Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
- Главная
- Постановление Главы Администрации Хабаровского края от 18 октября 2001 г. N 442 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления поселкового, сельского муниципального образования Хабаровского края" (утратило силу)
- Приложение. Примерная инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления поселкового, сельского муниципального образования Хабаровского края
Приложение. Примерная инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления поселкового, сельского муниципального образования Хабаровского края
Примерная инструкция
по делопроизводству в органах местного самоуправления поселкового, сельского муниципального образования Хабаровского края
(утв. постановлением Главы Администрации Хабаровского края от 18 октября 2001 г. N 442)
Одобрено ЭПМК управления по делам архивов администрации Хабаровского края Протокол от 13 марта 2001 г. N 3
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству (далее - инструкция) является нормативным документом, определяющим единый порядок ведения делопроизводства в органах местного самоуправления поселкового, сельского муниципального образования Хабаровского края в соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Государственным стандартом "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и Изменением N 1 к ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
1.2. Инструкция устанавливает порядок приема, учета, оформления, размножения (тиражирования) документов, создания научно-справочного аппарата к ним, классификации и индексации, составления номенклатуры и формирования дел, экспертизы научной и практической ценности документов, подготовки дел к сдаче в архив.
1.3. Положения инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами электронно-вычислительной техники (ЭВТ), машиночитаемыми и другими.
1.4. Соблюдение правил ведения делопроизводства является обязательным для муниципального служащего администрации. Ответственность за соблюдение правил ведения делопроизводства возлагается на специально назначенного работника администрации.
1.5. К инструкции прилагаются формы и образцы документов, применяемых в администрации (протокол, постановление, распоряжение, письма, информация), учетно-регистрационные формы (журналы регистрации входящих и исходящих документов, номенклатура дел, описи дел).
1.6. Настоящая инструкция распространяется на служебные документы несекретного характера.
Порядок работы с секретными документами устанавливается специальной инструкцией.
2. Подготовка служебных документов
2.1. Документирование управленческой деятельности администрации
2.1.1. Управленческая деятельность органов местного самоуправления выражается посредством издания нормативных правовых документов.
Основными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления являются постановления и распоряжения главы муниципального образования. Они обязательны для исполнения всеми предприятиями, учреждениями, организациями, расположенными на данной территории, должностными лицами независимо от ведомственной принадлежности и гражданами.
2.1.2. Ход обсуждения вопросов на собраниях представителей поселка (села), сходах граждан, заседаниях комиссий, образованных при администрации, протоколируется. Протокол фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений (Приложение 1).
2.1.3. Постановление - нормативный правовой акт главы муниципального образования, принимаемый в целях разрешения наиболее важных и принципиальных вопросов его компетенции (Приложение 2).
Распоряжение - нормативный правовой акт главы муниципального образования, издаваемый в целях разрешения оперативных вопросов. Имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц (Приложение 3).
Составление и оформление постановлений, распоряжений, протоколов должно отвечать требованиям ГОСТ Р 6.30-97, обеспечивать их юридическую силу и последующее использование.
2.1.4. Постановления, распоряжения обязательно должны иметь заголовок.
2.1.5. Постановление или распоряжение, изданное на основе документа вышестоящего органа власти, должно содержать ссылку на него с указанием наименования документа, его даты, номера и заголовка. Например: В соответствии с Постановлением Главы Хабаровского района от 15 апреля 2000 г. N 123 "Об организации оздоровительной работы с учащимися школ в период летних каникул" проделана работа...
2.1.6. Текст постановления, распоряжения, как правило, состоит из констатирующей (вводной) и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются цели и задачи, причины и основания принятия решений. Она может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении, например, распоряжение о приеме на работу или утверждении на должность.
Распорядительная часть постановления начинается со слова ПОСТАНОВЛЯЮ, которое пишется прописными буквами, без разбивки, на отдельной строке, от границы левого поля, после него ставится двоеточие.
В тексте распоряжения отсутствует слово, разделяющее вводную и распорядительную части.
Пункты постановления должны быть конкретными, точными, юридически и грамматически безупречными, не допускающими различных толкований.
Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, например: 1.; 1.1.; 1.2.1.; 1.2.2. и т. д.
Текст постановления, распоряжения печатается через полтора межстрочных интервала. Допускается печатать через один межстрочный интервал тексты на бланках формата А5 (148 х 210 мм).
2.1.7. Порядковый номер постановления, распоряжения устанавливается в пределах календарного года в нарастающем порядке. Каждый вид распорядительного документа нумеруется отдельно.
2.1.8. Каждый проект постановления, распоряжения должен быть согласован. Согласование призвано обеспечить правильное и всестороннее решение вопросов: о качестве подготовленного документа, его целесообразности, своевременности, обоснованности его содержания, о соответствии документа действующему законодательству.
Согласование производится с учреждениями, предприятиями, структурными подразделениями и должностными лицами, которые в соответствии со своей компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте постановления, распоряжения.
2.1.9. Постановления, распоряжения подписываются главой муниципального образования, приложения к ним - главой муниципального образования или лицом, их подготовившим.*
Приложения к распорядительным документам также должны оформляться в соответствии с требованиями государственного стандарта.
2.1.10. Постановления или выписки из них рассылаются организациям и лицам не позднее, чем в пятидневный срок со дня их подписания.
Список организаций и лиц, которым направлены постановления или выписки из них, прилагается к экземпляру документа, который хранится в администрации.
2.1.11. В протоколах заседаний перечисляются все вопросы, внесенные на рассмотрение. Слова "Повестка дня" пишутся от левого поля, а пункты повестки с красной строки.
