Приложение N 1. Приложение Положение о порядке организации контроля за исполнением распорядительных и других документов в Администрации города Хабаровска

Приложение N 1
к Постановлению
Мэра г. Хабаровска
от 22 февраля 2000 г. N 265

Положение
о порядке организации контроля за исполнением распорядительных и других документов в Администрации города Хабаровска

1. Термины и понятия, используемые в Положении

Автоматизированная система контроля - контроль за исполнением документов с использованием ПЭВМ и программы "Контроль за исполнением директивных документов".

Внутренний контроль - контроль за исполнением документов вышестоящих органов.

Документы - Постановления, распоряжения и другие документы, материалы, указанные в п. 2.2, подлежащие контролю.

Контроль за исполнением - комплекс мер, направленный на своевременное, полное и качественное исполнение документов, с обобщениями и выводами.

Контрольная карточка - документ, определяющий итоговые и промежуточные сроки исполнения мероприятий, указанных в документах, сроки представления информации в отдел контроля.

Ответственный за исполнение - должностное лицо, на которое возложена обязанность организации работы и контроля по исполнению документа.

Структурное подразделение Администрации города - Администрация района, департамент, комитет, управление, отдел.

Исполнитель - должностное лицо, на которое возложена обязанность по непосредственному исполнению документа.

2. Документы, подлежащие контролю за исполнением

2.1. Необходимость постановки документа на контроль в Администрации города определяет Мэр города, отдел контроля. Заместители Мэра города, руководители структурных подразделений определяют необходимость контроля за документами, поступившими непосредственно в их адрес и собственных документов.

2.2. Документы, подлежащие контролю за исполнением в Администрации города:

- Указы и Распоряжения Президента Российской Федерации, Постановления и Распоряжения Правительства Российской Федерации, Постановления и Распоряжения Главы Администрации Хабаровского края с резолюцией Мэра на них;

- Постановления и Распоряжения Мэра города;

- поручения Мэра города, данные на совещании аппарата управления;

- другие документы, поручения, указания Мэра города, по которым определены конкретные сроки исполнения;

- решения городской Думы, в которых даны поручения Администрации города;

- письма, заявления, жалобы и обращения граждан;

- резолюции Мэра на материалах личного приема руководителей предприятий, учреждений, организаций и граждан;

- входящая корреспонденция предприятий, учреждений и организаций;

- критические материалы в средствах массовой информации, высказанные в адрес Администрации;

2.3. Документы, подлежащие контролю за исполнением в структурных подразделениях Администрации города:

- документы перечисленные в подпункте 2.2;

- собственные документы.

3. Система контроля за исполнением документов

3.1. Общий контроль за исполнением документов в Администрации города осуществляется через отдел контроля Мэром города.

3.2. Контроль за фактическим исполнением документов по срокам возлагается на ответственных за исполнение:

3.2.1. В Администрации города:

- на заместителей Мэра города по своим направлениям деятельности, управляющего делами. Непосредственную работу по контролю за ходом исполнения документов осуществляют консультанты и помощники Мэра города по направлениям деятельности;

- на консультанта Мэра города - за выполнением поручений Мэра города, данных им на совещании аппарата управления;

- на помощника Мэра города по правовым вопросам - за выполнением поручений Мэра города на документах по вопросам взаимодействия с правоохранительными и Административными органами;

- на общий отдел управления делами - за входящую корреспонденцию предприятий, учреждений, организаций;

- на приемную по жалобам - за письмами, жалобами и обращениями граждан, резолюциями Мэра, отданными на личном приеме.

3.2.2. В структурных подразделениях Администрации города - на руководителей этих структурных подразделений.

3.2.3. Контроль за исполнением в Администрации города и ее структурных подразделениях, как правило, должен осуществляться с помощью автоматизированной системы контроля.

3.3. Заместители Мэра города, управляющие делами несут ответственность за координацию, общее состояние работы по контролю, своевременность и полноту исполнения контролируемых документов в подчиненных им структурных подразделениях Администрации города. Определяют исполнителей которые разрабатывают планы мероприятий по исполнению контролируемых документов, представляют их, а также информацию о выполнении контролируемых документов в отдел контроля.

4. Порядок организации контроля за исполнением документов

4.1. Первичная обработка и регистрация документов производится в соответствии с требованиями "Инструкции по документационному обеспечению в Хабаровской городской Думе и Администрации г. Хабаровска".

4.2. Необходимость контроля за исполнением распорядительных документов Мэра города, сроки предоставления информации о выполнении определяются пи подготовки проектов этих документов, о чем указывается в самих документах. Проекты распорядительных документов в обязательном порядке согласовываются с отделом контроля.

4.3. Документы, указанные в пункте 4.2., передаются отделу контроля для постановки их на контроль и оформления контрольной карточки.

