Постановление Законодательной Думы Хабаровского края от 27 ноября 2002 г. N 532 "О Проекте закона Хабаровского края "О порядке ведения личных дел государственных служащих государственной службы Хабаровского края"

Хабаровского края

Ю.И. Оноприенко

Вносится депутатом
Законодательной Думы
Хабаровского края
А.А. Петровым

Проект

Закон Хабаровского края
от 27 ноября 2002 г. N___
"О порядке ведения личных дел государственных служащих государственной
службы Хабаровского края (первое чтение)"

Настоящий Закон в соответствии с Федеральным законом "Об основах государственной службы Российской Федерации", Кодексом Хабаровского края о государственной и муниципальной службе устанавливает порядок ведения личных дел государственных служащих государственной службы Хабаровского края.

Статья 1. Общие положения

1. Сведения о государственном служащем государственной службы Хабаровского края (далее - государственный служащий), прохождении им государственной службы содержатся (отражаются) в личном деле государственного служащего.

2. При поступлении гражданина на государственную службу личное дело оформляется после издания распоряжения (приказа) руководителя органа государственной власти Хабаровского края (далее - край) либо иного государственного органа, образованного в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Уставом края (далее - государственные органы), о его назначении на государственную должность государственной службы.

3. Сбор и внесение в личные дела государственных служащих сведений об их политической и религиозной принадлежности, о частной жизни запрещается.

4. Сведения, содержащиеся в личном деле государственного служащего, являются конфиденциальными, за исключением сведений, подлежащих опубликованию в соответствии с действующим законодательством.

5. Государственный служащий имеет право на ознакомление со всеми материалами своего личного дела, с отзывами о своей деятельности и другими документами до внесения их в личное дело, а также на приобщение к личному делу своих объяснений, если такие объяснения сделаны им после ознакомления с документами своего личного дела.

6. Ведение личных дел государственных служащих осуществляется кадровой службой соответствующего государственного органа.

Ведение нескольких личных дел одного государственного служащего не допускается.

7. В обязанности кадровой службы входит:

1) оформление, ведение личных дел;

2) приобщение документов, перечисленных в статье 2 настоящего закона, к личным делам государственных служащих;

3) внесение изменений в учетные данные государственных служащих;

4) обеспечение сохранности и учета личных дел государственных служащих;

5) обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах государственных служащих;

6) ознакомление государственных служащих с документами их личных дел не реже одного раза в год, а также по их просьбе в иных случаях, предусмотренных действующим законодательством.

8. Работники кадровой службы государственного органа могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах, и за иные нарушения порядка ведения личных дел государственных служащих, установленного настоящим законом.

Статья 2. Формирование личного дела государственного служащего

1. К личному делу государственного служащего приобщаются:

1) заявление о поступлении на государственную службу;

2) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной государственной должности государственной службы (если гражданин принят на государственную службу по результатам конкурса) либо испытания, если таковое устанавливалось;

3) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

4) копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации, наличие ученой степени или ученого звания, если таковые имеются;

5) копии распоряжений (приказов) о назначении лица на государственную должность государственной службы, об освобождении лица от замещаемой должности, а также о переводе лица на другую должность;

6) копии решений о присвоении государственных наград, присуждении почетных и специальных званий, государственных премий, если таковые имеются;

7) медицинское заключение установленной формы;

8) сведения, сообщенные гражданином о себе при поступлении на государственную службу, по форме, установленной Президентом Российской Федерации;

9) сведения о доходах государственного служащего и об имуществе, принадлежащем ему на праве собственности;

10) информация о начале проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданином при поступлении на государственную службу, а также проверки сведений о соблюдении государственным служащим ограничений, установленных действующим законодательством, сообщенная ему под расписку;

11) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей государственной службы связано с использованием таких сведений;

12) данные об ознакомлении государственного служащего с документами его личного дела;

13) аттестационный лист и отзыв на него;

14) копии решений о присвоении лицу квалификационного разряда (классного чина), воинского или специального звания;

15) копии решений о поощрении государственного служащего, а также копии решений о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

16) Анкета (Приложение 1);

17) Послужной список (Приложение 2);

18) трудовой договор с государственным служащим;

19) иные документы, предусмотренные действующим законодательством. В личное дело вносятся также письменные объяснения государственного служащего, если такие объяснения сделаны им после ознакомления с документами своего личного дела.

