Приложение. Регламент Администрации муниципального образования Ванинского района Хабаровского края

Регламент
Администрации муниципального образования Ванинского района Хабаровского края
(утв. постановлением Главы Администрации Ванинского района от 30 декабря 2003 г. N 467)

I. Общие положения

1. Настоящий Регламент Администрации муниципального образования Ванинского района Хабаровского края (далее - Регламент определяет порядок организационного, документационного к информационного обеспечения деятельности Администрации муниципального образования.

2. В соответствии с Уставом муниципального образования Ванинского района Хабаровского края Администрация является исполнительным органом местного самоуправления, ее деятельностью руководит Глава Администрации на принципах единоначалия.

Администрация муниципального образования Ванинского района Хабаровского края (далее - Администрация) является аппаратом по обеспечению деятельности Главы муниципального образования Ванинского района Хабаровского края.

Порядок формирования и полномочия Администрации устанавливаются Уставом муниципального образования Ванинского района Хабаровского края и принятыми в соответствии с ним постановлениями Главы муниципального образования Ванинского района Хабаровского края.

3. Администрация в своей деятельности руководствуется федеральным законодательством, законодательством Хабаровского края. Уставом муниципального образования Ванинского района Хабаровского края и иными нормативными правовыми актами, изданными представительным органом местного самоуправления и Главой муниципального образования Ванинского района.

4. Администрация строит свою работу в следующих формах: коллегия при главе муниципального образования, постоянные и временные комиссии, рабочие группы, совещания и посредством индивидуального распорядительства.

5. Настоящий Регламент утверждается Главой муниципальной образования Ванинского района Хабаровского края.

Изменения в Регламент вносятся главой муниципальной образования по собственной инициативе, заместителями Главы Администрации муниципального образования Ванинского района управляющим делами, либо по предложению структурных подразделений Администрации.

II. Планирование работы Администрации

1. Деятельность Администрации строится на основе перспективной плана на год, текущего на квартал и месяц.

Разработка проекта перспективного плана работы Администрации осуществляется отделом по организационной работе под руководством управляющего делами.

2. Перспективный план разрабатывается на год в следующем порядке:

- предложения в проект плана работы вносятся структурными подразделениями Администрации (отделы, комитеты, управления) не позднее чем за 1,5 месяца до начала следующего года;

- в течении двух недель эти предложения рассматриваются заместителями Главы муниципального образования и передаются управляющему делами Администрации для составления проекта перспективного плана;

- управляющий делами вносит согласованный проект перспективного плана на рассмотрение Главе муниципального образования до 1 декабря;

- окончательный вариант плана работы Администрации на очередной год должен быть рассмотрен и утвержден не позднее 10 декабря.

3. Текущее планирование осуществляется на основе перспективного плана в форме квартальных планов:

- структурные подразделения Администрации (отделы, комитеты управления) вносят свои предложения в проект квартального плана с учетом мероприятий перспективного плана на год не позднее, чем за две недели до начала квартала с визой курирующего заместителя Главы муниципального образования;

- отдел по организационной работе в недельный срок обобщает представленные предложения, проводит согласование проекта плана со всеми заинтересованными лицами и вносит его на рассмотрение и утверждение Главе муниципального образования не позднее 20 числа.

Планы работы на месяц разрабатываются и утверждаются ежемесячно не позднее 20 числа.

4. На основе планов работ Администраций сельских и поселковых муниципальных образований отдел по организационной работе до 20 числа ежемесячно формирует месячный план основных мероприятий проводимых в селах и поселках района.

5. Не позднее 20 числа до начала нового года, очередного квартала и месяца утвержденные планы направляются в соответствующие структурные подразделения Администрации, представительный орган местного самоуправления, Правительство края и другим заинтересованным лицам.

6. Контроль за выполнением перспективных, квартальных и иных планов осуществляет отдел по организационной работе.

7. Обобщение, анализ информации и доклад Главе муниципального образования о выполнении планов работы Администрации возлагается на управляющего делами Администрации.

III. Организация работы коллегии при Главе муниципального образования Ванинского района

1. В целях всестороннего предварительного обсуждения наиболее важных вопросов, отнесенных к компетенции Главы муниципальной образования, обеспечения согласованной работы структурных подразделений Администрации, муниципальных предприятий и учреждений, иных подведомственных служб, создается коллегия при Главе муниципального образования и является совещательным органом.

2. Количественный и персональный состав коллегии определяется Главой муниципального образования. Порядок деятельности коллегии определяется в Положении о ней, утвержденном Главой муниципального образования.

В состав коллегии могут входить заместители Главы муниципального образования, главы сельских, поселковых муниципальных образований, руководители иных органов, предприятий, организаций и служб как правило, по согласованию.

