Раздел 3 "Функции управления делами Администрации города "

3. Функции управления делами Администрации города

Управление делами в соответствии с возложенными на него задачами:

3.1. Обеспечивает плановый характер работы Администрации. Обобщает предложения отделов и управлений для включения в перспективный план на год и готовит его на утверждение Мэру города.

Ежемесячно анализирует текущие планы работы подразделений Администрации города, обобщает и готовит план общих мероприятий.

На основании предложений отделов и управлений составляет план проведения коллегий при Мэре города на полугодие и представляет его на утверждение Мэру города.

Осуществляет методическую помощь подразделениям Администрации города и городской Думе в вопросах планирования деятельности.

3.2. Организует документационное обеспечение управление Администрации города и городской Думы, осуществляет методическое руководство работой по ведению документационного обеспечения управления в районных Администрациях.

Разрабатывает регламент работы, Положения о порядке подготовки и прохождения документов, инструкцию о делопроизводстве в Администрации города и городской Думе и представляет их на утверждение Мэру города.

3.3. Осуществляет контроль за правильностью оформления и сроками согласования распорядительных актов и иных документов, подготавливаемых отделами и управлениями Администрации на подпись Мэру города.

3.4. В соответствии с установленными правилами и инструкцией по документационному обеспечению управления в Администрации города и Хабаровской городской Думе регистрирует, передает по назначению входящую документацию и поручения Мэра города, контролирует их своевременное исполнение, еженедельно готовит информацию о состоянии этой работы.

3.5. Своевременно доводит до сведения заинтересованных органов и структурных подразделений Администрации, предприятий, организаций, должностных лиц и граждан Постановления и Распоряжения Мэра города, решения городской Думы.

В установленные сроки направляет в государственные органы исполнительной и законодательной власти необходимые документы.

3.6. Составляет сводную номенклатуру дел Администрации, осуществляет экспертизу документов, формирует их в дела, подготавливает и сдает в архив в соответствии с действующими правилами.

3.7. Организует работу по рассмотрению обращений граждан, по приему населения в Администрации города. Обеспечивает оперативное рассмотрение жалоб, заявлений, обобщает содержащиеся в них вопросы. Организует прием граждан по личным вопросам Мэром города, его заместителями, депутатами городской Думы. Ежемесячно анализирует характер обращений, выполнение просьб и гарантий, данных по обращениям, информацию представляет Мэру города.

3.8. Организует и контролирует деятельность по повышению квалификации работников Администрации, по соблюдению правил внутреннего распорядка и должностных инструкций.

3.9. Готовит документы на заседания коллегий при Мэре города и городскую Думу на присвоение звания "Почетный гражданин города Хабаровска".

3.11. Обеспечивает взаимодействие Мэра города с депутатами городской Думы, депутатов - с отделами и управлениями Администрации, с органами управления в районах.

3.12. Обеспечивает взаимодействие Мэра города с партиями, общественно-политическими объединениями.

3.13. Изучает, обобщает и внедряет положительный опыт местного самоуправления, организует обмен опытом и обучение работников аппарата по согласованным Мэром города программам повышения квалификации.

3.14. Обеспечивает подготовку и проведение на территории города выборов, референдумов, оказание содействия избирательным комиссиям.

3.15. Осуществляет организационно-методическую подготовку заседаний коллегии при Мэре города, заседаний городской Думы, совещаний, конференций, собраний и других мероприятий, проводимых руководством Администрации.

3.16. Обеспечивает точное соблюдение законов РФ при регистрации актов гражданского состояния.

3.17. Обеспечивает хозяйственное обслуживание мероприятий, проводимых Администрацией города и городской Думы.

3.18. Отвечает за содержание, разрабатывает предложения по ремонту и реконструкции переданных в оперативное управлений зданий и сооружений, вносит их на утверждение. Осуществляет функции заказчика сметы капитального и текущего ремонта.

3.19. Обеспечивает необходимые условия для работы сотрудников Администрации города и депутатов городской Думы, решает вопросы размещения работников, обеспечивает их канцтоварами, средствами связи и оргтехники, решает вопросы улучшения условий труда работников.

3.20. В установленном порядке обслуживает работников Администрации и депутатов городской Думы легковым автотранспортом.

3.21. Подготавливает смету расходов на содержание аппарата управления по Администрации города. Обеспечивает в пределах утвержденной сметы финансирование деятельности Администрации.

3.22. Осуществляет учет денежных средств, товарно-материальных ценностей, учет исполнения сметы расходов, расчетов по заработной плате, с бюджетом, с дебиторами и кредиторами.

Следит за рациональным и экономным использованием материальных и финансовых средств.

Составляет оперативную, статистическую и бухгалтерскую отчетность по финансово-хозяйственной деятельности.