Приложение N 1. Методические рекомендации по разработке и утверждению положений об отделах и секторах структурных подразделений администрации города Хабаровска

Приложение N 1
к распоряжению
Мэра города
от 15 января 2008 г. N 33-р

Методические рекомендации
по разработке и утверждению положений об отделах и секторах структурных подразделений администрации города Хабаровска

1. Общие положения

1.1. Настоящие рекомендации разработаны в целях обеспечения единого методологического подхода к разработке и утверждению положений об отделах, секторах структурных подразделений администрации города Хабаровска (далее - отделы и секторы).

1.2. Положение об отделе, секторе (далее - положение) является основным документом, определяющим правовой статус, цели, задачи, функции, права, ответственность и организацию деятельности отделов и секторов.

1.3. Положения разрабатываются в отделах и секторах исходя из задач и функций структурных подразделений, в состав которых они входят, а также в соответствии с федеральным законодательством, законодательством Хабаровского края, муниципальными правовыми актами города Хабаровска, регламентирующими деятельность отдела, сектора.

1.4. Разработка и утверждение новых положений производится в случае:

- создания структурных подразделений, отделов, секторов;

- изменения в наименованиях структурных подразделений, отделов, секторов;

- изменения, добавления, перераспределения или исключения отдельных функций отделов, секторов в соответствии с действующим законодательством;

- изменения порядка подчиненности;

- изменения перечня нормативных правовых актов, в соответствии с которыми осуществляется деятельность отдела, сектора, и иной информации, содержащейся в положении;

- иных случаях, влияющих на содержание положений.

1.5. Разработку и утверждение положения рекомендуется осуществлять в следующем порядке:

1.5.1. разрабатывается проект положения;

1.5.2. проект положения подписывается руководителем соответствующего структурного подразделения;

1.5.3. проект положения согласовывается начальником управления кадров и муниципальной службы;

1.5.4. подписанный и согласованный проект утверждается соответствующим заместителем Мэра города.

В структурных подразделениях, непосредственно подчиненных Мэру города, положение подписывается руководителем отдела, сектора, согласовывается с начальником управления кадров и муниципальной службы и утверждается руководителем соответствующего структурного подразделения.

1.6. После утверждения с положением знакомятся под роспись все сотрудники отдела, сектора с проставлением даты ознакомления.

1.7. Первый экземпляр положения с подписями сотрудников хранится в управлении кадров и муниципальной службы администрации города Хабаровска. Копия положения хранится в отделе, секторе.

2. Содержание положения

2.1. Содержание положения включает в себя следующие разделы:

1) "Общая часть";

2) "Основные задачи";

3) "Функции";

4) "Права";

5) "Ответственность";

6) "Организация деятельности".

2.2. Раздел "Общая часть" состоит из следующих основных пунктов:

1) в состав какого структурного подразделения входит отдел, сектор, например:

"1.1. Общий отдел входит в состав управления делами администрации города Хабаровска";

2) какими документами отдел, сектор руководствуется в своей деятельности, например:

"Общий отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами, Указами Президента Российской Федерации, нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов представительной и исполнительной власти Хабаровского края и города Хабаровска, законодательством Российской Федерации и Хабаровского края о муниципальной службе, Уставом городского округа "Город Хабаровск", регламентом администрации города Хабаровска, положением об управлении делами администрации города Хабаровска, настоящим Положением";

3) цель создания отдела, сектора, например:

"Общий отдел создается с целью организации делопроизводства в администрации города Хабаровска";

4) как создается и кому подчиняется отдел, сектор, например: "Общий отдел создается на основании распоряжения Мэра города Хабаровска, в своей деятельности подчиняется заместителю Мэра города - управляющему делами".

2.3. Раздел "Основные задачи" включает в себя перечень задач, стоящих перед отделом, сектором, например:

"Основными задачами общего отдела являются:

- обеспечение четкой организации делопроизводства в администрации города Хабаровска, Хабаровской городской Думе;

- контроль за правильностью оформления документов в администрации города Хабаровска, Хабаровской городской Думе;

- организационно-техническое обеспечение заседаний Хабаровской городской Думы".

2.4. В разделе "Функции" перечисляются все конкретные функции, вытекающие из задач отдела, сектора, например:

"Общий отдел выполняет следующие функции:

1) обеспечивает своевременный прием, регистрацию и передачу по назначению входящей документации и отправку исходящей документации;

2) осуществляет контроль за правильным оформлением документов при обработке входящей и исходящей документации, за соблюдением требований Инструкции по делопроизводству в администрации города Хабаровска и т.д.".

2.5. Раздел "Права" включает в себя все права сотрудников отдела, сектора, необходимые для успешного выполнения возложенных на него задач и функций, например:

"Общий отдел имеет право:

1) требовать от структурных подразделений администрации города информацию, необходимую для осуществления функций отдела;

2) проверять по поручению заместителя Мэра города - управляющего делами администрации города состояние делопроизводства в структурных подразделениях администрации города Хабаровска и т.д.".

2.6. Раздел "Ответственность" предлагается излагать в следующей редакции:

"Сотрудники общего отдела в пределах своих полномочий несут ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на них задач и функций, соблюдение правил внутреннего трудового распорядка в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и Хабаровского края о муниципальной службе".

2.7. В раздел "Организация деятельности" должны входить сведения о руководстве отдела, сектора, составе отдела, сектора, например:

"Общим отделом руководит начальник отдела.

Отдел состоит из специалистов, замещающих должности муниципальной службы, предусмотренные штатным расписанием администрации города Хабаровска.

Специалисты общего отдела действуют на основании должностных инструкций, которые утверждаются заместителем Мэра города - управляющим делами.

Реорганизация или прекращение деятельности отдела осуществляется на основании муниципального правового акта Мэра города".