Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 23 января 2008 г. N 14-р "О примерной инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления сельских, городских поселений Хабаровского края" (с изменениями и дополнениями) (утратило силу)

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас

ГАРАНТ:

Информация об изменениях:

С изменениями и дополнениями от:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 26 октября 2015 г. N 551-р настоящее распоряжение признано утратившим силу

Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 5 февраля 2015 г. N 30-р наименование настоящего распоряжения изложено в новой редакции

См. текст наименования в предыдущей редакции

Распоряжение Губернатора Хабаровского края
от 23 января 2008 г. N 14-р
"О примерной инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления сельских, городских поселений Хабаровского края"

5 февраля 2015 г.

В целях оказания методической помощи и совершенствования документационного обеспечения управления в органах местного самоуправления муниципальных образований Хабаровского края:

1. Утвердить прилагаемые:

Абзац второй утратил силу;

См. текст абзаца второго пункта 1

Примерную инструкцию по делопроизводству в органах местного самоуправления сельских, городских поселений Хабаровского края.

Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 5 февраля 2015 г. N 30-р пункт 2 настоящего распоряжения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

2. Рекомендовать главам городских и сельских поселений края руководствоваться при разработке индивидуальной инструкции по делопроизводству органа местного самоуправления положением примерной инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления сельских, городских поселений Хабаровского края, утвержденной настоящим распоряжением.

3. Управлению по делам архивов Правительства края (Шевчик Т.А.) оказать методическую помощь органам местного самоуправления муниципальных образований края при подготовке ими индивидуальных инструкций по делопроизводству.

Губернатор

В.И. Ишаев

Примерная инструкция
по делопроизводству в органах местного самоуправления
муниципальных районов и городских округов Хабаровского края
(утв. распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23 января 2008 г. N 14-р)

Абзац второй пункта 1 распоряжения, утвердивший настоящую Примерную инструкцию, утратил силу

См. текст Примерной инструкции

Примерная инструкция
по делопроизводству в органах местного самоуправления сельских,
городских поселений Хабаровского края
(утв. распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23 января 2008 г. N 14-р)

1. Общие положения

1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления сельских, городских поселений Хабаровского края (далее - инструкция) разработана управлением по делам архивов Правительства Хабаровского края в целях совершенствования документационного обеспечения управления органов местного самоуправления, осуществляемого в соответствии с Федеральным законом от 06 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", а также повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция устанавливает общие требования к организации работы с документами в органах местного самоуправления сельских, городских поселений Хабаровского края (далее - органы местного самоуправления), носит рекомендательный характер и используется при составлении индивидуальной инструкции по делопроизводству органов местного самоуправления (далее - индивидуальная инструкция по делопроизводству).

1.2. Инструкция разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08 ноября 2005 г. N 536 и зарегистрированной Министерством юстиции Российской Федерации 27 января 2006 г. N 7418, Государственным стандартом "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), законами Хабаровского края, постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства Хабаровского края (далее также - край).

1.3. Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, создаваемые средствами электронно-вычислительной техники, машиночитаемыми и другими, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в органе местного самоуправления, должны отвечать требованиям индивидуальной инструкции по делопроизводству.

1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления в органе местного самоуправления, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляется специалистом, назначенным распорядительным актом руководителя органа местного самоуправления ответственным за делопроизводство (далее - специалист по ДОУ).

1.5. Орган местного самоуправления организует и ведет делопроизводство на основе индивидуальной инструкции по делопроизводству, регламента органа местного самоуправления, других нормативно-методических документов и настоящей инструкции.

Индивидуальная инструкция по делопроизводству утверждается руководителем органа местного самоуправления после согласования с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) архивного органа или учреждения муниципального района (далее - архивный орган).

1.6. Настоящая инструкция распространяется на служебные документы несекретного характера. Порядок работы с секретными документами и документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, устанавливается специальными инструкциями.

1.7. Специалисты органа местного самоуправления несут персональную ответственность за соблюдение требований индивидуальной инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

2. Требования к подготовке отдельных видов документов

2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов края

2.1.1. Подготовка проектов законодательных актов края осуществляется в соответствии с Уставом края, Законом края от 28 марта 1996 г. N 33 "О Законодательной Думе Хабаровского края".

2.1.2. Законопроекты вносятся в Законодательную Думу края представительным органом сельского, городского поселения с приложением следующих документов:

- пояснительной записки, содержащей предмет законодательного регулирования и изложение концепции проекта закона края;

- текста законопроекта с указанием на титульном листе субъекта права законодательной инициативы, внесшего законопроект;

- перечня актов краевого законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, изменению, дополнению или принятию в связи с принятием проекта закона края;

- финансово-экономического обоснования (в случае внесения законопроекта, реализация которого потребует материальных затрат);

- решения представительного органа сельского, городского поселения с указанием представителя этого органа, который будет представлять данный законопроект на заседании Законодательной Думы края.

2.1.3. Законопроект, подготавливаемый для внесения в Законодательную Думу края, печатается шрифтом размером N 13 через 1 межстрочный интервал со стандартными полями на стандартных листах бумаги формата А4. Номера страниц ставятся со второй страницы в центре верхнего поля.

В верхнем правом углу первой страницы текста указывается наименование субъекта права законодательной инициативы, внесшего данный законопроект, ниже печатается слово "Проект". Например:

Вносится Советом депутатов Гаткинского сельского поселения Советско-Гаванского

муниципального района

Хабаровского края

Проект

2.2. Подготовка и оформление проектов муниципальных правовых актов сельского, городского поселения

В соответствии со ст. 43 Федерального закона от 06 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" в систему муниципальных правовых актов входят:

- устав муниципального образования;

- правовые акты, принятые на местном референдуме (сходе граждан);

- нормативные и иные правовые акты представительного органа муниципального образования;

- правовые акты главы муниципального образования, постановления и распоряжения главы местной администрации, иных органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления, предусмотренных уставом муниципального образования.

Проекты муниципальных правовых актов сельского, городского поселения могут вноситься депутатами представительного органа сельского, городского поселения; главой сельского, городского поселения; иными выборными органами местного самоуправления; органами территориального общественного самоуправления; инициативными группами граждан, а также иными субъектами правотворческой инициативы, установленными уставом сельского, городского поселения.

Порядок внесения проектов муниципальных правовых актов, перечень и форма прилагаемых к ним документов устанавливаются нормативным правовым актом органа местного самоуправления или должностного лица местного самоуправления, на рассмотрение которых вносятся указанные проекты.

2.2.1. Подготовка и оформление проектов муниципальных правовых актов представительного органа сельского, городского поселения

2.2.1.1. Проекты муниципальных правовых актов представительного органа сельского, городского поселения вносятся на рассмотрение с пояснительной запиской, в которой излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и существо вопроса, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы с оценкой возможных последствий принятия предлагаемых решений.

При необходимости к пояснительной записке прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.

2.2.1.2. Проекты муниципальных правовых актов представительного органа сельского, городского поселения в случае необходимости могут содержать пункт о контроле за их исполнением.

2.2.1.3. Проекты муниципальных правовых актов представительного органа сельского, городского поселения и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) с использованием текстового редактора Word for Windows или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman размером N 14 (межстрочный интервал - одинарный) (приложение N 1).

Верхнее поле документа должно составлять 20 мм, левое поле - 35 мм, правое - 12 мм и нижнее - не менее 20 мм.

2.2.1.4. Проекты муниципальных правовых актов представительного органа сельского, городского поселения имеют следующие реквизиты:

слово "Проект" на верхнем поле справа;

наименование лица или органа, издающего документ, - указывается в соответствии с уставом сельского, городского поселения, выравнивается по центру страницы. Например:

СОВЕТ ДЕПУТАТОВ ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

"ГОРОД СОВЕТСКАЯ ГАВАНЬ"

СОВЕТСКО-ГАВАНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

ХАБАРОВСКОГО КРАЯ

наименование вида документа - РЕШЕНИЕ;

заголовок к тексту - должен кратко и точно раскрывать содержание документа (о чем составлен документ).

Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже и отвечает, как правило, на вопрос: "О чем (о ком)?" издан документ ("Об отмене_", "Об организации_", "О состоянии_").

Заголовок печатается от левой границы текстового поля на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится. Длина строк заголовка 7,5 см. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт " для ПЭВМ). Если заголовок превышает пять строк, то длина его строки продлевается до правой границы текстового поля, допускается оформлять по центру.

Например:

Об уставе городского поселения "Город Советская Гавань" Советско-Гаванского муниципального района Хабаровского края

или

Об уставе городского поселения "Город Советская Гавань"

Советско-Гаванского муниципального района Хабаровского края

текст документа - может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в муниципальных правовых актах представительного органа сельского, городского поселения завершается словом РЕШИЛ (Совет), которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце. Текст подпункта пишется с прописной буквы, в конце подпункта ставится точка.

Пункты, подпункты, абзацы располагаются в последовательности, обеспечивающей логическое развитие темы, переход от более общих положений к более конкретным.

Каждый пункт содержит законченную мысль и включает, как правило, не более одного нормативного или распорядительного предписания. Несколько связанных между собой нормативных или распорядительных предписаний помещают в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обуславливают друг друга.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятое решение, должны соответствовать структуре основного муниципального правового акта, копия которого должна быть приложена к представляемому проекту.

При наличии приложений к муниципальным правовым актам представительного органа сельского, городского поселения в тексте обязательно делается ссылка на них.

Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами и печатается в режиме "одинарный" для ПЭВМ. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания;

подпись - подпись отделяется от текста 4 межстрочными интервалами и состоит из наименования должности главы представительного органа сельского, городского поселения (например, "Глава поселения"), личной подписи, инициалов и фамилии главы сельского, городского поселения.

Слова "Глава поселения" печатаются от левой границы текстового поля, а инициалы и фамилия печатаются у правой границы текстового поля;

дата документа - дата проставляется в день подписания документа, оформляется арабскими цифрами: день и месяц - двумя парами, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 01 июня 2007 г. следует оформлять 01.06.2007. Печатается на бланке на отведенном для нее месте;

регистрационный номер документа - проставляется на бланке после подписания документа на отведенном для него месте.

2.2.1.5. Гриф ограничения доступа, в том числе "Для служебного пользования", с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим информацию ограниченного распространения.

Гриф ограничения доступа (пометка) печатается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра печатается ниже грифа ограничения доступа через 1,5 межстрочных интервала (в режиме "точно 18 пт" для ПЭВМ) и центрируется по отношению к нему.

2.2.1.6. Приложения к муниципальным правовым актам представительного органа сельского, городского поселения оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов муниципальных правовых актов.

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения подписываются автором документа.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через 1,5 межстрочных интервала (в режиме "точно 18 пт" для ПЭВМ) дается ссылка на муниципальный правовой акт представительного органа сельского, городского поселения. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт " для ПЭВМ). Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. Последняя строка с указанием даты и номера муниципального правового акта представительного органа сельского, городского поселения печатается через 1,5 межстрочных интервала (в режиме "точно 18 пт" для ПЭВМ).

