Приложение 2. Положение о порядке обращения с конфиденциальной информацией

Приложение 2
к постановлению
Мэра города
от 14 ноября 2003 г. N 1532

Положение
о порядке обращения с конфиденциальной информацией

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано на основе Постановления Правительства Российской Федерации от 03.11.94 N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти".

1.2. Настоящее положение предназначено для муниципальных служащих - работников структурных подразделений администрации города Хабаровска, работников органов местного самоуправления, выполнение должностных обязанностей которых связано с использованием сведений конфиденциального характера.

1.3. Настоящее Положение является обязательным для выполнения и определяет общий порядок обращения со сведениями конфиденциального характера, представленными в виде фото-, кино-, видео-, аудиопленок, машинных (магнитных, лазерных, оптических и других) носителей информации, а также документированной информации (далее по тексту - документы).

1.4. На документах конфиденциального характера проставляется гриф "Для служебного пользования".

1.5. Необходимость проставления на документе грифа "Для служебного пользования" определяется его исполнителем и подтверждается должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, а именно:

- Мэром города или его заместителями;

- руководителями структурных подразделений администрации города или их заместителями.

1.6. Снять с документа гриф "Для служебного пользования" имеет право должностное лицо, подтвердившее решение исполнителя (подписавшее или утвердившее документ) о проставлении грифа "Для служебного пользования" согласно пункту 1.5 настоящего Положения.

1.7. Должностное лицо, принявшее решение о проставлении на документе грифа "Для служебного пользования" несет дисциплинарную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение требований настоящего Положения.

Примечание.

Правомочность отнесения тех или иных сведений к категории конфиденциальной информации определяется нормативными правовыми документами в области категорирования информационных ресурсов.

1.8. Сведения, указанные в документе с грифом "Для служебного пользования", без санкции должностного лица (согласно пункту 1.5 настоящего Положения) разглашению или размножению не подлежат.

1.9. В случае ликвидации структурного подразделения решение о дальнейшем использовании документов с грифом "Для служебного пользования" принимает ликвидационная комиссия.

1.10. О нарушениях требований настоящего Положения муниципальные служащие обязаны сообщать своему непосредственному начальнику и (или) должностному лицу, уполномоченному по вопросам информационной безопасности.

1.11. Муниципальные служащие за неисполнение требований настоящего Положения могут быть привечены к ответственности в соответствии с действующим законодательством.

2. Порядок оформления и учета документов с грифом "Для
служебного пользования"

2.1. Прием и учет (регистрация) документов с грифом "Для служебного пользования" осуществляется работником, которому поручен прием и учет открытых (несекретных) документов.

При смене работника, ответственного за учет документов с грифом "Для служебного пользования", составляется акт приема-передачи этих документов.

2.2. Документы с грифом "Для служебного пользования" учитываются, как правило, отдельно от открытой документации. Однако при незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими документами в одном журнале. К регистрационному индексу (номеру) документа добавляется пометка "ДСП".

2.3. Документы с грифом "Для служебного пользования" передаются работником, ответственным за прием и учет таких документов, другому работнику администрации города под расписку, согласно типовой форме учета (приложение 1) или посредством других стандартных учетных форм делопроизводства. Работнику запрещается непосредственно передавать документы с грифом "Для служебного пользования" другому работнику администрации города.

2.4. Документы с грифом "Для служебного пользования" во время работы располагаются так, чтобы исключить возможность ознакомления с ними других лиц, не имеющих к ним прямого отношения.

2.5. Документы с грифом "Для служебного пользования" должны храниться в местах, исключающих доступ к ним посторонних лиц.

2.6. Документы с грифом "Для служебного пользования" копируются (размножаются) только с письменного разрешения руководителя структурного подразделения или его заместителя. Типовая форма бланка-заказа на копирование (размножение) таких документов приведена в приложении 2. Бланк-заказ оформляется в двух экземплярах: один хранится у работника, осуществляющего учет и хранение документов с грифом "Для служебного пользования", другой - у работника, отвечающего за использование множительной техники (производящего собственно размножение документов).

Копирование (размножение) документов с грифом "Для служебного пользования" для сторонних организаций производится только при наличии от них обоснованного (мотивированного) письма, регистрационный номер которого указывается в бланке-заказе в соответствующей графе. Копия письма прилагается к бланку-заказу.

2.7. Отпечатанный документ, содержащий сведения конфиденциального характера, должен отвечать следующим требованиям:

- первая страница основного документа и первая страница каждого из его приложений должна иметь в правом верхнем углу (в поле колонтитула) гриф "Для служебного пользования", а под ним номер экземпляра;

- при наличии приложений к основному документу после собственно текста основного документа должны быть указаны: номер приложения, его наименование, номера прилагаемых экземпляров и количество листов в них;

на обороте последнего листа каждого экземпляра основного документа, каждого из его приложений (между центром и нижней частью листа, ближе к левому краю) указываются по порядку в каждой отдельной строке: количество отпечатанных экземпляров, адрес рассылки каждого экземпляра, фамилия исполнителя, фамилия работника, отпечатавшего документ и дата печатания документа.

Примечание.

Если есть необходимость в размножении документа с грифом "Для служебного пользования" в соответствии с правилами пункта 2.6 настоящего Положения, то на полученной копии документа на обороте последнего листа документа (его приложении) производится запись его исполнителем (заказчиком на размножение) от руки следующего содержания: "Дополнительно размножен экз. N _____, подпись".

При большом количестве адресатов составляется список рассылки документа и подписывается исполнителем этого документа.

Примеры по оформлению документов, содержащих сведения конфиденциального характера, приведены в приложении 3.

2.8. Отпечатанные и подписанные (утвержденные) документы, оформленные в соответствии с пунктом 2.7 настоящего Положения, вместе с черновиками (если таковые имеются) передаются для учета работнику структурного подразделения, ответственному за учет документов с грифом "Для служебного пользования". Черновики (если таковые имеются) уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в стандартных формах учета открытых документов, например в поле "Примечание".

2.9. Документы с грифом "Для служебного пользования" пересылаются сторонним организациям заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также могут доставляться нарочным с отражением факта доставки (передачи) на обороте последнего листа основного документа экземпляра исполнителя с отметкой в реестре (списке рассылки) согласно стандартным формам учетной документации делопроизводства.

2.10. Исполненные документы с грифом "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел делопроизводства. Документы группируются в дела отдельно или вместе с другими открытыми документами по одному и тому же вопросу. На обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется гриф "Для служебного пользования".

2.11. Уничтожение дел или документов с грифом "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение, производится по акту стандартных учетных форм делопроизводства. В учетных формах об этом делается пометка со ссылкой на соответствующий акт.

2.12. При снятии с документа грифа "Для служебного пользования" в стандартных учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым этот документ направлялся.

3. Контролирование учета документов с грифом "Для
служебного пользования"

3.1. Проверка наличия документов, дел и изданий с грифом "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом (распоряжением) руководителя.

В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с грифом "Для служебного пользования", проверка наличия документов может проводиться не реже одного раза в пять лет.

Результаты проверки оформляются актом.

3.2. О фактах утраты документов, дел и изданий с грифом "Для служебного пользования" работник ставит в известность своего непосредственного начальника и (или) должностное лицо, уполномоченное по вопросам информационной безопасности.

На утраченные документы, дела и издания с грифом "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в стандартных учетных формах несекретного делопроизводства.