Постановление Главы Администрации Хабаровского края от 18 октября 2001 г. N 441 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в Администрации города, района Хабаровского края" (с изменениями и дополнениями) (утратило силу)

Постановление Главы Администрации Хабаровского края
от 18 октября 2001 г. N 441
"Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в Администрации города, района Хабаровского края"
(с изменениями от 14 декабря 2001 г.)

ГАРАНТ:

Постановлением Губернатора Хабаровского края от 23 января 2008 г. N 8 настоящее постановление признано утратившим силу

В целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов в органах местного самоуправления постановляю:

1. Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в Администрации города, района Хабаровского края (далее - Примерная инструкция).

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Хабаровского края от 14 декабря 2001 г. N 518 пункт 2 настоящего постановления изложен в новой редакции, вступающей в силу со дня подписания названного постановления

См. текст пункта в предыдущей редакции

2. Рекомендовать главам муниципальных образований городов и районов края до 1 января 2002 г. на основе Примерной инструкции разработать и утвердить инструкцию по делопроизводству применительно к конкретному городу, району.

3. Признать утратившим силу Постановление Главы Администрации края от 9 июля 1992 г. N 317 "Об утверждении Примерной инструкции о делопроизводстве в Администрации города, района Хабаровского края".

4. Контроль за выполнением настоящего Постановления возложить на управление по делам архивов Администрации края (Шевчик Т.А.).

5. Настоящее Постановление вступает в силу со дня его подписания.

Глава Администрации Хабаровского края

В.И. Ишаев

Примерная инструкция
по делопроизводству в Администрации города, района Хабаровского края
(утв. постановлением Главы Администрации Хабаровского края от 18 октября 2001 г. N 441)

Одобрено ЭПМК управления по делам архивов Администрации Хабаровского края Протокол от 13 марта 2001 г. N 3

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) является нормативным документом, определяющим единый порядок ведения делопроизводства в Администрации города, района (далее - Администрация) в соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ, Государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30-97) "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и изменением N 1 ГОСТ Р 6.30-97.

1.2. Инструкция устанавливает порядок приема, учета, оформления, размножения (тиражирования) документов, создания научно-справочного аппарата к ним, классификации и индексации, составления номенклатуры и формирования дел, экспертизы научной и практической ценности, подготовки дел к сдаче в ведомственный архив.

1.3. Положения инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами электронно-вычислительной техники (ЭВТ), машиночитаемыми и другими.

1.4. Соблюдение правил ведения делопроизводства является обязательным для муниципального служащего Администрации. Ответственность за соблюдение правил ведения делопроизводства возлагается на управляющего делами Администрации.

1.5. К Инструкции прилагаются формы и образцы документов, применяемых в Администрации (протокол, постановление, распоряжение, письма, информация), учетно-регистрационные формы (журналы регистрации входящих и исходящих документов, номенклатура дел, описи дел), справочно-методический материал.

1.6. Настоящая Инструкция распространяется на служебные документы несекретного характера.

Порядок работы с секретными документами и документами с грифом "Для служебного пользования" устанавливаются специальными инструкциями.

2. Подготовка служебных документов

2.1. Документирование управленческой деятельности Администрации.

2.1.1. Управленческая деятельность Администрации выражается посредством издания нормативных правовых актов.

Основными нормативными правовыми актами Администрации являются постановления и распоряжения главы муниципального образования. Они действуют на территории города, района и обязательны для исполнения всеми предприятиями, учреждениями, организациями, должностными лицами независимо от ведомственной принадлежности и гражданами.

Составление и оформление постановлений, распоряжений, протоколов заседаний коллегии должно отвечать требованиям ГОСТ Р 6.30-97, обеспечивать их юридическую полноценность и последующее использование.

2.1.2. Постановление - правовой акт Главы города, района, принимаемый в целях разрешения наиболее важных и принципиальных вопросов полномочий местной Администрации (Приложение 1).

Распоряжение - правовой акт Главы города, района, издаваемый в целях разрешения оперативных вопросов (Приложение 2).

2.1.3. Протокол - документ, который фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседании коллегии при Главе города, района (Приложение 3).

2.1.4. Постановления, распоряжения обязательно должны иметь заголовок.

2.1.5. Постановления и распоряжения, изданные на основе документов вышестоящих органов власти и управления, должны содержать ссылку на них с указанием наименования документа, его даты, номера и заголовка.

2.1.6. Текст постановления, распоряжения, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются цели и задачи, причины и основания принятия решений. Она может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Например, распоряжение о приеме на работу или утверждении на должность.

Распорядительная часть постановления начинается со слова Постановляю, которое пишется прописными буквами, без разбивки, на отдельной строке, от границы левого поля, после него ставится двоеточие.

Пункты постановления должны быть конкретными, точными, юридически и грамматически безупречными, не допускающими различных толкований.

Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, например: 1.; 1.1.; 1.2.1.; 1.2.2. и т.д.

Текст постановления, распоряжения печатается через полтора межстрочных интервала. Допускается печатать через один межстрочный интервал тексты на бланках формата А5 (148 х 210 мм).

2.1.7. Порядковый номер постановления, распоряжения устанавливается в пределах календарного года в нарастающем порядке. Каждый вид распорядительного документа нумеруется отдельно.

2.1.8. Каждый проект постановления, распоряжения должен быть согласован. Согласование призвано обеспечить правильное и всестороннее решение вопросов: о качестве подготовленного документа, его целесообразности, своевременности, обоснованности его содержания, о соответствии документа действующему законодательству.

Согласование производится с учреждениями, предприятиями, структурными подразделениями и должностными лицами, которые в соответствии со своей компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте постановления, распоряжения.

2.1.9. Постановления, распоряжения подписываются Главой города, района, приложения к ним - управляющим делами Администрации либо руководителем структурного подразделения, подготовившего Приложение.

Приложения к распорядительным документам также должны оформляться в соответствии с требованиями государственного стандарта.

2.1.10. Постановления или выписки из них рассылаются организациям и лицам не позднее чем в пятидневный срок со дня их подписания.

Список организаций и лиц, которым направлены постановления или выписки из них, прилагается к экземпляру документа, который хранится в Администрации.