После каждого вопроса повестки указывается должность, фамилия и инициалы докладчика.
2.1.12. Основная часть протокола заседания должна состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из позиций: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, которые пишутся прописными буквами от начала левого поля, далее указываются должность, фамилия и инициалы докладчика и выступающих, следует изложение доклада и выступлений либо доклад и выступления прилагаются к протоколу, фиксируются заданные вопросы и их авторы, ответы на них, излагается принятое решение либо решение прилагается к протоколу.
2.1.13. Протокол подписывает председатель и секретарь. Протоколы нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года.
2.1.14. Материалы в деле с протоколом располагаются в следующем порядке: протокол, решения с приложениями к ним, доклады, содоклады, справки, информация в порядке рассмотрения вопросов, список приглашенных, стенограмма хода заседания.
Каждый документ должен иметь подлинную подпись и дату.
2.1.15. В деятельности администрации создаются следующие виды справочно-информационных документов: письма, справки, информация, докладные записки, объяснительные записки, обзоры, доклады, телеграммы, телефонограммы и др.
2.1.16. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи (пересылается по почте), оформляется только на бланке письма.
Наиболее часто используются три вида письма: письмо-запрос, письмо-ответ, сопроводительное письмо (Приложения 4 - 6). Письма с небольшим по объему текстом оформляются на бланке письма формата А5.
Письмо должно составляться по одному вопросу. Текст письма состоит из двух частей. В первой части излагаются факты или делается ссылка на документы, послужившие основанием создания письма. Во второй части излагаются просьбы или предложения.
Сопроводительное письмо составляется для тех документов, текст которых не содержит пояснения о цели направления.
2.1.17. Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов, событий. Справки делятся на две группы: справки информационного характера, описывающие и устанавливающие факты, события и содержащие сведения служебного характера, и справки, удостоверяющие юридический факт и выдаваемые заинтересованным гражданам или учреждениям: о подтверждении места работы, должности, заработной платы и т.п. (Приложения 7, 8).
Обе группы справок оформляются на общем бланке администрации в соответствии с установленным стандартом. Текст справки личного характера должен начинаться с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце текста указывается учреждение, куда данная справка представляется.
Справки, используемые внутри администрации, подписывает составитель, справки личного характера, а также справки, составленные по требованию вышестоящего органа подписывает глава муниципального образования. В последнем случае ниже подписи главы муниципального образования оформляется реквизит "Отметка об исполнителе".
Справки финансового характера подписываются главой муниципального образования и бухгалтером.
2.2. Требования к бланкам документов
2.2.1. Документы администрации должны оформляться на бланках. Изготовление, учет, использование и хранение бланков осуществляется в строгом соответствии с требованиями п. 5 ГОСТ Р 6.30-97.
2.2.2. Администрация должна иметь минимум два вида бланков:
- общий бланк формата А4 (210 х 297 мм) с угловым или продольным расположением реквизитов для оформления постановлений, распоряжений, справок, докладных записок, планов, отчетов, сводок (Приложение 9);
- бланки для писем форматов А4 и А5 с угловым или продольным расположением реквизитов для оформления только одного вида документа - письма (Приложение 10).
2.2.3. Гербовые бланки изготавливаются только типографским способом на предприятиях и в мастерских, имеющих лицензию на соответствующий вид деятельности и сертификат о наличии технических и технологических возможностей для их изготовления.
2.2.4. Бланки документов должны иметь поля (мм):
- 35 - левое;
- 10 - правое;
- 20 - верхнее;
- 20 - нижнее.
2.2.5. Бланки документов с воспроизведением герба Хабаровского края (далее гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.
Гербовые бланки в администрации нумеруются. Учет гербовых бланков ведется в журнале раздельно по видам бланков, при этом используются следующие реквизиты:
при поступлении бланков:
- наименование вида гербового бланка;
- дата поступления;
- номер сопроводительного документа;
- наименование организации - поставщика гербовых бланков;
- количество экземпляров;
- серия и номера гербовых бланков;
при выдаче бланков:
- наименование вида гербового бланка;
- количество экземпляров;
- серия и номера гербовых бланков;
- наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;
- расписка в получении;
- примечание (отметка об уничтожении и т. д.).
Журнал учета поступления и выдачи гербовых бланков включается в номенклатуру дел администрации со сроком хранения 3 года.
Гербовые бланки хранятся в надежно запираемом и опечатываемом металлическом шкафу.
2.2.6. Уничтожение испорченных гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационном журнале.
2.2.7. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на специалиста администрации, назначаемого распоряжением главы муниципального образования.
2.2.8. Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распоряжением главы муниципального образования. О проведенной проверке делается отметка в регистрационном журнале после последней записи.
В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения главы муниципального образования.
2.2.9. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии администрации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при этом каждая копия заверяется печатью администрации.
2.3. Правила составления и оформления документов
2.3.1. При составлении и оформлении документов используется 29 реквизитов (информационных элементов документа). Каждый реквизит располагается на документе в строго определенном месте в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 (Приложение 11).
Каждый вид документа имеет строго определенный состав реквизитов и стабильный порядок их расположения.
2.3.2. Герб субъекта Российской Федерации (Хабаровского края) оформляется только типографским способом на бланках всех видов документов. Располагается он на верхнем поле документа посередине строки, включающей реквизит "Наименование организации".
2.3.3. Наименование исполнительного органа должно соответствовать наименованию, закрепленному в его уставе. Воспроизводится на общем бланке или бланке письма на отведенном для него месте.
2.3.4. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению администрации (номера факсов, телексов, счетов в банке и др.). Воспроизводятся только на бланке письма.