При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ N 1

к решению Совета депутатов

городского поселения

"Город Советская Гавань"

Советско-Гаванского

муниципального района

от _____________ N _______

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии 2 межстрочных интервалов. Длина черты 2 - 3 см. Под чертой на расстоянии 4 межстрочных интервалов оформляется реквизит "Подпись" автора документа.

При наличии в тексте муниципального правового акта формулировки "Утвердить (или одобрить) прилагаемое Положение (состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.)" на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или ОДОБРЕНО со ссылкой на муниципальный правовой акт, его дату, номер. Например:

УТВЕРЖДЕНО

решением Совета депутатов

городского поселения

"Город Советская Гавань"

Советско-Гаванского

муниципального района

от ______________ N ______

Слова УТВЕРЖДЕНО или ОДОБРЕНО согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, ОДОБРЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, ОДОБРЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, ОДОБРЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом относительно текста. Наименование вида документа - приложения выделяется прописными буквами без разрядки (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера решения 4 межстрочными интервалами, от текста приложения 2 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются с абзацного отступа относительно границ текста. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже единственном числе. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на второй и последующих страницах указываются только номера граф. Допускается повторение заголовочной части таблицы (наименование граф) на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

Ссылки на сноску в тексте приложений оформляются звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ) в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы, подразделы, пункты, подпункты и главы нумеруются, как правило, арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

2.2.1.7. В муниципальном правовом акте представительного органа сельского, городского поселения следует употреблять полные наименования органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций, должностей упоминаемых лиц в соответствии с их официальными названиями, предусмотренными в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т.п.

2.2.1.8. Согласование проектов муниципальных правовых актов представительного органа сельского, городского поселения оформляется на отдельном листе согласования визой, включающей должность, личную подпись визирующего (включая наименование организации), расшифровку подписи (инициалы и фамилия), дату согласования и дату поступления документа на согласование в соответствии с рекомендуемым порядком.

Имеющиеся у должностного лица возражения или замечания по проекту документа излагаются, как правило, в виде отдельного документа и прилагаются к проекту. При этом в листе согласования рядом с подписью лица, согласовывающего проект, делается отметка "Замечания прилагаются".

Если в процессе согласования в проект муниципального правового акта представительного органа сельского, городского поселения вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Повторное согласование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не меняющие его содержания.

По проекту муниципального правового акта представительного органа сельского, городского поселения, внесенным с разногласиями, авторами проекта подготавливаются предложения для их рассмотрения представительным органом сельского, городского поселения.

На листе согласования к проекту муниципального правового акта представительного органа сельского, городского поселения оформляется реквизит "Отметка об исполнителе", который состоит из фамилии, имени, отчества исполнителя, номера его телефона и располагается в левом нижнем углу.

2.2.2. Подготовка и оформление проектов муниципальных правовых актов местной администрации (исполнительно-распорядительного органа) сельского, городского поселения

2.2.2.1. Управленческая деятельность местной администрации исполнительно-распорядительного органа сельского, городского поселения (далее - администрация) выражается посредством издания муниципальных правовых актов: постановлений, распоряжений главы сельского, городского поселения, если в соответствии с уставом сельского, городского поселения глава сельского, городского поселения возглавляет администрацию (далее - глава сельского, городского поселения) (приложения N 2, 3).

Порядок подготовки постановлений, распоряжений главы сельского, городского поселения устанавливается регламентом администрации, утверждаемым главой сельского, городского поселения. Составление и оформление документов администрации должно отвечать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, обеспечивать их юридическую полноценность и последующее использование.

2.2.2.2. При подготовке документов применяется текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размерами N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14 через 1 - 2 межстрочных интервала.

2.3. Бланки документов

2.3.1. Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

2.3.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

35 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

2.3.3. В органе местного самоуправления применяются следующие бланки (приложение N 4):

- общий бланк для оформления справок, докладных записок, планов, отчетов, сводок с угловым или продольным расположением реквизитов;

- бланк письма;

- бланк постановления, распоряжения главы сельского, городского поселения с продольным расположением реквизитов.

2.3.4. Состав видов и формы бланков, применяемых в органе местного самоуправления, утверждаются руководителем органа местного самоуправления по представлению специалиста по ДОУ. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя органа местного самоуправления. Соответствующие предложения вносятся специалистом по ДОУ вместе с образцами предлагаемых бланков.

2.3.5. Бланки с воспроизведением герба края, герба муниципального образования изготавливаются полиграфическими предприятиями по заказам органа местного самоуправления.

Гербовые бланки документов подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера.

Гербовые бланки хранятся в надежно запираемом и опечатываемом металлическом шкафу.

Уничтожение испорченных гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационном журнале.

2.3.6. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам. Учет, использование и хранение бланков возлагается на специалиста органа местного самоуправления, назначаемого распоряжением руководителя органа местного самоуправления.

2.4. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

При подготовке организационно-распорядительных документов реквизиты документов оформляются с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 (приложения N 5, 6).

При подготовке документов органов местного самоуправления используются следующие реквизиты:

2.4.1. Герб

Герб края помещают на бланках документов в соответствии с Законом края от 26 сентября 2001 г. N 324 "О флаге и гербе Хабаровского края" и постановлением Губернатора края от 31 июля 2006 г. N 143 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках исполнительных органов государственной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений".

На бланках органов местного самоуправления может быть размещен герб муниципального образования в порядке, установленном муниципальными правовыми актами.

2.4.2. Код организации

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

2.4.3. Основной государственный регистрационный номер юридического лица

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) органа местного самоуправления проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.4.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.4.5. Наименование организации

Наименование организации должно соответствовать его наименованию, указанному в положении об органе местного самоуправления.

На бланке органа местного самоуправления допускается размещение наименования его структурного подразделения, которое располагается ниже наименования органа местного самоуправления.

2.4.6. Справочные данные об организации

Справочные данные об органе местного самоуправления включают почтовый адрес органа местного самоуправления, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты и другие сведения.

2.4.7. Наименование вида документа

Наименование вида документа, создаваемого органом местного самоуправления, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД): ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ, АКТ, СПРАВКА, ИНФОРМАЦИЯ, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА. Печатается прописными буквами без разбивки. На бланке письма наименование вида документа не указывается.

2.4.8. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более юридическими лицами, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например: 03.10.2006;

          14.03.2007

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

Например: 03 октября 2006 г.

          14 марта 2007 г.

Способ написания даты в тексте документа зависит от его характера: в муниципальных правовых актах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2007 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (29.04.2007).

2.4.9. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера в соответствующем регистрационном массиве, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел, например, 1-26/29, где 29 - регистрационный номер, 1-26 - индекс дела по номенклатуре дел, в котором находится данный документ, информацией о корреспонденте, исполнителях, буквенным обозначением названия документа, первой буквой фамилии лица, подписавшего документ. Порядок оформления регистрационного номера определяется индивидуальной инструкцией по делопроизводству.

Регистрационный номер документа, составленного несколькими органами местного самоуправления, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту. Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив органа местного самоуправления и находится под его контролем.

2.4.10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа состоит из слов "На N _________ от ___________", включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Оформляется только на бланке письма и используется в письме-ответе. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

2.4.11. Место составления или издания документа

Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения (пос. - поселок, с. - село).

2.4.12. Адресат

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При количестве адресатов более четырех составляется указатель рассылки, и на каждом документе указывается только один адресат.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Например:

Администрация Хабаровского

муниципального района

Хабаровского края

Управление жилищно

коммунального хозяйства

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например:

Администрация Хабаровского муниципального района

Хабаровского края

Управляющему делами

А.И. Кушенко

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Директору учреждения

"Редакция "Восход-Ванино"

С.П. Яшиной

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывается ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Финансовый отдел

администрации

Хабаровского района

Волочаевская ул., д. 6, г. Хабаровск, 680020

При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

Балевой М.В.

Пушкина ул., д. 12, кв. 2,

г. Амурск, Хабаровский край,

682640

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

При направлении документа в несколько однородных организаций их названия указываются обобщенно.

Например:

Директорам школ

муниципального района

имени Лазо

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в органы государственной власти, постоянным корреспондентам или подведомственным учреждениям. В этих случаях следует применять конверты с заранее напечатанными адресами.

2.4.13. Гриф утверждения документа

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым муниципальным правовым актом. На документах, подлежащих утверждению (приложение N 7), гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа на отведенном для него месте.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Глава Гаткинского

сельского поселения

подпись М.М. Гоздок

дата

При утверждении документа постановлением, распоряжением гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово УТВЕРЖДЕНО согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

УТВЕРЖДЕНО

постановлением главы

Гаткинского сельского поселения

от 16.07.2007 N 53

2.4.14. Резолюция

Указания по исполнению документа даются в форме резолюции должностного лица. Резолюция включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, личную подпись автора резолюции и дату резолюции.

Например:

Марковой Т.Ф.

Прошу подготовить к 15.05.2007

список многодетных семей поселка

и предложения по организации

летнего отдыха их детей

подпись

дата

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

2.4.15. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок должен отвечать на вопросы:

"о чем?" ("о ком?"), например:

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Об изменении штатного расписания

"чего?" ("кого?"), например:

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

главного бухгалтера

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. Заголовок не проставляется на телефонограммах, извещениях и на сопроводительных письмах, текст которых оформляется на бланке формата А5 (210 х 148 мм) и не превышает пяти строк.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 1 - 2 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ). Заголовок допускается выравнивать по центру.

Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базы данных.

2.4.16. Отметка о контроле

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

2.4.17. Текст документа

Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

1. Анкетная форма представляет текст документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и других документах.

Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество, или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы, либо с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени, например: имеете, были, находились и т.д. Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

2. Таблица - форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень).

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы).

Например:

Заголовок строк	Заголовок граф
Заголовок строк	подзаголовки граф
1	2	3	4	5
Подзаголовки строк

Графы таблиц должны быть пронумерованы арабскими цифрами, если таблица печатается более чем на одной странице. На последующих страницах печатаются номера граф. При этом наименования граф таблицы не печатаются.

Если графы таблицы не умещаются на одной странице, они переносятся на следующую страницу; на последующей странице нумерация граф продолжается.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, то есть поясняют его. Например:

Объем строительно-монтажных работ, выполненных
за счет средств бюджета	за счет внебюджетных средств

Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Например:

Наименование видов ремонтных работ	Исполнитель и срок выполнения работ
	Разработка технической документации	Производство ремонтных работ	Сдача в эксплуатацию

Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. Сокращение слов в заголовке таблицы и заголовках граф не допускается. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения.

Графа "в том числе" должна входить в один из ярусов той графы, к которой она относится, выносить ее в отдельную графу не допускается. Например:

Лимиты капитальных вложений
всего	в том числе
	2007 год	2008 год	2009 год

Повторяющиеся друг под другом слова одной и той же графы таблицы могут быть заменены кавычками. Заменять кавычками цифры, математические знаки, знаки процента и номера, обозначения марок материалов не допускается.

Числа и однострочные текстовые элементы в графах ровняются по последней (нижней) строке боковика.

Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы классы чисел по всей графе были расположены один под другим.

При отсутствии данных в графах таблиц следует ставить тире.

3. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах органов местного самоуправления, действующих на принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес...";

от первого лица единственного числа ("прошу выслать...", "считаю необходимым...";

от третьего лица единственного числа ("администрация не возражает...").

При подготовке документов по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договоры, претензии, гарантийные письма и т.д.) рекомендуется использовать унифицированные формы, содержащие постоянную информацию и пробелы для заполнения переменной.

Документы должны быть написаны деловым стилем.

К основным стилевым чертам деловой речи относятся:

- нейтральный тон изложения;

- точность и ясность изложения;

- лаконичность и краткость текста.

В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере управления и определенные законодательством.

Допускается употреблять так называемые универсальные слова и использовать их вместо точных смысловых определений в различных контекстах. Например:

До настоящего времени слабо ведутся подготовительные работы по реконструкции здания детского сада...

или

Протокол слабо отражает намерения договаривающихся сторон...

В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать:

не "при сем направляем", а "направляем ";

не "сего года", а "этого года (текущего года)";

не "настоящим сообщаем ", а "сообщаем ";

не "настоящий акт составлен ", а "акт составлен ".

Особенностью делового стиля является широкое употребление устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов. Например:

Установлено, что в период с ... по ...

В соответствии с ...

В целях ...

Направляем (представляем, высылаем) Вам ...

Считаем целесообразным ...

Как правило, в текстах используются отглагольные существительные со значением действия (оказать помощь, произвести ремонт) или глаголы в форме третьего лица (акт подписан членами комиссии и утвержден руководством).

В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами. Например:

В связи с низкой эффективностью использования ... , а также в связи с недостаточной загруженностью ... просим Вас решить вопрос о ...

В служебных документах неуместно употреблять выражения типа "Будьте так любезны" или "Не откажите в любезности сообщить".

В деловой переписке используются местоимения "мы" и "Вы" вместо "я" и "ты".

Страдательные конструкции предпочтительнее действительных. Например:

не "мы выполним", а "нами будет выполнено";

не "Вы предлагаете", а "Вами предложено".

В целях сжатия текста используются общепринятые законодательно установленные сокращения: СНГ, зам., спецназ и др.; графические - г-н, ж.-д., кв. м и др.

Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг. - годы, пп. - пункты и некоторые другие.

2.4.18. Отметка о наличии приложений

Приложения к документу могут быть трех видов:

- приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительными письмами;

- приложения, вводимые в действие муниципальным правовым актом сельского, городского поселения;

- приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа.

Если документ направляется с сопроводительным письмом, то отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом:

Приложение:

на 3 л. в 1 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:

Приложения:

1. Положение о смотре-конкурсе на благоустройство территории

поселка на 3 л. в 1 экз.

2. Проект благоустройства зоны отдыха на 8 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение:

приказ управления здравоохранения администрации Комсомольского муниципального района Хабаровского края от 05 июня 2006 г. N 172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение:

на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Приложения к муниципальному правовому акту содержат на первом его листе в правом верхнем углу отметку с указанием названия муниципального правового акта, его даты и регистрационного номера. Например:

Приложение N 2

к постановлению главы

Гаткинского сельского поселения

от 18.03.2007 N 134

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки. Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2

к постановлению главы

Гаткинского сельского поселения

от 18.03.2007 N 134

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты: наименование вида документа, заголовок, подпись, дата, отметки о согласовании, утверждении и т.д.

Если приложения оформлены на нескольких листах, то на втором и последующих листах делается соответствующая отметка. Например:

Продолжение приложения N 2

2.4.19. Подпись

Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Например:

не на бланке:

Глава Гаткинского

сельского поселения

подпись

М.М. Гоздок

на бланке:

Глава сельского поселения

подпись

М.М. Гоздок

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей или по алфавиту. Например:

Председатель комиссии	подпись	А.П. Яковлев
Члены комиссии	подпись	Б.Н. Иванков
	подпись	И.Н. Ковалев
	подпись	С.И. Петухов

Документы коллегиального органа подписываются председателем (или председательствующим на заседании) этого органа и секретарем.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Например:

И.о. заместителя главы

администрации

подпись

Е.И. Петров

Документы, направляемые организациям и гражданам, подписываются руководителем органа местного самоуправления или его заместителями в соответствии с их компетенцией.

Подпись отделяется от последней строки текста 2 - 4 межстрочными интервалами.

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ). Допускается центрировать его относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

2.4.20. Гриф согласования документа

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Внешнее согласование проекта документа с организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Он включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО
Начальник финансового управления администрации Хабаровского муниципального района
подпись А.С. Иванов
дата

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо финансового управления администрации Хабаровского муниципального района от 30.08.2006

N 01-15/155-K

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" от границы левого поля документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

- с должностными лицами органа местного самоуправления;

- с организациями, интересы которых затрагиваются в документе;

- при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

- с органами государственной власти в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения специалистам органа местного самоуправления, должны быть ими завизированы.

Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника муниципального правового акта. На проекте, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются
Заместитель главы администрации сельского поселения
подпись А.С. Иванов
дата

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

2.4.21. Оттиск печати

Орган местного самоуправления имеет печать с изображением герба края, иные печати, указанные в положении об органе местного самоуправления.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Порядок изготовления, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов должен быть определен муниципальным правовым актом. Примерные перечни документов, на которых ставится гербовая и простая печать, приведены в приложении N 8.

2.4.22. Отметка о заверении копии

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения. Например:

Верно

Ведущий специалист                подпись             А.П. Петрова

дата

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати органа местного самоуправления.

2.4.23. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию, имя, отчество или инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона. Например:

Чернова Наталья Владимировна

36 85 08

или

Н.В. Чернова

36 85 08

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

2.4.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

2.4.25. Отметка о поступлении документа в организацию

Отметка о поступлении документа в орган местного самоуправления содержит регистрационный номер документа (очередной порядковый номер, индекс документа) и дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа. Отметка о поступлении документа проставляется в нижнем правом углу первого листа документа.

2.4.26. Идентификатор электронной копии документа

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в органе местного самоуправления.

2.5. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

2.5.1. Постановление, распоряжение

2.5.1.1. Постановление - нормативный правовой акт главы сельского, городского поселения, принимаемый им в пределах своих полномочий по вопросам местного значения.

Распоряжение - правовой акт главы сельского, городского поселения, издаваемый в целях разрешения оперативных, организационных, кадровых и других вопросов внутренней работы администрации.

Обеспечение качественной подготовки проектов постановлений, распоряжений главы сельского, городского поселения и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на специалистов администрации, которые готовят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов постановлений, распоряжений осуществляет специалист по ДОУ.

2.5.1.2. Проекты постановлений, распоряжений и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также иными должностными лицами, согласование с которыми является обязательным в соответствии с порядком подготовки муниципальных правовых актов. (В индивидуальной инструкции по делопроизводству должен быть указан перечень должностных лиц, согласование с которыми является обязательным).

Возражения по проекту постановления, распоряжения, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект постановления, распоряжения вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит доработке и повторному согласованию.

2.5.1.3. Проекты постановлений, распоряжений печатаются на общих бланках шрифтом Times New Roman размером N 14 и представляются на подпись главе сельского, городского поселения. Датой постановления, распоряжения является дата его подписания.

Постановления, распоряжения нумеруются по порядку издания в пределах календарного года; распоряжения по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственной деятельности нумеруются отдельно.

2.5.1.4. Копии постановлений, распоряжений, заверенные печатью, направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем, подготовившем проект постановления, распоряжения, не позднее чем в пятидневный срок со дня их подписания. Список организаций и лиц, которым направлены постановления, распоряжения или выписки из них, прилагается к экземпляру документа, который хранится в администрации.

2.5.1.5. Проект постановления, распоряжения во исполнение постановления, распоряжения Губернатора или Правительства края должен быть подготовлен в течение срока, определенного главой сельского, городского поселения, если не установлен другой срок.

(В индивидуальной инструкции по делопроизводству необходимо указать конкретный срок, в течение которого должен быть подготовлен проект постановления, распоряжения).

2.5.1.6. Постановление, распоряжение имеют следующие реквизиты:

наименование организации - указывается наименование администрации - автора документа в полном соответствии с положением о нем;

наименование вида документа - ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ;

дата документа - оформляется цифровым способом:

12.11.2006;

03.03.2007,

регистрационный номер документа - состоит из знака "N" и порядкового номера постановления (распоряжения): N 21;

заголовок к тексту - должен кратко и точно отражать содержание текста постановления (распоряжения). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается с использованием 1 межстрочного интервала в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ. Например:

Об организации оздоровительной работы с учащимися школ в период летних каникул

или

Об утверждении Положения об организации деятельности

по рассмотрению обращений граждан в администрации

Гаткинского сельского поселения

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру;

текст документа - отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 через 1,5 межстрочных интервала (в режиме "одинарный" для ПЭВМ) от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст постановления, распоряжения может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и постановляющей части (в распоряжении - распорядительной части).

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания постановления, распоряжения. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д.

Если постановление, распоряжение издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок. Например:

На основании Федерального закона от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", распоряжения Губернатора Хабаровского края от 16 ноября 2006 г. N 696-р "Об утверждении Положения об организации деятельности по рассмотрению обращений граждан в Правительстве Хабаровского края, аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края"...

Преамбула в проектах постановлений завершается словом ПОСТАНОВЛЯЮ, которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля, после него ставится двоеточие.

В тексте распоряжений отсутствует слово, разделяющее констатирующую и распорядительную части.

Пункты постановления, распоряжения должны быть конкретными, точными, юридически и грамматически безупречными, не допускающими различных толкований. Они должны содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Постановляющая (распорядительная) часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Например: 1.; 1.1.; 1.2.1.; 1.2.2. и т.д.

Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

В качестве исполнителей указываются организации или конкретные должностные лица.

Последний пункт постановляющей (распорядительной) части может содержать сведения о подразделении (должностном лице), на которое возлагается контроль за выполнением постановления, распоряжения.

При внесении изменений в муниципальный правовой акт либо признании его утратившим силу обязательно указываются вид акта, дата подписания акта, его регистрационный номер, наименование. Текст пункта о признании утратившим силу ранее принятого акта либо его структурной единицы должен начинаться словами "Признать утратившим силу...";

подпись - состоит из наименования должности главы сельского, городского поселения, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Приложения к постановлению, распоряжению должны оформляться в соответствии с требованиями, установленными ГОСТ Р 6.30-2003.

Приложения к постановлению, распоряжению должны быть подписаны. Порядок подписания приложений определяется в индивидуальной инструкции по делопроизводству.

При наличии нескольких приложений приложения нумеруются.

При тиражировании приложений для рассылки подпись не воспроизводится.

2.5.2. Положение, правила, инструкция

2.5.2.1. В положении устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции органа местного самоуправления.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений или иных муниципальных правовых актов.

Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов муниципальных правовых актов.

Положения (правила, инструкции) могут утверждаться руководителем органа местного самоуправления в форме грифа утверждения или путем издания муниципального правового акта об их утверждении.