2.1.11. Протоколы заседаний представительного органа местного самоуправления (районное собрание депутатов и др.) нумеруются в пределах срока полномочия. Протоколы заседаний постоянных комиссий представительного органа нумеруются по каждой комиссии отдельно с первого номера в пределах срока полномочия. Протоколы заседаний коллегии при Главе города, района нумеруются в пределах календарного года.

2.1.12. В протоколах заседаний коллегии перечисляются все вопросы, внесенные на рассмотрение коллегии. Слова "Повестка дня" пишутся от левого поля, а пункты повестки с красной строки.

После каждого вопроса повестки указывается должность, фамилия и инициалы докладчика.

2.1.13. Основная часть протокола заседания коллегии должна состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из позиций: Слушали, Выступили, Решили, которые пишутся прописными буквами от начала левого поля, далее указываются должность, фамилия и инициалы докладчика и выступающих, излагается в краткой форме содержание доклада и выступлений от третьего лица либо доклад и выступления прилагаются к протоколу, излагается принятое решение либо решение прилагается к протоколу.

2.1.14. Протокол подписывает председатель коллегии. Протоколы заседаний коллегии нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года.

Если ход коллегии фиксируется на магнитной пленке (диктофон), тексты всех выступлений перепечатываются и включаются в состав протокола.

2.1.15. Материалы коллегии располагаются в следующем порядке: протокол, проекты постановлений с приложениями к ним, доклады, содоклады, справки, информации в порядке рассмотрения вопросов, список приглашенных, стенограмма хода заседания.

Каждый документ должен иметь подлинную подпись. Список приглашенных подписывает руководитель структурного подразделения, готовившего вопрос.

2.1.16. В деятельности Администрации создаются следующие виды справочно-информационных документов: письма, справки, информации, докладные записки, объяснительные записки, обзоры, доклады, телеграммы, телефонограммы и др.

2.1.17. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи (пересылается по почте), оформляется только на бланке письма.

Наиболее часто используются три вида письма: письмо-запрос, письмо-ответ, сопроводительное письмо (Приложения 4 - 6). Письма с небольшим по объему текстом оформляются на бланке письма формата А5.

Письмо должно составляться по одному вопросу. Текст письма состоит из двух частей. В первой части излагаются факты или документы, послужившие основанием создания документа. Во второй части излагаются просьбы или предложения.

Сопроводительное письмо составляется для тех документов, текст которых не содержит пояснения о цели направления.

2.1.18. Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов, событий. Справки делятся на две группы: справки информационного характера, описывающие и устанавливающие факты, события и содержащие сведения служебного характера, и справки, удостоверяющие юридический факт и выдаваемые заинтересованным гражданам или учреждениям (о подтверждении места работы, должности, заработной платы и т.п.) (Приложения 7, 8).

Обе группы справок оформляются на общем бланке Администрации в соответствии с установленными стандартами. Текст справки личного характера должен начинаться с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце текста указывается учреждение, куда данная справка представляется.

Справки финансового характера подписываются Главой города, района и бухгалтером.

Справки личного характера и составленные по требованию вышестоящего органа подписывает Глава города, района. В последнем случае ниже подписи главы оформляется реквизит "отметка об исполнителе".

Справки, используемые внутри Администрации, могут выполняться не на бланке, их подписывает составитель.

2.2. Требования к бланкам документов.

2.2.1. Документы Администрации должны оформляться на бланках, изготовленных в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97.

2.2.2. Администрация должна иметь минимум два вида бланков:

- общий бланк формата А4 (210 х 297 мм) для оформления постановлений, распоряжений, справок, докладных записок, планов, отчетов, сводок с угловым или продольным расположением реквизитов (Приложение 9);

- бланки для писем форматов А4 (210 х 297 мм) (Приложение 10) и А5 (210 х 148 мм);

- бланки постановления и распоряжения Главы города, района с продольным расположением реквизитов (Приложения 1, 2).

2.2.3. Бланки документов должны иметь поля (мм):

- левое - 35;

- правое - 10;

- верхнее - 20;

- нижнее - 20.

2.2.4. Гербовые бланки изготавливаются только типографским способом.

Учет, использование и хранение бланков осуществляет руководитель службы делопроизводства в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97.

Изготовление бланков обеспечивает хозяйственный отдел Администрации.

2.3. Правила составления и оформления документов.

2.3.1. При составлении и оформлении документов используется 29 реквизитов (информационных элементов документа) и стабильный порядок их расположения в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 (Приложения 11, 12).

2.3.2. При подготовке и оформлении документов Администрации используют следующие реквизиты:

- герб субъекта Российской Федерации - Хабаровского края, герб города (при его наличии) (воспроизводится на бланке);

- наименование организации - автора документа (воспроизводится на бланке);

- наименование структурного подразделения;

- справочные данные об организации (воспроизводится на бланке письма);

- наименование вида документа (за исключением письма);

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- место составления или издания документа (воспроизводится на общем бланке);

- гриф ограничения доступа к документу;

- адресат;

- гриф утверждения документа;

- резолюция;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле;

- текст документа;

- отметка о наличии приложения;

- подпись;

- гриф согласования документа;

- визы согласования документа;

- печать;

- отметка о заверении копии;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- отметка о поступлении документа в организацию;

- идентификатор электронной копии документа.

2.3.3. Наименование структурного подразделения Администрации, являющегося автором документа, воспроизводится на общем бланке или бланке письма машинописным способом на отведенном для него месте ниже наименования Администрации. Бланки структурного подразделения Администрации или должностного лица изготавливают в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.

2.3.4. Наименование вида документа указывается на отведенном для него месте общего бланка и соответствует формам документов, применяемых в Администрации: Протокол, Акт, Справка, Информация, Докладная записка. На бланке письма наименование вида документа не указывается.

2.3.5. Датой документа является дата его подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования или дата события, зафиксированного в документе. Например, датой протокола заседания коллегии является дата проведения ее заседания, датой постановления - дата его подписания.

Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании.

Дата подписания, утверждения, согласования проставляется арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год.

Например, дату 9 января 2001 года следует оформлять 09.01.2001.

В текстах нормативных правовых документов, определяющих права граждан и организаций (законы, уставы, положения, инструкции, распоряжения о приеме, увольнении, аттестации, доплатах), а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ датирования: 9 января 2001 г. Допускается датирование в соответствии с международными стандартами в следующей последовательности: год, месяц, число (2001.01.09). Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.