2.3.5. Наименование вида документа указывается на отведенном для него месте общего бланка и соответствует формам документов, применяемых в администрации: ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ, АКТ, СПРАВКА, ИНФОРМАЦИЯ, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА. Печатается прописными буквами без разбивки. На бланке письма наименование вида документа не указывается.
2.3.6. Датой документа является дата его подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования или дата события, зафиксированного в документе. Например, датой протокола является дата проведения заседания, датой постановления - дата его подписания.
Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании.
Дата подписания, утверждения, согласования проставляется арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год. Например, дату 9 марта 2001 года следует оформлять 09.03.2001.
В текстах нормативных документов, определяющих права граждан и организаций (законы, уставы, положения, инструкции, распоряжения о приеме, увольнении, аттестации, доплатах), а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ датирования: 9 марта 2001 г. Допускается датирование в соответствии с международными стандартами в следующей последовательности: год, месяц, число: 2001.03.09.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.
2.3.7. Регистрационным номером документа является порядковый номер в пределах календарного года.
Порядковый регистрационный номер организационных, справочно-информационных документов дополняется индексом дела по номенклатуре, например, 1-26 / 29, где: 29 - регистрационный номер, 1-26 - индекс дела по номенклатуре, в котором находится данный документ.
На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляются через косую черту слева направо в порядке указания авторов на документе.
2.3.8. Ссылка на регистрационный номер и дату документа состоит из слов "На N _________ от ________". Оформляется только на бланке письма и используется в письме-ответе. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.
2.3.9. Документ адресуется организациям, структурным подразделениям, должностным лицам, гражданам. При адресовании документов необходимо соблюдать следующие правила:
- наименование организации и ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, например:
Администрация Хабаровского
района
Хабаровского края
Управление жилищно-коммунального
хозяйства
- при направлении документа должностному лицу указывается название учреждения в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном, например:
Администрация Хабаровского
района
Хабаровского края
Управляющему делами
В.С. Сорокиной
- при адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:
Главе Хабаровского района
Хабаровского края
С.А. Чиханацкому
- при направлении документа в несколько однородных организаций их названия указываются обобщенно, например:
Директорам школ района имени
Лазо
- документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При количестве адресатов более четырех составляется указатель рассылки и на каждом документе указывается только один адресат;
- почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие органы, постоянным корреспондентам или подведомственным учреждениям. В этих случаях следует применять конверты с заранее напечатанными адресами.
При адресовании документа юридическому или физическому лицу на документе и на конверте составные части почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.97 N 1239:
- наименование организации - юридического лица или имя, отчество, фамилия (для физических лиц);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка);
- название области, края, республики;
- название страны для международных почтовых отправлений.
При адресовании письма организации указывается ее наименование, затем проставляется адрес, например:
Финансовый отдел администрации
Хабаровского района
ул. Волочаевская, д. 6,
г. Хабаровск, 680020
При адресовании письма физическому лицу указывается инициалы и фамилия получателя, затем почтовый адрес, например:
А.П. Калинину
ул. 30 лет Победы, д. 68, кв. 5,
с. Богородское Ульчского района
Хабаровского края, 682400
При обращении к должностному лицу указываются только его инициалы и фамилия, например: С.А. Чиханацкому - без указания "товарищ" (т.) или "господин" (г-н).
2.3.10. Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым распорядительным документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности, личной подписи, инициалов и фамилии лица, утверждающего документ, и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Глава Корфовского
поселкового
муниципального образования
Хабаровского района
подпись А.Е. Зель
15.02.2001
При утверждении документа постановлением или распоряжением главы муниципального образования гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕНЫ), наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
УТВЕРЖДЕНО
постановлением главы
муниципального образования
села Некрасовка
от 14.02.2001 N 36
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в Приложении 12.
2.3.11. Указания по исполнению документа даются в форме резолюции главы муниципального образования или его заместителя. В состав резолюции включаются следующие элементы: фамилия исполнителя (фамилии исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя, дата резолюции, например:
Марковой Т.Ф.
Прошу подготовить к 15.07.2000
список многодетных семей поселка
и график вручения им продуктов
детского питания, полученных по
гуманитарной помощи
подпись
23.06.2000
Как правило, на документе должна быть одна резолюция. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа.
2.3.12. Заголовок составляется к тексту любого документа, оформленного на бланке формата А4 (210 х 297 мм), независимо от его объема и назначения.
Заголовок выражает краткое содержание текста, отвечая на вопросы: о чем? (о ком?), например: "О создании...", "Об изменении...", "О выполнении..."; чего? (кого?), например: Протокол "заседания коллегии", Должностная инструкция "ведущего специалиста".
Заголовок составляется автором документа, он не проставляется на телефонограммах, извещениях и на документах, текст которых оформляется на бланках формата А5 (210 х 148 мм) и не превышает 5 строк.
Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.
2.3.13. Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, информации, оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 1 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение о смотре-конкурсе на благоустройство
территории поселка на 5 л. в 1 экз.
2. Инструкция по работе с жалобами и
заявлениями граждан
на 20 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:
Приложение: в 1 экз.
Если Приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. в первый адрес.
При наличии нескольких приложений к постановлению, распоряжению в верхнем правом углу на них проставляется порядковый номер: "Приложение 1", "Приложение 2" и т.д.
2.3.14. Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты:
- наименование вида документа;
- заголовок;
- подпись;
- дата;
- отметки о согласовании, утверждении и т. д.
На первом листе приложения к распорядительному документу в верхнем правом углу после слова "Приложение" указывается название распорядительного документа, его дата и номер, например:
Приложение 1
к постановлению главы
муниципального
образования села
Некрасовка
от 15.07.2000 N 27
Если приложения оформлены на нескольких листах, то на втором и последующих листах делается отметка: "Продолжение приложения 2".