2. Документы, приобщенные к личным делам государственных служащих, нумеруются, к личному делу прилагается Опись (Приложение 3). Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в порядке поступления. Листы описи документов на нескольких листах нумеруются отдельно.

3. Документы личного дела помещаются в твердую обложку, титульный лист которой содержит запись установленного образца в соответствии с требованиями ГОСТа 17914-72 "Обложки дел для длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования" (Приложение 4).

4. Все поступающие в личное дело государственного служащего документы располагаются в хронологическом порядке.

5. Документы, не имеющие отношения к характеристике государственного служащего, группируются отдельно от личных дел.

Статья 3. Требования к оформлению документов, составляющих личное дело государственного служащего

1. Анкета содержит перечень вопросов о биографических данных государственного служащего, об образовании, о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, пребывании за границей, об участии в работе выборных органов, о близких родственниках, об отношении к воинской обязанности и другие вопросы согласно Приложению 1 к настоящему Закону.

Анкета заполняется собственноручно гражданином, поступающим на государственную службу. Ответы на все вопросы анкеты даются в строгом соответствии с теми записями, которые содержатся в личных документах гражданина, поступающего на государственную службу. Сокращения, прочерки, исправления и помарки не допускаются.

Полнота заполнения анкеты, правильность указанных в ней сведений и соответствие документам, предъявленным гражданином, поступающим на государственную службу, проверяется работником кадровой службы государственного органа.

Анкета подписывается гражданином, поступающим на государственную службу, после соответствующей сверки работником кадровой службы государственного органа внесенных в анкету сведений.

2. Послужной список содержит сведения о трудовой деятельности и ее изменениях, касающихся периода после заполнения анкеты государственным служащим.

Послужной список ведется на протяжении всего периода прохождения государственным служащим государственной службы.

Послужной список составляется кадровой службой государственного органа на основании документов, подтверждающих сведения, вносимые в послужной список.

Внесение в послужной список данных, не предусмотренных его формой, не допускается.

По окончании прохождения государственным служащим государственной службы послужной список подписывается руководителем (работником) кадровой службы соответствующего государственного органа и заверяется печатью кадровой службы этого государственного органа.

С оформленным послужным списком государственный служащий знакомится под расписку.

3. В случае изменения данных, содержащихся в личном деле государственного служащего, государственный служащий обращается в кадровую службу государственного органа с письменным заявлением и документами, подтверждающими указанные изменения.

4. При составлении и последующем ведении послужного списка:

1) в разделе 7 в хронологическом порядке производятся записи о перемещениях по государственной службе с указанием даты назначения на государственную должность государственной службы и освобождения от государственной должности государственной службы, места государственной службы, основания внесения записи.

Основаниями для внесения записей в раздел 7 являются распоряжения (приказы) руководителя соответствующего государственного органа.

При прекращении государственной службы в раздел 7 послужного списка вносится запись об основании прекращения государственной службы;

2) в разделе 8 отражаются результаты конкурса на замещение вакантной государственной должности государственной службы, испытания при назначении на государственную должность государственной службы.

Сведения о результатах конкурса, испытания, аттестаций записываются в строгом соответствии с принятыми решениями;

3) раздел 9 содержит сведения о сдаче государственным служащим государственных квалификационных экзаменов и результатах аттестации для присвоения квалификационных разрядов;

4) раздел 10 содержит сведения о присвоении государственному служащему знаков отличия Российской Федерации, почетного звания Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и бывшего Союза ССР, иностранных государств, о награждении государственного служащего государственными наградами Российской Федерации и иных поощрениях;

5) раздел 11 содержит сведения о заболеваниях или потере трудоспособности, связанных с исполнением государственным служащим должностных обязанностей при прохождении им государственной службы;

6) раздел 12 содержит сведения о выездах за границу в служебные командировки в период прохождения государственной службы с указанием цели поездки;

7) раздел 13 содержит данные о работе государственного служащего на выборных должностях.

5. Копии документов об образовании, распоряжений (приказов), иных документов, помещаемых в личное дело государственного служащего, должны иметь отметку об их заверении.

Вместо копии распоряжения (приказа) в личное дело может быть помещена выписка из него.