2.3.6. Регистрационным номером документа является порядковый номер в пределах календарного года.

Порядковый регистрационный номер организационных, справочно-информационных документов дополняется индексом дела по номенклатуре.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляются через косую черту слева направо в порядке указания авторов на документе.

2.3.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа состоит из слов "На N _________ от ________". Оформляется только на бланке письма и используется в письме-ответе. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

2.3.8. Документ адресуется организациям, структурным подразделениям, должностным лицам, гражданам. При адресовании документов необходимо соблюдать следующие правила:

- наименование организации и ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, например:

                                          Администрация Хабаровского края

                                          Управление государственной

                                          службы

- при направлении документа должностному лицу указывается название учреждения в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном, например:

                                         ЗАО "Картонно-рубероидный завод"

                                         Начальнику отдела сбыта

                                         К.Л.  Иванову

- при адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:

                                         Главе Администрации Хабаровского

                                         края

                                         В.И. Ишаеву

- при направлении документа в несколько однородных организаций их названия указываются обобщенно, например:

                                          Председателям комитетов,  нача-

                                          льникам управлений и отделов

                                          Администрации Ульчского района

- документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При количестве адресатов более четырех составляется указатель рассылки и на каждом документе указывается только один адресат;

- почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие органы, постоянным корреспондентам или подведомственным учреждениям. В этих случаях следует применять конверты с заранее напечатанными адресами.

При адресовании документа юридическому или физическому лицу на документе и на конверте составные части почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.97 N 1239;

- наименование организации - юридического лица или имя, отчество, фамилия для физических лиц;

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (города, поселка);

- название области, края, республики;

- название страны для международных почтовых отправлений.

При адресовании письма организации указывается ее наименование, затем проставляется адрес, например:

                                   Комитет по экономике

                                   Администрации  Хабаровского края

                                   ул. Муравьева-Амурского, 19,

                                   г. Хабаровск, 680000

При адресовании письма физическому лицу указывается инициалы и фамилия получателя, затем почтовый адрес, например:

                                   А.П. Калинину

                                   ул. 30 лет Победы, д.68, кв. 5,

                                   с. Богородское  Ульчского района

                                   Хабаровского края, 682400

При обращении к должностному лицу указывается только его инициалы и фамилия, например: С.А. Чиханацкому, - без указания "товарищ" (т.) или "господин" (г-н).

2.3.9. Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым распорядительным документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова Утверждаю, наименования должности, личной подписи, инициалов и фамилии лица, утверждающего документ, и даты утверждения, например:

                                   Утверждаю

                                   Глава Хабаровского района

                                   подпись          С.А. Чиханацкий

                                   15.05.2001

При утверждении документа постановлением или распоряжением главы муниципального образования гриф утверждения состоит из слова Утвержден (Утверждена, Утверждено или Утверждены), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

                                   Утверждено

                                   Постановлением Главы

                                   Хабаровского района

                                   от 14.03.2001 N 136

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в Приложении 13.

2.3.10. Указания по исполнению документа даются в форме резолюции Главы города, района или его заместителей. В состав резолюции включаются следующие элементы: фамилия исполнителя (фамилии исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя, дата резолюции, например:

                                   Марковой Т.Ф.

                                   Прошу    подготовить    к   15.05.2001

                                   проект   распоряжения   и    программу

                                   семинара-совещания                Глав

                                   поселковых,                   сельских

                                   муниципальных              образований

                                   подпись

                                   23.04.2001

Как правило, на документе должна быть одна резолюция. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа.

2.3.11. Заголовок составляется к тексту любого документа, оформленного на бумаге формата А4 (210 х 297 мм), независимо от его объема и назначения.

Заголовок выражает краткое содержание текста, отвечая на вопросы: о чем? (о ком?), например: "О создании...", "Об изменении...", "О выполнении..."; чего? (кого?), например: Протокол "заседания коллегии", Должностная инструкция "ведущего специалиста".

Заголовок составляется автором документа, он не проставляется на телефонограммах, извещениях и на документах, текст которых оформляется на бланках формата А5 (210 х 148 мм) и не превышает 5 строк.

Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.

2.3.12. Приложения к документу могут быть трех видов:

- приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительными письмами;

- приложения, вводимые в действие постановлением, распоряжением Главы города, района;

- приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа.

Если документ направляется с сопроводительным письмом, то отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об управлении государственной службы  на  5

            л. в 1 экз.

            2. Инструкция по делопроизводству в Администрации

               Хабаровского края на 20 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. в первый адрес.

Приложения к постановлению, распоряжению Главы города, района содержат в верхнем правом углу первого листа отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера, например:

                                       Приложение

                                       к Постановлению Главы

                                       Хабаровского района

                                       от 15.07.2000 N  272

При наличии нескольких приложений к документу на них проставляется порядковый номер: "Приложение 1", "Приложение 2" и т.д. Если приложения оформлены на нескольких листах, то на втором и последующих листах делается отметка: "Продолжение приложения 2".

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты:

- наименование вида документа;

- заголовок;

- подпись;

- дата;

- отметки о согласовании, утверждении и т.д.

Приложения к постановлениям и распоряжениям Главы города, района подписываются управляющим делами либо руководителями структурных подразделений Администрации, готовящих эти постановления и распоряжения. При копировании приложений для рассылки реквизит "Подпись" не воспроизводится*.

2.3.13. Основным способом удостоверения документа является подпись. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, если оформлен на бланке документа); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

 Глава Хабаровского

 района                    подпись                        С.А. Чиханацкий

 или

 Глава района              подпись                        С.А. Чиханацкий

Постановление и распоряжение Главы города, района имеют одну подпись - Главы или его заместителя. Две подписи имеют финансовые документы.

Документы, направляемые в вышестоящие учреждения, подписываются Главой города, района, а в случае его отсутствия - исполняющим его обязанности первым заместителем; документы, направляемые в другие учреждения, подписываются Главой города, района или его заместителями, управляющим делами, руководителями структурных подразделений в пределах их компетенции.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии, например:

Председатель комиссии          подпись                    Р.С. Сафиулин

Члены комиссии                 подпись                    В.Ф. Жидких

                               подпись                    И.А. Снегирь

                               подпись                    В.Д. Сызранцева

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии, например:

И.о. заместителя

начальника отдела

кадров, главный специалист          подпись                 Е.И. Шиморина

При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

2.3.14. Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, письмом или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.