2.3.15. Основными способами удостоверения документа являются подписание, утверждение и проставление печати.
Постановление и распоряжение главы муниципального образования имеют одну подпись - главы (при его отсутствии - исполняющего обязанности). Две подписи имеют финансовые документы.
Документы, направляемые в вышестоящие учреждения, подписываются главой муниципального образования, а в случае его отсутствия - заместителем; документы, направляемые в другие учреждения, подписываются главой муниципального образования, его заместителем.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, если оформлен на бланке организации); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Глава Малышевского сельского
муниципального образования подпись В.А. Деряев
или
Глава муниципального
образования подпись В.А. Деряев
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям, например:
Глава муниципального
образования подпись В.А. Деряев
Главный бухгалтер подпись О.В. Орлова
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии, например:
Председатель комиссии подпись Р.Ф. Сидоров
Члены комиссии подпись В.Ф. Алексеева
подпись И.А. Снежко
подпись В.Д. Чешкова
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии, например:
И.о. заместителя главы
администрации,
главный специалист подпись Е.И. Петров
При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.
2.3.16. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности и прав должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, удостоверяющих юридический факт и выдаваемых заинтересованным гражданам и учреждениям, подпись ответственного лица заверяется гербовой печатью (Приложение 13). Печатью заверяются размноженные экземпляры документов, оформленных на гербовых бланках (постановления и распоряжения главы муниципального образования, письма).
Печать следует проставлять таким образом, чтобы оттиск ее захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписывающего документ.
Печать хранится у главы муниципального образования.
2.3.17. Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, письмом или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов и фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник
финансового
управления
администрации
Хабаровского района
подпись Е.В. Соколов
25.01.2001
Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляется по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
коллегии
департамента
здравоохранения
администрации края
от 10.06.2000 N 2
или
СОГЛАСОВАНО
Письмо Правительства
Российской Федерации
от 14.07.98 N 01-4/185
2.3.18. Формой внутреннего согласования проекта документа является его визирование. Виза включает в себя личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату, при необходимости - должность визирующего, например:
Заместитель главы администрации
подпись С.К. Новиков
25.01.2001
Визы проставляются на последнем листе подлинника распорядительного документа, на нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа (или на оборотной стороне) или на отдельном листе с указанием документа, к которому этот лист относится: наименования, автора, даты, номера.
2.3.19. Копии документов, выдаваемые администрацией, воспроизводятся на бланках администрации и заверяются.
На первом листе копии документа на верхнем поле справа проставляется слово Копия. Заверительная надпись проставляется ниже реквизита Подпись и состоит из слова Верно, наименования должности лица, заверившего копию, его личной подписи, инициалов и фамилии и даты заверения копии, например:
Верно
Ведущий специалист подпись Е.В. Михайлова
12.01.2001
Заверительная надпись заверяется печатью.
2.3.20. Фамилию, имя, отчество исполнителя документа и номер его телефона располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
Чернова Наталья Васильевна
32 91 59
или
Чернова
32 91 59
2.3.21. Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на нижнем поле первого листа справа рукописно или с использованием регистрационного штампа и включает наименование администрации, порядковый номер, индекс дела по номенклатуре, куда будет помещен исполненный документ, дату поступления.
2.3.22. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой "К" и помещается на левом поле первого листа документа на уровне заголовка к тексту. 2.3.23. Идентификатор электронной копии (отметка для автоматического поиска документа) включает имя файла, дату и другие поисковые данные, проставляемые в нижнем колонтитуле каждой страницы документа, изготовленного средствами электронно-вычислительной техники (ЭВТ).
2.3.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело помещается на нижнем поле первого листа документа слева и включает краткие сведения об исполнении документа, слова В дело, номер дела по номенклатуре, где будет храниться документ, дату и подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ. Отметка в дело свидетельствует о том, что работа с документом закончена.
2.4. Требования к текстам документов
2.4.1. Тексты документов рекомендуется разделять на две основные части. В первой указываются основания, цели, причины составления документа, во второй излагаются выводы, решения, просьбы, предложения. Текст документа может состоять из одной фразы, в первой ее части также сообщаются основание или причины создания документа, во второй - решение, распоряжение или просьба. В отдельных случаях текст документа может содержать одну заключительную часть.
Документы, содержащие информацию большого объема и по различным вопросам, следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
2.4.2. В постановлениях, распоряжениях, указаниях главы муниципального образования, а также в документах, адресованных руководству (заявление, докладная записка, объяснительная записка), форма изложения текста должна быть от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, обязываю, прошу).
2.4.3. В распорядительных документах коллегиальных органов (собрание представителей, коллегия, комиссия) текст излагается от третьего лица единственного числа (постановляет, решила). В совместных распорядительных документах используется форма изложения текста от первого лица множественного числа (постановляем, решили, предлагаем).
2.4.4. В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили), содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа.
2.4.5. В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкция), а также содержащих описание или оценку фактов и событий (акт, заключение, справка), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа (предприятие осуществляет функции, комиссия установила, в состав правления входят).
2.4.6. В письмах используется форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим представить, направляем для сведения); от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить); от третьего лица единственного числа (администрация не возражает).
2.4.7. Даты и календарные сроки в тексте следует писать: 5 мая 2000 г., а не 5 мая 2000 года, но в 2001 году, а не в 2000 г., план на 2001 год, а не план на 2001 г.; в июне 2000 г., а не в июне месяце 2000 г.; во втором полугодии 2000 г., а не 2 полугодии 2000 г., но во II квартале 2000 г.
