Приложение. Положение о порядке организации контроля за исполнением распорядительных и других документов в администрации города Хабаровска

Приложение

Положение
о порядке организации контроля за исполнением распорядительных и других документов в администрации города Хабаровска
(утв. распоряжением администрации города от 22 мая 2013 г. N 283-р)

1. Термины и понятия, используемые в Положении

В Положении употребляются следующие понятия и определения.

Автоматизированная система контроля - контроль за исполнением документов с использованием специальных компьютерных программ.

Контроль за исполнением - комплекс мер, направленный на обеспечение своевременного, полного и качественного исполнения документов.

Контролирующая структура - контрольное управление, управление Делами (общий отдел, сектор по рассмотрению обращений граждан), осуществляющие постановку документов на контроль и контроль за их исполнением.

Исполнитель - должностное лицо, на которое возложена обязанность по непосредственному исполнению поручения, указанных в документе.

Ответственный исполнитель - должностное лицо, на которое возложена обязанность по исполнению поручения в целом, если исполнителей несколько, обозначенный в контрольной карточке знаком *.

Ответственный за исполнение - должностное лицо, на которое возложена обязанность по контролю за исполнением документа исполнителями и ответственность за полноту и своевременность исполнения контролируемых документов.

Документы - постановления, распоряжения и иные материалы, указанные в п. 2.2. настоящего Положения, подлежащие контролю.

Контрольная карточка - документ, определяющий исполнителей, промежуточные и итоговые сроки предоставления информации по исполнению поручений, указанных в документах.

Структурное подразделение администрации города - департамент, комитет по управлению округом, управление, служба, самостоятельные отделы.

2. Общие положения

2.1. Общий контроль за исполнением документов в администрации города осуществляют контролирующие структуры.

2.2. Документы, подлежащие контролю за исполнением в контрольном управлении:

- указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, постановления и распоряжения Губернатора и Правительства Хабаровского края с резолюцией Мэра города;

- постановления и распоряжения администрации и Мэра города;

- поручения Мэра города, данные на аппаратном совещании;

- поручения Мэра города, данные в ходе объездов;

- поручения Мэра города, данные на проводимых им совещаниях;

- другие поручения, указания Мэра города, по которым определены исполнители;

- решения Хабаровской городской Думы, в которых даны поручения администрации города.

2.3. Документы, подлежащие контролю за исполнением в управлении Делами:

- обращения граждан,

- поручения Мэра города, данные в виде резолюции на материалах личного приема руководителей предприятий, учреждений, организаций и граждан;

- корреспонденция, поступающая от предприятий, учреждений и организаций;

- высказывания в средствах массовой информации, направленные в адрес администрации.

2.4. На контроль могут быть поставлены: весь документ, его отдельный пункт.

2.5. Контроль за исполнением документов, отдельных пунктов документов, поставленных на контроль, осуществляют:

- заместители Мэра города по своим направлениям деятельности;

- советник Мэра города - контроль за исполнением поручений Мэра, изложенных в резолюциях на документах, за ведением протоколов совещаний аппарата управления;

- советник Мэра города по взаимодействию с правоохранительными органами - контроль за выполнением поручений Мэра города по вопросам взаимодействия с правоохранительными органами;

- консультанты и помощники заместителей Мэра города - контроль за своевременным исполнением документов по направлениям деятельности;

- в структурных подразделениях администрации города - руководители этих структурных подразделений.

2.6. Заместители Мэра города, руководители структурных подразделений несут ответственность за своевременность, качество и полноту исполнения контролируемых документов, отдельных пунктов документов.

Консультанты и помощники заместителей Мэра города за своевременность предоставления информации об исполнении.

2.7. Контроль за исполнением документов в контролирующих структурах администрации города осуществляется с помощью автоматизированной системы контроля.

3. Порядок организации контроля за исполнением документов в управлении Делами администрации города

3.1. Организация контроля за исполнением документов производится в соответствии с Регламентом администрации г. Хабаровска, утвержденным распоряжением администрации г. Хабаровска от 11.01.2011 N 6-р и Инструкцией по делопроизводству в аппарате администрации г. Хабаровска, утвержденной распоряжением администрации г. Хабаровска от 14.04.2009 N 250-р.

