Глава 2. Контроль за исполнением документов в администрации города

Глава 2. Контроль за исполнением документов в администрации города

3.2.1. Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения качественного и своевременного решения содержащихся в документе вопросов и базируется на требованиях государственных стандартов на унифицированные системы документации.

3.2.2. Общий контроль за исполнением распорядительных документов Мэра города осуществляет отдел контроля контрольно-правового управления.

3.2.3. Организация контроля за исполнением документов производится в соответствии с требованиями п. 8 "Инструкции", Положением о порядке организации контроля за исполнением документов в администрации г. Хабаровска, утвержденным постановлением Мэра города от 22.02.2000 N 265.

3.2.4. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения и ответа.

Обязательному контролю подлежат:

- законодательные, распорядительные или нормативные акты Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Законодательной думы# Хабаровского края, администрации Хабаровского края;

- решения городской Думы, постановления, распоряжения Мэра города;

- предложения, заявления, жалобы граждан;

- письма, заявления и другая корреспонденция предприятий, организаций, учреждений, жителей города.

3.2.5. Постановка документов на контроль в администрации города осуществляется путем применения специально разработанных автоматизированных систем контроля, функционирующих в компьютерной сети городской администрации:

- исполнительно-распорядительные акты;

- обращения граждан;

- служебные документы (корреспонденция).

3.2.6. По указанию Мэра города на контроль может быть поставлен весь документ, его отдельный пункт, а также поручения, отданные в устной форме.

3.2.7. Контроль за исполнением документов осуществляется руководителями администрации или уполномоченными ими лицами.

3.2.8. Оперативный контроль за исполнением документов и поручений по ним осуществляется консультантами и помощниками Мэра города.

Оперативная работа консультантов и помощников Мэра города по проверке исполнения документов, стоящих у них на контроле, включает:

- ознакомление руководителей с поставленными на контроль документами в день их получения и передача этих документов с резолюцией руководителя непосредственным исполнителям через общий отдел;

- оформление, учет и хранение контрольных дел (специальных контрольных папок), в которых вместе с контрольными документами содержатся материалы, характеризующие ход их выполнения (промежуточные информации, справки по итогам проверок, выписки из протоколов совещаний и пр.);

- оперативное информирование руководителя о ходе и результатах исполнения контрольных документов;

- подготовку руководителю, а также отделу контроля, приемной по жалобам и общему отделу (по истечении сроков исполнения документов) представлений о снятии их с контроля или же о продлении сроков исполнения;

- подготовку и передачу исполненных документов в соответствующие службы для снятия их с контроля.

3.2.9. Данные о ходе и результатах исполнения документов обобщаются, направляются заместителям Мэра города и ответственным исполнителям в виде машинограмм предупредительного характера с перечнем документов, сроки исполнения которых наступают в следующем контролируемом периоде:

 - ежемесячно    - отделом контроля;

 - еженедельно   - приемной по жалобам;

 - еженедельно   - секретариатом.

3.2.10. Учет, анализ и обобщение результатов контроля за исполнением документов, подготовку аналитических материалов, служебных записок о соблюдении требований исполнительской дисциплины обеспечивают и представляют Мэру города:

- отдел контроля по исполнительно-распорядительным актам ежеквартально;

- приемная по жалобам - ежемесячно;

- общий отдел по служебным документам - два раза в месяц.

3.2.11. Документ считается исполненным и снимается с контроля лишь тогда, когда решены по существу все поставленные в нем вопросы и об этом извещены все заинтересованные организации и лица, и только тем руководителем, который его рассматривал и ставил на контроль.

3.2.12. Ответственность за исполнение документов, взятых на контроль, возлагается на должностные лица и структурные подразделения администрации, указанные в документах, а также лиц, установленных резолюцией Мэра города, его заместителей и управляющего делами администрации города.

3.2.13. Срок исполнения распорядительных документов исчисляется в календарных днях с даты его подписания (утверждения). Конечная дата исполнения указывается в тексте документа.

Срок исполнения поручения, если он не определен в документе, устанавливается в один месяц.

3.2.14. Основанием для снятия с контроля документа является справка (информация) о выполнении заданий, установленных документом. Справка (информация) должна содержать краткое изложение решения поставленного в документе вопроса и сведения о том, кем, когда и в какой форме дан ответ автору обращения. К справкам прилагаются подлинники (копии) поручений и соответствующих документов.

3.2.15. Для снятия с контроля распорядительных документов отдел контроля контрольно-правового управления готовит проект постановления Мэра города о снятии с контроля указанных документов.

Снятие документа с контроля не означает прекращения его действия.