Распоряжение Мэра г. Хабаровска от 8 декабря 2003 г. N 3051-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации г. Хабаровска" (утратило силу)

Распоряжение Мэра г. Хабаровска
от 8 декабря 2003 г. N 3051-р
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации
г. Хабаровска"

ГАРАНТ:

Распоряжением Администрации города Хабаровска от 14 апреля 2009 г. N 250-р настоящее Распоряжение признано утратившим силу

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации г. Хабаровска.

2. Руководителям структурных подразделений администрации города довести требования настоящей Инструкции по делопроизводству до сведения всех сотрудников и обеспечить разработку индивидуальной инструкции конкретного подразделения, не противоречащей основным положениям настоящей Инструкции.

3. Признать утратившим силу распоряжение мэра города Хабаровска от 18.02.1999 N 127-р "Об утверждении Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска".

4. Контроль за выполнением требований Инструкции по делопроизводству возложить на заместителя мэра - управляющего делами Безлепкина В.Д.

5. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.

Мэр города

А.Н. Соколов

Содержание

1.  Общие положения

2.  Подготовка, оформление, согласование проектов постановлений

    и распоряжений Мэра города

3.  Подготовка и оформление документов администрации города

4.  Правила оформления документов

5.  Организация документооборота и исполнения документов

6.  Поисковая система по документам

7.  Контроль за исполнением документов

8.  Организация документов в делопроизводстве

9.  Порядок передачи документов на хранение в госархив Хабаровского края

10. Перечень приложений

Перечень приложений

N пп	Название приложения
1.	Образец постановления мэра города Хабаровска
2.	Образец распоряжения мэра города Хабаровска
3.	Образец листа согласования к проекту постановления мэра города Хабаровска
4.	Образец приложения к проекту постановления мэра города Хабаровска (в форме утверждения)
5.	Образец приложения к проекту постановления мэра города Хабаровска
6.	Образец протокола заседания коллегии при мэре города
7.	Образец поручений мэра города Хабаровска, данных на аппаратном совещании
8.	Перечень документов, подлежащих утверждению
9.	Образец письма-просьбы
10.	Перечень документов, не подлежащих регистрации в общем отделе управления делами администрации города
11.	Образец номенклатуры дел
12.	Образец обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
13.	Образец годового раздела описи дел постоянного хранения структурного подразделения администрации города
14.	Образец акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, структурного подразделения администрации города Хабаровска
15.	Перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков исполнения

Инструкция
по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска
(утв. Распоряжением Мэра города от 8 декабря 2003 г. N 3051-р)

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска (далее именуется - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция устанавливает общие требования к организации работы с документами в аппарате администрации города Хабаровска.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, зарегистрированной Министерством юстиции Российской Федерации 26 декабря 2000 г. N 2508, Государственным стандартом "ГОСТ Р 6.30-2003", законами Хабаровского края, постановлениями и распоряжениями мэра города.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления в аппарате администрации г. Хабаровска, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях осуществляются общим отделом управления делами администрации города (далее именуется - общий отдел).

1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации города (далее именуются - подразделения) возлагается на их руководителей.

Руководитель подразделения своим приказом либо письменным распоряжением назначает сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в подразделении, на которого возлагаются следующие основные функции:

прием и учет документов, полученных подразделением, правильность их регистрации;

передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующих указаний - исполнителю;

учет и регистрация исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;

контроль за прохождением документов в подразделении;

проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения;

контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;

разработка номенклатуры дел подразделения;

формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами.

1.6. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

1.7. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководства администрации г. Хабаровска.

Об утрате документа немедленно докладывается руководителю подразделения и в общий отдел.

1.8. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются в установленном порядке пресс-службой администрации города.

1.9. Сотрудники администрации г. Хабаровска несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

1.10. Работа с секретными документами и документами для служебного пользования осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.

2. Подготовка, оформление, согласование проектов постановлений и
распоряжений мэра города

2.1. Необходимость подготовки постановлений, распоряжений определяется мэром города по результатам рассмотрения обоснований, представленных заместителями мэра, руководителями структурных подразделений администрации города, общественными комиссиями и советами.

2.2. Подготовка и проведение необходимых согласований постановлений и распоряжений мэра города производятся в соответствии с Регламентом администрации г. Хабаровска и настоящей Инструкцией (приложения NN 1, 2).

Ответственность за качество подготовки проектов возлагается на руководителей, представляющих проект постановления, распоряжения.