3.2. Необходимость постановки документа, отдельного пункта документа на контроль в управлении Делами определяют Мэр города, заместитель Мэра - управляющий Делами.

3.3. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;

- по обращениям граждан - в соответствии с Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан РФ" от 02.05.2006 N 59-ФЗ.

- при резолюции руководителя "для предложений", "пояснений" ответственный за исполнение документа готовит предложения, пояснения, информацию на имя руководителя, давшего соответствующее поручение в течение 10 дней. При необходимости срок исполнения поручений может быть продлен по согласованию с советником Мэра города. Срок исполнения резолюции руководителя не должен превышать конечной даты исполнения документа.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий рабочий день.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме (контрольной карточке).

3.4. При необходимости изменения срока исполнения документа исполнитель, ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 2-х дней до истечения этого срока, при этом необходимо направить промежуточный ответ в адрес заявителя, организации, направивших документ.

Продление срока исполнения поручения допускается в исключительных случаях. В этом случае руководители структурных подразделений представляют автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Документы, поступившие на имя Мэра города от прокурора города, края, Губернатора края находятся в общем отделе на особом контроле. Ответы на имя Губернатора, прокурора города, края готовятся за подписью Мэра города.

3.5. Ответственность за исполнение документов, поставленных на контроль, возлагается на должностных лиц, указанных в резолюции Мэра, заместителя Мэра - управляющего Делами.

В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа. Ответственность за исполнение документа несет лицо, указанное в резолюции первым. Ответственный исполнитель отвечает за своевременное и качественное исполнение документа.

Все другие исполнители, перечисленные в резолюции, обязаны в сроки, намеченные ответственным исполнителем, но не позже чем за 2 дня до истечения окончательного срока исполнения документа представить все необходимые материалы и сведения, принимать участие в организации исполнения документа.

Исполнение документа предусматривает: изучение существа вопроса, сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись, отправку адресату.

3.6. Снятие документа с контроля оформляется отметкой о его исполнении и направлении в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата;

подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.7. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

3.8. Проекты постановлений, рассмотренные на заседании коллегии при Мэре города, дорабатываются в 10-дневный срок ответственными за подготовку вопросов (если на заседании коллегии не установлен иной срок), и с визами начальника контрольного управления администрации города, начальника юридического управления администрации города, заместителя Мэра, курирующего данный вопрос, на отдельном листе они сдаются в общий отдел для предоставления на подпись Мэру города.

3.9. Управление Делами 2 раза в месяц готовит сводные данные о ходе исполнения документов, стоящих на контроле, к аппаратному совещанию Мэра города, ежемесячно до 5 числа представляет информацию об исполнительской дисциплине муниципальных служащих председателю комиссии по премированию муниципальных служащих.

Отметка "В дело" свидетельствует о том, что работа с документом закончена.

4. Порядок организации контроля за исполнением документов в контрольном управлении администрации города

4.1. Необходимость постановки документа, отдельного пункта документа на контроль определяют Мэр города, начальник контрольного управления администрации города.

4.2. При подготовке проектов правовых актов администрации и Мэра города определяются ответственный за исполнение и сроки исполнения документа, о чем указывается в самих документах.

4.3. Документы, указанные в п. 2.2. настоящего Положения, передаются в контрольное управление для определения необходимости постановки их на контроль и оформления контрольной карточки.

4.4. Контрольная карточка в обязательном порядке прилагается к документу, поставленному на контроль.

4.4.1. В контрольной карточке указываются: пункты (поручения), подлежащие контролю; сроки исполнения пунктов (поручений) документа; сроки исполнения документа в целом; ответственный за исполнение; исполнители (ответственные исполнители); сотрудник контролирующей структуры, осуществляющий контроль за исполнением документа.

4.4.2. При возложении обязанности по непосредственному исполнению документа или одного из его пунктов на руководителей муниципальных предприятий, учреждений, в контрольной карточке указывается

руководитель структурного подразделения, которому подведомственны данные муниципальные предприятия, учреждения.

4.4.3. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях с даты его подписания (утверждения). Конечная дата исполнения указывается в тексте документа.

4.4.4. Срок исполнения поручения, если он не определен в документе, устанавливается в один месяц.

