Постановление Главы Ванинского муниципального района Хабаровского края от 15 августа 2008 г. N 332 "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Ванинского муниципального района" (с изменениями и дополнениями) (утратило силу)

Постановление Главы Ванинского муниципального района Хабаровского края
от 15 августа 2008 г. N 332
"Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Ванинского муниципального района"

С изменениями и дополнениями от:

17 апреля 2014 г.

В соответствии с Уставом Ванинского муниципального района Хабаровского края, решением Собрания депутатов Ванинского муниципального района от 27.05.2008 N 26 "О внесении изменений в структуру (перечень органов) администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края", утвержденную решением Собрания депутатов Ванинского муниципального района Хабаровского края от 27.04.2007 N 75 "О структуре администрации Ванинского муниципального района" постановляю:

1. Утвердить прилагаемое Положение об архивном отделе администрации Ванинского муниципального района.

2. Начальнику архивного отдела администрации Ванинского муниципального района (И.Н. Парменова) направить настоящее Положение на согласование в управление по делам архивов Правительства Хабаровского края.

3. Считать утратившими силу постановление главы администрации Ванинского района от 06.05.2006 N 194 "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Ванинского муниципального района".

4. Опубликовать настоящее постановление в информационном сборнике муниципальных правовых актов Ванинского муниципального района.

5. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на первого заместителя главы администрации Ванинского муниципального района А.А. Минько.

6. Настоящее постановление вступает в силу со дня его опубликования.

Глава района

Н.С. Ожаровский

Положение
об архивном отделе администрации Ванинского муниципального района
(утв. постановлением Главы Ванинского муниципального района Хабаровского края от 15 августа 2008 г. N 332)

С изменениями и дополнениями от:

17 апреля 2014 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет основные задачи, полномочия и функции архивного отдела администрации Ванинского муниципального района (далее - архивный отдел) и утверждается постановлением главы Ванинского муниципального района.

1.2. Архивный отдел является структурным подразделением администрации Ванинского муниципального района, и осуществляет свою деятельность под руководством главы Ванинского муниципального района. В оперативном управлении подчиняется первому заместителю администрации Ванинского муниципального района.

По организационно-методическим вопросам архивный отдел взаимодействует с управлением по делам архивов Правительства Хабаровского края.

1.3. Архивный отдел осуществляет управление архивным делом на территории Ванинского района и выполняет одновременно функции муниципального архива, который осуществляет хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов органов местного самоуправления, муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и муниципальных учреждений, расположенных на территории Ванинского района, а также хранение архивных фондов поселений и документов по личному составу ликвидированных предприятий, учреждений и организаций, действовавших на территории района.

Обеспечивает соблюдение действующего законодательства в области архивного дела на территории Ванинского района в пределах своей компетенции.

1.4. В структуру архивного отдела входит объединенный межведомственный архив по личному составу ликвидированных предприятий, учреждений и организаций Ванинского района, с отдельным учетом и отчетностью.

1.5. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Хабаровского края, муниципальными правовыми актами и настоящим Положением.

1.6. Архивный отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с органами исполнительной власти края, органами местного самоуправления поселений и муниципального района, предприятиями, учреждениями, организациями независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности.

1.7. Финансирование и материально-техническое обеспечение архивного отдела осуществляется за счет средств местного бюджета района, предусмотренных на содержание органов местного самоуправления.

1.8. Администрация Ванинского муниципального района обеспечивает архивный отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности архивных документов, охрану помещений, их содержание, оборудование, техническое оснащение, транспортное обслуживание, создание необходимых условий труда.

1.9. Архивный отдел имеет бланки, изготовленные типографским способом, простую печать, штампы.

Для заверения архивных справок, выписок, копий используется простая печать.

1.10. Место нахождения - пл. Мира, 1, р. п. Ванино, Ванинского района, Хабаровского края, 682860.

