Приложение N 1. Положение о взаимодействии структурных подразделений администрации города при формировании и размещении заказов

Приложение N 1

Положение
о взаимодействии структурных подразделений администрации города при формировании и размещении заказов
(утв. постановлением Администрации города Хабаровска от 31 марта 2009 г. N 1014)

1. Общие положения

Настоящее Положение определяет порядок взаимодействия структурных подразделений администрации города при формировании и размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для муниципальных нужд на очередной финансовый год.

2. Формирование заказов

2.1. Формирование заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг осуществляется по отраслям и предусматривает:

- подготовку Сводного проекта потребностей г. Хабаровска в товарах, работах и услугах;

- подготовку Сводного перечня муниципальных заказов г. Хабаровска на очередной финансовый год;

- Федеральный подготовку Плана размещения заказов.

2.2. Подготовка Сводного проекта потребностей г. Хабаровска в товарах, работах и услугах:

2.2.1. Управление муниципального заказа на основании сформированных структурными подразделениями администрации города потребностей в товарах, работах, услугах формирует Сводный проект потребностей в товарах, работах и услугах г. Хабаровска на очередной финансовый год.

2.2.2. Сводный проект потребностей г. Хабаровска включает объемы и номенклатуру закупаемых товаров, работ, услуг в натуральном и стоимостном выражении с указанием способов размещения заказов.

2.2.3. Проекты потребностей по структурным подразделениям передаются ими на электронных и бумажных носителях в управление муниципального заказа в срок до 1 октября текущего года.

2.3. Подготовка Сводного перечня муниципальных заказов г. Хабаровска:

2.3.1. Структурные подразделения администрации города в течение 30 рабочих дней после утверждения Хабаровской городской думой# бюджета города на очередной финансовый год готовят изменения в свои проекты потребностей в соответствии с утвержденным бюджетом и направляют в управление муниципального заказа.

2.3.2. Управление муниципального заказа вносит корректировки в Сводный проект потребностей г. Хабаровска в соответствии с представленными изменениями и формирует Сводный перечень муниципальных заказов г. Хабаровска на очередной финансовый год.

2.3.3. В случаях корректировки бюджета города структурные подразделения администрации города вносят предложения по корректировке Сводного перечня муниципальных заказов г. Хабаровска в разрезе отрасли.

2.3.4. Управление муниципального заказа в течение 10 рабочих дней вносит соответствующие изменения в Сводный перечень муниципальных заказов г. Хабаровска на текущий финансовый год.

2.4. Подготовка Плана размещения заказов

2.4.1. Управление муниципального заказа на основании Сводного перечня муниципальных заказов г. Хабаровска формирует План размещения заказов (далее - План размещения), который содержит:

- наименование структурного подразделения, учреждения;

- наименование закупаемых товаров, работ, услуг;

- объемы закупаемых товаров, работ, услуг;

- сроки представления заявок на размещение заказов;

- сроки проведения торгов и запроса котировок.

Сроки подачи заявок на размещение заказов, а также сроки проведения торгов и запроса котировок определяются с учетом срока начала закупки товаров, работ, услуг, определенного структурным подразделением, а также времени, необходимого на подготовку и проведение торгов и запроса котировок.

2.4.2. План размещения заказов формируется на квартал, утверждается вице-мэром города и передается структурным подразделениям администрации города за 35 дней до начала квартала.

План размещения на первый квартал текущего года формируется на основании Сводного перечня муниципальных заказов г. Хабаровска, сформированного в предыдущем году.

3. Подготовка заказов к размещению

3.1. Структурные подразделения администрации города формируют заказы по отраслям, в том числе с учетом сводной потребности подведомственных бюджетных учреждений в товарах, работах, услугах в следующем порядке:

3.1.1. На основании собственной потребности, а также сводной потребности бюджетных учреждений в товарах, работах, услугах, в соответствии с утвержденным Планом размещения заказов готовят заявки на размещение заказов.

3.1.2. Оформляют заявки на размещение заказов.

Заявка на размещение заказа согласовывается с финансовым департаментом на предмет подтверждения лимита финансирования, порядка и условий оплаты, утверждается заместителем мэра города по курируемой отрасли и передается в управление муниципального заказа в печатном и электронном виде.

По отраслям социального блока заявка утверждается руководителем соответствующего структурного подразделения.

В случаях размещения заказов на закупку вычислительной техники и комплектующих к ней заявка согласовывается с компьютерно-информационным управлением.

В случаях размещения заказов на капитальный, текущий ремонт объектов муниципальной собственности сметы, дефектные ведомости к заявке проверяются в управлении экономического развития.

Срок согласования заявки каждым структурным подразделением не более 3 дней.

4. Содержание заявки

Заявка на размещение заказа должна содержать:

4.1. Предмет размещения заказа, срок проведения торгов и запроса котировок.

4.2. Техническое задание, спецификации, проверенную управлением экономического развития проектно-сметную документацию, дефектные ведомости, калькуляции.

4.3. Наименование товаров, работ, услуг; необходимость лицензирования данных видов деятельности; количество (объем) закупки товаров, работ, услуг.

4.4. Начальную (максимальную) цену контракта, начальную (максимальную) цену единицы товара, услуги, работы.

4.5. Технические характеристики продукции, потребительские свойства.

4.6. Порядок формирования цены контракта (смета, расчет-калькуляция, сведения о сложившемся уровне цен), в том числе с учетом или без учета расходов по уплате налогов и иных обязательных платежей.

4.7. Порядок и условия поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг, точные сроки.

4.8. Порядок приемки поставленных товаров, выполненных работ оказанных услуг.

