Приложение. Положение о порядке организации контроля за исполнением распорядительных и других документов в администрации города Хабаровска

Приложение

Положение
о порядке организации контроля за исполнением распорядительных и других документов в администрации города Хабаровска
(утв. постановлением Мэра города Хабаровска от 17 февраля 2009 г. N 505)

1. Термины и понятия, используемые в Положении

В целях настоящего Положения употребляются следующие понятия и определения:

Автоматизированная система контроля - контроль за исполнением документов с использованием ПЭВМ, программы "Контроль за исполнением директивных документов", автоматизированной системы документооборота и делопроизводства "Гран-Док".

Внутренний контроль - контроль за исполнением документов вышестоящих органов.

Документы - постановления, распоряжения, другие документы и материалы, указанные в п. 2.2, подлежащие контролю.

Контроль за исполнением - комплекс мер, направленный на своевременное, полное и качественное исполнение документов, с обобщениями и выводами.

Ответственный за исполнение - должностное лицо, на которое возложена обязанность за исполнением документа.

Контрольная карточка - документ, определяющий итоговые и промежуточные сроки исполнения мероприятий, указанных в документах, сроки представления ответственным за исполнение информации в контрольное управление.

Структурное подразделение администрации города - комитет по управлению округом, департамент, управление, отдел.

Исполнитель - должностное лицо, на которое возложена обязанность по непосредственному исполнению документа.

2. Общие положения

2.1. Необходимость постановки документа на контроль в администрации города определяет# Мэр города, начальник контрольного управления Мэра. Заместители Мэра города, руководители структурных подразделений определяют необходимость контроля за документами, поступившими непосредственно в их адрес и собственными документами.

2.2. Документы, подлежащие контролю за исполнением в администрации города в соответствии с п. 2.1:

- Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, постановления и распоряжения Губернатора и Правительства Хабаровского края с резолюцией Мэра на них;

- постановления и распоряжения Мэра города;

- поручения Мэра города, данные на аппаратном совещании при Мэре города;

- поручения Мэра города, данные им в ходе объездов объектов строительства и городского хозяйства;

- поручения Мэра, данные на проводимых им совещаниях;

- другие документы, поручения, указания Мэра города, по которым определены исполнители и конкретные сроки исполнения;

- решения Хабаровской городской Думы, в которых даны поручения администрации города;

- обращения граждан;

- поручения Мэра, данные в виде резолюции на материалах личного приема руководителей предприятий, учреждений, организаций и граждан;

- корреспонденция, поступающая от предприятий, учреждений и организаций;

- высказывания в средствах массовой информации, направленные в адрес администрации.

2.3. Документы, подлежащие контролю за исполнением в структурных подразделениях администрации города:

- документы перечисленные в подпункте 2.2;

- собственные документы.

3. Система контроля за исполнением документов

3.1. Общий контроль за исполнением документов в администрации города осуществляется Мэром города через контрольное управление.

3.2. Контроль за фактическим исполнением документов по срокам осуществляют:

3.2.1. В администрации города:

- заместители Мэра города по своим направлениям деятельности. Непосредственную работу по контролю за ходом исполнения документов осуществляют консультанты и помощники заместителей Мэра города по направлениям деятельности;

- советник Мэра города - оперативный контроль за исполнением поручений Мэра, изложенных в резолюциях на документах, за ведением протоколов совещаний аппарата управления;

- советник Мэра города по взаимодействию с правоохранительными органами - за выполнением поручений Мэра города по вопросам взаимодействия с правоохранительными органами;

- общий отдел управления Делами - за документами, поступающими от предприятий, учреждений, организаций;

- приемная по жалобам - за письмами, жалобами и обращениями граждан, поручениями Мэра, данными в виде резолюций на документах на личном приеме.

3.2.2. В структурных подразделениях администрации города - руководители этих структурных подразделений.

3.2.3. Контроль за исполнением в администрации города и ее структурных подразделениях, как правило, должен осуществляться с помощью автоматизированной системы контроля.

3.3. Заместители Мэра города несут ответственность за координацию, общее состояние работы по контролю, своевременность и полноту исполнения контролируемых документов в подчиненных им структурных подразделениях администрации города. При необходимости определяют исполнителей, которые разрабатывают планы мероприятий по исполнению контролируемых документов, представляют информацию о выполнении контролируемых документов в контрольное управление.

В случае, когда в правовых актах Губернатора, Правительства Хабаровского края и Мэра города Хабаровска обязанность за непосредственное исполнение документа или одного из его пунктов возложена на руководителей структурных подразделений администрации города, в контрольной карточке ответственным за исполнение документа определяется заместитель Мэра города, в подчинении которого находятся данные структурные подразделения.

При возложении обязанности по исполнению документа на руководителей муниципальных предприятий, в контрольной карточке ответственным за исполнение документа определяется руководитель структурного подразделения, в подчинении которого находятся данные муниципальные предприятия.