Гриф согласования документа располагается ниже реквизита "Подпись" или на отдельном листе согласования и состоит из слова Согласовано, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов и фамилии) и даты согласования, например:

 Согласовано

 Начальник финансового

 отдела Администрации

 района

 подпись                                                     Е.В. Соколов

 25.03.2001

Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляется по следующей форме:

 Согласовано

 Протокол заседания коллегии

 комитета общего образования

 Администрации края

 от 10.02.2000 N 6

 или

 Согласовано

 Письмо Правительства

 Российской Федерации

 от 14.07.98 N 01-4/185

2.3.15. Формой внутреннего согласования проекта документа является его визирование. Виза включает в себя личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату, при необходимости - должность визирующего, например:

 Управляющий делами

 Администрации района

 подпись

 С.Т. Нельга

 25.01.2001

Визы проставляются на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа или на отдельном листе с указанием документа, к которому этот лист относится: наименования, автора, даты, номера.

2.3.16. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности и прав должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, подпись ответственного лица заверяется гербовой печатью (Приложение 14). Круглая не гербовая печать ставится на размноженных экземплярах документов, оформленных на гербовых бланках (бланк постановления и распоряжения Главы города, района, бланк письма), справках, выдаваемых работникам Администрации о месте их работы.

2.3.17. Копии документов, выдаваемые Администрацией, воспроизводятся на бланках Администрации и заверяются.

На первом листе копии документа на верхнем поле справа проставляется слово Копия. На последнем листе - заверительная надпись, которая состоит из слова Верно, наименования должности лица, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения, например:

 Верно

 Заведующий общим сектором       подпись      Е.В. Манойленко

 23.01.2001

Заверительная надпись удостоверяется печатью.

2.3.18. Фамилию, имя, отчество исполнителя документа и номер его телефона располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

 Чечелева Наталья Вячеславовна

  32-96-54

2.3.19. Прохождение документа в Администрации сопровождается соответствующими отметками.

Отметка о поступлении документа в Администрацию проставляется на нижнем поле первого листа справа и включает наименование Администрации, порядковый номер, дату поступления.

Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой "К" и помещается на левом поле первого листа документа на уровне заголовка к тексту.

Идентификатор электронной копии документа (отметка для автоматического поиска документа) включает имя файла, дату, код оператора и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело помещается на нижнем поле первого листа документа слева и включает краткие сведения об исполнении документа, слова В дело, номер дела по номенклатуре, где будет храниться документ, дату и подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ. Отметка В дело свидетельствует о том, что работа с документом закончена.

2.4. Требования к текстам документов.

2.4.1. Тексты документов Администрации рекомендуется разделять на две основные части. В первой указываются основания, цели, причины составления документа, во второй излагаются выводы, решения, просьбы, предложения. Текст документа может состоять из одной фразы, в первой ее части также сообщаются основание или причины создания документа, во второй - решение, распоряжение или просьба. В отдельных случаях текст документа может содержать одну заключительную часть.

Документы, содержащие информацию большого объема и по различным вопросам, следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

2.4.2. В постановлениях, распоряжениях Главы города, района, а также в документах, адресованных руководству (заявление, докладная записка, объяснительная записка), форма изложения текста должна быть от первого лица единственного числа (постановляю, предлагаю, прошу).

2.4.3. В распорядительных документах коллегиальных органов (коллегия, комиссия) текст излагается от третьего лица единственного числа (постановляет, решила). В совместных распорядительных документах используется форма изложения текста от первого лица множественного числа (постановляем, решили, предлагаем).

2.4.4. В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили), содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа.

2.4.5. В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкция), а также содержащих описание или оценку фактов и событий (акт, заключение, справки), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа (отдел осуществляет функции, комиссия установила, в состав управления входят).

2.4.6. В письмах используется форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим представить, направляем для сведения); от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить); от третьего лица единственного числа (Администрация не возражает, управление считает возможным).

2.5. Правила изготовления документов с помощью печатающих устройств.

2.5.1. Документы могут изготавливаться на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств электронно-вычислительной техники (ЭВТ). Отдельные внутренние документы, авторами которых являются служащие Администрации, могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

2.5.2. Шаг письма и межстрочный интервал устанавливаются по ГОСТ Р 6.30-97, в миллиметрах: 2,6 - шаг письма (размер печатного знака); 4,25 - межстрочный интервал. Допускается использовать (в миллиметрах) шаг письма - 2,54; межстрочный интервал - 4,24.

При составлении документа на средствах ЭВТ с использованием различных текстовых редакторов следует высчитывать расстояние до реквизитов, между реквизитами и т.д. в миллиметрах, исходя из размера печатных знаков при использовании различных редакторов, которые могут не совпадать с размером печатных знаков, используемых пишущей машинкой. При этом используемый в печатающих устройствах ЭВТ шрифт должен быть хорошо читаемым.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14 через 1-2 интервала.

2.5.3. Тексты документов на бланках формата А4 печатаются через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал.

Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала.

Первая строка каждого абзаца печатается с отступлением на пять знаков от границы левого поля.

2.5.4. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяются друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами, например:

 Согласовано

 1,5

 Председатель комитета по управленю

 1

 имуществом Администрации города

 2

                  Т.С. Пшава

 1,5

 23.04.2001

2.5.5. Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2 - 3 межстрочными интервалами.

2.5.6. Название вида документа печатается прописными буквами.

2.5.7. Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются на уровне последней строки наименования должности, например:

 Начальник финансового

 отдела                   подпись            Е.В. Соколов

2.5.8. Максимальная длина строки многострочных реквизитов 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 140 знаков (5 строк), то его строку допускается продлевать до границы правого поля, точка в конце заголовка не ставится.

2.5.9. При печатании документов используются следующие стандартные положения табулятора:

- от границы левого поля для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов Приказываю, Предлагаю, Слушали, Выступили, Постановили;

- после 5 печатных знаков - для начала абзаца в тексте;

- после 16, 24, 56 печатных знаков - для составления таблиц и трафаретных текстов;

- после 32 печатных знаков - для реквизита "Адресат";

- после 40 печатных знаков - для реквизита "Гриф утверждения документа" и "Гриф ограничения доступа к документу";

- после 48 печатных знаков - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись".