Для разработки проектов постановлений мэра города по наиболее важным вопросам распоряжением мэра города могут создаваться рабочие группы и комиссии.

2.3. Проекты распоряжений мэра города по личному составу готовятся управлением кадров и муниципальной службы администрации г. Хабаровска в установленном порядке.

2.4. Проекты постановлений, распоряжений мэра города должны содержать указание, на кого возлагается контроль за исполнением документа.

2.5. Проекты, подготовленные во исполнение документов вышестоящих органов государственной власти и управления, должны содержать ссылку на них с указанием их реквизитов: даты, номера, наименования документа и начинаться словами: "Во исполнение...", "В соответствии...", "В целях..." и т.п.

2.6. К проектам постановлений, распоряжений мэра города о внесении изменений, дополнений в ранее принятые нормативные правовые акты мэра города или признании их утратившими силу должны быть приложены копии этих нормативных правовых актов.

2.7. Согласование проектов постановлений, распоряжений оформляется на отдельном листе согласования или оборотной стороне первого листа визой, включающей должность, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату (приложение N 3).

Имеющиеся у должностного лица возражения или замечания по проекту документа излагаются, как правило, в виде отдельного документа и прилагаются к проекту.

2.8. Если в процессе согласования в проект постановления, распоряжения мэра города вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному согласованию.

Повторного согласования не требуется, если при доработке в проект внесены уточнения редакционного характера, не меняющие его сути.

Период со дня согласования проекта документа заинтересованными организациями до момента представления его на подпись мэру города не должен превышать месячный срок, в противном случае он подлежит пересогласованию.

Общий отдел осуществляет систематический контроль за сроками согласования постановлений, распоряжений мэра города, ежемесячно в срок до 5 числа готовит аналитические записки мэру города.

Срок согласования проектов распоряжений мэра города по личному составу каждым должностным лицом не должен превышать одного дня.

2.9. Проекты постановлений, распоряжений мэра города согласовываются руководителями структурных подразделений администрации города или лицами, исполняющими их обязанности, которые представили проект и которым в проекте предусматриваются задания или поручения, а также других органов и организаций, имеющих отношение к реализации изложенных в документе вопросов.

Проекты постановлений, распоряжений, исполнение которых требует финансового обеспечения или изменения структуры управления городом, в обязательном порядке согласовываются вице-мэром города и начальником финансового департамента.

Проекты постановлений, распоряжений мэра города, имеющие приложения, в обязательном порядке согласовываются заместителем мэра - управляющим делами.

После всех согласований проекты постановлений, распоряжений визируются:

- заместителями мэра города, ответственными за исполнение указанного документа;

- начальником отдела контроля мэра города;

- начальником юридического управления администрации города.

С целью сокращения сроков проекты постановлений, распоряжений, как правило, направляются на согласование одновременно всем заинтересованным должностным лицам. Пересылка их по почте запрещается.

2.10. Все поступившие замечания, разногласия и предложения фиксируются в листе согласования или на отдельном листе, рассматриваются в подразделении, подготовившем проект постановления, распоряжения, учитываются или обоснованно отвергаются. Должностное лицо, ответственное за подготовку проекта акта, прилагает пояснительную записку, в которой указывает, какие замечания учтены, обосновывает разногласия.

Наличие разногласий не является основанием для снятия проекта с рассмотрения мэром города.

2.11. Проекты постановлений, распоряжений мэра города и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) с использованием текстового редактора Win Word 97 или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman размером N 14 (межстрочный интервал - одинарный).

2.12. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 35 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.

2.13. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

2.14. Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения.

Гриф секретности (пометка) печатается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности (пометки) через 1,5 межстрочных интервала (18 пт) и центрируется по отношению к ним.

2.15. Постановления и распоряжения мэра города имеют следующие реквизиты:

1) Герб Хабаровского края;

2) Герб города Хабаровска;

3) наименование вида документа (Постановление мэра города или Распоряжение мэра города);

4) заголовок

Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа (о чем составлен документ).

Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже и отвечает, как правило, на вопрос: "о чем (о ком)?" издан документ ("Об отмене...", "О состоянии...").

Заголовок печатается на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа в отведенном для него месте, пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно" для ПЭВМ).

Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: "О внесении изменений в распоряжение мэра города от 27.05.2003 N 1258-р "О приеме на работу Муниц Е.Ю.".

Заголовок составляет составитель документа. Печатается он без кавычек, переносы нежелательны.