4. Порядок организации контроля за исполнением документов

4.1. Первичная обработка и регистрация документов производится в соответствии с требованиями "Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска".

4.2. Необходимость контроля за исполнением правовых актов Мэра города, сроки представления информации о выполнении определяются при подготовке проектов этих документов, о чем указывается в самих документах. Проекты правовых актов Мэра города в обязательном порядке согласовываются с контрольным управлением.

4.3. Документы, указанные в пункте 2.2, передаются контрольному управлению для определения необходимости постановки их на контроль и оформления контрольной карточки.

4.3.1. Контрольная карточка в обязательном порядке прилагается к документу, поставленному на контроль.

4.4. Поставленный на контроль документ не позднее следующего дня с момента поступления возвращается в общий отдел для рассылки вместе с контрольной карточкой ответственному за исполнение. Если ответственных за исполнение документа несколько, то каждый из них должен получить копию# рассматриваемого документа и контрольной карточки.

4.5. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях с даты его подписания (утверждения). Конечная дата исполнения указывается в контрольной карте.

4.5.1. Срок исполнения поручения, если он не определен в документе, устанавливается в один месяц.

4.6. На распорядительные документы, в которых определены длительные сроки исполнения (более одного месяца), ответственный за исполнение (исполнитель) оформляет контрольное дело (паспорт). В дело помещается#: копия распорядительного документа, контрольная карточка, план организационных мероприятий по исполнению документа, информации исполнителей и другие материалы, отражающие ход выполнения документа.

4.6.1. Копия плана организационных мероприятий представляется ответственным за исполнение в контрольное управление не позднее 7 дней с момента подписания распорядительного документа Мэром города.

4.7. Исполнитель в сроки, указанные в плане организационных мероприятий, представляет ответственному за исполнение отчетные материалы, отражающие ход исполнения документа.

4.8. Ответственный за исполнение в сроки, указанные в контрольной карточке, представляет в контрольное управление на имя Мэра города информацию и отчетные материалы по исполнению документа (отдельного мероприятия) с предложением о снятии документа, (мероприятия) с контроля или переносе срока его исполнения. В информации об исполнении должны быть отражены: наименование документа, его номер, дата и номер пункта, конкретные результаты работы и сроки исполнения. Если документ был адресован для исполнения одновременно нескольким ответственным за исполнение, обобщенную итоговую информацию по исполнению с предложением о снятии с контроля или о продлении сроков исполнения в контрольное управление, на имя Мэра города готовит ответственный за исполнение, указанный первым.

Руководитель, не представивший вовремя отчет об исполнении документа, или не выполнивший требование документа, может быть привлечен к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством.

Особо важные и значимые поручения Мэра города снимаются с контроля только Мэром города.

4.9. При необходимости продления срока исполнения документа в целом ответственный за исполнение, не позднее чем за три дня до истечения установленного срока, представляет Мэру города мотивированную просьбу по этому вопросу и предложения о новом сроке. Копия данного документа предоставляется в контрольное управление.

4.9.1. В случае необходимости продления срока исполнения поручения руководители структурных подразделений представляют ответственному за выполнение поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения.

4.9.2. Специалисты контрольного управления анализируют информацию об исполнении документов, готовят замечания, предложения, соответствующие проекты распорядительных документов Мэру города о продлении сроков исполнения этих документов.

4.9.3. Мэр города своим решением, в форме резолюции на документе, представленном исполнителем или принятием распорядительного акта, устанавливает новый срок исполнения документа либо снимает его с контроля. Принятое Мэром города решение доводится контрольным управлением до всех заинтересованных лиц.

4.9.3.1. Снятие документа с контроля не означает его отмену. Дальнейшая работа и контроль по его исполнению продолжается непосредственно в структурном подразделении.

4.9.4. Отработанные распорядительные документы Губернатора и Правительства Хабаровского края снимаются контрольным управлением с внутреннего контроля и хранятся до получения от Губернатора и Правительства Хабаровского края распорядительного документа об их отмене либо снятии с контроля.

4.9.5. Начальник контрольного управления имеет право принимать решение о продлении срока исполнения отдельных положений документов, не выходя в целом за срок исполнения самого документа.

5. Учет и анализ результатов исполнения документов

5.1. Контрольное управление анализирует и обобщает результаты и ход исполнения документов ответственными за исполнение. В результате анализа документов готовится напоминание по невыполненным документам, срок исполнения которых истек, ежемесячно на 1-е число месяца.

5.2. Ответственные за исполнение на основе анализа представляют в контрольное управление, на имя Мэра города результаты и ход исполнения документов в согласованные контрольным управлением сроки.

5.3. Результат исполнения документов ответственными за исполнение контрольное управление представляет Мэру:

- ежеквартально, за полугодие, за год (приложение к Положению);

- ежеквартально - анализ по исполнению поручений Мэра.