2.5.10. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал.

2.5.11. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй ряд - после 40 печатных знаков от границы левого поля.

2.5.12. При оформлении документов на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля.

2.5.13. Допускается печатание документов временных сроков хранения с использованием оборотной стороны листа.

2.6. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков документов с воспроизведением герба Хабаровского края.

2.6.1. Бланки документов с воспроизведением герба Хабаровского края (далее - гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

2.6.2. Гербовые бланки изготавливаются только типографским способом на предприятиях и в мастерских, имеющих лицензию на соответствующий вид деятельности и сертификат о наличии технических и технологических возможностей для их изготовления.

2.6.3. Гербовые бланки в Администрации нумеруются и подлежат учету. Учет гербовых бланков ведется в журнале раздельно по видам бланков, при этом используются следующие графы:

при поступлении бланков:

- наименование вида гербового бланка;

- дата поступления;

- номер сопроводительного документа;

- наименование организации - поставщика гербовых бланков;

- количество экземпляров;

- серия и номера гербовых бланков;

при выдаче бланков:

- наименование вида гербового бланка;

- количество экземпляров;

- серия и номер гербовых бланков;

- наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;

- расписка в получении;

- примечание (отметка об уничтожении и т.д.). Журнал учета поступления и выдачи гербовых бланков включается в номенклатуру дел Администрации со сроком хранения 3 года.

2.6.4. Гербовые бланки хранятся в надежно запираемом и опечатываемом металлическом шкафу.

2.6.5. Уничтожение испорченных гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационном журнале.

2.6.6. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на службу делопроизводства Администрации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распоряжением Главы города, района.

2.6.7. Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распоряжением Главы города, района. О проведенной проверке делается отметка в регистрационном журнале после последней записи.

В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения Главы города, района.

2.6.8. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии Администрации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии печатью Администрации.

3. Организация документооборота. Общие правила организации документооборота. Порядок прохождения и исполнения входящих, исходящих и внутренних документов. Порядок приема и передачи документов

3.1. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

3.2. Вся поступающая в Администрацию корреспонденция обрабатывается в общем отделе (секторе) или канцелярии Администрации. При приеме документов проверяется правильность доставки, при вскрытии конвертов устанавливается наличие вложенных в них документов и приложений; конверты с надписью "лично" не вскрываются. При поступлении повторного документа к нему прилагаются полученные ранее документы. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по назначению. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений к ним сообщается об этом отправителю. Конверты уничтожаются кроме случаев, когда только по конверту можно установить отправителя или время отправления и получения документа.

На всех входящих документах в правом нижнем углу первого листа документа проставляется регистрационный штамп, фиксирующий факт и время поступления документа в Администрацию (Приложение 15).

3.3. После регистрации документы передаются Главе города, района или его заместителю в день поступления.

Главе города, района передаются документы вышестоящих органов, а также другие важнейшие документы, содержащие необходимую информацию по принципиальным вопросам деятельности Администрации, исполнение которых требует решения руководства. Результаты рассмотрения документов выражаются в резолюциях.

В том случае, когда в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и передаются руководству Администрации вместе с поступившим документом.

После возвращения документов от руководства специалист сектора делопроизводства переносит содержание поручений, сроки исполнения и фамилии исполнителей в регистрационный журнал (карточки) или компьютерный банк данных.

Затем документы, как правило в день их поступления, передаются непосредственно исполнителям. В случае необходимости документ ставится на контроль.

3.4. Размножение, оформление, учет и рассылка постановлений и других документов Администрации осуществляется специалистом общего отдела (сектора) Администрации.

3.5. Прием и передача входящих, исходящих документов Администрации осуществляется, как правило, без расписок, но с обязательной отметкой в журнале регистрации документов.

Под расписку могут передаваться контролируемые и другие наиболее важные документы.

3.6. Передача документа из одного отдела аппарата Администрации в другой осуществляется через общий отдел (сектор). В журнале регистрации делается отметка о передаче документа.

3.7. Исходящие документы подписываются руководством Администрации или руководителями ее структурных подразделений. Подписанные документы вместе с имеющимися приложениями передаются в общий отдел (сектор) для регистрации и отправки, а также для формирования дела с перепиской в соответствии с номенклатурой дел Администрации.

Письмо-ответ, содержащее на бланке ссылку на его дату и номер, передается вместе с инициативным документом.

Исполненные документы с грифом "Подлежит возврату" в обязательном порядке передаются структурными подразделениями Администрации в общий отдел (сектор).

3.8. Внутренние документы (распоряжения, приказы, служебные записки и т.д.) готовятся, оформляются и исполняются в пределах самой Администрации.

3.9. Документы, направляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются немедленно.

3.10. Повестка дня и все документы коллегии рассылаются общим отделом (сектором) членам коллегии и в соответствующие учреждения не позднее чем за три дня до заседания. Постановления, распоряжения рассылаются исполнителям по спискам, предусмотренным соответствующими справками к ним.

3.11. Учет объема документооборота производится ежеквартально. При этом учитывается количество входящих, исходящих, внутренних документов и количество экземпляров (копий) документов. Учету подлежат также письма, заявления и жалобы граждан.

3.12. Сведения о документопотоке и его объеме учитываются при установлении структуры и штатной численности делопроизводственной службы, осуществлении мероприятий по усовершенствованию, механизации делопроизводства, для анализа загруженности работников, занятых делопроизводственными процессами.

4. Регистрация документов

4.1. Регистрация документов Администрации осуществляется в общем отделе (секторе) Администрации.

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие - в день подписания.

4.2. Поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с Приложением 16.

4.3. Входящие документы регистрируются в журнале (картотеке) регистрации входящих документов, исходящие - в журнале (картотеке) регистрации исходящих документов (Приложения 17 - 19). Подписанные постановления и распоряжения Главы города, района, а также письма, заявления, жалобы граждан регистрируются в специальных журналах.

Для автоматизированного учета и анализа входящей и исходящей корреспонденции могут использоваться средства ЭВТ. Регистрационные данные о документах хранятся в виде электронных карточек, которые распечатываются на принтере и используются в качестве вспомогательной картотеки в целях страховки информации, а также в качестве научно-справочного аппарата на стадии архивного хранения документов.