6. Вопросы оформления иных документов, составляющих личное дело государственного служащего и перечисленных в части 1 статьи 2 настоящего Закона, регулируются в соответствии с нормами действующего законодательства.

Статья 4. Учет и хранение личных дел

1. Учет личных дел производится в Инвентарной книге (Приложение 5). Порядковый номер личного дела на титульном листе обложки личного дела соответствует номеру в инвентарной книге.

Не реже одного раза в два года производится сверка наличия личных дел с записями в инвентарной книге и проверка состояния личных дел, о чем составляется соответствующий акт.

2. Личные дела могут выдаваться для ознакомления кругу должностных лиц, определяемому распоряжением (приказом) руководителя государственного органа.

3. Запись о выдаче личного дела для ознакомления производится в Контрольной карточке (Приложение 6). При возвращении личного дела в контрольной карточке указывается дата его возвращения.

4. При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, изымать из личного дела имеющиеся в нем документы или помещать новые, разглашать сведения, содержащиеся в документах личного дела.

5. Временное изъятие документов из личного дела может быть произведено в исключительных случаях руководителем (работникам) кадровой службы государственного органа по указанию руководителя этого государственного органа.

Вместо изъятого документа в личное дело вкладывается справка с указанием причин изъятия документа и визой руководителя государственного органа, давшего указание на изъятие документа.

Сведения о дате и причинах изъятия документа вносятся в графы 5, 6 Описи документов, имеющихся в личном деле государственного служащего.

6. При переводе государственного служащего в другой государственный орган на другую государственную должность его личное дело передается по новому месту замещения государственной должности по адресу, указанному государственным служащим, не позднее 5 календарных дней со дня издания распоряжения (приказа) о переводе.

При прекращении государственной службы личное дело государственного служащего хранится кадровой службой соответствующего государственного органа в течение 10 лет со дня его освобождения от должности, после чего по описи передается в архив.

Запись о снятии с учета личного дела государственного служащего производится в инвентарной книге и контрольной карточке.

7. При передаче личного дела в другой государственный орган или на архивное хранение в конце дела подшивается лист - заверитель дела (Приложение 7), в котором указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, а также физическое состояние дела. Заверительная надпись производится работником кадровой службы государственного органа, ответственным за ведение личных дел.

В описи документов производится итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов описи документов. Опись документов подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления итоговой записи.

8. Личные дела государственных служащих хранятся в кадровых службах соответствующих государственных органов.

Для хранения личных дел используются сейфы или специальные шкафы.

Статья 5. Порядок вступления в силу настоящего закона

1. Настоящий закон вступает в силу через десять дней после его официального опубликования.

2. Руководителям государственных органов обеспечить приведение личных дел государственных служащих в соответствие с настоящим Законом.

Председатель Законодательной Думы

Хабаровского края

Ю.И. Оноприенко

Приложение 1
к Закону
Хабаровского края
от_____________ N___

Анкета

                      (заполняется собственноручно)   /--------------\

                                                      |  Место для   |

                                                      | фотокарточки |

                                                      |              |

                                                      \--------------/

 1. Фамилия_____________________________________________

    Имя_________________________________________________

    Отчество____________________________________________

2. Если изменяли фамилию, имя или отчество, то укажите их, а также когда, где и по какой причине изменяли
3. Год, число, месяц и место рождения (село, деревня, город, район, область, край, республика)
4. Гражданство (если изменяли, то укажите когда и по какой причине)
5. Образование, когда и какие образовательные учреждения окончили, номера дипломов. Специальность (по диплому) Квалификация (по диплому)
6. Ученая степень, ученое звание, когда присвоены, номера дипломов
7. Какими иностранными языками и языками народов Российской Федерации владеете и в какой степени (читаете и можете объясняться, владеете свободно)
8. Были ли за границей, где, когда и с какой целью

     9. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая  учебу

в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу, работу

по совместительству, предпринимательскую деятельность и т.п.)*.

Месяц и год		Должность с указанием учреждения, организации, предприятия (независимо от формы собственности и организационно-правовой формы)	Местонахождение учреждения, организации, предприятия
поступления	ухода

     * При заполнении данного  пункта  необходимо  именовать  учреждения,

организации и предприятия так, как они назывались в свое  время,  военную

службу записывать с указанием должности и номера воинской части.