Следует писать: в 1999/2000 учебном году; в отопительный сезон 1999/2000 года; провести ремонт в осенне-зимний период 2000/2001 года; но провести работы в 2000 - 2001 годах; план на 2000 - 2003 годы; выполнение плана на 10 месяцев 2001 года.
В названиях праздников и знаменательных событий первое слово пишется с прописной буквы, например: Новый год, Восьмое марта, День принятия декларации о государственном суверенитете Российской Федерации, но День Победы, Великая Отечественная война, Рождество Христово.
Суммы, обозначающие денежные выражения более одной тысячи, в тексте рекомендуется писать цифрами и словами, например: 5 тыс. рублей, а не 5000 рублей; 1 млн. рублей, а не 1000000 рублей.
Денежные выражения в рублях и копейках следует писать: 108 рублей 50 коп.
Названия единиц измерения в тексте рекомендуется писать: 5 тыс. метров; 16 тонн; 120 кв. метров; в приложениях - сокращенно: 5 тыс. м; 16 т; 120 кв. м; 15 ц; 7 г; 10 л и т.д.
При написании единиц измерения с дробными числами в тексте следует писать: 12,7 грамма; 13,5 тонны; 2,25 куб. метра.
В тексте следует писать: 10 автомобилей, а не 10 штук автомобилей; 10 рабочих, а не 10 человек рабочих; 100 голов скота, а не 100 штук скота.
2.5. Правила изготовления документов с помощью печатающих устройств
2.5.1. Документы могут изготавливаться на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств электронно-вычислительной техники (ЭВТ). Отдельные внутренние документы, авторами которых являются служащие администрации, могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).
2.5.2. Тексты документов на бланках формата А4 печатаются через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал.
Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию или для устного прочтения, допускается печатать через два межстрочных интервала.
Первая строка каждого абзаца печатается с отступлением на пять знаков от границы левого поля.
2.5.3. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяются друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами, например:
СОГЛАСОВАНО
1,5
Председатель комиссии по делам
1
несовершеннолетних администрации
1
Малышевского сельского
1
муниципального образования
2
Т.С. Попова
1,5
23.11.2001
2.5.4. Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2 - 3 межстрочными интервалами.
2.5.5. Название вида документа печатается прописными буквами.
2.5.6. Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются на уровне последней строки наименования должности, например:
Главный бухгалтер администрации
Малышевского сельского
муниципального образования подпись Е.В. Сидорова
2.5.7. Максимальная длина строки многострочных реквизитов 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 140 знаков (5 строк), то его допускается продлевать до границы правого поля, точка в конце заголовка не ставится.
2.5.8. При печатании документов используются следующие стандартные положения табулятора:
- от границы левого поля - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов: ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ;
- после 5 печатных знаков - для начала абзаца в тексте;
- после 16, 24, 56 печатных знаков - для составления таблиц и трафаретных текстов;
- после 32 печатных знаков - для реквизита "Адресат";
- после 40 печатных знаков - для реквизитов "Гриф утверждения документа" и "Гриф ограничения доступа к документу";
- после 48 печатных знаков - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись".
2.5.9. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал.
2.5.10. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй ряд - после 40 печатных знаков от левой границы текстового поля.
2.5.11. При оформлении документов на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля.
2.5.12. Допускается печатание документов временного срока хранения с использованием оборотной стороны листа.
3. Организация документооборота. Общие правила организации документооборота. Порядок прохождения и исполнения входящих, исходящих и внутренних документов. Порядок приема и передачи документов
3.1. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот администрации.
3.2. Все поступающие документы принимаются ответственным за делопроизводство, назначаемым распоряжением главы муниципального образования. При приеме документов проверяется правильность доставки, при вскрытии конвертов устанавливается наличие вложенных в них документов и приложений; конверты с надписью "лично" не вскрываются. При поступлении повторного документа к нему прилагаются полученные ранее документы.
Документы, поступившие не по адресу, пересылаются по назначению. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений к ним сообщается об этом отправителю. Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить отправителя или время отправления и получения документа.
На всех входящих документах в правом нижнем углу первого листа проставляется регистрационный штамп, фиксирующий факт и время поступления документа в администрацию.
3.3. После регистрации документы передаются главе муниципального образования или его заместителю в день поступления.
Главе передаются документы вышестоящих органов, а также другие важнейшие документы, содержащие необходимую информацию по принципиальным вопросам деятельности администрации, исполнение которых требует решения руководства.
В том случае, когда в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и передаются руководству вместе с поступившим документом.
Результаты рассмотрения документов выражаются в резолюциях. После возвращения документов от руководства специалист администрации переносит содержание поручений, сроки исполнения и фамилии исполнителей в регистрационный журнал (карточки) или компьютерный банк данных.
Затем документы, как правило, в день их поступления, передаются непосредственно исполнителям. В случае необходимости документ ставится на контроль.
3.4. Размножение, оформление, учет и рассылка постановлений и других документов администрации осуществляется ответственным за делопроизводство.
3.5. Прием и передача входящих, исходящих документов администрации осуществляется, как правило, без расписок, но с обязательной отметкой в журнале регистрации документов.
Под расписку могут передаваться контролируемые и другие наиболее важные документы.
3.6. Исходящие документы подписываются руководством администрации. Подписанные документы вместе с имеющимися приложениями передаются ответственному за делопроизводство для регистрации и отправки, а также для формирования дела в соответствии с номенклатурой дел администрации.
Письмо-ответ, содержащее на бланке ссылку на дату и номер входящего документа, передается вместе с инициативным документом.
Исполненные документы с грифом "Подлежит возврату" в обязательном порядке передаются работниками администрации специалисту, ответственному за делопроизводство.
