Распоряжение Главы Ванинского муниципального района Хабаровского края от 28 июля 2008 г. N 691-р "Об утверждении Порядка использования, выдачи, учета, хранения и списания гербовых бланков в администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края"

3.1. На заведующую машинописным бюро Володченко Л.В. обязанности по использованию, выдачи, учету и хранению номерных бланков администрации Ванинского муниципального района (далее - администрация района).

3.2. На начальника организационно-методического отдела администрации района Есипенко Е.В. обязанности по использованию, учету и хранению номерных бланков в организационно-методическом отделе администрации района.

3.3. На главного специалиста по работе с обращениями граждан Чибикову В.О. обязанности по использованию, учету и хранению номерных бланков.

4.1. Данные обязанности закрепить в должностных инструкциях и копии предоставить управляющему делами администрации района.

1. Настоящий Порядок устанавливает единые принципы использования, выдачи, учета, хранения и списания номерных бланков в администрации района и в структурных подразделениях администрации района, имеющих статус юридического лица.

2. Администрацией района применяются следующие номерные бланки:

- номерные бланки постановлений (распоряжений) главы Ванинского муниципального района Хабаровского края (далее - глава района);

- номерной бланк письма с угловым и продольным расположением реквизитов;

- номерной общий бланк с угловым и продольным расположением реквизитов;

- номерной бланк протокола заседания коллегии при главе района.

3. Номерные бланки документов используются строго по назначению, подлежат учету и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

4. Номерные бланки не применяются для внутренней переписки, а также для подготовки документов, подписываемых несколькими руководителями.

Внутренняя переписка - это переписка между руководителями структурных подразделений администрации района. Наиболее распространенными примерами внутренних документов являются служебные записки, подготавливаемые по весьма широкому кругу вопросов, относящихся преимущественно к организации внутренней деятельности администрации района. Должностное лицо, подписывающее документ, должно указать дату непосредственно при подписании.

Внутренняя переписка регистрируется в учетных журналах ответственным лицом назначенным руководителем (руководителем структурного подразделения) за делопроизводство и ведение архива.

Внутренняя переписка по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного и иного обеспечения ведется, как правило, без регистрации.

5. Выдачу номерных бланков ответственным лицам и структурным подразделениям администрации района указанным в п.п. 3.2. и 3.3. п. 3 и п. 4 настоящего распоряжения осуществляет заведующий машинописным бюро Володченко Л.В. (далее - машбюро) на основании требований, оформленных в установленном порядке согласно приложению 1 к настоящему Порядку.

При выдаче номерных бланков исполнителям в журнале учета (выдачи) указываются наименование вида номерного бланка, количество экземпляров, номера бланков, фамилию# и подпись лица, получившего номерные бланки.

Ответственные лица, получившие номерные бланки несут персональную ответственность за сохранность и использование номерных бланков.

6. Руководители структурных подразделений администрации района указанные в п. 4 настоящего распоряжения назначают работников, ответственных за учет и хранение номерных бланков, с внесением данных обязанностей в их должностные инструкции.

7. Работники, ответственные за учет, хранение и использование номерных бланков:

- заводят журналы учета (выдачи) номерных бланков согласно приложению 2 к настоящему Порядку и учета поступления номерных бланков согласно приложению 3 к настоящему Порядку.

- получают (под роспись) номерные бланки в машбюро;

- отмечают в журналах, когда и для каких целей использован номерной бланк (подготовлен проект постановления, отправлено письмо, дан ответ на запрос и т.д.);

- хранят испорченные номерные бланки;

- ежемесячно на имя управляющего делами администрации района направляют служебную записку о состоянии дел по учету, хранению и использованию номерных бланков.

Учет номерных бланков ведется раздельно по видам бланков в журналах учета.

8. Номерные бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах), исключающих возможность их использования не по назначению или их хищения.

Запрещается хранить номерные бланки в столах, ящиках, передавать их на хранение лицам, не имеющим на это право.