4.3.1. Контрольная карточка является неотъемлемым приложением распорядительного документа, поставленного на контроль.

4.4. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях.

4.5. Срок исполнения документа, если он не определен Мэром города, устанавливается в соответствии с требованиями Приложения N 35 "Инструкции по документационному обеспечению в Хабаровской городской Думе и Администрации г. Хабаровска".

4.6. На распорядительные документы, в которых определены длительные сроки исполнения (более одного месяца), ответственный за исполнение (исполнитель) оформляет контрольное дело (паспорт). В дело помещаются: план организационных мероприятий по исполнению документа, информации исполнителей и другие материалы, отражающие ход выполнения документа.

4.6.1. Копия плана организационных мероприятий представляется ответственным за исполнение в отдел контроля непозднее 7 дней с момента подписания распорядительного документа Мэром города. Непредставление в установленный срок плана организационных мероприятий означает задержку исполнения документов.

4.7. Исполнитель в сроки, указанные в плане организационных мероприятий представляет ответственному за исполнение отчетный материал, отражающий ход исполнения документа.

4.8. Ответственный за исполнение в сроки, указанные в контрольной карточке, представляют в отдел контроля на имя Мэра города информацию и отчетные материалы по исполнению документа, отдельного мероприятия с предложениями о снятии документа, мероприятия с контроля. В информации об исполнении должны быть отражены конкретные результаты работы и сроки исполнения. Если документ был адресован для исполнения одновременно нескольким ответственным за исполнение, обобщенную итоговую информацию по исполнению с предложением о снятии с контроля в отдел контроля, на имя Мэра города готовит ответственный за исполнение, указанный первым. Итоговую информацию ответственный за исполнение согласовывает в структурном подразделении готовившим документ.

Непредставление в установленный срок информации и материалов означает задержку исполнения документа.

4.9. При необходимости продления срока исполнения документа в целом ответственный за исполнение, не позднее чем за три дня до истечения установленного срока, представляет в отдел контроля на имя Мэра города мотивированную просьбу по этому вопросу и предложения о новом сроке. В противном случае документ считается неисполненным в срок.

4.9.1. Отдел контроля проводит экспертизу информации об исполнении документов, готовят замечания, предложения, соответствующие проекты распорядительных документов Мэру города.

4.9.2. Мэр города своим решением, в форме резолюции на докладной отдела контроля или принятием распорядительного акта устанавливает новый срок исполнения документа либо снимает его с контроля. Принятое Мэром города решение доводится отделом контроля до всех заинтересованных лиц.

4.9.2.1. Снятие документа с контроля не означает его отмену. Дальнейшая работа и контроль по его исполнению продолжается в структурном подразделении до выхода распорядительного акта о его отмене.

4.9.3. Отработанные распорядительные документы вышестоящих органов снимаются отделом контроля с внутреннего контроля и хранятся до получения из Администрации края подтверждения об их отмене, либо снятии с контроля.

4.9.4. Начальник отдела контроля имеет право принимать решение о продлении срока исполнения отдельных положений документов, не выходя в целом за срок исполнения самого документа.

4.10. Контроль за исполнением документов в общем отделе управления делами осуществляется в соответствии с пунктом N 8 "Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и Администрации г. Хабаровска".

4.11. Контроль за исполнением жалоб, заявлений, предложений граждан в приемной по жалобам Администрации города, структурных подразделениях Администрации города осуществляется в соответствии с Приложением 46 "Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и Администрации г. Хабаровска".

5. Учет и анализ результатов исполнения документов

5.1. Отдел контроля анализирует и обобщает результаты и ход исполнения документов ответственными за исполнение. Результат доводится до сведения Мэра города:

- еженедельно (Приложение N 1 к Положению);

- один раз в вдвое недели (Приложение N 2 к Положению)

- ежемесячно к 10 числу следующего месяца (Приложение N 3 к Положению).

5.2. Ответственный за исполнение на основе анализа представляет в отдел контроля, на имя Мэра города результаты и ход исполнения документов в согласованные отделом контроля сроки. Периодичность и формы отчетов указаны в п. 5.1.

6. Ответственность за исполнение документов

Должностные лица Администрации города, ее структурных подразделений при неисполнении или ненадлежащем исполнении распорядительных документов по ходатайству отдела контроля привлекаются к дисциплинарной ответственности в соответствии с Положением о муниципальной службе в г. Хабаровске, утвержденном решением Хабаровской городской Думы от 28.09.99 г. N 348 и Постановлением Мэра города от 09.07.96 г. N 2306 "О мерах по укреплению дисциплины в системе муниципальной службы".

Управляющий делами Администрации Хабаровского края

Н.Я. Нестеренко