3.7. Внутренние документы (распоряжения, служебные записки и т.д.) готовятся, оформляются и исполняются в пределах самой администрации.
3.8. Документы, направляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются немедленно. Постановления, распоряжения рассылаются исполнителям в соответствии с указателем рассылки.
3.9. Учет объема документооборота производится ежеквартально. При этом учитывается количество входящих, исходящих, внутренних документов и количество экземпляров (копий) документов. Учету подлежат также письма, заявления и жалобы граждан.
4. Регистрация документов
4.1. Регистрация документов администрации осуществляется ответственным за делопроизводство. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие - в день подписания.
4.2. Поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые (Приложение 14). На них проставляется отметка о поступлении документа в организацию вручную или с помощью специального регистрационного штампа (Приложение 15).
4.3. Входящие документы регистрируются в журнале (карточке) регистрации входящих документов (Приложение 16), исходящие - в журнале регистрации исходящих документов (Приложение 17) или на карточках (Приложение 18).
Подписанные постановления и распоряжения главы муниципального образования, а также письма, заявления, жалобы граждан регистрируются в специальных журналах.
Для автоматизированного учета и анализа входящей и исходящей корреспонденции могут использоваться средства ЭВТ. Регистрационные данные о документах хранятся в виде электронных карточек, которые распечатываются на принтере и используются в качестве вспомогательной картотеки в целях страховки информации, а также в качестве научно-справочного аппарата на стадии архивного хранения документов.
4.4. Каждый документ регистрируется в администрации только один раз. Инициативный и ответный документы имеют единый индекс, но разные регистрационные номера. Документу-ответу присваивается самостоятельный номер.
4.5. При регистрации на документах проставляется регистрационный номер. Порядковый номер входящего, исходящего или внутреннего документа дополняется индексом дела по номенклатуре, например: 45/1-24, где 45 - порядковый регистрационный номер, 1-24 - индекс дела по номенклатуре.
Регистрационными номерами распорядительных документов и протоколов являются их порядковые номера в пределах каждого вида документов, которые им присваиваются в рамках календарного года.
Регистрационные номера писем, жалоб, заявлений граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа, например: 18/1-24-К.
4.6. Журналы регистрации всех категорий документов администрации являются и справочным аппаратом к документам администрации.
Справочный аппарат обеспечивает поиск документа в делопроизводстве, наблюдение за его исполнением, поиск информации, заключенной в документе.
5. Организация контроля за исполнением документов
5.1. Контролю за исполнением подлежат наиболее важные документы в соответствии с прилагаемым перечнем (Приложение 19).
5.2. Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение. Действия по контролю за исполнением включают в себя непосредственную проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.
5.3. Контроль за исполнением документов осуществляется главой муниципального образования.
Непосредственный контроль за исполнением документов осуществляет специалист администрации.
5.4. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения устанавливаются для наиболее массовых категорий документов, подлежащих контролю, в соответствии с существующим законодательством. В остальных случаях сроки исполнения документов не должны превышать 10 дней. Месячный срок исполнения может быть установлен для документов, сложных по характеру исполнения.
Предложения, заявления и жалобы граждан, не требующие дополнительного изучения и проверки, выполняются безотлагательно, остальные - в срок не более одного месяца.
Документы, поступившие из вышестоящих организаций, исполняются в сроки, установленные в этих документах; постановления и распоряжения - в сроки, оговоренные в самих документах. Если в инициативных документах сроки не указаны, то они устанавливаются главой муниципального образования в резолюции.
5.5. Срок исполнения документа исчисляется с момента его поступления в администрацию.
Срок исполнения документа может быть продлен только лицом или учреждением, его установившим. Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу по получении документа исполнителем или не менее чем за 2 - 3 дня до истечения срока исполнения документа, если в процессе исполнения выясняется невозможность соблюдения указанного срока. В противном случае документ считается не исполненным в срок.
5.6. Контроль за исполнением документов осуществляется с момента постановки их на контроль. В случае задержки в исполнении документов специалист, контролирующий ход их исполнения, обязан принять меры для выяснения и устранения причин задержки и обеспечения своевременного исполнения документов.
5.7. В администрации контроль за исполнением и сроками исполнения документов ведется по журналам регистрации документов.
На контролируемых документах ставится знак контроля или штамп "Контроль" на левом поле документа на уровне заголовка к тексту.
5.8. Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан исчерпывающий ответ по существу. Если исполнение не документировалось, отметка об исполнении делается на самом документе-запросе и в журнале регистрации документов.
5.9. Постановление и распоряжение снимается с контроля по указанию главы муниципального образования или его заместителя.
Данные о результатах исполнения контролируемых документов обобщаются специалистом администрации ежемесячно и докладываются главе муниципального образования.
6. Составление номенклатуры и формирование дел
6.1. Составление номенклатуры дел
6.1.1. Номенклатура дел - это систематизированный список наименований дел, заводимых в администрации, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел служит для распределения и группировки исполненных документов в дела, для установления сроков их хранения, в качестве схемы построения справочной картотеки на исполненные документы и является учетным документом в архиве администрации для дел временного хранения (до 10 лет включительно).
Номенклатура дел оформляется по форме, установленной Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) (Приложение 20).
6.1.2. Номенклатура дел составляется заместителем главы муниципального образования или специалистом администрации, рассматривается на заседании экспертной комиссии, через архивное учреждение города, района направляется на согласование с экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) управления по делам архивов администрации края.
Согласованная номенклатура дел утверждается главой поселкового, сельского муниципального образования.
