Приложение N 2. Положение о порядке рассмотрения запросов граждан и организаций в администрации городского поселения "Город Амурск

Приложение N 2

Положение
о порядке рассмотрения запросов граждан и организаций в администрации городского поселения "Город Амурск"
(утв. постановлением администрации городского поселения "Город Амурск" от 8 июля 2013 г. N 192)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о порядке рассмотрения запросов граждан и объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее организации), в администрации городского поселения "Город Амурск" (далее - Положение) разработано в целях повышения качества работы по исполнению запросов граждан и организаций в администрации городского поселения "Город Амурск" (далее - администрации города), а также совершенствования форм и методов работы с запросами граждан и организаций, повышения качества защиты их конституционных прав и законных интересов.

1.2. Запросы граждан (физических лиц) по предоставлению информации о деятельности администрации города рассматриваются в соответствии с Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" и Порядком предоставления информации о деятельности органов исполнительной власти Хабаровского края по запросам пользователей информации, утвержденным постановлением Правительства Хабаровского края от 30 декабря 2009 г. N 391-пр "О порядке организации доступа к информации о деятельности органов исполнительной власти Хабаровского края".

1.3. Настоящее Положение определяет процедуру подачи и рассмотрения запросов граждан и организаций, правила ведения делопроизводства по запросам граждан и организаций в администрации города.

1.4. Понятия и термины, применяемые в настоящем Положении, используются в тех же значениях, что и в Федеральном законе от 09 февраля 2009 г. N 8-ФЗ " Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" (далее - Закон).

1.5. Данное Положение распространяется на отношения, связанные с обеспечением доступа граждан, объединений граждан, юридических лиц, организаций к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления.

1.6. Данное Положение не распространяется на:

1) отношения, связанные с обеспечением доступа к персональным данным, обработка которых осуществляется государственными органами и органами местного самоуправления;

2) порядок рассмотрения государственными органами и органами местного самоуправления обращений граждан;

3) порядок предоставления государственным органом, органом местного самоуправления в иные государственные органы, органы местного самоуправления информации о своей деятельности в связи с осуществлением указанными органами своих полномочий.

1.7. В администрации города рассматриваются запросы граждан и организаций по вопросам, находящимся в компетенции администрации города в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Законом.

1.8. Рассмотрение запросов граждан и организаций производится главой городского поселения "Город Амурск", заместителями главы администрации городского поселения "Город Амурск", должностными лицами администрации города.

1.9. Организация работы по рассмотрению письменных и устных запросов граждан и организаций и их регистрация осуществляются в общем отделе администрации городского поселения "Город Амурск" (далее - общий отдел).

1.10. Общий отдел готовит анализ поступивших запросов граждан и организаций, подготавливает информационные и аналитические материалы.

1.11. При рассмотрении запроса не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия.

1.12. Информация о порядке рассмотрения запросов граждан и организаций предоставляется:

- непосредственно в структурных подразделениях администрации города;

- с использованием средств телефонной связи, каналов передачи данных и обработки информации, электронно-вычислительной техники;

- посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет"), публикации в средствах массовой информации, издания информационных материалов.

1.13. Сведения о местонахождении администрации города, полный почтовый адрес администрации города, контактные телефоны, требования к письменному обращению, в том числе направляемому по электронной почте, размещаются:

- на официальном сайте администрации города www.amursk.khv.ru (далее - сайт администрации города);

- на информационном стенде в администрации города.

1.14. Общий отдел располагается по адресу: 682640, г. Амурск, пр. Комсомольский, д. 2-а, адрес электронной почты: vopros.@gorod.amursk.ru.

1.15. При личном обращении консультации оказываются в общем отделе ежедневно с 08.30 до 12.45 часов и с 14.00 до 16.45 часов, кроме выходных и праздничных дней.

1.16. Телефон для справок (консультаций) о порядке рассмотрения запросов граждан и организаций: (42142) 2 22 68.

1.17. Телефонные звонки по вопросам рассмотрения обращений граждан и организаций принимаются ежедневно с 08.30 до 12.45 часов и с 14.00 до 16.45 часов, кроме выходных и праздничных дней, в предпраздничный день - с 08.30 до 12.45 часов и с 14.00 до 16.00 часов.