2.5.2.2. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается муниципальным правовым актом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?" (Инструкция об организации деятельности по рассмотрению обращений граждан); заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностная инструкция специалиста).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за его нарушение.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Например, структура текста положения об организации или ее подразделении состоит из разделов:

1. Общие положения.

2. Задачи.

3. Функции.

4. Обязанности.

5. Права.

6. Ответственность.

7. Взаимоотношения с другими подразделениями.

2.5.3. Протокол

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседании представительного органа сельского, городского поселения; совещании при главе сельского, городского поселения; комиссий и временных коллегиальных органов - сходов, собраний, совещаний, переговоров, встреч.

2.5.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Материалы к обсуждению представляются специалистами органа местного самоуправления, руководителями и специалистами учреждений, а также другими организациями и лицами, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются исполнителями.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа и специалистов органа местного самоуправления, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 10 дней со дня заседания.

2.5.3.2. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

Председатель      - Петров А.В.

Секретарь         - Васильева Л.Н.

Присутствовали:

Слова "Председатель" и "Секретарь" печатают от левого поля, отделяя 1 межстрочным интервалом от заголовка и друг от друга.

С новой строки пишут слово "Присутствовали", фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа, приглашенных на заседание лиц перечисляются в алфавитном порядке. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через 1 межстрочный интервал.

При оформлении протокола с числом участников более 15 человек фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество; список участников в таких случаях прилагается.

Например:

Присутствовали: 50 человек (список прилагается).

Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые прилагаются к протоколу.

После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами ПОВЕСТКА ДНЯ, расположенными центровано через 2 - 3 межстрочных интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление всех обсуждаемых вопросов в порядке их обсуждения. Пункты повестки пишутся с красной строки. После каждого вопроса повестки указывается должность, фамилия и инициалы докладчика. Наименование вопроса в повестке дня нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об") и отвечает на вопрос "О чем?".

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ: (Краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст). Перед словом СЛУШАЛИ проставляется номер в соответствии с повесткой дня.

ВЫСТУПИЛИ: (Краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается".

РЕШИЛИ: (Решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения).

Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

Решения производственных совещаний специалистов органов местного самоуправления; комиссий и советов; совещаний, семинаров работников подведомственных учреждений печатаются в тексте протоколов полностью.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

Решения могут прилагаться к протоколу, в этом случае в тексте протокола делается сноска "Решение прилагается".

2.5.3.3. Допускается краткая форма составления протокола совещания при главе сельского, городского поселения. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании, повестка.

Далее в кратком протоколе фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.

2.5.3.4. Протоколы заседаний коллегиальных органов (советов, комиссий и др.) подписывают председатель и секретарь.

Протоколы производственных совещаний, семинаров, совещаний, круглых столов подписывает назначенный секретарь и утверждает руководитель органа местного самоуправления.

Датой протокола является дата заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Например: 21 - 24 апреля 2007 г.

2.5.3.5. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний комиссий, протоколы совещаний и др.

Протоколы заседаний представительного органа сельского, городского поселения (Совет депутатов и др.) нумеруются в пределах срока полномочия.

Протоколы заседаний постоянных комиссий представительного органа сельского, городского поселения нумеруются по каждой комиссии отдельно с первого номера в пределах срока полномочия.

Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола и порядкового номера решения. Например: решение N 3-1.

2.5.3.6. Порядок доведения решений, принятых коллегиальным органом, до исполнителей определяется в индивидуальной инструкции по делопроизводству.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью.

Выписка из протокола содержит часть текста, относящегося к тому вопросу, по которому готовят выписку:

- воспроизводятся все реквизиты общего бланка;

- вводная часть текста;

- вопрос повестки дня, по которому готовится выписка;

- текст, отражающий обсуждение вопроса;

- принятое решение.

Выписки из протоколов оформляются на общем бланке, подписываются председателем и секретарем комиссии, заверяются печатью и направляются с сопроводительным письмом исполнителям.

2.5.3.7. Протоколы печатаются на общем бланке (приложение N 9) и имеют следующие реквизиты:

наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается на бланке на отведенном месте прописными буквами без разрядки и выравнивается по центру;

вид заседания, совещания - печатается на месте, отведенном для заголовка, через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ).

Например:

совещания при главе сельского

поселения

или

заседания Совета депутатов

городского поселения

место проведения заседания, совещания - печатается через два межстрочных интервала после реквизитов "дата" и "регистрационный номер" и выравнивается по центру;

дата и номер протокола - дата, оформленная цифровым способом (26.08.2006), и номер протокола печатаются на отведенных на бланке местах.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала (в режиме "одинарный" для ПЭВМ).

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой. Далее следуют фамилии выступающих и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Затем указывается принятое по этому вопросу решение либо решение прилагается к протоколу;

подпись - отделяется от текста 4 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), секретаря совещания, их личные подписи, расшифровки подписей (инициалы и фамилии).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ).

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

2.5.3.8. Материалы заседаний коллегиальных органов располагаются в деле в следующем порядке: протокол, решения с приложениями к ним, доклады, содоклады, справки, информации в порядке рассмотрения вопросов, список приглашенных, стенограмма хода заседания. Каждый документ должен иметь подлинную подпись. Список приглашенных подписывает специалист органа местного самоуправления, готовивший вопрос.

2.5.4. Акт

Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события. Акт оформляется на общем бланке, если является внутренним документом органа местного самоуправления (акт приема-передачи дел, составленный при смене должностного лица). Если акт является внешним документом, он составляется на чистом листе бумаги и должен содержать юридические адреса сторон, составивших акт.

Акт должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос "чего?" (приема-передачи дел) или "о чем?" (о выделении к уничтожению дел временных сроков хранения).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части акта указывается документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его дата и номер. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются фамилии и инициалы (в именительном падеже), наименования должностей с обозначением организаций. Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Основная часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения, которые помещаются перед отметкой о наличии приложений к акту. Например:

Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экземпляр -

2-й экземпляр -

3-й экземпляр -

Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или документами, регламентирующими составление акта.

При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста акта перед подписями и оформляется как реквизит "Отметка о наличии приложений".

Акт подписывается всеми членами комиссии. При расшифровке подписей инициалы ставятся перед фамилиями.

Для ряда актов (по материальным, финансовым и другим важным вопросам) необходимо утверждение руководителем органа местного самоуправления и заверение печатью, после чего акт приобретает юридическую силу.

Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты порчи, повреждения или недостачи груза, иных нарушений транспортировки. Коммерческий акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток и зачеркиваний. Все дополнения и исправления в коммерческом акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).

2.5.5. Договор (контракт)

Текст договоров (контрактов) фиксирует соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении прав и обязанностей.

Договор (контракт) может содержать следующие сведения:

название вида и заголовок документа (договор купли-продажи, договор о техническом обслуживании, контракт на поставку и др.);

дата, место составления, номер;

наименования сторон (полное и сокращенное название);

наименование работы (предмет договора), ее этапы и результаты выполнения;

условия и сроки поставки, перевозки, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;

срок действия договора;

начало и окончание работ по договору;

стоимость работы и порядок расчетов;

порядок сдачи и приемки работы;

ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств, которые договаривающиеся стороны признают необходимым включить в договор);

гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

переход права собственности и риски;

порядок разрешения споров;

юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов);

подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов);

печати организаций - сторон договора.

Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты.

2.5.6. Доверенность

Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Доверенности выдаются органом местного самоуправления своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени органа местного самоуправления. В тексте доверенности указываются следующие сведения:

наименование органа местного самоуправления;

юридический адрес органа местного самоуправления;

название вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);

дата, номер доверенности;

должность и паспортные данные доверенного лица;

организация, в которой производятся действия по доверенности;

вид действий;

образец подписи лица, получившего доверенность;

заверение подлинности подписи;

срок действия доверенности.

Доверенность может быть оформлена на общем бланке. Если действия, указанные в доверенности, касаются денежных или материальных ценностей, она подписывается руководителем органа местного самоуправления и главным бухгалтером. Подписи должностных лиц должны быть заверены гербовой печатью органа местного самоуправления.

Руководителем органа местного самоуправления могут быть удостоверены доверенности, выданные специалистами органа местного самоуправления от своего имени, на получение заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, на получение пенсий, пособий и стипендий, вкладов в банках и на получение корреспонденции, в том числе денежной и посылочной.

2.5.7. Служебные письма

В деятельности органа местного самоуправления создаются следующие виды справочно-информационных документов: письма, справки, информации, докладные записки, обзоры, доклады, телеграммы, телефонограммы и др.

2.5.7.1. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи (пересылается по почте), оформляется только на бланке письма. Наиболее часто используются три вида письма: инициативное письмо, письмо-ответ, сопроводительное письмо.

2.5.7.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией должностного лица на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции.

2.5.7.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках письма формата А4 или А5 (приложение N 10).

Сопроводительное письмо составляется для тех документов, текст которых не содержит пояснения о цели направления.

2.5.7.4. Текст письма должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Письма могут быть простыми и сложными.

Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части.

Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности или сочувствия и др.

Текст письма состоит, как правило, из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма, изложение причин написания письма, мотивировка и т.п.

Во второй части и в заключении, начинающихся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Текст простого письма не должен превышать одной - двух машинописных страниц.

Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб.

Сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. Текст письма состоит из следующих основных частей: вступление, содержание, заключение. Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:

ссылку на документ (нормативный правовой акт, договор, информационный или справочно-аналитический и т.д.) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;

констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Содержание письма составляет: детальное описание факта события или сложившейся ситуации; их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами "просим" (письмо-просьба или запрос), "высылаем, направляем, представляем" (сопроводительное письмо), "сообщаем" (информационное письмо) и т.д.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например: "Администрация считает...", "Комиссия рассмотрела..."

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

2.5.7.5. Датой письма является дата его подписания.

В индивидуальной инструкции по делопроизводству необходимо учесть, что право подписи служебных писем устанавливается в положении об органе местного самоуправления, в том числе в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях и в должностных регламентах; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц. Как правило, право подписи служебных писем имеют глава сельского, городского поселения, его заместитель.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более органов местного самоуправления, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании органов местного самоуправления включаются в наименование должности в реквизите "Подпись".

2.5.8. Справка

Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов, событий. Справки делятся на две группы: справки информационного характера, описывающие и устанавливающие факты, события и содержащие сведения служебного характера; и справки, удостоверяющие юридический факт и выдаваемые заинтересованным гражданам или учреждениям: о подтверждении места работы, заработной платы и т.п. (приложения N 11, 12).

Обе группы справок оформляются на общем бланке в соответствии с требованиями, установленными ГОСТ Р 6.30-2003. Текст справки личного характера должен начинаться с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце текста указывается учреждение, куда данная справка представляется.

Справки, используемые внутри органа местного самоуправления, подписывает составитель. Справки личного характера, а также справки, составленные по требованию иных органов и организаций, подписывает руководитель органа местного самоуправления. В последнем случае ниже подписи руководителя органа местного самоуправления оформляется реквизит "Отметка об исполнителе".

Справки финансового характера подписываются руководителем органа местного самоуправления и бухгалтером.

2.5.9. Записки (докладные, служебные, объяснительные)

Докладная записка - документ, адресованный руководству и информирующий о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, и содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе составителя, так и по указанию руководства.

Докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и имеет следующие основные реквизиты: наименование структурного подразделения, адресат, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Служебные записки - применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности организации (запросы, уточнения заданий, информация по запросам, разъяснения и др.). Указанные записки составляются только по тем вопросам, которые требуют обязательного документального подтверждения.

Оформление служебных записок осуществляется аналогично докладным запискам.

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Объяснительная записка пишется составителем, как правило, от руки на чистом листе бумаги.

2.5.10. План

План фиксирует действия или мероприятия, намечаемые к исполнению, их последовательность, объем, сроки исполнения, исполнителей и в ряде случаев сведения об исполнении. Основное содержание плана может быть изложено в форме таблицы или связного текста. В календарных планах перечисляемые мероприятия располагаются в хронологическом порядке, т.е. по срокам исполнения.

По каждому пункту плана намечаются конкретные исполнители и сроки исполнения. План подписывается составителем или лицом, ответственным за его выполнение. Утверждается план руководителем органа местного самоуправления.

2.6. Правила изготовления документов с помощью печатающих устройств

2.6.1. Документы могут изготавливаться на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств электронно-вычислительной техники (далее - ЭВТ). Отдельные внутренние документы, авторами которых являются специалисты органа местного самоуправления, могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

2.6.2. Шаг письма и межстрочный интервал устанавливаются по ГОСТ Р 6.30-2003, в миллиметрах: 2,6 - шаг письма (размер печатного знака; 4,25 - межстрочный интервал. Допускается использовать (в миллиметрах) шаг письма - 2,54; межстрочный интервал - 4,24.

При составлении документа средствами ЭВТ с использованием различных текстовых редакторов следует высчитывать расстояние до реквизитов, между реквизитами и т.д. в миллиметрах, исходя из размера печатных знаков, которые могут не совпадать с размером печатных знаков, используемых пишущей машинкой. При этом используемый в печатающих устройствах ЭВТ шрифт должен быть хорошо читаемым.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6,0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15 с установкой межстрочных интервалов - точно, одинарный, полуторный.

2.6.3. Тексты документов на бланках формата А4 печатаются на пишущей машинке через 1,5 межстрочных интервала (в режиме "одинарный" для ПЭВМ), на бланках формата А5 - через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ). Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через 2 межстрочных интервала (в режиме "полуторный" для ПЭВМ).

2.6.4. Реквизиты документов (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ). Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяются друг от друга 1,5 межстрочными интервалами (в режиме "одинарный" для ПЭВМ). Например:

СОГЛАСОВАНО
1,5 интервала
Начальник
1 интервал
отдела образования
1 интервал
администрации района	подпись	А.С. Иванов
2 интервала
дата

2.6.5. Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2 - 3 межстрочными интервалами.

2.6.6. Название вида документа печатается прописными буквами.

2.6.7. Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются на уровне последней строки наименования должности. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, а инициалы и фамилия печатаются у правой границы текстового поля. Другие фамилии выравниваются по первой букве самой длиной фамилии.

Например:

Главный бухгалтер

подпись

Е.В. Соколов

2.6.8. Максимальная длина строки многострочных реквизитов составляет 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 140 знаков (5 строк), то его строку допускается продлевать до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выравнивать по центру.

2.6.9. При печатании документов используются следующие стандартные положения табулятора:

- от границы левого поля для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизите "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов ПОСТАНОВЛЯЮ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ;

- после 5 печатных знаков (1,25 см) - для начала абзаца в тексте;

- после 16, 24, 56 печатных знаков - для составления таблиц и трафаретных текстов;

- после 32 печатных знаков (8,5 см от левого поля) - для реквизита "Адресат";

- после 40 печатных знаков (10 см от левого поля) - для реквизита "Гриф утверждения документа";

- после 48 печатных знаков (12 см от левого поля) - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись".

2.6.10. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля, а относящийся к ним текст - через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ), вторая строка начинается под первой буквой указанных "Примечания" или "Основания".

2.6.11. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами. Первый ряд начинается от левой границы текстового поля, второй ряд - после 40 печатных знаков от границы левого поля.

2.6.12. При оформлении документов на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля.

2.6.13. Допускается печатание документов временных сроков хранения с использованием оборотной стороны листа.

3. Организация документооборота и исполнения документов

3.1. Организация документооборота

3.1.1. Движение документов в органе местного самоуправления с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в органе местного самоуправления, регламентируются индивидуальной инструкцией по делопроизводству, регламентом, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и должностными регламентами.

3.1.3. При применении в органе местного самоуправления электронного документооборота специалистом по ДОУ разрабатываются маршруты движения документов.

3.2. Организация доставки документов

3.2.1. Доставка документов в орган местного самоуправления осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи и нарочными.

С помощью почтовой связи в орган местного самоуправления доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

3.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

3.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

3.3.1. Документы, поступающие в орган местного самоуправления на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляются специалистом по ДОУ.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "Лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению.

При обнаружении отсутствия документов, приложений к ним об этом сообщается отправителю. Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда на документе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа.

Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Перечень нерегистрируемых документов и корреспонденции приведен в приложении N 13.

Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме (далее - РКФ). На полученном документе проставляется отметка о поступлении документа вручную или с помощью специального регистрационного штампа. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа (приложение N 14).

3.3.2. После регистрации документы передаются руководителю органа местного самоуправления или его заместителю в день поступления.

Руководителю органа местного самоуправления в обязательном порядке передаются документы органов государственной власти, а также другие важнейшие документы, содержащие необходимую информацию по принципиальным вопросам деятельности органа местного самоуправления, исполнение которых требует решения руководства. Результаты рассмотрения документов выражаются в резолюциях.

В том случае, когда в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и передаются руководству вместе с поступившим документом.

Рассмотренные руководством документы возвращаются специалисту по ДОУ, где в РКФ переносится содержание резолюции, сроки исполнения и фамилии исполнителей. Затем документ, как правило, в день его поступления передается на исполнение. В случае необходимости документ ставится на контроль.

Подлинник документа, который исполняется несколькими исполнителями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

3.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

3.3.4. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

3.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

3.4.1. Документы, отправляемые органом местного самоуправления, передаются почтовой и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется специалистом по ДОУ органа местного самоуправления в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221.

3.4.2. С помощью средств электрической связи специалист по ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.

Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяются индивидуальной инструкцией по делопроизводству с учетом функционирующих в органе местного самоуправления технических и программных средств.

Бумажный оригинал документа, переданного по каналам электрической связи, досылается адресату по почте.

3.4.3. Телеграммы, составляемые в органе местного самоуправления, принимаются специалистом по ДОУ, завизированными, подписанными, датированными. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.

3.4.4. Документы, полностью оформленные, вместе с имеющимися приложениями, с указанием почтового адреса (номера телефона), электронного адреса или с указателем рассылки, передаются специалисту по ДОУ для регистрации и отправки, а также для формирования дела в соответствии с номенклатурой дел органа местного самоуправления.

Письмо-ответ, содержащее на бланке ссылку на его дату и номер, передается вместе с инициативным документом.

Исполненные документы с грифом "Подлежит возврату" в обязательном порядке передаются исполнителями специалисту по ДОУ.

Документы, направляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

3.4.5. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются немедленно.

Повестка дня и все документы заседаний представительного органа сельского, городского поселения рассылаются специалистом по ДОУ депутатам представительного органа сельского, городского поселения и в соответствующие учреждения не позднее, чем за три дня до заседания. Размноженные проекты муниципальных правовых актов рассылаются в соответствии с указателем рассылки.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, специалистом по ДОУ.

3.5. Порядок прохождения внутренних документов

3.5.1. Прохождение внутренних документов (распоряжения, служебные записки и т.д.) на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

3.5.2. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются.

3.5.3. Размноженные экземпляры подписанных и зарегистрированных документов в обязательном порядке направляются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

3.5.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется, как правило, без расписок, но с обязательной соответствующей отметкой в РКФ. Под расписку могут передаваться контролируемые и другие наиболее важные документы.

Документы с резолюциями "Для сведения" или "Для ознакомления" передаются на ознакомление специалистам органа местного самоуправления. Каждый ознакомившийся специалист обязан возвратить документ ответственному за делопроизводство с обязательным проставлением даты ознакомления и подписи. Ознакомление всех специалистов с документами осуществляется в течение 1 - 2 дней.

3.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

3.6.1. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки. В случае необходимости оригиналы отправляются почтовой связью;

поступившие факсограммы регистрируются и передаются руководителю в день их приема, срочные - немедленно с последующей их передачей исполнителям под расписку;

поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется соответствующему исполнителю.

3.6.2. Документы, поступающие в орган местного самоуправления в электронном виде, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Первичная обработка электронных документов аналогична обработке документов на бумажном носителе.

Прием и регистрация в РКФ документов, поступивших на электронный адрес органа местного самоуправления, осуществляется специалистом по ДОУ или другим специалистом, на которого возложено выполнение этих функций.

Правила приема, обработки и распределения документов, поступивших в электронном виде, определяется индивидуальной инструкцией по делопроизводству, с учетом функционирующих в органе местного самоуправления технических и программных средств.

Сообщения, получаемые по электронной почте, распечатываются на бумагу.

3.6.3. В соответствии с постановлением Правительства края от 25 февраля 2004 г. N 11-пр "О мерах по выполнению требований Федерального закона от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" рассылка копий нормативных правовых и распорядительных актов Губернатора и Правительства края осуществляется в электронном виде.

Прием документов ведет специалист органа местного самоуправления, назначенный распорядительным актом руководителя органа местного самоуправления ответственным за работу с электронной почтой.

Электронные документы распечатываются на бумагу с проставлением заверительной надписи: "Документ получен в электронном виде. ЭЦП подтверждаю". Должность лица, принявшего документ, подпись, дата, регистрационный штамп.

Поступившие документы запрещается размещать в локальной компьютерной сети, доступной для общего пользования.

Резолюции к документам, поступившим по факсу или по электронной почте, оформляются на отдельных листах, а затем прикрепляются к подлиннику.

3.7. Учет количества документов

Учет количества документов производится ежеквартально. При этом учитывается количество входящих, исходящих, внутренних документов по РКФ по месту их регистрации. Учету подлежат также письма, заявления и жалобы граждан. Поступающие и создаваемые документы подсчитываются отдельно.

Результаты учета количества документов обобщаются специалистом по ДОУ и представляются руководству.

За единицу учета количества документов принимается сам документ. Количество размноженных экземпляров (копий) подсчитываются отдельно.

3.8. Работа исполнителей с документами

3.8.1. Руководитель органа местного самоуправления или его заместитель обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их через специалиста по ДОУ до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

3.8.2. При рассмотрении документов руководитель органа местного самоуправления выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются исполнителю специалистом по ДОУ немедленно.

3.8.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководству, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.

3.8.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

3.8.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

4. Поисковая система по документам

4.1. Регистрация документов

4.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

4.1.2. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется.

Регистрация документов производится в валовом порядке. Отдельно регистрируются постановления (распоряжения) главы сельского, городского поселения по основной деятельности, по личному составу, обращения граждан.