3. Заседания коллегии проводятся ежемесячно в 3-й вторник и являются основой организационно-правовой формой ее деятельности.

Подготовка вопросов на заседание коллегии осуществляется работниками, ответственными за их подготовку, по утвержденному плану работы Администрации или по поручению Главы муниципального образования.

Подготовка проектов нормативных правовых актов Главы муниципального образования к заседаниям коллегии осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции о делопроизводстве в Администрации муниципального образования.

4. Планирование работы коллегии, формирование повестки дня очередного заседания и материалов к нему, организацию работы коллегии, оформление протоколов заседаний и принятых решений осуществляет отдел управления делами Администрации.

Материально-техническое обеспечение заседании коллегии осуществляет отдел управление делами Администрации.

IV. Порядок проведения совещаний

1. В зависимости от целей и решаемых задач в Администраций проводятся служебные совещания: общерайонные, межотраслевые, отраслевые, проблемные, итоговые, инструктивные, оперативные.

Регулируемые, а также наиболее значимые совещания планируются в перспективных и квартальных планах работы Администрации, месячные планах работы заместителей Главы муниципального образования, ее структурных подразделений.

При планировании каждого совещания определяются темь: совещаний, состав и количество его участников, время и месте проведения, форма итоговых документов (решения, рекомендации и т.д.) порядок подготовки и ответственные лица.

2. Расширенное совещание с руководителями структурных подразделений Администрации, главами сельских, поселковых муниципальных образований проводятся один раз в месяц, в соответствии с планами работы во вторник первой недели месяца в 9.00 часов.

3. Совещания с главами сельских, поселковых муниципальные образований проводятся ежемесячно в 3-й вторник в 14.00 часов у Главы муниципального образования района.

4. Повестку дня совещаний, порядок их проведения и состав участников формирует отдел организационно-методической работы Администрации на основе планов работы за неделю до дня совещания согласовывает с Главой муниципального образования.

Извещения должностных лиц (согласно списку) об их участии в совещании производит отдел по организационной работе Администрации за неделю до совещания.

За подготовку вопросов, запланированных для обсуждения в совещании, отвечают непосредственно руководители соответствующих структурных подразделений Администрации.

5. Вопросы, поставленные на совещании и требующие принятия практических мер, фиксируются в протоколе совещания и на очередном или последующих совещаниях рассматриваются мероприятия по и реализации.

Контроль за исполнением намеченных мероприятий возлагается н отдел по организационной работе Администрации.

Каждое совещание и решения, принятые на нем оформляются протоколом, который подписывает Глава муниципального образования либо другое должностное лицо, проводившее данное совещание. В протоколе совещания указываются конкретные исполнители и срок исполнения решений или поручений.

Протокол совещания оформляет отдел по организационной работе Администрации в течении 3-х дней и направляет его ответственным за исполнение решений и поручении, а также другим заинтересованным лицам.

Контроль за выполнением решений и поручений, зафиксированных в протоколе совещания, возлагаются на руководителя соответствующего структурного подразделения, в чью компетенцию входит рассматриваемый вопрос.

6. Аппаратное совещание у Главы муниципального образования с его заместителями, руководителями структурных подразделений проводится во второй вторник в 9.00 часов.

V. Организация работы со служебными документами

1. Служебные документы (корреспонденция), адресованные в Администрацию, поступают в управление делами Администрации, где они регистрируются и в день поступления направляются Главе муниципального образования.

Служебная информация, поступившая по факсимильной связи, регистрируется специалистом приемной Главы муниципального образования в журнале регистрации факсимильной информации.

Служебная информация, поступившая по электронной почте, регистрируется ответственным исполнителем в управлении делами и передается адресату.

Порядок прохождения и исполнения входящих, исходящих и внутренних документов в процессе их получения и подготовки, порядок приема и передачи документов определяются Инструкцией по делопроизводству.

2. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции Главы муниципального образования и содержат фамилию и инициалы исполнителя, срок и порядок исполнения документа, подпись автора резолюции и дату. Как правило, на документе не должно быть более одной резолюции. Дополнительная резолюция допустима в случае, если она детализирует механизм исполнения документа.

С резолюцией Главы муниципального образования документ возвращается в управление делами для соответствующей отметки в регистрационных данных и передается лицу, ответственному за исполнение документа. Подлинники (копии) документа и поручений по ним вместе с ответом возвращаются в управление делами.

3. Ответственность за исполнение документа несет лицо, указанное в резолюции первым (если исполнителей несколько). Ответственный исполнитель отвечает за своевременное и качественное исполнение документа: сбор полной и достоверной информации, проведение проверок, совещаний, обобщение материалов, подготовку выводов и предложений по рассматриваемому вопросу.

Все другие исполнители, перечисленные в резолюции, обязаны сроки, намеченные ответственным исполнителем, представить необходимые материалы и сведения, принять непосредственное участие в организации исполнения документа.