     10. Ваши близкие родственники (жена, муж, дети, отец, мать,  братья,

сестры).

Степень родства	Фамилия, имя, отчество	Год, место рождения	Место работы, должность	Адрес места жительства

     11. Отношение к воинской обязанности и воинское звание

     12. Домашний адрес и номер телефона

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

________Р/-\ /-\____________________________________________________________

         \-/ \-/

     13. Паспорт или документ, его заменяющий _______/-\ /-\1________________

                                                     \-/ \-/

____________________________________________________________________________

                        (номер, кем и когда выдан)

     14. Дополнительные  сведения  (государственные  награды,  поощрения,

работа  на  выборных  должностях,  а  также  другая  информация,  которую

оформляемый желает сообщить о себе)

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

___________________г.                         Подпись___________________

(дата заполнения)

__________________________________________________________

(подпись, фамилия работника кадровой службы)

М.П.

____ _________________________

г.

Председатель Законодательной Думы

Хабаровского края

Ю.И. Оноприенко

Приложение 2
к Закону
Хабаровского края
от_______________ N___

Послужной список

 Фамилия_______________ Имя ______________ Отчество_______________________

/-\ /-\1

\-/ \-/ ________

	Основание внесения записи (дата, номер документа)
1. Квалификационный разряд
2. Образование: среднее профессиональное, высшее профессиональное, послевузовское профессиональное
3. Какое образовательное учреждение и когда окончил, специальность (указывается полное название образовательного учреждения и год его окончания; специальность указывается в соответствии с дипломом о среднем профессиональном образовании или высшем профессиональном образовании)
4. Какими иностранными языками и языками народов Российской Федерации и в какой степени владеете: (читает и переводит со словарем, читает и может объясняться, владеет свободно)
5. Ученая степень и ученое звание, когда и кем присвоены:
6. Повышение квалификации: (где и когда проходил)

     7. Данные о государственной службе:

С какого времени | По какое время| Замещаемая |Место службы | Основание (число, месяц, год) | (число, месяц,| государственная|(наименование | внесения на государствен- | год) на госу- | должность |государственного| записи (дата, ной службе | дарственной | государствен- |органа и его | номер | службе | ной службы |структурного | документа) | | |подразделения) | --------------------+----------------+----------------+----------------+--------------

     8.  Данные   о   прохождении   конкурса   на   замещение   вакантной

государственной должности государственной службы, испытания при замещении

государственной должности государственной службы.

Основание проведения конкурса, испытания |Выводы по результатам конкурса, испытания -----------------------------------------+------------------------------------------

     9. Результаты сдачи государственных квалификационных  экзаменов  или

аттестации для присвоения квалификационных разрядов:

Время проведения | По какому |Результаты государственного квалификационного экзамена,|квалификационному разряду|квалификационного экзамена аттестации | | или аттестации ---------------------------+-------------------------+----------------------------

     10. Сведения о поощрениях государственного служащего:

Чем награжден (поощрен) и за что | Основание (наименование документа, | кем издан, дата и номер) ----------------------------------+--------------------------------------

     11. Сведения о  травмах  государственных  служащих,  полученных  при

прохождении государственной службы:

Характер травм | Год ------------------+--------------------

     12. Пребывание за границей в служебных командировках:

Где и с какой целью | С какого времени |По какое время | (число, месяц, год) |(число, месяц, год) --------------------+------------------------+---------------------

     13.  Данные  о  работе  государственного   служащего   на   выборных

должностях:

Наименование органа | Дата избрания (число,| Дата прекращения полномочий | месяц, год) | (число, месяц, год) ---------------------+----------------------+-----------------------------

 Руководитель (работник) кадровой службы____________________________________

                                       (наименование государственного органа)

_________________

_________________    _________________    _________________

(должность)           (подпись)             (Ф.И.О.)

Место печати

Расписка в подтверждении    Дата        г.____________

правильности записанных     Дата        г.____________

сведений                    Дата        г.____________

                            Дата        г.____________

Председатель Законодательной Думы

Хабаровского края

Ю.И. Оноприенко

Приложение 3
к Закону
Хабаровского края
от_____________ N____

Опись
документов, имеющихся в личном деле N____ ____________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

N п/п	Наименование документа	Дата включения документа в личное дело	Количество листов	Дата изъятия документа	Кем изъят документ и по какой причине
1	2	3	4	5	6

Итого _________________________________ документов, хранящихся в личном деле

           (цифрами и прописью)

Количество листов описи____________________________________________

                               (цифрами и прописью)

_________________________        ____________         _____________

(наименование должности)          (подпись)            (Ф.И.О.)