Заголовок составляется исполнителем к любому документу формата А-4, кроме сопроводительных писем, телефонограмм, телеграмм, извещений.

К тексту документов, оформленных на бланке формата А-5, заголовок не составляется.

5) текст

Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от заголовка через 1,5 интервала (в режиме "одинарный" для ПЭВМ) в установленных границах полей. Допускается изменение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" при необходимости размещения текста проекта акта мэра города на одной странице.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в постановлениях мэра города завершается словом Постановляю, которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые оформляются арабскими цифрами, например, 1, 1.1 и т.д.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятое постановление, распоряжение, должны соответствовать структуре основного нормативного акта, копия которого должна быть приложена к представляемому проекту.

При наличии приложений к постановлению, распоряжению мэра города в тексте на них обязательно делается ссылка;

6) подпись

Отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Мэр города", инициалов и фамилии мэра города.

Слова "Мэр города" печатаются от левой границы текстового поля, а инициалы и фамилия мэра города печатаются у правой границы текстового поля;

7) дата

Проставляется в день подписания документа, оформляется арабскими цифрами: день и месяц - двумя парами, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 25 июня 2003 г. следует оформлять 25.06.2003, печатается на бланке на отведенном для нее месте;

8) индекс (номер)

Проставляется на бланке после подписания документа на отведенном для него месте.

К порядковому номеру распоряжения мэра города через дефис добавляется строчная буква "р";

9) приложения

Приложения к проектам постановлений и распоряжений мэра города оформляются на отдельных листах бумаги (приложения NN 4, 5).

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений и распоряжений.

В приложениях к постановлению, распоряжению помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем структурного подразделения, внесшего проект.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже через межстрочный интервал 18 пт от этого слова дается ссылка на постановление или распоряжение мэра города.

Если приложений несколько, то к слову "Приложение" добавляется N, например: "Приложение N 1 ".

При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

                                               Приложение N 1

                                               к постановлению

                                               Мэра города

                                               от 08.03.2003 N 215

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов. Длина черты 2 - 3 см.

При наличии в тексте постановления, распоряжения формулировки "Утвердить" (прилагаемые положение, программу, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово Утверждено или Утвержден со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер и оформляется аналогично приложению.

Например:

                                               Утверждено

                                               постановлением

                                               Мэра города

                                               от 11.06.2003 N 150

Слова Утверждено и Утвержден согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - Утверждено, программа - Утверждена, мероприятия - Утверждены, состав - Утвержден.

Заголовок к тексту приложения центрируется относительно текста. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами без разрядки (Положение, Перечень, Список и т.д.). Интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами, от текста приложения - 2 - 3 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются с абзаца относительно границ текста. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов жирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы нумеруются и на второй и последующих страницах указываются только номера граф. Допускается повторение заголовочной части таблицы (наименование граф) на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа, в правом верхнем углу приложения указывается: "Продолжение приложения N 1".

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы, подразделы, пункты, подпункты и главы нумеруются, как правило, арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

2.16. В постановлениях и распоряжениях мэра города употребляются полные наименования органов власти, предприятий, учреждений, организаций, должностей упоминаемых лиц.

2.17. Проекты постановлений, распоряжений мэра города в обязательном порядке представляются в общий отдел с листом рассылки, пояснительной запиской, в которой излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть вопроса, наличие разногласий, результат проработки и экспертизы с оценкой возможных последствий принятия предлагаемых решений, а также позиция подразделения, ответственного за подготовку проекта постановления, распоряжения. При необходимости прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.

Проекты постановлений, распоряжений, подготовленные с отступлением от установленных правил, подлежат возврату.

2.18. Полностью подготовленные и согласованные проекты постановлений, распоряжений мэра города вместе с необходимыми документами представляются через общий отдел заместителю мэра - управляющему делами, который проверяет соответствие подготовки документов требованиям, определенным настоящей инструкцией, утверждает указатель рассылки проекта, после чего представляет их на подпись мэру города.

2.19. Постановления и распоряжения мэра города регистрируются в общем отделе раздельно в пределах календарного года.

2.20. Постановления и распоряжения мэра города направляются адресатам в 3-дневный срок общим отделом (в виде копий, заверенных печатью общего отдела) в соответствии с листами рассылки, подписанными исполнителями, причем постановления, распоряжения, изменяющие или дополняющие ранее принятые, направляются тем органам и организациям, которым посылались ранее принятые постановления, распоряжения, или их правопреемникам. В листе рассылки должен быть указан почтовый адрес.