4.4. Каждый документ регистрируется в Администрации только один раз. В любом случае следует регистрировать инициативный документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса, независимо от того, входящий он или исходящий. Инициативный и ответный документы имеют единый индекс, но разные номера. Документу-ответу присваивается самостоятельный номер в пределах соответствующего регистрируемого массива.

4.5. При регистрации на документах проставляется регистрационный номер. Индекс входящего, исходящего или внутреннего документа дополняется индексом дела по номенклатуре, например: 1-5/ 145, где 1-5 - индекс дела по номенклатуре, 145 - порядковый регистрационный номер.

Порядковыми номерами распорядительных документов и протоколов являются их порядковые номера в пределах каждого вида документа, которые им присваиваются в рамках календарного года.

Регистрационные номера писем, жалоб, заявлений граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа, например: 1-20/18-К.

4.6. Журналы (картотеки) регистрации всех категорий документов Администрации являются и справочным аппаратом к документам Администрации. Справочная картотека обеспечивает поиск документа в делопроизводстве, наблюдение за его исполнением, поиск информации, заключенной в документе.

5. Организация контроля за исполнением документов

5.1. Задачи и правила контроля исполнения документов.

5.1.1. Контролю за исполнением подлежат наиболее важные документы в соответствии с прилагаемым перечнем (Приложение 20).

5.1.2. Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение. Действия по контролю за исполнением включают в себя непосредственную проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.

5.1.3. Контроль за исполнением документов осуществляется Главой города, района, заместителями Главы, управляющим делами, руководителями отделов.

5.1.4. Непосредственный контроль за исполнением документов осуществляют:

- специалист Администрации (организационного или общего отдела (сектора);

- отдел писем и приема граждан.

5.2. Сроки исполнения документов.

5.2.1. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения устанавливаются для наиболее массовых категорий документов, подлежащих контролю, в соответствии с существующим законодательством. В остальных случаях сроки исполнения документов не должны превышать 10 дней. Месячный срок исполнения может быть установлен для документов, сложных по характеру исполнения.

5.2.2. Документы, поступившие из вышестоящих организаций, исполняются в сроки, установленные в этих документах; постановления и распоряжения - в сроки, оговоренные в самих документах. Если в инициативном документе сроки не указаны, то они устанавливаются руководством Администрации.

За несколько дней до истечения срока исполнения документа исполнителю следует напомнить об окончании срока исполнения.

5.2.3. Срок исполнения документа исчисляется с момента его поступления в Администрацию.

5.2.4. Срок исполнения документа может быть продлен только лицом или учреждением, его установившим. Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу по получению документа исполнителем или не менее чем за 2 - 3 дня до истечения срока исполнения документа, если в процессе исполнения выясняется невозможность соблюдения указанного срока. В противном случае документы считаются не исполненными в срок.

5.2.5. Контроль за исполнением документов осуществляется с момента постановки документа на контроль. В случае задержки в исполнении документов службы, контролирующие ход их исполнения, обязаны принять меры для выяснения и устранения причин задержки и обеспечения своевременного исполнения документов.

5.3. Ведение контроля за исполнением документов. Обобщение и анализ данных об исполнении документов.

5.3.1. Техническое обеспечение контроля за исполнением документов осуществляет специалист Администрации.

На каждый документ заводится карточка (Приложение 19) вручную или с применением персонального компьютера. В качестве контрольных карточек используются дополнительные экземпляры регистрационных карточек. Контрольные карточки могут также заводиться на поручения руководства Администрации, отданные в устной форме.

5.3.2. На контролируемых документах ставится знак контроля или штамп "Контроль" на левом поле документа на уровне заголовка к тексту.

5.3.3. Карточки группируются в специальные контрольные картотеки. Учет документов ведется по исполнителям и срокам исполнения.

5.3.4. Документ снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов и сообщения результатов заинтересованным учреждениям и лицам. Снять документ с контроля может только то должностное лицо (или служба), которое поставило его на контроль.

Данные об исполнении документа и снятии с контроля вносятся в карточку (в компьютер).

5.3.5. Сводка об исполнении документов в Администрации составляется специалистом Администрации ежемесячно.

Сводки периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по совершенствованию организации контроля и управления в целом, повышению исполнительской дисциплины.

6. Особенности оформления, порядок подготовки, приема и передачи документов, передаваемых по каналам факсимильной связи

6.1. Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя и прием этой информации в виде копий.

6.2. Факсимильная связь служит для передачи срочных документов.

6.3. Отправляемые документы должны соответствовать следующим требованиям:

- документ должен быть подлинником или заверенной копией, с четким изображением, оформлен в соответствии с его видом (письмо, договор, протокол и т.д.) на белой бумаге формата А4;

- объем передаваемого за один сеанс документа не должен превышать 5 листов;

- запрещается передавать по телефаксу документы с грифом "Для служебного пользования".

6.4. Подписанный документ регистрируется в общем отделе (секторе), на нем делается отметка "факс", после чего направляется факсимильной связью адресату.

6.5. Документы, принятые по факсимильной связи приемной Главы города, района, передаются в общий отдел (сектор), где регистрируются в общем порядке с добавлением отметки Факс в журнале и регистрационном штампе. Адресат работает с факсограммой как с обычным входящим документом, а по получении оригинала переносит на него входящий номер, резолюцию и другие отметки с факсограммы и прикладывает ее к оригиналу.

6.6. Ответственность за содержание информации и оформление документа, передаваемого по каналам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего материал, на руководителя соответствующего подразделения Администрации.

6.7. Поступившие факсограммы передаются адресатам в день их приема, срочные - немедленно.

7. Составление номенклатуры и формирование дел

7.1. Составление номенклатуры дел.

7.1.1. Номенклатура дел - это систематизированный список наименований дел, заводимых в Администрации, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел служит для распределения и группировки исполненных документов в дела, для установления сроков их хранения, в качестве схемы построения справочной картотеки на исполненные документы и является учетным документом в архиве Администрации для дел временного хранения (до 10 лет включительно).

Номенклатура дел оформляется по форме, установленной Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) (Приложение 21).