4.5. На распорядительные документы сотрудник контрольного управления, осуществляющий контроль за исполнением документа, оформляет контрольное дело. В дело помещаются: копия распорядительного документа, контрольная карточка, информации исполнителей и другие материалы, отражающие ход выполнения документа.

4.6. Поставленный на контроль документ вместе с контрольной карточкой не позднее следующего дня с момента поступления возвращается в общий отдел для рассылки ответственному за исполнение и исполнителям, указанным в контрольной карточке. Копия документа с контрольной карточкой возвращается в контрольное управление.

4.7. При подготовке информации по исполнению поручений документа необходимо указывать сведения о наименовании, номере и дате принятия документа, пункте поручения и его содержании.

4.8. Датой исполнения поручения или документа является дата регистрации поступившей информации в контрольное управление.

4.9. Не допускается предоставление в контрольное управление отчетов об исполнении поручений протоколов совещаний, объездов, а также муниципальных правовых актов, снятых с контроля или не находящихся на контроле.

4.10. Порядок исполнения и снятия с контроля муниципальных правовых актов (далее МПА):

4.10.1. Исполнители:

- направляют информацию по исполнению на имя ответственного за исполнение, копию представляют в контрольное управление.

- если в контрольной карточке указан ответственный исполнитель, исполнители направляют информацию на имя ответственного исполнителя за 2 дня до указанного срока в контрольной карточке.

4.10.2. Ответственный исполнитель:

- направляет обобщенную информацию по исполнению на имя ответственного за исполнение, копию представляют в контрольное управление.

4.10.3. При необходимости продления срока исполнения отдельного пункта МПА, своевременно представляют (в порядке пп. 4.10.1.

4.10.2.) мотивированные предложения ответственному за исполнение о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Копию информации с резолюцией ответственного за исполнение представляют в контрольное управление.

4.10.4. Если поручение дано ответственному за исполнение, он предоставляет информацию по исполнению или продлению поручения на имя Мэра города.

4.10.5. Ответственный за исполнение:

- снимает пункт МПА с контроля при его исполнении;

- продлевает сроки исполнения отдельных пунктов в пределах срока действия МПА;

- представляет в установленные сроки служебную записку Мэру города о выполнении МПА, продлении срока исполнения отдельных пунктов, выходящих за пределы действия МПА.

4.10.6. Мэр города своим решением в форме резолюции на информации, представленной ответственным за исполнение, снимает МПА с контроля либо устанавливает новый срок его исполнения. О принятом Мэром города решении ответственный за исполнение ставит в известность контрольное управление и всех заинтересованных лиц в 2-дневный срок.

4.10.7. Контрольное управление готовит проект распоряжения администрации города о снятии с контроля МПА.

4.10.8. Снятие МПА с контроля не означает его отмену. Дальнейшую работу и контроль за его исполнением осуществляет ответственный за исполнение.

4.11. Порядок исполнения и снятия с контроля поручений Мэра города, данных на аппаратном совещании, на объездах и на совещаниях при Мэре города:

4.11.1. Исполнители направляют информацию по исполнению поручения на имя Мэра города, копию представляют в контрольное управление.

4.11.2. Если обязанность за исполнение поручения возложена на руководителя структурного подразделения, информация согласовывается с заместителем Мэра города, курирующим данное структурное подразделение.

4.11.3. Если в контрольной карточке указан ответственный исполнитель, исполнители направляют информацию по исполнению поручения на имя ответственного исполнителя за 2 дня до указанного срока.

4.11.4. Ответственный исполнитель направляет обобщенную информацию по исполнению поручения на имя Мэра города, копию представляет в контрольное управление.

4.11.5. При необходимости продления исполнения поручения на срок, не превышающий один месяц, информация о продлении с обоснованием причин направляется (в порядке пп. 4.11.1. - 4.11.4.) в контрольное управление.

4.11.6. При повторном продлении поручения или продлении поручения на срок более 1 месяца мотивированное обоснование направляется (в порядке пп. 4.11.1.-4.11.4.) Мэру города для согласования нового срока исполнения. Копия информации с резолюцией Мэра города представляется в контрольное управление.

4.12. Результат исполнения документов, поставленных на контроль, контрольное управление представляет Мэру города в соответствии с п. 11 ст. 18 Регламента администрации города Хабаровска, утвержденного распоряжением администрации города Хабаровска от 11.01.2011 N 6-р.