Дополнительная рассылка постановлений, распоряжений мэра города осуществляется по заявке подразделения-исполнителя, либо по указанию заместителя мэра - управляющего делами, о чем делается отметка в соответствующем листе рассылки.

Замена разосланных постановлений, распоряжений производится по указанию заместителя мэра - управляющего делами или лица, его замещающего.

2.21. Подлинник постановления, распоряжения мэра города, лист согласования, справка подразделения и лист рассылки остаются в общем отделе, остальные материалы возвращаются подразделению-исполнителю для формирования дела.

2.3. Подготовка, оформление и согласование проектов постановлений к заседанию коллегии при мэре города производится в порядке, аналогичном порядку подготовки проектов постановлений, распоряжений мэра города, а также в соответствии с Регламентом администрации г. Хабаровска.

3. Подготовка и оформление документов администрации города

3.1. Протокол заседания коллегии при мэре города

3.1.1. Протокол заседания коллегии (далее - протокол) оформляется общим отделом (приложение N 6).

Протокол должен быть подготовлен и представлен на подпись председателю коллегии (или его заместителю) не позднее чем через 3 дня со дня заседания.

3.1.2. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется следующим образом:

Председатель:

Присутствовали - список членов коллегии, присутствующих на заседании, в алфавитном порядке.

Приглашенные - если более 20 человек, прилагаются отдельным списком.

Повестка заседания:

Докладчики по каждому пункту повестки заседания.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки заседания. Текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали:

Выступили:

Решили:

Основная часть протокола печатается через один межстрочный интервал.

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Решение в тексте протокола печатается полностью.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

Допускается краткая форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.

3.1.3. Протокол подписывается председателем коллегии (или его заместителем). Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.

3.1.4. Протоколы печатаются на специальном бланке протокола формата А-4, имеют следующие реквизиты:

наименование вида документа (Протокол);

вид заседания, совещания;

дата и номер протокола.

Дата, оформленная цифровым способом, и номер протокола печатаются на отведенных на бланке местах.

Подпись отделяется от текста 2 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности.

3.1.5. Ход обсуждения вопросов на заседаниях комиссий, штабов, образованных при администрации города, протоколируется. Протоколы ведут секретари соответствующих комиссий и штабов. Секретари ведут их учет, регистрацию и контроль исполнения.

3.1.6. Поручения мэра города, данные на аппаратном совещании, ведет советник мэра (приложение N 7), рассылку поручений осуществляет общий отдел.

3.2. Служебные письма

3.2.1. Служебные письма структурными подразделениями администрации города готовятся:

как ответы о выполнении поручений мэра города;

как исполнение поручений мэра города по обращениям граждан по вопросам, относящимся к их компетенции;

как пояснительные записки к проектам актов мэра города;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма (приложение N 9).

3.2.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя с учетом сроков исполнения поручений и запросов организаций, предприятий или частных лиц.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

3.2.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках письма формата А4 или А5.

Изготовление бланков письма с изображением герба Хабаровского края и герба г. Хабаровска средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

3.2.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, например: "Управление считает...".

3.2.5. Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писем устанавливается положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями.

3.2.6. Письма на бланках администрации подписывают мэр города, его заместители, письма структурных подразделений оформляются на бланках письма структурных подразделений.

3.2.7. Письма, подписанные мэром города, его заместителями, регистрируются и рассылаются общим отделом, письма, подписанные начальниками структурных подразделений, регистрируются и рассылаются ими самостоятельно.

4. Правила оформления документов

4.1. Бланки документов

4.1.1. Документы администрации города и мэра города оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).

Постановления, распоряжения, письма мэра города и структурных подразделений администрации города оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и настоящей Инструкцией.

Документы, издаваемые от имени двух и более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

4.1.2. В администрации г. Хабаровска применяются следующие бланки:

бланки постановления и распоряжения мэра города с продольным расположением реквизитов;

бланк письма администрации города Хабаровска формата А4 с угловым расположением реквизитов;

общий бланк администрации города с угловым расположением реквизитов.

4.1.3. Бланки с воспроизведением герба Хабаровского края и герба города Хабаровска изготавливаются полиграфическими предприятиями по заказам управления делами администрации г. Хабаровска.

4.1.4. Бланки документов используются строго по назначению, выдаются структурным подразделениям общим отделом. В переписке между руководителями структурных подразделений администрации г. Хабаровска гербовые бланки документов не используются.