4.9. Место поставки товаров выполнения работ, оказания услуг.

4.10. Иные условия (доставка товара до потребителя транспортом поставщика, сборка, наладка, обучение обслуживающего персонала и т.п.).

4.11. Срок гарантии качества товара, работ, услуг.

4.12. Сведения о возможности (необходимости) участия в работе комиссии по размещению заказа представителей структурного подразделения.

4.13. Порядок и условия расчетов.

4.14. Предложения о необходимости установления требования обеспечения заявки на участие в конкурсе, аукционе, обеспечения исполнения контракта и их размерах.

4.15. Предложения об участии в торгах субъектов малого предпринимательства.

4.16. Банковские реквизиты для внесения обеспечения заявки на участие в конкурсе (аукционе), обеспечения исполнения контрактов.

5. Порядок рассмотрения управлением муниципального заказа заявок на размещение заказа

5.1. Управление муниципального заказа проводит экспертизу принятых заявок на соответствие требованиям Федерального закона N 94-ФЗ и настоящего Положения. Экспертиза заявок проводится в срок до двух рабочих дней с момента регистрации заявок в управлении муниципального заказа. Управление муниципального заказа вправе запрашивать и получать от структурных подразделений документы необходимость представления которых предусмотрена действующим законодательством. До получения необходимой информации и документов срок проведения экспертизы приостанавливается. Управление муниципального заказа вправе вернуть структурному подразделению заявку в течение двух дней с момента ее регистрации в управлении муниципального заказа в случае его отказа представить необходимую для экспертизы информацию.

5.2. По результатам экспертизы управление муниципального заказа принимает одно из следующих решений:

5.2.1. Признает заявку соответствующей установленным требованиям и приступает к размещению заказов

5.2.2. Признает заявку не соответствующей установленным требованиям и в случае если несоответствия могут быть устранены без возврата заявки, направляет структурному подразделению замечания, которые структурное подразделение должно устранить в указанный в замечаниях срок.

5.2.3. Признает заявку не соответствующей установленным требованиям и в случае невозможности устранения замечаний без возврата заявки возвращает ее на доработку с мотивированным обоснованием причин возврата.

5.3. Управление муниципального заказа после принятия решения о признании заявки соответствующей установленным требованиям в течение 10 рабочих дней:

5.3.1. Формирует лоты, при необходимости объединяет заявки структурных подразделений по одноименным видам товаров, работ услуг.

5.3.2. Принимает решение о необходимости и размерах обеспечения заявки, обеспечения исполнения контрактов.

5.3.3. Разрабатывает проекты контрактов.

Проекты контрактов, подписываемые мэром города Хабаровска, а также проекты контрактов, заключаемые на сумму свыше 50 млн. рублей, согласовываются управлением муниципального заказа с юридическим управлением администрации города.

5.3.4. Разрабатывает конкурсную документацию документацию об аукционе, извещение о запросе котировок.

5.3.5. В соответствии с утвержденной конкурсной документацией, документацией об аукционе, утвержденным извещением о запросе котировок, управление муниципального заказа в течение трех рабочих дней передает на опубликование извещение о проведении открытого конкурса, аукциона в официальном печатном издании, размещает на официальном сайте администрации города извещение о проведении открытого конкурса, аукциона, запроса котировок, конкурсную документацию, документацию об аукционе, извещение о запросе котировок, размещает на официальном сайте правительства Хабаровского края извещение о проведении открытого конкурса, аукциона.

6. Организация процедуры размещения заказов

В рамках выполнения функций по организации размещения заказов управление муниципального заказа:

6.1. Предоставляет в установленном порядке любому заинтересованному лицу по его заявлению конкурсную документацию, документацию об аукционе.

6.2. Осуществляет разъяснение положений конкурсной документации, документации об аукционе.

6.3. Осуществляет прием и регистрацию заявок на участие в конкурсе, аукционе, запросе котировок, обеспечивает их хранение до даты проведения конкурса, аукциона, запроса котировок.

6.4. Уведомляет участников аукционов о допуске к участию в аукционе или отказе в допуске к участию в аукционе.

6.5. В установленный срок передает заявки в комиссию по размещению заказов.

6.6. Осуществляет процедуру проведения торгов и запроса котировок.

6.7. Опубликовывает в официальном печатном издании протокол аукциона, протокол оценки и сопоставления заявок на участие в конкурсе.

6.8. Передает протокол аукциона, протокол оценки и сопоставления заявок на участие в конкурсе, протокол рассмотрения и оценки котировочных заявок, протокол об отказе от заключения контракта с проектами муниципальных контрактов структурным подразделениям администрации города для подписания его с победителем торгов или запроса котировок.

После заключения муниципальных контрактов структурные подразделения администрации города в сроки, установленные постановлением Правительства РФ от 27.12.2006 N 807, передают их в управление муниципального заказа для регистрации.

После заключения муниципальных контрактов, а также иных гражданско-правовых договоров, заключенных в случае, предусмотренном пунктом 14 части 2 статьи 55 Федерального закона N 94-ФЗ, структурные подразделения администрации города направляют их в управление муниципального заказа для регистрации.

Управление муниципального заказа осуществляет мониторинг заключенных муниципальных контрактов, в том числе заключенных на сумму, не превышающую установленного Центральным банком Российской Федерации предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке на предмет дробления заказов на поставки одноименных товаров, выполнение одноименных работ, оказание одноименных услуг.

Результаты мониторинга управление муниципального заказа представляет вице-мэру города ежемесячно в срок до 15-го числа месяца, следующего за отчетным.