7.1.2. Номенклатура дел составляется каждым структурным подразделением Администрации и передается в общий отдел (сектор), где разрабатывается сводная номенклатура дел Администрации.

Сводная номенклатура дел рассматривается на заседании экспертной комиссии и через архивное учреждение города, района направляется на согласование с экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) управления по делам архивов Администрации края.

Согласованная номенклатура дел утверждается Главой города, района.

7.1.3. Утвержденная и согласованная сводная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит досрочному пересоставлению и пересогласованию в случае коренных изменений в структуре и функциях Администрации. Если таких изменений не произошло, сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается и вводится в действие с 1 января следующего года. Согласованный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного хранения и вносится в опись дел постоянного хранения по году согласования.

7.1.4. Названиями разделов сводной номенклатуры дел Администрации являются наименования структурных подразделений аппарата Администрации, расположенные в соответствии с утвержденной организационной структурой Администрации.

7.1.5. В сводную номенклатуру дел должны быть включены все дела и документы, отражающие документируемые участки работы Администрации.

Дела органов и подразделений Администрации, действующих на общественных началах, также включаются в сводную номенклатуру дел Администрации.

Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры, справочники и другие подобные документы.

7.1.6. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь свой индекс. Индекс состоит из обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурной части Администрации.

7.1.7. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью, например:

- нормативные и инструктивные документы вышестоящих органов;

- постановления и распоряжения Главы города, района;

- протоколы заседаний коллегии, комиссий, штабов, документы к ним;

- планы;

- отчеты;

- справочные документы, переписка;

- вспомогательные, регистрационные журналы, картотеки и т.д.

7.1.8. Заголовок дела должен кратко и четко формулировать род дела (переписка) или вид документа (постановления), вопрос, к которому относятся документы, период, к которому они относятся (квартальные отчеты), корреспондентов (переписка с коммерческими предприятиями) и т.д.

7.1.9. Для внесения в номенклатуру дел в течение года вновь возникших дел в каждом ее разделе оставляются резервные номера.

7.1.10. В начале года в структурных подразделениях Администрации заводятся дела, предусмотренные номенклатурой, на которых указываются: полное название Администрации, структурного подразделения, номер дела по номенклатуре и его заголовок, дата (год), срок хранения дела.

7.1.11. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел.

7.2. Формирование дел.

7.2.1. Документы формируются в дела в строгом соответствии с утвержденной номенклатурой.

7.2.2. При формировании дел необходимо выполнять следующие правила:

- в деле размещаются только подлинные документы;

- в деле не должно быть черновиков, вариантов, дублетных экземпляров и документов, подлежащих возврату;

- документы должны быть правильно оформлены (наличие подписей, даты, регистрационного номера, отметки "В дело ..." и т.д.), неисполненные, недооформленные и неправильно оформленные документы в дела не включаются;

- документы постоянного и временного срока хранения формируются в разные дела;

- дело не должно содержать более 250 листов;

- дела с документами постоянного срока хранения формируются только из первых экземпляров документов, подписанных подлинно Главой города, района или его заместителем;

- документы аппарата Администрации группируются в дела за один календарный год. Исключение составляют переходящие дела (личные дела и карточки сотрудников, книги учета движения трудовых книжек), формирование которых за период нескольких лет вызывается необходимостью.

Документы представительного органа местного самоуправления и его постоянных комиссий могут формироваться за весь срок полномочия, т.е. за 4 года. Протоколы заседаний представительного органа располагаются в делах по номерам заседаний в пределах срока полномочия*.

7.2.3. Расположение документов внутри дел производится в логической последовательности решения того или иного вопроса, по хронологии (по датам подписания, поступления, исполнения) и по алфавиту.

7.2.4. При хронологическом порядке расположения документов постоянного срока хранения наиболее ранние документы находятся в начале дела.

7.2.5. Постановления и распоряжения Главы города, района, протоколы заседаний коллегии группируются в дела в хронологической последовательности с относящимися к ним приложениями в пределах календарного года.

7.2.6. В деятельности Администрации создаются и отдельно формируются три вида распоряжений:

- распоряжения по основной деятельности - срок хранения постоянно;

- распоряжения по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, аттестации, доплатах, поощрениях, изменении фамилии) - срок хранения 75 лет;

- распоряжения по личному составу (о предоставлении отпусков, командировании, взысканиях) - срок хранения 5 лет.

7.2.7. Документы в личных делах располагаются в соответствии с требованиями, утвержденными Постановлением Главы Администрации края от 13 февраля 1998 г. N 57 "О порядке ведения личных дел государственных служащих государственной службы Хабаровского края", в следующем порядке: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, дополнения к анкете, анкета, автобиография, копия документа об образовании, характеристика с последнего места работы, заявление о приеме на работу, увольнении с работы с резолюцией руководителя, копии распоряжений о приеме, переводе, увольнении, поощрении и вынесении дисциплинарных взысканий, другие документы, характеризующие служащего.

Документы, не имеющие отношения к характеристике служащего, группируются отдельно от личных дел. Личные дела ведутся в течение нескольких лет, и после увольнения служащего и внесения в личное дело соответствующих записей в дополнение к анкете сдаются на хранение в архив.

7.2.8. Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий. В случае отсутствия лицевых счетов и ведения расчетно-платежных ведомостей (расчеток) последние группируются в файл в пределах календарного года на каждого работника. По окончании календарного года они должны быть сформированы в единое дело по алфавиту фамилий.

7.2.9. Предложения, заявления, жалобы граждан формируются в алфавитном порядке в отдельные дела:

- предложения и заявления граждан об улучшении работы Администрации и документы по их рассмотрению - срок хранения постоянно;

- заявления и жалобы граждан по личным вопросам и документы по их рассмотрению - срок хранения 5 лет.

7.2.10. Переписка группируется в дела за период календарного года в хронологической последовательности. Документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела за предыдущий год, в котором хранятся предшествующие документы по этому вопросу.

Переписка с вышестоящими учреждениями группируется по вопросам.

7.2.11. Справки, информации, отчеты или другие документы аналитического характера, отражающие деятельность Администрации, формируются в самостоятельное дело со сроком хранения "Постоянно"*.

8. Подготовка документов к последующему хранению и использованию

8.1. Экспертиза научной и практической ценности документов.

8.1.1. Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной и практической ценности документов Администрации, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов и передачу дел в архив Администрации, а затем в государственный архив.