4.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки организационно-распорядительных документов

4.2.1. Заголовок к тексту документа (см. п. 2.15 настоящей Инструкции).

4.2.2. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 мая 2003 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (29.05.2003).

4.2.3. Подпись документа

Документы, направляемые первым должностным лицам в вышестоящие органы, подписываются мэром города Хабаровска или, по его поручению, вице-мэром г. Хабаровска.

Документы, направляемые другим организациям, ведомствам или частным лицам, подписываются мэром г. Хабаровска, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

4.2.4. Адресование документа

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:

                                       Департамент внешнеэкономических

                                       связей и туризма

                                       Управление по туризму

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:

                                       Администрация г. Хабаровска

                                       Финансовый департамент

                                       Начальнику департамента

                                       В.Е. Соколову

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

                                       Директору МУП "Хабаровский

                                       специализированный

                                       производственный комбинат

                                       коммунального обслуживания"

                                       В.П. Сугробову

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например:

                                       Н.П. Нефедовой

                                       ул. Ключевая, д.28

                                       ст. Сиверская, Гатчинский район,

                                       Ленинградская обл., 188330

4.2.5. Согласование документа

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы согласовываются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения конкретным должностным лицам, ими должны быть согласованы.

Порядок согласования проектов постановлений, распоряжений мэра города изложен в разделе 2 настоящей Инструкции.

Реквизит включает в себя наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Например:

Согласовано

Заместитель Мэра -             подпись

Управляющий Делами             25.01.2003            В.Д.Безлепкин

или

Согласовано

Письмо Министерства

культуры Российской

Федерации

от 25.07.2003 N 13-02/1153

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись".

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций.

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами администрации г. Хабаровска;

с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

при необходимости с органами, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

4.2.6. Утверждение документа

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

                                       Утверждаю

                                       Заместитель Мэра г. Хабаровска

                                       по промышленности, транспорту

                                       и связи

                                       подпись         С.В. Афанасьев

                                       22.02.2003

При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться приказом руководителя структурного подразделения администрации г. Хабаровска, например:

                                       Утверждено

                                       приказом начальника управления

                                       здравоохранения администрации

                                       г. Хабаровска

                                       от 25.07.2002 N 12

Перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении N 9.

4.2.7. Резолюция

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему представляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

4.2.8. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию (фамилия, имя, отчество) исполнителя, номер его телефона, например:

Люсая Лидия Ивановна

35 71 00

4.2.9. Оформление приложений к документу

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз.

            2. Проект... на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера, например:

                                             Приложение

                                             к распоряжению

                                             Мэра города

                                             от 13.06.2002 N 483-р

4.2.10. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

5. Организация документооборота и исполнения документов

5.1. Организация документооборота

5.1.1. Движение документов в администрации г. Хабаровска и его структурных подразделениях с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

5.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников.

5.2. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции

5.2.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в администрацию г. Хабаровска корреспонденции производятся в централизованном порядке общим отделом. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов.

На корреспонденции, поступившей в общий отдел после 15.00 часов, проставляется штамп с указанием даты дня, следующего за днем поступления документов.

Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю. Все конверты (бандероли), за исключением личной корреспонденции, вскрываются. При обнаружении повреждения конверты (бандероли), при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 2 экземплярах: первый экземпляр остается в общем отделе, второй направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.

5.2.2. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Перечень нерегистрируемых документов и корреспонденции приведен в приложении N 10.

5.2.3. Регистрация поступивших документов, адресованных мэру города, его заместителям (за исключением письменных обращений граждан), производится в общем отделе с вводом информации о них в компьютерную базу данных. На зарегистрированных документах в нижней части первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации документа, его входящий номер.

При регистрации поступившего документа в компьютерную базу данных в электронную карточку вводятся необходимые данные о документе.

Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 5 лет (ЭК).

5.2.4. Распределение поступающей корреспонденции осуществляется общим отделом в соответствии с распределением обязанностей между мэром и его заместителями.

5.2.5. Документы, поступившие непосредственно мэру города, его заместителям (незарегистрированные), должны быть в обязательном порядке направлены на регистрацию в общий отдел.

5.2.6. Документы, поступающие по факсимильной связи, регистрируются общим отделом в журнале регистрации факсимильной информации.

