Положение о порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов администрации города, ее структурных подразделений

Положение
о порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов администрации города, ее структурных подразделений
(утв. распоряжением Мэра города Хабаровска от 15 ноября 2006 г. N 3522-р)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации устанавливает порядок изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов в администрации города, ее структурных подразделениях.

1.2. Изготовление печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, герба города Хабаровска, простых печатей и штампов осуществляется только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими выданные в установленном порядке лицензию на этот вид деятельности, а также сертификат, удостоверяющий возможность изготовления указанного вида продукции.

1.3. Администрация города имеет гербовую печать. Изготовление дополнительных экземпляров гербовых печатей осуществляется по решению Мэра города. На дополнительных экземплярах гербовых печатей арабскими цифрами указывается номер печати, начиная со второй.

1.4. Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения и использования печатей и штампов в структурных подразделениях администрации города возлагается на их руководителей.

1.5. Изготовление, использование, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов в структурных подразделениях администрации города обеспечивают лица, определенные приказом руководителя. Данные обязанности закрепляются в должностных инструкциях муниципального служащего.

1.6. Требования настоящего Положения не распространяются на вопросы организации ведения секретного делопроизводства.

3. Порядок оформления заказа на изготовление гербовых и простых печатей, штампов и их учета

3.1. Заказ на изготовление гербовой печати администрации города оформляется за подписью заместителя Мэра-управляющего Делами.

3.2. Письмо-заявка об изготовлении печатей или штампов, подписанное руководителем структурного подразделения администрации города, вместе с прилагаемыми эскизами и копией положения о структурном подразделении с резолюцией заместителя Мэра - управляющего Делами направляется в общий отдел управления Делами для регистрации в соответствующем журнале.

3.3. Эскизы гербовых печатей предварительно должны быть согласованы с архивным отделом управления Делами администрации г. Хабаровска.

3.4. После изготовления печати и штампы передаются общим отделом управления Делами в структурное подразделение. Контрольные оттиски изготовленных печатей и штампов в день их получения должны быть зарегистрированы в соответствующем журнале общего отдела в соответствии с приложением 4 к настоящему Положению.

3.5. Для учета печатей и штампов в структурных подразделениях администрации города ведется журнал по форме, приведенной в приложении 5 к настоящему Положению. Журнал находится у лица, ответственного за учет использования и хранения гербовых и простых печатей, штампов.

Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности.

3.6. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется мастичной печатью и подписью руководителя.

3.7. Журнал хранится в сейфе вместе с печатями и штампами.

3.8. Структурные подразделения, имеющие статус юридического лица оформляют заказ на изготовление печатей и штампов самостоятельно.

Контрольные оттиски полученных ими печатей и штампов в день их получения должны быть зарегистрированы в журнале общего отдела управления Делами.

4. Хранение печатей и штампов

4.1. Хранение гербовых печатей осуществляется в опечатываемых несгораемых металлических шкафах или сейфах, доступ к которым имеет лицо, получившее печати в установленном настоящим Положением порядке.

4.2. При хранении печатей и штампов принимаются меры, обеспечивающие их сохранность и исключающие возможность их хищения или использования посторонними лицами.

4.3. Запрещается хранить печати и штампы в столах, ящиках, передавать их на хранение лицам, не имеющим на это право, носить в карманах одежды.

4.4. При утере печати или штампа незамедлительно письменно ставится в известность заместитель Мэра - управляющий Делами и начальник общего отдела управления Делами администрации города.

5. Передача, замена и уничтожение печатей и штампов

5.1. Лицо, получающее печать, штамп в общем отделе, расписывается в специальном журнале, разборчиво указывая дату, свою должность и фамилию, а также основание получения печати, штампа.

5.2. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) в общий отдел либо замены (уничтожения) в порядке, предусмотренном настоящим Положением

5.3. Замена печатей, штампов производится на основании разрешения заместителя Мэра - управляющего Делами администрации города.

Для замены ранее выданной общим отделом печати, штампа в случае износа, повреждения, утраты или в связи с реорганизацией пользователь должен представить заместителю Мэра - управляющему Делами:

- письмо с просьбой о замене печати или штампа;

- объяснительную записку с указанием причины утраты печати, штампа;

- акт об уничтожении печати или штампа, утвержденный руководителем структурного подразделения, согласованный с экспертной комиссией структурного подразделения и утвержденный руководителем.

5.4. Письмо с визой заместителя Мэра - управляющего Делами, акт и объяснительная записка направляются в общий отдел для регистрации в соответствующем журнале.

5.5. Заказ на изготовление новой печати или штампа оформляется в соответствии с разделом 3 настоящего Положения.

5.6. В случае ликвидации структурного подразделения администрации города или прекращения деятельности в результате реорганизации имеющиеся у него в наличии печати и штампы подлежат передаче в общий отдел для последующего уничтожения по акту.

Способ уничтожения определяется Центральной экспертной комиссией администрации города.

Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования.

5.7. В составленном акте об уничтожении печатей и штампов должны быть указаны:

Приложение 5
к Положению о порядке изготовления,
учета, хранения, использования и
уничтожения гербовых и простых
печатей, штампов администрации города,
ее структурных подразделений

Форма

                                   ЖУРНАЛ

                          учета печатей и штампов

   ______________________________________________________________________

     (наименование структурного подразделения администрации города)

                                                            Начат _______

                                                            Окончен _____

N п/п	Дата поступления печати, штампа	Оттиск поступившей печати, штампа	Должность, Ф.И.О. и подпись лица, принявшего и зарегистрировавшего печать, штамп	Должность лица, получившего печать, штамп для использования по назначению	Должность, Ф.И.О. лица, сдавшего печать, штамп для хранения, замены и уничтожения	Оттисх сдаваемой печати, штампа	Номер и дата акта об уничтожении печати, штампа
1	2	3	4	5	6	7	8