4.1.3. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится специалистом по ДОУ органа местного самоуправления.

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются специалистом по ДОУ или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.

4.1.4. При регистрации на документах проставляется регистрационный номер. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел. Например, 1-24/18, где 1-24 - индекс дела по номенклатуре дел, 18 - порядковый регистрационный номер.

Регистрационными номерами документов являются их порядковые номера в пределах каждого вида документов, которые им присваиваются в рамках календарного года.

Регистрационные номера писем, жалоб, заявлений граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа. Например, 1-24/18-К. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

4.1.5. Документы регистрируются в РКФ - электронных карточках или в журналах регистрации поступающих документов, журналах регистрации отправляемых документов (приложение N 15).

В РКФ вносятся следующие сведения:

наименование организации (автора или корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата и индекс поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

количество листов документа;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

4.1.6. Инициативный и ответный документы имеют единый индекс, но разные регистрационные номера. Документу-ответу присваивается отдельный регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива отправляемых документов, в РКФ инициативного документа делается отметка об исполнении документа.

4.1.7. Журналы регистрации всех категорий документов органа местного самоуправления являются и справочным аппаратом к документам органа местного самоуправления.

Справочный аппарат обеспечивает поиск информации, заключенной в документе, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения.

В автоматизированных массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).

5. Контроль исполнения документов

5.1. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

5.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

При постановке документа на контроль в правой части верхнего поля документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

Контроль исполнения документов осуществляется руководителем органа местного самоуправления. Непосредственный контроль исполнения документов осуществляет специалист органа местного самоуправления.

5.3. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

поступивших из органов государственной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления;

внутренних - с даты подписания (утверждения) документа.

Сроки исполнения документов определяются руководителем органа местного самоуправления исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения:

имеющие пометку "срочно", - в трехдневный срок;

имеющие пометку "оперативно", - в десятидневный срок;

остальные, в том числе обращения граждан, - в сроки, установленные действующим законодательством.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, следующего за нерабочим днем.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя органа местного самоуправления и фиксируется в регистрационном журнале или регистрационной карточке документа.

5.4. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя органа местного самоуправления, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее трех дней до истечения этого срока.

Продление срока исполнения поручений органов государственной власти допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае глава городского, сельского поселения представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. (В индивидуальной инструкции по делопроизводству необходимо указать конкретный срок с даты подписания поручения, в течение которого должны быть представлены такие предложения).

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует ответственного за делопроизводство для внесения изменений в регистрационную карточку (новый срок, дата изменения, подпись).

Приостанавливать исполнение документа, а также отменять его имеет право только автор документа.

5.5. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни или при увольнении или перемещении специалист, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому специалисту по согласованию с непосредственным руководителем все контролируемые документы.

5.6. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель органа местного самоуправления или его заместитель. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дата; подпись лица, снявшего документ с контроля.

5.7. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, а также если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

5.8. Специалист органа местного самоуправления, ответственный за непосредственный контроль за исполнением документов, ежемесячно готовит сводные данные о ходе исполнения документов, стоящих на контроле, для информирования руководителя органа местного самоуправления.

6. Организация работы с документами в делопроизводстве

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив органа местного самоуправления в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами, соответствующими нормативно-методическими документами уполномоченных Правительством Российской Федерации федеральных органов исполнительной власти и уполномоченного органа исполнительной власти края в области архивного дела, муниципальными правовыми актами.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

6.1. Составление номенклатуры дел

6.1.1. Номенклатура дел органа местного самоуправления (далее - номенклатура дел) - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органе местного самоуправления, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (приложение N 16).

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об органе местного самоуправления и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности органа местного самоуправления, их виды, состав и содержание.

6.1.3. Номенклатура дел составляется ежегодно (не позднее 15 ноября текущего года на следующий год) специалистом, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом органа местного самоуправления.

Номенклатура дел подписывается специалистом по ДОУ, согласовывается экспертной комиссией органа местного самоуправления, утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем органа местного самоуправления и вводится в действие с 01 января следующего года.

6.1.4. Не реже одного раза в 5 лет номенклатура дел представляется для рассмотрения ЭПК архивного органа, в который документы передаются на постоянное хранение, с последующим представлением (при необходимости) на согласование с экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЭПМК) управления по делам архивов Правительства края.

В случае коренных изменений в функциях и структуре органа местного самоуправления такое согласование производится ранее установленного срока.

6.1.5. Номенклатура дел печатается в четырех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел документационного обеспечения управления. Второй - используется специалистом по ДОУ в качестве рабочего. Третий - применяется в архивном органе, с которым согласовывалась номенклатура дел. Четвертый - в виде выписок тиражируется для специалистов органа местного самоуправления.

6.1.6. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений либо направления деятельности. В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа местного самоуправления.

6.1.7. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органа местного самоуправления.

Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания, брошюры, справочники.

6.1.8. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в органе местного самоуправления цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-05, где 02 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Например:

- законодательные акты и нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;

- постановления и распоряжения Губернатора и Правительства края;

- нормативные правовые акты исполнительных органов власти края;

- постановления и распоряжения главы муниципального района;

- постановления и распоряжения главы городского, сельского поселения;

- протоколы заседаний комиссий, штабов, совещаний и документы к ним;

- планы;

- отчеты;

- справочные документы, переписка;

- вспомогательные, регистрационные журналы, картотеки и т.д.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка", "входящие документы", "исходящие документы" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов местного самоуправления и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название органа местного самоуправления или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а после него в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). Например:

Документы (акты, справки, предписания, переписка) о проверках

предприятий торговли, общественного питания и бытового обслуживания

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Например:

Переписка с учреждениями, организациями и предприятиями по вопросам

охраны природных ресурсов, сельского хозяйства, охотничьего и рыбного

промысла, лесного хозяйства, землепользования

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например:

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например:

Переписка с администрацией муниципального района

по основным вопросам деятельности

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (год, квартал), на (за) который составлены планы (отчеты). Например:

Годовые планы работы подведомственных учреждений

Годовые статистические отчеты о расходах

на содержание автотранспорта

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган местного самоуправления для продолжения и др.

6.1.9. Если в течение года в органе местного самоуправления возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

6.1.10. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

6.2. Формирование и оформление дел

6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Контроль за правильным формированием дел осуществляется специалистом по ДОУ.

6.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел (личные дела, карточки работников, книги учета движения трудовых книжек и др.), формирование которых за несколько лет вызывается необходимостью;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

- помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

6.2.3. В начале делопроизводственного года специалист органа местного самоуправления в соответствии с номенклатурой дел оформляет папки, на которых указываются: полное название органа местного самоуправления, номер дела по номенклатуре дел, его заголовок, дата (год) заведения дела, срок хранения дела в соответствии с номенклатурой дел.

6.2.4. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. При хронологическом порядке расположения документов постоянного срока хранения наиболее ранние документы находятся в начале дела.

Постановления, распоряжения группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах календарного года. В деятельности органа местного самоуправления создаются и отдельно формируются:

- распоряжения по основной деятельности, срок хранения постоянно;

- распоряжения по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, аттестации, поощрении, премии, доплатам, надбавкам, изменении фамилии), срок хранения 75 лет;

- распоряжения по личному составу (о предоставлении отпусков, командировании, взысканиях), срок хранения 5 лет.

Протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и документы к ним в делах располагаются в хронологическом порядке по номерам.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и края, муниципальных правовых актов муниципального района.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению постановлений, распоряжений Губернатора и Правительства края, главы муниципального района, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Положения, инструкции, утвержденные муниципальными правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Ведение личных дел муниципальных служащих осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02 марта 2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела".

Документы, не имеющие отношения к характеристике муниципального служащего, группируются отдельно от личных дел. Личные дела ведутся в течение нескольких лет и после увольнения муниципального служащего и внесения в личное дело соответствующих записей в дополнение к анкете сдаются на хранение в архив органа местного самоуправления.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы органа местного самоуправления и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Лицевые счета работников, расчетно-платежные ведомости по начислению и выдаче заработной платы группируются в самостоятельные дела в пределах года.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Переписка с органами государственной власти может группироваться по конкретным вопросам.

Справки, информация, отчеты или другие документы аналитического характера, отражающие деятельность органа местного самоуправления, формируются в самостоятельное дело, срок хранения - постоянно.

Предложения, заявления, жалобы граждан формируются в отдельные дела:

- предложения и заявления граждан об улучшении работы органа местного самоуправления и документы по их рассмотрению, срок хранения - постоянно;

- заявления и жалобы граждан по личным вопросам и документы по их рассмотрению, срок хранения - 5 лет ЭПК.

6.3. Организация оперативного хранения документов

6.3.1. С момента заведения и до передачи в архив органа местного самоуправления дела хранятся по месту их формирования.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах, располагаются вертикально корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение года, а затем сдаются в архив органа местного самоуправления.

6.3.2. Выдача дел специалистам для работы осуществляется специалистом по ДОУ под расписку в журнале выдачи дел во временное пользование. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование специалистам органа местного самоуправления на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа местного самоуправления или его заместителя, курирующего специалиста по ДОУ, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа местного самоуправления с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах изъятия подлинника.

7. Подготовка документов к последующему хранению и использованию

7.1. Экспертиза ценности документов

7.1.1. Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел, обеспечение сохранности и передачу дел в архив органа местного самоуправления, а затем в архивный орган.

7.1.2. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

7.1.3. Экспертиза ценности документов в органе местного самоуправления на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив органа местного самоуправления.

7.1.4. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в органе местного самоуправления создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК). Она назначается распоряжением руководителя органа местного самоуправления в составе не менее трех человек.

Членами ЭК являются специалисты органа местного самоуправления, хорошо знающие делопроизводство. Возглавляет ЭК заместитель руководителя органа местного самоуправления. В состав ЭК обязательно входит специалист, отвечающий за работу архива органа местного самоуправления.

Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положениями, которые утверждаются руководителем органа местного самоуправления. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с ЭПК архивного органа.

ЭК органа местного самоуправления осуществляет следующие функции: рассматривает проект номенклатуры дел; организует ежегодный отбор дел на хранение и уничтожение; рассматривает описи дел постоянного хранения, подлежащих передаче в архивный орган, описи дел по личному составу; рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению.

Работа ЭК организуется в соответствии с годовым планом работы. Заседания ЭК протоколируются.

7.1.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив органа местного самоуправления, отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

7.1.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.

7.1.7. Отбор документов и дел за соответствующий период к уничтожению составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 22) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Акты рассматриваются ЭК, подписываются ответственным за делопроизводство и утверждаются руководителем органа местного самоуправления.

Уничтожение включенных в акт документов производится после того, как описи дел постоянного хранения за этот же период утверждены ЭПМК управления по делам архивов Правительства края.

Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего органа местного самоуправления.

7.2. Оформление дел

7.2.1. Дела органа местного самоуправления подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел проводится специалистом по ДОУ и соответствующими специалистами, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива органа местного самоуправления.