8.1.2. Экспертиза ценности документов - это определение политического, исторического, практического и иного значения документов в целях отбора их на хранение и установления срока их хранения.

8.1.3. Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией Администрации (ЭК). Она назначается распоряжением Главы города, района в составе 3 - 5 человек.

Членами комиссии являются работники аппарата Администрации, хорошо знающие делопроизводство. Для руководства работой комиссии назначается председатель из числа заместителей главы муниципального образования или управляющего делами Администрации города, района.

В состав комиссии обязательно входит работник, отвечающий за работу архива аппарата Администрации. На заседания экспертной комиссии может приглашаться в качестве эксперта руководитель муниципального архива, архивного отдела Администрации города, района.

Работа комиссии организуется в соответствии с положением о ней, утвержденным Главой города, района и согласованным с архивным учреждением города, района.

Экспертная комиссия руководствуется в работе методическими указаниями архивных учреждений. Основанием при отборе дел на постоянное хранение и уничтожение являются Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения и сводная номенклатура дел Администрации.

Экспертная комиссия Администрации осуществляет следующие функции:

- рассматривает проект номенклатуры дел;

- организует ежегодный отбор дел на хранение и уничтожение;

- рассматривает описи дел постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив края, описи дел по личному составу и направляет их на утверждение и согласование ЭПМК управления по делам архивов Администрации края;

- рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению.

Заседания экспертной комиссии протоколируются.

8.1.4. Отбор документов и дел к уничтожению оформляется актом (Приложение 22). Акты рассматриваются ЭК Администрации, подписываются начальником общего отдела (сектора) и утверждаются Главой города, района.

Уничтожение включенных в акт документов производится Администрацией после того, как описи дел постоянного хранения за соответствующий период времени утверждены ЭПМК управления по делам архивов Администрации края.

8.2. Оформление дел.

8.2.1. Оформление дел включает в себя оформление реквизитов обложки, брошюровку, нумерацию листов и составление листа - заверителя дела.

Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) подшиваются или переплетаются в твердую обложку, листы нумеруются черным графитным карандашом в правом верхнем углу. В конце дела на отдельном листе составляется заверительная надпись, на обложке дела указывается количество листов в деле.

8.2.2. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются упрощенно: они не подшиваются, листы не нумеруются, но на обложках должен быть четкий заголовок, срок хранения и индекс дела по номенклатуре.

8.2.3. По окончании делопроизводственного года в структурных подразделениях Администрации на обложки дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) вносятся необходимые уточнения заголовка, даты, подлинности или копийности документов в деле.

8.3. Составление описей дел постоянного хранения и по личному составу.

8.3.1. По окончании делопроизводственного года в структурных подразделениях Администрации производится отбор дел постоянного хранения, подлежащих включению в опись. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел.

Годовой раздел описи дел постоянного хранения, предназначенный для передачи в государственный архив, утверждается ЭПМК управления по делам архивов Администрации края через два года после завершения дел в делопроизводстве, не считая года текущего делопроизводства, например, в 2001 году должны быть представлены описи дел за 1998 год (Приложение 23).

Документы представительных органов местного самоуправления включаются в нулевой раздел описи Администрации ежегодно либо по окончании срока полномочий сразу за весь срок*.

8.3.2. Опись ведется с единой валовой нумерацией в течение нескольких лет и заканчивается по согласованию с государственным архивом края.

8.3.3. Годовой раздел описи дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах, подписывается составителем и ответственным за делопроизводство и архив, одобряется ЭК Администрации, после утверждения ЭПМК управления по делам архивов Администрации края утверждается Главой города, района.

8.3.4. При передаче документов на государственное хранение описи должны иметь титульный лист, историческую справку (Приложение 24), предисловие, список сокращенных слов. На титульном листе пишется официальное название организации-фондообразователя со всеми его переименованиями, изменениями подчиненности с указанием дат и сокращенными названиями (в круглых скобках), относящимися к периоду, за который документы включены в опись в хронологической последовательности.

В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся в Администрации по номенклатуре дел, составляется справка о причинах их отсутствия за подписью Главы города, района.

8.3.5. Описи дел по личному составу составляются по тому же принципу и подлежат согласованию с экспертной комиссией архивного учреждения города, района (Приложение 25).

8.4. Обеспечение сохранности документов.

8.4.1. В Администрации ответственность за обеспечение сохранности документов возлагается на управляющего делами или специалиста.

8.4.2. Архивные документы должны храниться в отдельных соответственно оборудованных помещениях или в закрываемых металлических шкафах или сейфах, предохраняющих их от пыли и солнечного света.

В случае расположения архивохранилища на первом этаже на окнах устанавливаются металлические распашные решетки, двери обиваются асбестовой прокладкой или металлом и снабжаются надежными замками. Двери хранилищ в нерабочее время должны быть закрыты на замок и опечатаны.

В архивохранилищах или служебных кабинетах, где хранятся архивные документы, должны быть установлены средства пожаротушения. В Администрации должен быть разработан и утвержден план экстренной эвакуации документов, приобретены для этих целей мешкотара, шпагат, брезент.

При смене заведующего общим отделом (сектора), работника Администрации, ответственного за архив, все документы должны передаваться по акту. Акт приема-передачи документов утверждается Главой города, района.

8.4.3. Изъятие или выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается. Снятие копий и производство выписок из документов осуществляется с разрешения управляющего делами Администрации.

8.4.4. На дело, выданное для работы сотруднику Администрации, заполняется карточка-заместитель. В ней указывается номер дела, дата его выдачи, кому дело выдано, делается отметка о возврате. Предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

8.5. Дела постоянного хранения в течение пяти лет находятся в Администрации, а затем сдаются на хранение в архивный отдел Администрации города, района (муниципальный архив). Дела по личному составу хранятся в ведомственном архиве Администрации либо сдаются на хранение в объединенный межведомственный архив документов по личному составу Администрации города, района.

* Порядок определяется в индивидуальной инструкции по делопроизводству, а при ее отсутствии распорядительным документом Главы города, района.

* Порядок определяется в индивидуальной инструкции по делопроизводству.

* Статья 39 Перечня типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2000.

* Порядок определяется в индивидуальной инструкции по делопроизводству.