации согласно номенклатуре дел в течение установленных сроков;

- разрабатывает и осуществляет мероприятия по контролю за исполнением входящих документов, курирует структурные подразделения Администрации города по этому вопросу;

- организует проверки состояния документационного обеспечения управления в структурных подразделениях Администрации г. Хабаровска; обобщает справки по итогам проверок и доводит их до сведения руководства Администрации; контролирует устранение замечаний;

- обеспечивает размножение рукописных и печатных оригиналов на множительной технике различных систем;

- обеспечивает подготовку документов на заседания коллегии при Мэре г. Хабаровска; постоянных комиссий и городской Думы, стенографирует заседания коллегии, городской Думы, оформляет протоколы и стенограммы этих заседаний;

- осуществляет регистрацию и рассылку Постановлений, Распоряжений Мэра города Хабаровска, решений городской Думы, хозяйственных договоров и доверенностей;

- обеспечивает доставку корреспонденции из Администрации Хабаровского края, Администрации представителя Президента РФ, Законодательной думы Хабаровского края;

- отправляет корреспонденцию (телеграммы, телексы, факсы);

- ведет компьютерный учет поступающей и исходящей корреспонденции;

- вносит предложения по совершенствованию документационного обеспечения управления в структурных подразделениях Администрации города;

- организует семинары для всех работников Администрации по вопросам ведения документационного обеспечения управления, соблюдений требований ГОСТа;

- совместно с архивным отделом разрабатывает формы организационно-распорядительной документации Администрации города, ее структурных подразделений;

- осуществляет заказы на изготовление штампов, печатей, бланков, визитных карточек и другой документации для Хабаровской городской Думы и Администрации города;

- осуществляет подборку постановлений, распоряжений Мэра города, решений городской Думы для выпуска ежемесячного сборника нормативных актов Администрации города Хабаровска и Хабаровской городской Думы; для фирм НЭТ-ДВ, Софтинформбюро;

- ежегодно разрабатывает номенклатуру дел структурных подразделений Администрации города;

- обеспечивает сохранность документов, находящихся в архиве общего отдела;

- осуществляет выдачу копий организационно-распорядительной документации, находящейся в архиве общего отдела;

- организовывает работу по учету и хранению законченных дел, подготовке и сдаче документов постоянного срока хранения в краевой архив в соответствии с установленным порядком;

- участвует в работе центральной экспертной комиссии Администрации города;

- осуществляет контроль за принятыми Постановлениями и Распоряжениями Мэра города по блоку управления делами Администрации города;

- осуществляет закуп бумаги, краски, деталей для множительной техники;

- обеспечивает правильное использование и своевременное проведение профилактического ремонта множительной техники;

- обеспечивает учет и хранение гербовых бланков Администрации города;

- подготавливает к изданию телефонный справочник;

- разрабатывает должностные инструкции работников общего отдела управления делами и контролирует их исполнение;

- участвует в проведении общегородских мероприятий.