7.2.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление обложки дела (приложение N 17); нумерацию листов в деле; составление листа - заверителя дела (приложение N 18); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 19); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

7.2.3. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются: полное наименование органа местного самоуправления в именительном падеже, после него в скобках указывается официально принятое сокращенное наименование; номер дела (индекс) по номенклатуре дел; заголовок - переносится из номенклатуры дел; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве; срок хранения в соответствии с номенклатурой дел. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно", по личному составу: "75 лет ЭПК". На обложке с левой стороны карандашом выполняется шифровка дел в соответствии с описями.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа - заверителя дела и внутренней описи документов дел, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов в конце дела на отдельном листе составляется заверительная надпись. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности органа местного самоуправления, с указанием сроков хранения.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для проставления архивного шифра и наименования архивного органа, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименование фондообразователя может проставляться на обложке штампом.

7.2.4. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись документов дела составляется в обязательном порядке в делах:

- постановления (распоряжения) главы сельского, городского поселения по основной деятельности и документы к ним;

- распоряжения главы сельского, городского поселения по личному составу;

- личные дела уволенных работников;

- лицевые счета работников.

Необходимость составления внутренней описи документов дела на другие дела определяется индивидуальной инструкцией по делопроизводству.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи документов дела.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

7.2.5. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

7.3. Составление описей дел постоянного хранения и по личному составу

7.3.1. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложения N 20, 21), а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение N 22).

Опись дел состоит из годовых разделов и представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

7.3.2. Опись дел составляется по установленной форме (приложения N 20, 21) не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве, не считая года текущего делопроизводства, например, в 2007 году должны быть представлены описи дел за 2004 год.

Описательная статья описи дел содержит следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела (тома, части).

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

- порядок нумерации дел в описи - валовый, опись ведется в течение нескольких лет и заканчивается по согласованию с архивным органом;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи дел вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи дел (литерные номера и пропущенные номера).

7.3.3. Годовой раздел описи дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах, подписывается составителем и ответственным за делопроизводство и архив, согласовывается ЭК, после утверждения ЭПМК управления по делам архивов Правительства края утверждается руководителем органа местного самоуправления.

В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем органа местного самоуправления.

7.3.4. Описи дел по личному составу составляются по тому же принципу и подлежат согласованию с ЭПК соответствующего архивного органа или ЭПМК управления по делам архивов Правительства края.

7.3.5. На похозяйственные книги составляется отдельная опись по форме годового раздела описи дел постоянного хранения. Похозяйственные книги заводятся на 5 лет, после чего составляется опись. Годовой раздел составляется по дате ведения похозяйственной книги, например: похозяйственные книги на 2000 - 2005 годы описываются в 2006 году, даты ведения похозяйственных книг включаются в заголовок. Опись на похозяйственные книги представляется в архивный орган.

7.3.6. Описи дел постоянного хранения и акты о выделении дел временного хранения к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Согласованные ЭК описи дел представляются на утверждение ЭПМК управления по делам архивов Правительства края. Затем они утверждаются руководителем органа местного самоуправления. Только после этого орган местного самоуправления имеет право уничтожить дела, включенные в акты, в соответствии с установленным порядком.

7.4. Обеспечение сохранности документов. Порядок передачи документов на хранение в архив

7.4.1. Документы органа местного самоуправления относятся к муниципальной собственности и через пять лет хранения в органе местного самоуправления в установленном порядке подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в архивный орган.

Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение орган местного самоуправления образует архив.

7.4.2. Архивные документы должны храниться в отдельных соответственно оборудованных помещениях или в закрываемых металлических шкафах или сейфах, предохраняющих их от пыли и солнечного света.

В случае расположения архивохранилища на первом этаже на окнах устанавливаются металлические распашные решетки, двери обиваются асбестовой прокладкой или металлом и снабжаются надежными замками. Двери хранилищ в нерабочее время должны быть закрыты на замок и опечатаны.

В архивохранилищах должны быть установлены средства пожаротушения. В органе местного самоуправления должен быть разработан и утвержден план экстренной эвакуации документов, приобретены для этих целей мешкотара, брезент, шпагат.

7.4.3. При смене руководителя органа местного самоуправления и специалиста органа местного самоуправления, ответственного за делопроизводство и архив, все документы должны передаваться по акту. Акт приема-передачи документов утверждается главой сельского, городского поселения.

7.4.4. Дела постоянного хранения в течение пяти лет находятся в органе местного самоуправления, а затем сдаются на хранение в архивный орган. Их передача производится только по описям дел.

Дела по личному составу хранятся в архиве органа местного самоуправления. В случае отсутствия в органе местного самоуправления условий для их хранения, дела по личному составу передаются на хранение в архивный орган.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив органа местного самоуправления, как правило, не подлежат. Они хранятся в органе местного самоуправления и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

В период подготовки дел к передаче в архив органа местного самоуправления специалистом, ответственным за архив, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел специалисты структурного подразделения обязаны устранить.

Прием каждого дела производится специалистом, ответственным за архив органа местного самоуправления, в присутствии специалиста, передающего дела. При этом на обоих экземплярах описи дел против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи специалиста, ответственного за архив органа местного самоуправления, и лица, передавшего дела.

7.4.5. При первичной передаче документов на постоянное хранение описи дел должны иметь титульный лист, историческую справку (приложение N 23), предисловие, список сокращенных слов.

Приложение N 1
к подпункту 2.2.1.3

Проект

СОБРАНИЕ ДЕПУТАТОВ

ВАНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

Хабаровского края

РЕШЕНИЕ

Об утверждении Перечня муниципальных

нежилых объектов

недвижимости, подлежащих приватизации

в 2007 - 2008 годах

Руководствуясь Федеральным законом от 06 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", решением Собрания депутатов Ванинского муниципального района от 13 ноября 2005 г. N 40 "Об утверждении программы приватизации недвижимых объектов муниципальной собственности", Гражданским кодексом Российской Федерации, Уставом Ванинского муниципального района Хабаровского края, Собрание депутатов Ванинского муниципального района Хабаровского края

РЕШИЛО:

1. Утвердить прилагаемый Перечень муниципальных нежилых объектов недвижимости, подлежащих приватизации в 2007 - 2008 годах.

2. Контроль за выполнением настоящего решения возложить на постоянную депутатскую комиссию по бюджету и налогам (Кушнарев В.М.).

3. Учреждению "Редакция "Восход-Ванино" (Яшина С.П.) опубликовать настоящее решение в газете "Восход-Ванино".

4. Настоящее решение вступает в силу со дня его официального опубликования.

Председатель Собрания депутатов

Ванинского муниципального района                Н.С. Ожаровский

              Образец оформления проекта решения Собрания депутатов

Приложение N 2
к подпункту 2.2.2.1

ГЛАВА ГАТКИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

СОВЕТСКО-ГАВАНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

ХАБАРОВСКОГО КРАЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

28.08.2006

с. Гатка

О норме предоставления площади жилого помещения по договору

социального найма в Гаткинском сельском поселении

В соответствии со статьей 50 Жилищного кодекса Российской Федерации и Законом Хабаровского края от 13 октября 2005 г. N 304 "О жилищных правоотношениях в Хабаровском крае"

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Определить норму предоставления жилого помещения гражданам по договорам социального найма в виде отдельной квартиры общей площадью не менее:

1.1. Одиноко проживающему гражданину - 18 квадратных метров общей площади.

1.2. Семье, состоящей из двух и более человек, - 15 квадратных метров общей площади на каждого человека.

2. Общая площадь предоставляемого жилого помещения не может более чем в два раза превышать норму, установленную пунктом 1 настоящего постановления.

3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования в Сборнике нормативных правовых актов органов местного самоуправления Гаткинского сельского поселения Советско-Гаванского муниципального района Хабаровского края.

Глава поселения           подпись                         М.М. Гоздок

Образец оформления постановления

Приложение N 3
к подпункту 2.2.2.1

ГЛАВА ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

"РАБОЧИЙ ПОСЕЛОК ОКТЯБРЬСКИЙ"

ВАНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

ХАБАРОВСКОГО КРАЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

15.05.2006

32-р

рп. Октябрьский

Об отведении мест выпаса

крупнорогатого скота

В связи с наступлением постоянных положительных температур и необходимостью выгона домашнего скота в места летнего выпаса, а также согласно подпункту 5.16 Правил благоустройства и содержания территории городского поселения "Рабочий поселок Октябрьский" Ванинского муниципального района Хабаровского края, утвержденных решением Совета депутатов городского поселения "Рабочий поселок Октябрьский" Ванинского муниципального района Хабаровского края от 17 мая 2006 г. N 17:

1. Определить места выпаса домашнего скота:

- пойма реки Десакта за котельной N 9;

- за ул. Читинской в районе бывшего полуэкипажа;

- за военным городком "Запасный".

2. Настоящее распоряжение подлежит опубликованию в газете "Восход-Ванино".

3. Контроль за выполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.

4. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его официального опубликования.

Глава поселения              подпись                       О.Л. Семенова

                           Образец оформления распоряжения

Приложение N 4
к подпункту 2.3.3

Герб

края

АДМИНИСТРАЦИЯ

КОРФОВСКОГО

ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

Хабаровского муниципального района

Хабаровского края

+ +

_________________ N _________________

рп. Корфовский

/                                 \

                  Образец общего бланка администрации городского, сельского

                            поселения с угловым расположением реквизитов

Герб края

АДМИНИСТРАЦИЯ

СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

"СЕЛО СИКАЧИ-АЛЯН"

Хабаровского муниципального района

Хабаровского края

с. Сикачи-Алян, 680526

Тел. (4212) 93-43-23

ОКПО 00000000, ОГРН 0000000000000,

ИНН/КПП 0000000000/000000000

_________________N ______________

На N ____________ от _____________

/                                \

         Образец бланка письма администрации сельского, городского поселения

	Герб края	Герб муниципального образования
ГЛАВА ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ "ГОРОД НИКОЛАЕВСК-НА-АМУРЕ" Николаевского муниципального района Хабаровского края
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
_______________ N ___________ г. Николаевск-на-Амуре