6.1.3. Утвержденная и согласованная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит досрочному пересоставлению и пересогласованию в случае коренных изменений в структуре и функциях администрации. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается и вводится в действие с 1 января следующего года. Согласованный экземпляр номенклатуры является документом постоянного хранения.
Контроль за практическим применением номенклатуры дел осуществляется заместителем главы муниципального образования или специалистом администрации.
6.1.4. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации и образующиеся в ее деятельности.
Дела органов и подразделений администрации (комиссии, советы), действующих на общественных началах, также включаются в номенклатуру дел администрации.
Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры, справочники и другие подобные документы.
6.1.5. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь свой индекс. Индекс состоит из номера раздела, обозначающего структурное подразделение или направление деятельности, и порядкового номера дела внутри раздела, например: 01-16 или 03-02.
6.1.6. Заголовки дел внутри раздела располагаются по их значимости:
- распорядительные, нормативные и инструктивные документы вышестоящих органов;
- постановления и распоряжения главы администрации;
- протоколы заседаний комиссий, штабов, документы к ним;
- планы;
- отчеты;
- справочные документы, переписка;
- вспомогательные, регистрационные журналы, картотеки и т.д.
6.1.7. Заголовок дела должен кратко и четко формулировать вид дела (переписка) или документа (постановления), вопрос, к которому относятся документы, период, к которому они относятся (квартальные отчеты), корреспондентов (переписка с коммерческими предприятиями) и т.д.
6.1.8. Для внесения в номенклатуру в течение года вновь возникших дел в каждом ее разделе оставляются резервные номера.
6.1.9. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел.
6.2. Формирование дел
6.2.1. При формировании дел необходимо выполнять следующие правила:
- дела формируются в строгом соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
- в деле не должно быть черновиков, вариантов, дублетных экземпляров и документов, подлежащих возврату;
- документы должны быть правильно оформлены (наличие подписей, даты, регистрационного номера, отметки "В дело:" и т.д.), неисполненные, недооформленные и неправильно оформленные документы в дела не включаются;
- документы постоянного и временного срока хранения формируются в разные дела;
- дело не должно содержать более 250 листов;
- дела с документами постоянного срока хранения формируются только из первых экземпляров документов, подписанных подлинно главой муниципального образования или исполняющим его обязанности заместителем;
- документы администрации группируются в дела за один календарный год. Исключение составляют переходящие дела (личные дела и карточки сотрудников, книги учета движения трудовых книжек и др.), формирование которых в течение нескольких лет вызывается необходимостью.
6.2.2. В начале делопроизводственного года специалист администрации в соответствии с номенклатурой дел оформляет папки, на которых указываются: полное название администрации, номер дела по номенклатуре, его заголовок, дата (год), срок хранения дела в соответствии с номенклатурой.
6.2.3. Расположение документов внутри дел производится, как правило, по хронологии (по датам подписания, поступления, исполнения).
При хронологическом порядке расположения документов постоянного срока хранения, наиболее ранние документы находятся в начале дела.
6.2.4. Постановления и распоряжения главы муниципального образования, протоколы заседаний комиссий группируются в дела в хронологической последовательности с относящимися к ним приложениями в пределах календарного года.
6.2.5. В деятельности администрации создаются и отдельно формируются три вида распоряжений:
- распоряжения по основной деятельности, срок хранения постоянно;
- распоряжения по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, аттестации, поощрении, доплатам, изменении фамилии), срок хранения - 75 лет;
- распоряжения по личному составу (о предоставлении отпусков, командировании, взысканиях), срок хранения - 3 года.
6.2.6. Документы в личных делах располагаются в соответствии с требованиями, утвержденными Постановлением Главы Администрации края от 13 февраля 1998 г. N 57 "О порядке ведения личных дел государственных служащих государственной службы Хабаровского края" в следующем порядке: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, дополнения к анкете, анкета, автобиография, копия документа об образовании, характеристика с последнего места работы, заявления о приеме на работу, увольнении с работы с резолюцией руководителя, копии распоряжений о приеме, назначении, награждении, переводе, увольнении, поощрении и вынесении дисциплинарных взысканий, другие документы, характеризующие служащего.
Документы, не имеющие отношения к характеристике служащего, группируются отдельно от личных дел. Личные дела ведутся в течение нескольких лет и после увольнения служащего и внесения в личное дело соответствующих записей в дополнение к анкете сдаются на хранение в архив.
6.2.7. Лицевые счета работников, расчетно-платежные ведомости по начислению и выдаче заработной платы группируются в самостоятельные дела в пределах года.
6.2.8. Предложения, заявления, жалобы граждан формируются в отдельные дела:
- предложения и заявления граждан об улучшении работы администрации и документы по их рассмотрению, срок хранения постоянно;
- заявления и жалобы граждан по личным вопросам и документы по их рассмотрению, срок хранения 5 лет ЭК.
6.2.9. Переписка группируется в дела за период календарного года в хронологической последовательности. Документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела за предыдущий год, в котором хранятся предшествующие документы по этому вопросу. Переписка с вышестоящими учреждениями может группироваться по конкретным вопросам.
7. Подготовка документов к последующему хранению и использованию
7.1. Экспертиза научной и практической ценности документов
7.1.1. Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной и практической ценности документов администрации, оформление, описание, обеспечение сохранности и передачу дел в архив администрации, а затем в муниципальный архив.
7.1.2. Экспертиза ценности документов - это определение политического, исторического, практического и иного значения документов в целях отбора их на хранение и установления срока их хранения.
7.1.3. Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией администрации (ЭК). Она назначается распоряжением главы муниципального образования в составе 3-х человек.
Членами комиссии являются работники аппарата администрации, хорошо знающие делопроизводство. Возглавляет экспертную комиссию заместитель главы муниципального образования. В состав комиссии обязательно входит работник, отвечающий за работу архива администрации.