5.2.7. Документы, поступающие по электронной почте, регистрируются отделом компьютерно-информационного обеспечения, передаются на бумажном носителе в общий отдел, где также регистрируются и передаются адресату.

5.2.8. Передача зарегистрированного документа от мэра города и его заместителей структурным подразделениям производится через общий отдел.

Документы, поступившие в адрес структурных подразделений, общим отделом не регистрируются.

5.2.9. Требования к регистрации документов при организации поиска по ним изложены в разделе 6 настоящей Инструкции.

5.3. Порядок прохождения и исполнения документов изложен в Регламенте администрации г. Хабаровска.

5.4. Организация доставки документов

5.4.1. Доставка обработанной в общем отделе корреспонденции в правительство Хабаровского края, Законодательную Думу Хабаровского края осуществляется как непосредственно уполномоченными сотрудниками, так и средствами почтовой и электрической связи.

5.4.2. По каналам электрической связи отправляются: телеграммы (телетайпограмма), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

5.4.3. Документы для отправки передаются в общий отдел с указанием почтового адреса или листом рассылки.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

5.5. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

5.5.1. Электронные сообщения, отправляемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

5.5.2. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А-4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования".

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

5.6. Учет количества документов

5.6.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится в общем отделе.

Результаты учета количества документов обобщаются и представляются руководству.

5.6.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

6. Поисковая система по документам

6.1. Регистрация документов

6.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

6.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

6.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется, но делается отметка в регистрационной карте.

6.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, постановления и распоряжения Губернатора края, постановления Правительства края, постановления и распоряжения мэра, служебная переписка, обращения граждан и т.д.

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в общем отделе или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.

6.1.5. Документы регистрируются в электронных карточках.

6.1.6. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

- наименование организации (автора или корреспондента);

- наименование вида документа;

- дата и регистрационный номер документа;

- дата и индекс поступления;

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

- срок исполнения документа;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами.

6.2. Организация поисковой системы по документам

6.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений создаются поисковые системы по документам.

6.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.

Например, справочные картотеки (по корреспондентам, видам документов, авторам документов и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации.

6.2.3. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения.

7. Контроль за исполнением документов

7.1. Организация контроля за исполнением документов производится в соответствии с Регламентом администрации г. Хабаровска и Положением "О порядке организации контроля за исполнением распорядительных и других документов в администрации г. Хабаровска".

7.2. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;

по обращениям граждан, требующим дополнительного изучения и проверки, - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, следующего за нерабочим днем.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме.

7.3. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.

Продление срока исполнения поручения допускается в исключительных случаях. В этом случае руководители структурных подразделений представляют автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа.

7.4. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

7.5. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель структурного подразделения или по его поручению другой ответственный работник. Снятие документа с контроля оформляется отметкой о его исполнении и направлении в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

7.6. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

8. Организация документов в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив структурным подразделением в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

8.1. Составление номенклатуры дел

8.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации города с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

8.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях администрации г. Хабаровска, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности администрации г. Хабаровска, их виды, состав и содержание.

8.1.3. В администрации г. Хабаровска составляются номенклатуры дел структурных подразделений, сводная номенклатура дел администрации города и перечень документов постоянного хранения на основе номенклатур дел структурных подразделений, не являющихся источником комплектования госархива Хабаровского края.

Номенклатуры дел структурных подразделений составляются отделом (лицом), ответственным за ведение делопроизводства, подписываются руководителем подразделения и представляются в общий отдел (приложение N 11).

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в общий отдел.

8.1.4. Сводная номенклатура дел подписывается специалистом общего отдела, отвечающим за архив, согласовывается с центральной экспертной комиссией (далее именуется - ЦЭК) администрации города и НЭМС госархива Хабаровского края и утверждается заместителем мэра - управляющим делами администрации города. Согласовывается номенклатура дел с госархивом Хабаровского края не реже одного раза в 5 лет.

8.1.5. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения администрации города получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

8.1.6. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

8.1.7. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры администрации города.

8.1.8. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой администрации города.

8.1.9. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации города.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

8.1.10. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дел употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:

              Документы о проведении тематических выставок

           (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

                       Переписка с городской Думой

                по административно-хозяйственным вопросам

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

             Переписка об организации семинаров и совещаний

        по вопросам документирования управленческой деятельности

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

           Переписка с Законодательной Думой Хабаровского края

                             по вопросам...