Дата__________________________ г.

Председатель Законодательной Думы

Хабаровского края

Ю.И. Оноприенко

Приложение 4
к Закону
Хабаровского края
от____________ N___

Личное дело
государственного служащего государственной службы Хабаровского края _______________________________

(фамилия)

_______________________________

(имя, отчество)

                            Личное дело N____

	______________________________________________________ (название учреждения и структурного подразделения) ____________Дело N _______________________Том N _____________
	(заголовок дела)
	(год)
	____________________ на лист.____________
			Ф. N ______________ Оп. N ______________ Д. N ______________		Хранить_______

Председатель Законодательной Думы

Хабаровского края

Ю.И. Оноприенко

Приложение 5
к Закону
Хабаровского края
от____________ N ___

Инвентарная книга
по учету личных дел государственных служащих государственной службы
Хабаровского края -----------------------------------------

(наименование государственного органа)

                  Начата "_____________"_____________ г.

                Окончена "_____________" ______________ г.

N личного дела

Фамилия, имя, отчество

Дата поступления

Отметка о снятии с учета

Председатель Законодательной Думы

Хабаровского края

Ю.И. Оноприенко

Приложение 6
к Закону
Хабаровского края
от____________ N____

Контрольная карточка

 Личное дело N _____________

 Фамилия _________________________________________________

 Имя______________________________________/-\ /-\ _____________

                                          \-/ \-/

 Отчество__________________________________________

                      Отметка о выдаче личного дела

Дата выдачи	Кому выдано	Расписка в получении	N телефона	Дата возврата

_________________W/--\_________________                      _______________

                  \--/

_________________________________

(должность лица, заполнившего карточку)      (подпись)       (Ф.И.О.)

__________________________________________________________________

                 (оборотная сторона контрольной карточки)

Личное дело выдано (передано на хранение)_________________________

__________________________________________________________________

              (наименование государственного органа, архива)

Дата отправки личного дела "_____ " _____________________ г.

_________________________________P/--\ ______________P/--\А  ______________

                                  \--/                \--/

(должность лица, заполнившего карточку) (подпись)              (Ф.И.О.)

Председатель Законодательной Думы

Хабаровского края

Ю.И. Оноприенко

Приложение 7
к Закону
Хабаровского края
от______________ N ____

Лист - заверитель дела N___

 В дело подшито (вложено) и пронумеровано______________________

_________________________________________________________листов

                           (цифрами и прописью)

 в том числе: литерные листы____________________________________

 пропущенные номера ____________________________________________

 листов описи документов _______________________________________

Особенности физического состояния | и формирования дела | Номера листов ----------------------------------------+---------------------

_____________________________________________________  _______________  _______________

(должность лица, составившего заверительную надпись)       (подпись)      (Ф.И.О.)

Дата _____________

Председатель Законодательной Думы

Хабаровского края

Ю.И. Оноприенко

Пояснительная записка
к Проекту закона Хабаровского края "О порядке ведения личных дел
государственных служащих государственной службы Хабаровского края"

Проект закона Хабаровского края "О порядке ведения личных дел государственных служащих государственной службы Хабаровского края" разработан в соответствии со статьей 8 Федерального закона "Об основах государственной службы Российской Федерации", согласно которой порядок ведения личных дел государственных служащих осуществляется в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами субъекта Российской Федерации.

Целью законопроекта является установление единообразия при ведении личных дел государственных служащих Хабаровского края.

В данном Законопроекте законодательно закреплен порядок формирования, требования к оформлению, учету и хранению основного документа учета государственных служащих - личному делу.

При разработке законопроекта использовались Положения Указа Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 года N 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы" и аналогичные законы субъектов Российской Федерации.

Законопроект структурно состоит из пяти статей и семи приложений к закону, в которых даны образцы документов кадрового делопроизводства.

Депутат Законодательной Думы

Хабаровского края

А.А. Петров