Экспертная комиссия администрации осуществляет следующие функции: рассматривает проект номенклатуры дел; организует ежегодный отбор дел на хранение и уничтожение; рассматривает описи дел постоянного хранения, подлежащих передаче в муниципальный архив, описи дел по личному составу; рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению.
Работа экспертной комиссии организуется в соответствии с годовым планом работы. Заседания экспертной комиссии протоколируются.
7.1.4. Отбор документов и дел к уничтожению оформляется актом (Приложение 21). Акты рассматриваются ЭК администрации, подписываются ответственным за делопроизводство и утверждаются главой муниципального образования.
Уничтожение включенных в акт документов производится после того, как описи дел постоянного хранения за соответствующий промежуток времени утверждены экспертно-проверочной методической комиссией управления по делам архивов администрации края.
7.2. Оформление дел
7.2.1. Оформление дел включает в себя оформление реквизитов обложки дела, брошюровку, нумерацию листов и составление листа-заверителя дела.
7.2.2. В начале делопроизводственного года ответственный за делопроизводство в соответствии с номенклатурой дел оформляет папки, на которых указываются следующие реквизиты: полное название исполнительного органа, номер дела по номенклатуре, его заголовок, дата (год) дела, срок хранения в соответствии с номенклатурой.
7.2.3. По окончании делопроизводственного года и проведения экспертизы ценности документов ответственный за делопроизводство завершает оформление дел.
На обложки дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) вносятся необходимые уточнения заголовка, даты, подлинности или копийности документов в деле.
Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) подшиваются или переплетаются в твердую обложку на четыре прокола, листы нумеруются черным графитным карандашом в правом верхнем углу. В конце дела на отдельном листе составляется заверительная надпись, на обложке дела указывается количество листов в деле.
7.2.4. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются упрощенно: они не подшиваются, листы не нумеруются, но на обложках должен быть четкий заголовок, срок хранения и индекс дела по номенклатуре.
7.3. Составление описей дел постоянного хранения и по личному составу
7.3.1. По окончании делопроизводственного года экспертная комиссия администрации отбирает дела постоянного хранения и по личному составу и составляет на них описи.
7.3.2. Описи дел постоянного хранения, предназначенных для последующей передачи в муниципальный архив, подлежат утверждению экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) управления по делам архивов администрации края через два года после завершения дел в делопроизводстве, не считая года текущего делопроизводства, например: в 2001 году должны были быть представлены описи дел за 1998 год.
Описи составляются раздельно: на дела постоянного хранения и на дела долговременного хранения (свыше 10 лет) - по личному составу (Приложения 22, 23).
Каждое дело по описи имеет самостоятельный порядковый номер.
Годовой раздел описи дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах, подписывается составителем и ответственным за делопроизводство и архив, одобряется ЭК администрации, после утверждения ЭПМК управления по делам архивов администрации края утверждается главой муниципального образования.
В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся в администрации по номенклатуре дел, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается главой муниципального образования.
7.3.3. Опись ведется с единой валовой нумерацией в течение нескольких лет и заканчивается по согласованию с архивным учреждением города, района.
7.3.4. На похозяйственные книги составляется отдельная опись по форме годового раздела описи дел постоянного хранения. Похозяйственные книги заводятся на 5 лет, после чего составляется опись. Годовой раздел описи составляется по дате ведения похозяйственной книги, например: похозяйственные книги на 1996 - 2000 годы описываются в 2001 году, даты ведения похозяйственных книг включаются в заголовок. Опись на похозяйственные книги представляется в муниципальный архив.
7.3.5. При первичной передаче документов на государственное хранение описи должны иметь титульный лист, историческую справку, предисловие, список сокращенных слов.
7.3.6. Описи дел по личному составу составляются по тому же принципу и подлежат согласованию с ЭПМК управления по делам архивов администрации края или экспертной комиссией муниципального архива.
7.4. Обеспечение сохранности документов
7.4.1. В администрации ответственность за обеспечение сохранности документов возлагается на заместителя главы муниципального образования или специалиста администрации.
7.4.2. Архивные документы должны храниться в отдельных соответственно оборудованных помещениях или в закрываемых металлических шкафах или сейфах, предохраняющих их от пыли и солнечного света.
В случае расположения архивохранилища на первом этаже на окнах устанавливаются металлические распашные решетки, двери обиваются асбестовой прокладкой или металлом и снабжаются надежными замками. Двери хранилищ в нерабочее время должны быть закрыты на замок и опечатаны.
В архивохранилищах или служебных кабинетах, где хранятся архивные документы, должны быть установлены средства пожаротушения. В администрации должен быть разработан и утвержден план экстренной эвакуации документов, приобретены для этих целей мешкотара, шпагат, брезент.
При смене главы муниципального образования и работника администрации, ответственного за делопроизводство и архив, все документы должны передаваться по акту. Акт приема-передачи документов утверждается главой муниципального образования.
7.4.3. Изъятие или выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается. Снятие копий и производство выписок из документов осуществляется с разрешения главы муниципального образования.
7.5. Дела постоянного хранения в течение пяти лет находятся в администрации, а затем сдаются на хранение в архивный отдел администрации города, района (муниципальный архив). Дела по личному составу хранятся в администрации, либо сдаются на хранение в объединенный межведомственный архив документов по личному составу администрации города, района в случае отсутствия в администрации условий для их хранения.
|
<< Назад |
||
|
Содержание Постановление Главы Администрации Хабаровского края от 18 октября 2001 г. N 442 "Об утверждении Примерной инструкции... |