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Например:

- нормативные и инструктивные документы вышестоящих органов;

- постановления и распоряжения мэра города;

- протоколы заседаний коллегии, комиссий, штабов, совещаний при руководителях и документы к ним;

- отчеты;

- справочные документы, переписка;

- вспомогательные, регистрационные журналы, картотеки и т.д.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с госархивом Хабаровского края срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2000 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче в другую организацию дел продолжения и др.

8.1.11. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

8.1.12. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

8.2. Формирование и оформление дел

8.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

8.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.

8.2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение дел муниципальных служащих осуществляется в соответствии с постановлением мэра города от 15.07.2003 N 900 "О порядке ведения личных дел муниципальных служащих муниципальной службы".

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.

8.2.4. Дела администрации города подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками общего отдела и специалистами структурных подразделений, назначенных ответственными за делопроизводство, при методической помощи и под контролем госархива Хабаровского края.

8.2.5. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 12); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

8.2.6. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование администрации города; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела; количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование администрации города указывается полностью, в именительном падеже;

наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;

индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел администрации города;

заголовок дела - переносится из номенклатуры дел администрации города, согласованной с НЭМС госархива Хабаровского края;

дата дела - указывается год заведения и год окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

8.2.7. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

8.3. Организация оперативного хранения документов

8.3.1. С момента заведения и до передачи в архив структурного подразделения дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство и архив, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, затем сдаются в архив структурного подразделения.

8.3.2. Из архива выдача дел сотрудникам подразделения для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя структурного подразделения или его заместителя.

Изъятие документов из дел постоянного хранения структурного подразделения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя структурного подразделения с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

9. Порядок передачи документов на хранение
в госархив Хабаровского края

9.1. Документы постоянного хранения структурных подразделений, включенные в сводную номенклатуру дел администрации города и в перечень документов постоянного хранения, подлежащие передаче на государственное хранение, передаются по истечении 5 лет общим отделом в госархив Хабаровского края после проведения экспертизы ценности документов, а документы постоянного хранения, включенные в сводную номенклатуру дел, не подлежащие передаче на государственное хранение, хранятся по месту их формирования (в структурном подразделении).

9.2. Документы постоянного хранения структурных подразделений администрации города, являющиеся источниками комплектования госархива Хабаровского края и подлежащие передаче на государственное хранение, передаются по истечении 5 лет ответственными за делопроизводство и архив либо заведующим архивом в госархив Хабаровского края после проведения экспертизы ценности документов, а документы постоянного хранения, не подлежащие передаче на государственное хранение, хранятся по месту их формирования либо в архивах структурных подразделений.

9.3. Экспертиза ценности документов.

9.3.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

9.3.2. Для организации и оказания методической помощи в вопросе проведения экспертизы ценности документов в администрации г. Хабаровска создается ЦЭК.

9.3.3. Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы определяются Положением, утвержденным заместителем мэра - управляющим делами администрации г. Хабаровска.

9.3.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях администрации города непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК.

9.3.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в госархив Хабаровского края; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

9.3.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел структурных подразделений администрации г. Хабаровска путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК администрации города.

9.3.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

9.3.8. В структурном подразделении администрации города, являющемся источником комплектования госархива, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно. По этим описям документы передаются в госархив Хабаровского края.

9.3.9. Описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах по установленной форме (приложение N 13) и представляются в госархив Хабаровского края через 5 лет после завершения дел в делопроизводстве. Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с ЭК и утверждается руководителем структурного подразделения.

9.3.10. На документы постоянного хранения структурных подразделений, не являющихся источником комплектования госархива, описи дел составляются ежегодно общим отделом управления делами, по которым они передаются в госархив Хабаровского края.

9.3.11. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 14) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК структурного подразделения и ЦЭК администрации города.

9.4. Подготовка и передача документов в архив.

9.4.1. В архив структурного подразделения передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после истечения 2-летнего срока их хранения и использования в структурном подразделении. Их передача производится только по описям дел. (Дела по личному составу передаются в архивный отдел управления делами в соответствии с Положением об архивном отделе.)

9.4.2. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом и утвержденному руководителем.

9.4.3. В период подготовки дел к передаче в архив структурного подразделения сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

9.4.4. Прием каждого дела производится заведующим архивом структурного подразделения в присутствии работника, передающего документы. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в опись, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела.

9.4.5. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации города лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их правопреемнику, в случае его отсутствия документы постоянного хранения - в госархив Хабаровского края, по личному составу и документы временного хранения - в архивный отдел управления делами. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.