1.18. Справки предоставляются по следующим вопросам:

- о получении запроса и направлении его на рассмотрение в структурное подразделение;

- об отказе в рассмотрении запроса;

- о продлении срока рассмотрения запроса;

- о результатах рассмотрения запроса.

1.19. При ответах на телефонные звонки специалисты общего отдела подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся граждан по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании структурного подразделения, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

Если специалист общего отдела, принявший звонок, не имеет возможности ответить на поставленный вопрос, он должен сообщить гражданину телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

Максимальное время консультации по телефону составляет 10 минут.

2. Прием и первичная обработка письменных запросов граждан и организаций

2.1. Все письменные запросы граждан и организаций, в том числе в виде электронного документа, направленные через Интернет-приемную и материалы, связанные с их рассмотрением, поступают в общий отдел.

2.2. При приеме и первичной обработке письменных запросов граждан и организаций производится проверка правильности адресования, оформления и доставки, целостности упаковки, наличия указанных в обращении вложений, к письму прикладывается конверт.

2.3. На письма, поступившие с денежными купюрами (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), ценными подарками, составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта хранится в общем отделе, второй приобщается к поступившему обращению. Ошибочно поступившие (не по адресу) письма возвращаются в отделение почтовой связи.

2.4. Поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения и другие документы подобного рода) подкалываются впереди текста письма. В случае отсутствия текста письма сотрудником общего отдела, принимающим почту, составляется справка с текстом: "Письма в адрес администрации города нет" с указанием даты и личной подписью должностного лица. Справка приобщается к поступившим документам.

2.5. Прием письменных запросов непосредственно от граждан производится в общем отделе.

2.6. Обращения с пометкой "лично", не вскрываются и передаются адресату.

2.7. Запросы гражданами и организациями предоставляются лично, направляются в письменной форме почтовым отправлением, факсом или в форме электронного документа.

2.8. Письменный запрос гражданина и организации в обязательном порядке должен содержать наименование муниципального исполнительного органа - администрации города, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица, а также фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации запроса, изложение сути запроса, личную подпись гражданина, руководителя и дату.

В случае необходимости к письменному запросу прилагаются документы и материалы (в подлинниках или копии).

2.9. Запросы, поступившее в форме электронного документа, в обязательном порядке должны содержать фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина либо наименование организации, адрес электронной почты (если ответ должен быть направлен в форме электронного документа) и почтовый адрес (если ответ должен быть направлен в письменной форме). К такому запросу могут прилагаться документы и материалы в электронной форме либо указанные документы и материалы или их копии могут быть направлены в письменной форме. Запросы, поступившие в администрацию города в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном Законом.

2.10. Поступившие запросы граждан и организаций аннотируются. Определяется исполнитель в соответствии с компетенцией. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в запросе. При этом необходимо, чтобы запись в учетной записи обосновывала адресность направления письма на рассмотрение. Для повторного письма указывается номер и дата поступления предыдущего запроса.

3. Регистрация поступивших запросов

3.1. Сотрудники общего отдела производят регистрацию запросов граждан и организаций с использованием информационной системы.

3.2. При регистрации запросов:

- письму присваивается регистрационный номер;

- указываются фамилия либо наименование организации (в именительном падеже), инициалы заявителя и его адрес;

- отмечается тип доставки обращения (письмо, электронная почта, интернет-приемная, факсограмма, доставлено лично). Если письмо перенаправлено в адрес администрации города, то указывается, откуда оно поступило (из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации по Дальневосточному федеральному округу, Законодательной Думы края, Правительства Хабаровского края, администрации Амурского муниципального района, прокуратуры и т.д.), проставляются дата и исходящий номер сопроводительного письма либо их входящий номер.

- проставляется штамп "контроль";

- письмо проверяется на повторность.

3.3. Письменные запросы подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в администрацию города.

3.4. Запросы, поступающие в администрацию города через интернет-приемную сайта, подлежат регистрации в день поступления.

3.5. На поступившем в общий отдел запросе проставляется регистрационный штамп в правом нижнем углу первой страницы письма. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть поставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

4. Направление обращений на рассмотрение

4.1. Зарегистрированные запросы сотрудниками общего отдела представляются главе городского поселения для назначения ответственного лица по рассмотрению запроса.