При утере номерных бланков незамедлительно письменно ставится в известность управляющий делами администрации района.

9. Один раз в полугодие комиссионно списывают испорченные номерные бланки с составлением акта, который подписывается членами комиссии (три человека) и утверждается главой района. После утверждения акта (приложение 4 настоящему Порядку) испорченные бланки уничтожаются.

Один экземпляр акта о списании номерных бланков передается в машбюро.

Запрещается использование испорченных номерных бланков на черновики или в других целях.

В случае ликвидации структурного подразделения администрации района или прекращения его деятельности в результате реорганизации имеющиеся у него в наличие номерные бланки подлежат передаче в машбюро по акту.

Требования настоящего Порядка в части списания номерных бланков не распространяются на вопросы организации ведения секретного делопроизводства.

10. Проверки использования, выдачи, учета, хранения и списания номерных бланков осуществляет комиссия, назначенная распоряжением главы района, не реже одного раза в год.

При обнаружении нарушений в использовании, выдаче, учете, хранении и списании номерных бланков проводится служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения главы района.

Приложение 1
к Порядку использования,
выдачи, учета и списания
гербовых бланков в администрации
Ванинского муниципального
района, утвержденному
распоряжением главы
Ванинского муниципального района
от 28 июля 2008 г. N 691-р

                                  ТРЕБОВАНИЕ

                  о выдаче гербовых бланков администрации

             Ванинского муниципального района Хабаровского края

                                        Управляющему делами администрации

                                        Ванинского муниципального района

                                        ________________________ (Ф.И.О.)

   Прошу выдать следующие гербовые бланки администрации Ванинского  муни-

ципального района Хабаровского края:

Примечание: если бланк не указывается, ставится прочерк

Руководитель структурного

подразделения (ответственное лицо)         _____________________ (Ф.И.О.)

Приложение 2
к Порядку использования,
выдачи, учета и списания
гербовых бланков в администрации
Ванинского муниципального
района, утвержденному
распоряжением главы
Ванинского муниципального района
от 28 июля 2008 г. N 691-р

                                 ЖУРНАЛ

                учета (выдачи) гербовых бланков администрации

             Ванинского муниципального района Хабаровского края

   * - указываются номера всех бланков

Примечание: учет номерных бланков ведется раздельно по видам бланков

Приложение 3
к Порядку использования,
выдачи, учета и списания
гербовых бланков в администрации
Ванинского муниципального
района, утвержденному
распоряжением главы
Ванинского муниципального района
от 28 июля 2008 г. N 691-р

                                    ЖУРНАЛ

               учета поступления гербовых бланков администрации

              Ванинского муниципального района Хабаровского края

   * - указываются номера всех бланков

Приложение 4
к Порядку использования,
выдачи, учета и списания
гербовых бланков в администрации
Ванинского муниципального
района, утвержденному
распоряжением главы
Ванинского муниципального района
от 28 июля 2008 г. N 691-р

                                          УТВЕРЖДАЮ

                                          Глава Ванинского муниципального

                                          района

                                          ______________________ (И.О.Ф.)

                                          "_____" ______________ 200__ г.

            АКТ

"_____" __________ 200__ г.

           N ___

         р. п. Ванино

Об уничтожении испорченных

номерных гербовых бланков

   Руководствуясь распоряжением главы Ванинского муниципального района от

___________ N _____ "Об утверждении Порядка использования, выдачи, учета,

хранения и списания гербовых бланков в администрации  Ванинского  муници-

пального района Хабаровского края", комиссия в составе:

   Ф.И.О. - должность

   отобрала к уничтожению испорченные гербовые бланки:

   1. (наименование вида гербового бланка, номер гербового бланка,  коли-

   чество экз.);

   Испорченные гербовые бланки уничтожены в установленном порядке.

   Акт составлен в 2-х экземплярах:

   1-й экземпляр -

   2-й экземпляр -

   Члены комиссии:               (подпись)            (инициалы, фамилия)