2. Основные задачи

Основными задачами архивного отдела являются:

2.1. Управление архивным делом на территории Ванинского района.

2.2. Обеспечение в пределах своей компетенции соблюдения действующего законодательства в области архивного дела на территории Ванинского района.

2.3. Обеспечение реализации прав граждан и юридических лиц на получение архивной информации.

2.4. Организация хранения, комплектования (формирования), учета и использования архивных документов на территории Ванинского района.

2.5. Решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований.

2.6. Реализация отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Хабаровского края и находящихся на территории Ванинского муниципального района, в случае наделения ими в установленном порядке.

3. Функции

Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

3.1. Анализирует состояние архивного дела и документационного обеспечения управления на территории Ванинского района.

3.2. Разрабатывает и обеспечивает реализацию муниципальных целевых программ, а также перспективных и текущих планов развития и совершенствования архивного дела в Ванинском районе.

3.3. Обеспечивает подготовку и в установленном порядке вносит на рассмотрение главе Ванинского района проекты распорядительных актов в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

3.4. Организует комплектование архивного отдела и объединенного межведомственного архива по личному составу ликвидированных предприятий, учреждений и организаций соответственно документами Архивного фонда Российской Федерации и документами по личному составу ликвидированных предприятий, учреждений и организаций Ванинского района, обеспечивает соблюдение установленного порядка их передачи на постоянное и долговременное (свыше 10 лет) хранение.

3.5. Проводит экспертизу научной, исторической и практической ценности документов.

3.6 Оказывает методическую помощь по вопросам организации делопроизводства и архивного дела организациям, расположенным на территории Ванинского района.

3.7. Ведет систематическую работу по уточнению списка источников комплектования архивного отдела, и представляет его на утверждение главе Ванинского муниципального района.

3.8. Проверяет в установленном порядке состояние хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях - источниках комплектования архивного отдела, порядок их отбора и передачи на постоянное хранение.

3.9. Осуществляет в установленном порядке хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и документов по личному составу ликвидированных предприятий, учреждений и организаций в архивном отделе, в том числе на договорной основе.

3.10. Ведет государственный учет архивных документов постоянного срока хранения и документов по личному составу, находящихся на хранении в архивном отделе, а также в архивах организаций, являющихся источниками комплектования архивного отдела.

В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации представляет эти сведения в управление по делам архивов Правительства Хабаровского края.

3.11. Организует использование архивных документов, находящихся на хранении в архивном отделе, обеспечивает подготовку документальных выставок, материалов для средств массовой информации, встреч с общественностью, школьных уроков и т.д.

3.12. Информирует органы местного самоуправления, организации о составе и содержании документов, хранящихся в архивном отделе, предоставляет в установленном порядке пользователям архивные документы или их копии, архивные справочники и каталоги.

3.13. Организует публикационную и научно-информационную деятельность муниципального архива.

3.14. Организует своевременное рассмотрение предложений, заявлений, жалоб юридических и физических лиц и принимает по ним необходимые меры, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к его компетенции, выдает в установленном порядке организациям и гражданам справки социально-правового характера, копии, выписки из документов.

3.15. Осуществляет контроль за соблюдением законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Хабаровского края муниципальных правовых актов об архивном деле на территории Ванинского района в пределах своей компетенции.

3.16. Внедряет в практику работы архивного отдела прогрессивные методы труда, в том числе автоматизированные технологии обработки и поиска документационной информации.

3.17. Выполняет в соответствии с действующим законодательством другие функции в пределах предоставленных ему полномочий.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края от 17 апреля 2014 г. N 343 настоящее Положение дополнено пунктом 3.18

3.18. Участвует в организации информационного обмена между Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации (государственное учреждение) по Хабаровскому краю, территориальными органами Пенсионного фонда Российской Федерации и администрации района юридически значимыми документами в электронном виде в рамках Системы электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации по телекоммуникационным каналам связи в целях установления и выплаты пенсий и других социальных выплат. Права и обязанности, возлагаемые на администрацию района, выполняет архивный отдел.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края от 17 апреля 2014 г. N 343 настоящее Положение дополнено пунктом 3.19

3.19. Начальник архивного отдела входит в состав муниципальной инспекции по контролю в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения муниципальных нужд.