4.2. В случае если пользователь информацией ранее обращался в администрацию города и не удовлетворен полученным ответом запрос передается на контроль заместителям главы администрации городского поселения "Город Амурск" с учетом утвержденного распределения обязанностей.

4.3. Письменные запросы, предоставление информации по которым не входит в компетенцию администрации города, в течение семи дней со дня регистрации направляются в соответствующий государственный орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит предоставление информации по поставленным в запросе вопросам, с обязательным уведомлением пользователя информацией, направившего запрос, о переадресации.

4.4. В случае если наличие запрашиваемой информации относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия запроса направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

4.5. Сопроводительные письма к запросам, направляемым на рассмотрение в органы местного самоуправления, должностным лицам, подписываются главой городского поселения. Одновременно за его же подписью направляется уведомление пользователю информацией о том, куда направлен его запрос.

Образцы сопроводительных писем и уведомлений прилагаются (Приложение N 1 - 5).

4.6. В случае наличия в запросе только адреса электронной почты уведомление направляется по электронному адресу.

4.7. Сопроводительные письма о возврате неверно присланных запросов в администрацию города также подписываются главой городского поселения.

4.8. Администрация городского поселения вправе уточнять содержание запроса в целях предоставления пользователю информацией необходимой информации о деятельности указанных органов.

5. Рассмотрение запросов

5.1. Письменный запрос, поступивший в администрацию города или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации.

Если установленный срок рассмотрения запроса истекает в выходной или праздничный день, последним днем рассмотрения считается следующий за ним рабочий день.

5.2. В случае, если предоставление запрашиваемой информации невозможно в указанный срок, в течение семи дней со дня регистрации запроса пользователь информацией уведомляется об отсрочке ответа на запрос с указанием ее причины и срока предоставления запрашиваемой информации, который не может превышать пятнадцать дней сверх установленного Законом срока для ответа на запрос.

5.3. Продление сроков рассмотрения запросов производится в виде уведомления пользователя информацией в письменной форме за подписью главы городского поселения "Город Амурск". Уведомление о продлении срока рассмотрения запроса направляется пользователю информацией до истечения срока, указанного в п. 5.1. настоящего Положения. Если контроль за рассмотрением запроса установлен федеральным органом государственной власти, то исполнитель обязан согласовать с ним продление срока рассмотрения запроса.

5.4. В случае если запрос направляется для рассмотрения в орган государственной власти, иной орган местного самоуправления и иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией, соответствующее должностное лицо в течение семи дней со дня регистрации обращения уведомляет пользователя информации о переадресации его запроса.

5.5. Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа пользователю информацией осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым либо в отношении которого сделаны особые отметки. Соисполнители не позднее трех дней до истечения срока исполнения запроса обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

5.6. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение запроса:

- обеспечивает объективное всестороннее рассмотрение запроса;

- дает письменный ответ по существу запроса;

- уведомляет заявителя о перенаправлении его запроса в государственный орган, иные органы местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

5.7. Орган исполнительной власти, должностное лицо указанного органа на основании направленного в установленном порядке запроса обязано в течение пятнадцати дней представить документы и материалы, необходимые для рассмотрения запроса, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

5.8. В случае если запрос, по мнению исполнителя, направлен не по принадлежности, он в двухдневный срок представляет служебную записку на имя главы городского поселения либо заместителя главы администрации, назначившего того исполнителем, указывая структурное подразделение, которому, по его мнению, следует направить запрос.

5.9. В случае если в письменном запросе не указаны фамилия гражданина, направившего запрос, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на запрос не дается.

5.10. В случае если текст письменного запроса не поддается прочтению, ответ на запрос не дается и он не подлежит направлению на рассмотрение в структурное подразделение в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации запроса сообщается пользователю информацией, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

6. Требования к оформлению ответа на запрос

6.1. Ответы на запросы граждан и организаций подписывают глава городского поселения либо заместители главы администрации в пределах своей компетенции.

6.2. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в запросе вопросы.

6.3. Приложенные к запросу подлинники документов, присланные заявителем, остаются в деле, если в письме не содержится просьба об их возврате.

