Раздел Х. Организация работы со служебными документами

Раздел Х. Организация работы со служебными документами

10.1. Служебные документы принимаются и регистрируются секретариатом в день поступления.

10.2. После регистрации служебные документы передаются по принадлежности для рассмотрения главе администрации, его заместителям или в подразделения администрации.

10.3. Поступившие в администрацию служебные документы рассматриваются исполнителями в срок, установленный, руководством, в случае отсутствия установленного срока - в течение одного месяца. Продление срока рассмотрения осуществляется по согласованию с руководством администрации или заведующим секретариатом.

10.4. Контроль за исполнением поручений главы администрации и его заместителей по служебным документам осуществляется их помощниками и ответственными работниками секретариата по закрепленным отраслям городского хозяйства.

10.5. Ответы на документы из вышестоящих органов подписывает только глава администрации (если документ не адресован персонально другому руководителю).

Ответы на другие служебные письма подписывают, как правило, заведующий секретариатом, руководители отделов, управлений, комитетов, либо их заместители.

10.6. Если документ адресован нескольким исполнителям, то исполнитель, указанный в резолюции первым, является основным, а другие - соисполнителями. Основной исполнитель готовит по документу ответ либо заключение, соисполнители представляют ему необходимые материалы.

10.7. Служебные документы считаются исполненными и списываются в дело на основании ответа, завизированного исполнителем и подписанного соответствующим руководителем. Если исполнение не документируется, исполнитель составляет справку об исполнении или делает отметку на основном документе о результатах исполнения и сдает его в секретариат.

10.8. Прием и рассылку служебных писем производит только секретариат.

10.9. Поступившие в администрацию нормативные акты (постановления, распоряжения Правительства, указы, распоряжения Президента, постановления Верховного Совета и Съезда народных депутатов России, решения городского Совета) принимаются секретариатом и передаются управделами.

10.10. После регистрации нормативные акты в двухдневный срок направляются в юридический отдел, руководителям администрации и подразделений по принадлежности.

10.11. Нормативные акты, по которым требуется издание постановлений либо поручений главы администрации, докладываются руководству администрации.

10.12. Депутатские запросы, поступающие в администрацию, рассматриваются в соответствии с действующим законодательством.