4. Исполнение документа предусматривает: изучение существа вопроса, сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись, подготовку к пересылке адресату.

5. Срок исполнения служебных документов определяется Главой муниципального образования.

Если документ не может быть исполнен в установленный срок ответственный исполнитель не позднее, чем за три дня до срока его истечения согласовывает с Главой муниципального образования изменение срока его исполнения.

Перед уходом в отпуск или отъездом в командировку исполнитель обязан по указанию Главы муниципального образования передать неисполненный документ другому должностному лицу.

Не переданные исполнителями документы считаются неисполненными.

6. Документы с резолюцией Главы муниципального образования с конкретным сроком исполнения ставятся управлением делами на особый контроль.

До 3-го числа месяца (или к аппаратному) управление делами готовит для Главы муниципального образования информацию о прохождении документов в Администрации.

Несоблюдение требований исполнительской дисциплины, действующих нормативных актов при подготовке, оформлении, представлении по срокам исполнения документов влечет за собой дисциплинарную ответственность должностных лиц.

7. Оперативный контроль за работой структурных подразделений Администрации и должностных лиц, ответственных за исполнение поручений Главы муниципального образования, изложенных в резолюциях на документах, может осуществлять советник Главы муниципального образования.

8. Регистрация и отправка исходящей корреспонденции, подписанной Главой муниципального образования, его заместителями, управляющим делами, производится ведущим специалистом по общим вопросам управления делами.

VI. Порядок рассмотрения обращения граждан

1. Все поступающие в Администрацию жалобы, предложения, заявления граждан регистрируются в приемной по жалобам и рассматриваются Главой муниципального образования.

Результаты рассмотрения отражаются в резолюции Главы муниципального образования, которая содержит фамилию, имя, отчестве исполнителя и срок разрешения вопроса.

2. Ответственные исполнители принимают меры к разрешению вопросов, содержащихся в обращениях граждан, не позднее чем в месячный срок, если иной не установлен Главой муниципального образования в резолюции на регистрационной карточке.

3. Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в управлении делами, других структурных подразделений Администрации ведется в соответствии с Инструкцией.

Вопросы, жалобы, предложения, поступившие во время прямого эфира на телевидении в адрес Главы муниципального образования, а также содержащиеся в газетных публикациях, ставятся на контроль управлением делами. Порядок работы с ними тот же, что и с письменными обращениями граждан.

4. Прием граждан по личным вопросам в Администрации проводится Главой муниципального образования, его заместителями, руководителями структурных подразделений Администрации в соответствии с графиком утвержденным Главой муниципального образования.

5. Контроль за сроком исполнения поручений Главы муниципального образования, заместителей Главы муниципального образования по обращениям граждан осуществляет приемная по жалобам.

VII. Организация работы с кадрами

1. Учет муниципальных служащих осуществляется в реестр муниципальных служащих, порядок ведения которого устанавливается Главой муниципального образования. Основанием для включения в реестр является поступление на муниципальную службу, основанием для исключения из реестра - увольнений с муниципальной службы.

В реестр заносятся сведения о муниципальных служащих указанием замещаемой ими должности, квалификационного разряда, дата поступления на муниципальную службу и стажа замещения муниципальных должностей. На каждого муниципального служащего Администрации ведется личное дело, содержащее сведения о служащее прохождении им муниципальной службы.

2. В целях повышения эффективности подбора кадров составляете резерв на замещение муниципальных должностей муниципальной службы Порядок зачисления в резерв на замещение муниципальных должностей муниципальной службы и нахождения в резерве устанавливается постановлением Главы муниципального образования.

Поступление на муниципальную службу осуществляется на основании федерального законодательства и Кодекса Хабаровского края о государственной и муниципальной службе.

3. Для определения уровня профессиональной подготовки и соответствия муниципального служащего замещаемой муниципальной должности муниципальной службы проводится его аттестация. Аттестация проводится не чаще одного раза в два года и не реже одного раза в четыре года. Порядок и условия проведения аттестации устанавливаются нормативными актами Главы муниципального образования. Подготовка, переподготовка муниципальных служащих проводится в Дальневосточной академии государственной службы и других вузах.

Структурные подразделения Администрации согласовывают предложения по обучению работников с заместителями Главы муниципального образования (согласно распределению обязанностей) и не позднее 1 января представляют их в отдел муниципальной службы для внесения предложений Главе муниципального образования.

4. Управление делами готовит документы о направлении на учебу (заочное обучение) в Дальневосточную академию государственной службы и другие вузы муниципальных служащих Администрации и вносит их на рассмотрение Главе муниципального образования.