6.4. Ответы гражданам и организациям печатаются на бланках установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации городского поселения "Город Амурск".

6.5. В левом нижнем углу ответа обязательно указывается фамилия, имя, отчество исполнителя и номер его служебного телефона.

6.6. Подлинники запросов граждан и организаций в федеральные органы государственной власти возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.

6.7. После завершения рассмотрения запроса, ответ на него и все материалы, касающиеся рассмотрения запроса, передаются в общий отдел администрации, где проверяется правильность оформления ответа и делается отметка в информационной системе. Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим Положением, возвращаются исполнителю для доработки до истечения срока рассмотрения запроса.

6.8. Поступившие ответы о рассмотрении запросов граждан и организаций, предоставлении информации из государственных органов, органов местного самоуправления и организаций передаются в общий отдел администрации, где регистрируются, а затем направляются должностному лицу, давшему поручение или направившему соответствующий запрос по рассмотрению запроса в указанные органы, организации.

6.9. После регистрации ответа, подписанного главой городского поселения, заместителями главы администрации, сотрудник общего отдела направляет ответ пользователю информацией почтовым отправлением либо по электронной почте. Отправление ответов без регистрации в общем отделе не допускается.

6.10. Итоговое оформление дел для передачи в архив осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в администрации городского поселения "Город Амурск".

7. Контроль за рассмотрением запросов пользователей информацией

7.1. На контроль ставятся все запросы, поступающие в администрацию. Постановка запросов на контроль также производится в целях устранения недостатков в работе администрации, а также получения материалов для обзоров почты, аналитических записок и информации.

7.2. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения письменных запросов граждан и организаций осуществляют сотрудники общего отдела, которые еженедельно направляют в структурные подразделения напоминания о запросах, срок рассмотрения которых истекает, и отдельно - о тех, срок рассмотрения которых истек.

8. Предоставление информации в устной форме

8.1. Информация о деятельности администрации городского поселения "Город Амурск" в устной форме предоставляется пользователям информацией во время приема в структурных подразделениях и должностными лицами.

8.2. Прием граждан и организаций в структурных подразделениях администрации ведется по отдельному графику в соответствии с Регламентом работы администрации.

8.3. Информация о деятельности администрации городского поселения "Город Амурск" может быть передана по сетям связи общего пользования.

9. Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения запроса

9.1. В любое время с момента регистрации запроса пользователь информации имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения запроса, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

9.2. Справочную работу по рассмотрению запросов граждан и организаций ведет общий отдел администрации.

9.3. Справки по вопросам рассмотрения запросов граждан и организаций предоставляются сотрудниками общего отдела при личном обращении или посредством справочного телефона.

9.4. Справки предоставляются по следующим вопросам:

- о получении запроса и направлении его на рассмотрение в структурное подразделение;

- об отказе в рассмотрении запроса;

- о продлении срока рассмотрения запроса;

- о результатах рассмотрения запроса;

- о деятельности специалистов администрации по запросам.

9.5. Телефонные звонки от пользователей информацией по вопросу получения справочной информации по рассмотрению запросов принимаются ежедневно с 08.30 до 12.45 часов и с 14.00 до 17.00 часов, кроме выходных и праздничных дней, в предпраздничный день - с 08.30 до 12.45 часов и с 14.00 до 16.00 часов.

9.6. При получении вопроса по телефону сотрудник общего отдела:

- называет наименование структурного подразделения, в который позвонил пользователь информацией;

- предлагает абоненту представиться;

- выслушивает и уточняет при необходимости суть вопроса;

- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;

- при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся с вопросом гражданину перезвонить в конкретный день и определенное время, к назначенному сроку работник подготавливает ответ.

9.7. Во время разговора сотрудники общего отдела должны произносить слова четко, избегать "параллельных разговоров" с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат. Время разговора не должно превышать 10 минут.

9.8. Специалисты общего отдела ежеквартально и по итогам года готовит информационно-аналитические и статистические материалы о рассмотрении запросов пользователей информацией и представляет их главе городского поселения.

Начальник общего отдела

Т.И. Нуралиева

Глава городского поселения

Б.П. Редькин

Глава городского поселения

Б.П. Редькин

Глава городского поселения

Б.П. Редькин

Глава городского поселения

Б.П. Редькин