4. Права

Архивный отдел для выполнения возложенных на него задач и функций имеет право:

4.1. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимую информацию о состоянии делопроизводства и работе архивов в организациях, расположенных на территории Ванинского района.

4.2. Вносить предложения о включении своих представителей в состав ликвидационных комиссий, образуемых при ликвидации организаций, расположенных на территории Ванинского района для решения вопроса о сохранности архивных документов и месте их дальнейшего хранения.

4.3. Утверждать порядок доступа и работы посетителей в помещение архивного отдела, порядок охраны архивных документов и имущества в помещениях архивного отдела.

Временно, до устранения повреждений, ограничивать использование архивных документов, признанных в установленном порядке находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии.

4.4. Организовывать на территории Ванинского района семинары, конкурсы и другие мероприятия по вопросам архивного дела, организации документов в делопроизводстве.

4.5. Участвовать в работе экспертных комиссий в организациях, являющихся источниками комплектования архивного отдела.

4.6. Осуществлять отдельные государственные полномочия Хабаровского края в области архивного дела при наделении ими в установленном порядке.

4.7. Давать в пределах своей компетенции рекомендации организациям - источникам комплектования архивного отдела по устранению выявленных недостатков в работе архива организации и состоянии делопроизводств.

Информировать руководителей организаций и управление по делам архивов Правительства Хабаровского края о выявленных недостатках.

5. Организация работы

5.1. Архивный отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой Ванинского муниципального района.

Начальник архивного отдела является муниципальным служащим. Начальник архивного отдела является должностным лицом в сфере архивного дела органа местного самоуправления.

Штатная численность архивного отдела утверждается главой Ванинского муниципального района с учетом изменений объема хранящихся документов и количества социально-правовых запросов.

5.2. Начальник архивного отдела:

5.2.1. Организует деятельность муниципального архива и несет персональную ответственность за выполнение задач, возложенных на архивный отдел.

5.2.2. В пределах своей компетенции дает указания, обязательные для исполнения специалистам архивного отдела, и обеспечивает контроль за их исполнением.

5.2.3. Вносит в установленном порядке предложения о назначении и освобождении от должности специалистов архивного отдела, в т.ч. объединенного межведомственного архива по личному составу ликвидированных предприятий, учреждений и организаций.

5.2.4. Организует работу по повышению квалификации работников архивного отдела.

5.2.5. Обеспечивает соблюдение режимов хранения архивных документов, внедряет в практику рациональные способы хранения документов, определяет потребность архивного отдела в технических средствах, оборудовании для архивохранилищ, материалах.

5.2.6. Представляет в установленном порядке в управление по делам архивов Правительства Хабаровского края отчет о работе архивного отдела и состоянии архивного дела на территории Ванинского района.

5.3. Деятельность архивного отдела организуется на основе годового плана работы, согласованного с управлением по делам архивов Правительства Хабаровского края и утвержденного первым заместителем администрации Ванинского муниципального района.

5.4. При смене начальника архивного отдела прием-передача дел проводится комиссией, созданной на основании распорядительного акта главы Ванинского муниципального района.

Акт приема-передачи архивных фондов и архивных документов утверждается главой Ванинского муниципального района и представляется в управление по делам архивов Правительства Хабаровского края.

5.5. Реорганизация или ликвидация архивного отдела осуществляется главой Ванинского муниципального района в соответствии с действующим законодательством.

В случае реорганизации (ликвидации) архивного отдела, документы, образовавшиеся в процессе его деятельности, передаются в упорядоченном состоянии правопреемнику, а при его отсутствии - в администрацию Ванинского муниципального района.