С учетом решения аттестационной комиссии Глава муниципального образования принимает решение о направлении на обучение переподготовку, повышение квалификации муниципальных служащих администрации, либо увольнение.

5. Заместители Главы муниципального образования, управляющий делами, руководители структурных подразделений Администрации организуют работу по изучению, подбору, расстановке, обучению кадров контролю за исполнением функциональных обязанностей муниципальными служащими и ежегодно к 1 декабря вносят Главе муниципального образования обоснованные предложения по изменении структуры, штатной численности, определению сотрудникам надбавок к заработной плате.

6. Управление делами Администрации изучает в структурных подразделениях Администрации состояние работы с кадрами, вносит предложения по ее улучшению.

VIII. Организация контроля за исполнением документов

1. Контроль за исполнением документов является одной из важнейших функций Администрации, которая осуществляет проверку исполнения:

- документов, поступивших от федеральных и краевых органов государственной власти;

- решений представительного органа муниципального образования;

- постановлений, распоряжений Главы муниципального образования;

- приказов руководителей структурных подразделений Администрации;

- поручений, содержащихся в протоколах коллегий и совещаний проводимых Главой муниципального образования;

- планов работы (мероприятий);

- служебных писем;

- обращений граждан, телевизионных выступлений, газетные публикаций (СМИ), радио;

- иных документов, контроль за исполнением, которых установлен Главой муниципального образования.

2. Ответственными за исполнение документов являются заместители Главы муниципального образования, управляющий делами Администрации руководители структурных подразделений Администрации, главы сельских и поселковых муниципальных образований, указанные в тексте документа или резолюции Главы муниципального образования.

3. Общий контроль за исполнением документов осуществляет управляющий делами Администрации, текущий контроль - отдел по организационной работе, главный специалист по контролю за исполнением документов.

4. Распорядительные документы Главы муниципального образования, в которых четко указаны задания, исполнители и сроки выполнения документов, ответственные за контроль фактического исполнения, ставятся на контроль в обязательном порядке.

Остальные документы ставятся на контроль по письменному указанию главы муниципального образования.

По распорядительным документам органов государственной власти, на основе которых Глава муниципального образования принимает свои решения, контроль их исполнения осуществляется аналогично с собственными решениями.

Распорядительные документы, по которым не принимается собственных решений, в структурные подразделения Администрации не передаются, с их содержанием руководители знакомятся у управляющего делами. В случае необходимости ощделают соответствующие выписки.

5. На каждый документ, подлежащий контролю за его исполнением в управлении делами, главным специалистом по исполнению документов Администрации заполняется два экземпляра учетно-контрольной карточки. Один ее экземпляр помещается в контрольную картотеку по срокам исполнения документов, второй экземпляр карточки передается лицу, на которое возложен контроль за фактическим исполнением документа.

На документы с длительным сроком исполнения (более двух месяцев) оформляются контрольные дела, в которых помещаются документы: контрольный лист, планы мероприятий по исполнению данного документа, информации исполнителей и т.д.

Управляющий делами Администрации на основании информации главного специалиста по контролю организационно-методического отдела данных учетно-контрольных карточек, размещенных в картотеке:

- за 10 дней до истечения конечных сроков исполнения документов предупреждает об этом исполнителей;

- ежемесячно главный специалист по контролю организационно-методического отдела готовит Главе муниципального образование обобщенную информацию по всем ответственным исполнителям о ходе исполнения документов. В случае срыва сроков исполнения отдельных пунктов или документа в целом, низкого качества или неполного выполнения объема работ, отражает в информации причины срыва и формирует свои предложения, направленные на исправление сложившегося положения;

- ежеквартально готовит Главе муниципального образования "Сведения о состоянии работы с контролируемыми документами" (на основании этих сведении подводятся итоги работы по исполнению документов за квартал, и дается оценка исполнителя).

Распорядительные документы органов государственной власти, представительного органа и Главы муниципального образования по перспективным и наиболее важным вопросам снимаются с контроля распоряжением Главы муниципального образования.

6. Ежеквартально управлением делами, главным специалистом по контролю за исполнением документов Администрации готовится прое # постановления Главы муниципального образования о снятии с контроля исполненных нормативных правовых актов Главы муниципального образования и представительных органов местного самоуправления.

IX. Организация отчетов и информация населения о деятельности Администрации

1. Руководители структурных подразделении Администрации, Главы сельских, поселковых муниципальных образований ежегодно, не позднее 15 января представляют Главе муниципального образования информацию с своей деятельности за прошедший год.

Глава муниципального образования не реже одного раза в год информирует о своей деятельности в пределах компетенции представительный орган местного самоуправления о деятельности возглавляемой им Администрации.

Глава муниципального образования, его заместители, руководители структурных подразделений Администрации по окончании каждого календарного года информируют о своей деятельности население муниципального образования через средства массовой информации.