Глава 11. Оперативное хранение документов и дел. Передача дел в архив

Глава 11. Оперативное хранение документов и дел. Передача дел в архив

2.11.1. С момента заведения и до передачи в архив дела в подразделениях администрации города хранятся по месту их формирования.

2.11.2. Должностной инструкцией на одного из работников подразделения администрации города возлагаются обязанности по обеспечению сохранности архивных документов.

2.11.3. Руководители структурных подразделений администрации города и работники, отвечающие за сохранность архивных документов, несут дисциплинарную ответственность за их сохранность.

2.11.4. Архивные документы находятся в специально отведенных для этой цели помещениях или в рабочих кабинетах, хранятся в металлических или деревянных шкафах, обеспечивающих их полную сохранность.

2.11.5. Законченные делопроизводством дела подлежат проведению экспертизы ценности внутри дела (удаляются копийные и черновые экземпляры, проверяется наличие подписей, приложений). Документы внутри дела формируются в хронологической последовательности на скоросшивателе. В течение года (двух лет) хранятся в подразделениях администрации. Затем дела постоянного и долговременного срока хранения сдаются по акту в соответствующие ведомственные архивы.

2.11.6. В случае ликвидации или реорганизации подразделения администрации города работник, ответственный за обеспечение сохранности архивных документов, в течение двух месяцев с момента ликвидации или реорганизации готовит все имеющиеся документы к передаче в архив.

Дела постоянного срока хранения готовятся и передаются в госархив Хабаровского края, временного срока хранения, документы по личному составу - в архивный отдел управления делами администрации города.

Ответственность за организацию работы по передаче дел в архивы возлагается на руководителя ликвидируемого (реорганизуемого) подразделения администрации и председателя ликвидационной комиссии.

2.11.7. Дела временного (до 10 лет) срока хранения в архив не сдаются, а по истечении срока хранения после согласования с центральной экспертной комиссией администрации города уничтожаются по актам, которые утверждаются руководителем структурного подразделения администрации города.