Глава 6. Организация работы со служебными документами в администрации города

Глава 6. Организация работы со служебными документами в администрации города

2.6.1. Служебные документы (корреспонденция), адресованные в администрацию города, поступают в общий отдел управления делами администрации, где они регистрируются и в день поступления направляются руководителям администрации в зависимости от распределения обязанностей, характера и содержания документов через их помощников.

Для документов, поступивших в общий отдел после 15 часов, днем поступления считается следующий рабочий день.

Служебная информация, поступающая по факсимильной связи, регистрируется специалистом приемной в журнале регистрации факсимильной информации. Журнал включается в номенклатуру дел администрации города.

Служебная информация, поступающая по электронной почте, регистрируется начальником отдела компьютерно-информационного обеспечения, передается на бумажном носителе в общий отдел управления делами, где также регистрируется и передается адресату.

2.6.2. Порядок прохождения и исполнения входящих, исходящих и внутренних документов в процессе их получения и подготовки, порядок приема и передачи документов определены в разделе 7 "Инструкции".

Документы рассматриваются руководителями администрации в день поступления.

2.6.3. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции руководителя и содержат фамилию и инициалы исполнителя, срок и порядок исполнения документа, подпись автора резолюции и дату. Как правило, на документе не должно быть более одной резолюции. Дополнительная резолюция допустима в том случае, если она детализирует механизм исполнения документа.

2.6.4. С резолюцией руководителя документ возвращается в общий отдел для соответствующей отметки в банке регистрационных данных и передается лицу, ответственному за исполнение документа. Подлинники (копии) документа и поручений по ним вместе с ответом возвращаются в общий отдел. Заявителю обязательно дается ответ.

2.6.5. Ответственность за исполнение документа несет лицо, указанное в резолюции руководителя первым (если исполнителей несколько). Ответственный исполнитель отвечает за своевременное и качественное исполнение документа: сбор полной и достоверной информации, проведение проверок, совещаний, обобщение материалов, подготовку выводов и предложений по рассматриваемому вопросу.

Все другие исполнители, перечисленные в резолюции, обязаны в сроки, намеченные ответственным исполнителем, представить все необходимые материалы и сведения, принимать участие в организации исполнения документа.

2.6.6. Исполнение документа предусматривает: изучение существа вопроса, сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись, подготовку к пересылке адресату.

2.6.7. Срок исполнения служебных документов определяется руководителем и указывается в резолюции.

Если документ не может быть исполнен в установленный срок, ответственный исполнитель не позднее, чем за 3 дня до его истечения согласовывает с руководителем изменение срока, о чем ставит в известность общий отдел.

2.6.8. Перед уходом в отпуск или отъездом в командировку исполнитель обязан по указанию руководства администрации передать неисполненный документ другому должностному лицу, поставить в известность общий отдел о принятых изменениях.

Не переданные исполнителями документы считаются неисполненными.

2.6.9. Документы с резолюцией Мэра города с конкретным сроком исполнения ставятся общим отделом на особый контроль.

В первый и третий четверг месяца общий отдел готовит для Мэра города информацию о прохождении документов в администрации города.

2.6.10. Оперативный контроль за работой подразделений администрации и должностных лиц, ответственных за исполнение поручений Мэра города, заместителей Мэра города, изложенных в резолюциях на документах, осуществляют консультанты и помощники Мэра города.

2.6.11. Регистрация и отправка исходящей корреспонденции, подписанной Мэром города, его заместителями, управляющим делами производится общим отделом, подписанной иными должностными лицами - соответствующим структурным подразделением.