/                                   \

                Образец бланка постановления (распоряжения) главы

                       сельского, городского поселения

Приложение N 5
к пункту 2.4

Состав
реквизитов документов

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Приложение N 6
к пункту 2.4

Схемы
расположения реквизитов документов

     |  20  |          73          |   |            88            | 10 |

     |----|--------------------|   |------------------------|--|

     |      |                      |   |                          |    |

 ----/-----------------------------------------------------------------\----

    |                                                                 |

 3|  |                                                                 |  |

    |                                                                 |  |

 ----|   ---/-----------------------------------------------------\    |  |

    |     | 01      02           |   |                16    19  |    |  |

  |  |  17| |         03           |   |                          |    |  |

  |  |     |                      |   |                          |    |  |

  |  |   ---|----------------------|   |--------------------------|    |  |

  |  |      | 08   09   10         |   |      15                  |    |  |

51|  |      | 04   05   06   07    |   |                          |    |  |

  |  |      |                      |   |                          |    |  |

  |  |      |                      |   |                          |    |  |

  |  |      |                      |   |                          |    |  |

  |  |      |                      |   |                          |    |  |

    |      |                      |   |                          |    |  |

 ----|      |----------------------|   |                          |    |  |

    |      | 11   12              |   |                          |    |  |

  |  |      | 13                   |   |      17                  |    |  |

22|  |      | 14                   |   |                          |    |  |

    |      |                      |   |                          |    |  |297

 ----|      |----------------------|   |                          |    |  |

    |      | 18                   |   |                          |    |  |

18|  |      |                      |   |                          |    |  |

    |      |                      |   |                          |    |  |

 ----|      |-----------------------------------------------------|    |  |

     |      |                                                     |    |  |

     |      | 20                                                  |    |  |

     |      |                                                     |    |  |

     |      |                                                     |    |  |

 ----|      |-----------------------------------------------------|    |  |

    |      | 21      22   25                                     |    |  |

20|  |      |                                                     |    |  |

    |      |                                                     |    |  |

 ----|      |-----------------------------------------------------|    |  |

    |      | 23      24   26                                     |    |  |

  |  |      | 27                                                  |    |  |

  |  |      |                                                     |    |  |

  |  |   ---|-----------------------------------------------------|    |  |

40|  |     | 28      30                     29                   |    |  |

  |  |    | |                                                     |    |  |

  |  |  16| |                                                     |    |  |

    |     |                                                     |    |  |

 --- |   ---\-----------------------------------------------------/    |  |

    |                                                                 |  |

20|  |                                                                 |  |

    |                                                                 |

 ----\-----------------------------------------------------------------/ ----

     |                             210                                 |

     | ------------------------------------------------------------- |

     Расположение реквизитов и границы зон на угловом бланке формата А4

    |  20   |                                                     | 10  |

    |-----|                                                     |---|

 ---//-----------------------------------------------------------------\\---

    |                                                                 |

 3|  |                                                                 |  |

    |                                                                 |  |

-----|      /-----------------------------------------------------\    |  |

    |     | 01     02    03                           16    19  |    |  |

  |  |  17| |                                                     |    |  |

  |  |     |                                                     |    |  |

  |  |   ---|-----------------------------------------------------|    |  |

  |  |     | 08   09   10                                        |    |  |

  |  |  20| |                                                     |    |  |

  |  |     | 04   05   06    07                                  |    |  |

73|  |   ---|-----------------------------------------------------|    |  |

  |  |     | 11    12                        15                  |    |  |

  |  |  10| |                                                     |    |  |

  |  |     |                                                     |    |  |

  |  |   ---|-----------------------------------------------------|    |  |

  |  |      | 13    14                                            |    |  |

    |      |                                                     |    |  |

 ----|      |-----------------------------------------------------|    |  |

    |      | 18                              17                  |    |  |297

18|  |      |                                                     |    |  |

    |      |                                                     |    |  |

 ----|      |-----------------------------------------------------|    |  |

     |      | 20                                                  |    |  |

     |      |                                                     |    |  |

     |      |                                                     |    |  |

     |      |                                                     |    |  |

     |      |                                                     |    |  |

     |      |                                                     |    |  |

 ----|      |-----------------------------------------------------|    |  |

    |      | 21    22    25                                      |    |  |

20|  |      |                                                     |    |  |

    |      |                                                     |    |  |

 ----|      |-----------------------------------------------------|    |  |

    |      | 23    24    26                                      |    |  |

  |  |      |                                                     |    |  |

  |  |      | 27                                                  |    |  |

  |  |   ---|-----------------------------------------------------|    |  |

40|  |     | 28      30                                    29    |    |  |

  |  |    | |                                                     |    |  |

  |  |  16| |                                                     |    |  |

    |     |                                                     |    |  |

 --- |   ---\-----------------------------------------------------/    |  |

    |                                                                 |  |

20|  |                                                                 |  |

    |                                                                 |

 ---\\-----------------------------------------------------------------//---

    |                              210                                  |

    | --------------------------------------------------------------- |

    Расположение реквизитов и границы зон на продольном бланке формата А4

Приложение N 7
к подпункту 2.4.13

Примерный перечень
документов, подлежащих утверждению

АКТЫ (проверок и ревизий, экспертизы, приема законченных строительством объектов, передачи дел, ликвидации организаций, учреждений, предприятий, уничтожения гербовых бланков).

ЗАДАНИЯ (на проектирование, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских работ, технические и др.).

ИНСТРУКЦИИ, ПРАВИЛА (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и др.).

НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности работников и т.д.).

ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем, предприятий, на которые распространяются определенные льготы, и т.д.).

ПЛАНЫ (производственные, научно-исследовательских работ, поставок продукции, распределения продукции, работы коллегии, ученого совета).

ПОЛОЖЕНИЯ (об организации, структурном подразделении, премировании и т.д.).

ПРОГРАММЫ (проведения работ и мероприятий, командировок и др.).

РАСЦЕНКИ (на производство работ и т.д.).

СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления, зданий, проведение мероприятий, капитальное строительство и т.д.).

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ.

ТАРИФНЫЕ СТАВКИ.

УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ.

ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.

Приложение N 8
к пункту 2.4.21

Примерный перечень
документов, подлежащих заверению гербовой печатью

АКТЫ (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.);

АРХИВНЫЕ СПРАВКИ;

АРХИВНЫЕ КОПИИ;

ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в судах и т.д.);

ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, производстве работ и т.д.);

ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, капитальное строительство, технические и т.д.);

ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ;

ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.);

ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ;

КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ;

НОРМЫ РАСХОДА;

ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей специалистов, имеющих право свершения финансово-хозяйственных операций;

ПРЕДСТАВЛЕНИЯ И ХОДАТАЙСТВА (о награждении);

ПИСЬМА (гарантийные, об изготовлении печатей и штампов);

ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные);

ПОЛОЖЕНИЯ об организациях;

РЕЕСТРЫ (чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк);

СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления, на калькуляцию к договору и т.д.);

СОГЛАШЕНИЯ;

СПРАВКИ (лимитные, о выплате страховых сумм, об использовании бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);

СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.);

ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ;

УДОСТОВЕРЕНИЯ;

УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ;

ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ.

Примерный перечень
документов, подлежащих заверению простой печатью

ВЫПИСКИ ИЗ ПРОТОКОЛОВ;

ДОКУМЕНТЫ и их копии для формирования личных дел специалистов администрации в соответствии с законодательством о муниципальной службе и Трудовым кодексом Российской Федерации (анкеты, послужные списки, копии документов об образовании и др.);

ДОКУМЕНТЫ и их копии кандидатов на участие в конкурсах на замещение вакантных должностей и для включения в кадровый резерв для замещения вакантной должности муниципальной службы;

ДОКУМЕНТЫ по вопросам награждения государственными наградами Российской Федерации, оформляемые в соответствии с требованиями федерального и краевого законодательства (наградные листы, учетные карточки награжденных, запросы и т.д.);

ДОКУМЕНТЫ по вопросам прохождения муниципальной службы работников администрации (аттестационные листы, экзаменационные листы и т.д.);

ДОКУМЕНТЫ специалистов администрации для оформления загранпаспорта;

КОПИИ ДОКУМЕНТОВ для удостоверения их соответствия с подлинником;

Копии приказов, распоряжений руководителя администрации (выписки из них), выдаваемые учреждениям и гражданам;

СПРАВКИ о налоге на доходы физических лиц;

СПРАВКИ (с места работы, о прохождении муниципальной службы);

ИНЫЕ ДОКУМЕНТЫ и их копии, требующие удостоверения их подлинности.

Приложение N 9
к подпункту 2.5.3.7

Председатель	-		Губайдулин М.З.

Секретарь	-		Степанова Г.А.

Присутствовали:			Григорьева Н.А., Дельнов Ю.А., Еремина С.В.,
		Иванов А.П., Щетинин М.С., Яшина Л.В.
Приглашенные: 20 человек (список прилагается).

ПОВЕСТКА ДНЯ

1. О деятельности органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления городского поселения "Рабочий поселок Ванино" Ванинского муниципального района Хабаровского края.

Докладчик: Губайдулин М.З. - глава администрации городского поселения.

2. Об итогах работы органов местного самоуправления городского поселения "Рабочий поселок Ванино" Ванинского муниципального района Хабаровского края по организации летнего отдыха учащихся.

Докладчик: Рязанцева Г.А. - заместитель главы администрации городского поселения.

1. СЛУШАЛИ:

Губайдулина М.З. - текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

1. Иванов М.И. - краткая запись выступления.

2. Петров Н.И. - краткая запись выступления.

РЕШИЛИ:

1. Одобрить ...

2. ...

2. СЛУШАЛИ:

В таком же порядке записывается ход обсуждения и принятое решение по второму вопросу повестки дня.

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Председатель                  подпись                  Губайдулин М.З.

Секретарь                     подпись                   Степанова Г.А.

                     Образец оформления протокола

Приложение N 10
к подпункту 2.5.7.3

Уважаемый Владимир Александрович!

В соответствии с решением Совета депутатов сельского поселения "Село Сикачи-Алян" Хабаровского муниципального района Хабаровского края от 23 марта 2007 г. N 6 "Об утверждении Мероприятий по подготовке к зимнему периоду 2007/2008 года" в мае 2007 г. начат капитальный ремонт котельной.

Прошу выделить 120 тыс. рублей из внебюджетного фонда на приобретение оборудования...

                         (далее текст не приводится)

С уважением,

глава поселения

подпись

расшифровка подписи

Абраменко И.А.

93 43 23

                           Образец оформления письма

Направляем постановления главы сельского поселения за апрель - май 2007 г.

Приложение: на 15 л. в 1 экз.

Глава поселения

подпись

расшифровка подписи

Коржова Елена Павловна

93 42 45

                   Образец оформления сопроводительного письма

Возвращаем жалобу гражданина Сидорова Г.Д. Факты, изложенные в ней, о волоките с ремонтом крыши подтвердились.

                  (Далее текст не приводится)

Меры к виновным приняты. Ремонт крыши произведен 21 февраля 2007 г.

Глава поселения

подпись

расшифровка подписи

                        Образец оформления письма-ответа

Приложение N 11
к подпункту 2.5.8

		Герб края
АДМИНИСТРАЦИЯ КОРФОВСКОГО ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ Хабаровского муниципального района Хабаровского края				Главе Хабаровского муниципального района В.А. Алешко
ИНФОРМАЦИЯ
	21.02.2007	N	2-11/129
рп. Корфовский

О выполнении постановления главы

Хабаровского муниципального района

от 31 января 2007 г. N 13

Выполняя постановление главы Хабаровского муниципального района от 31 января 2007 г. N 13 "Об утверждении Положения о предоставлении субвенций бюджетам городского и сельских поселений Хабаровского муниципального района для выплаты гражданам субсидий на оплату жилого помещения и коммунальных услуг", администрация Корфовского городского поселения провела следующую работу.

Разработано и утверждено Положение о выплате субсидий населению на оплату жилого помещения и коммунальных услуг.

Установлен контроль за обоснованностью предоставления и правильностью начисления субсидий населению на оплату жилого помещения и коммунальных услуг.

                         (далее текст не приводится)

Глава поселения                   подпись                расшифровка подписи

                        Образец оформления информации

Приложение N 12
к подпункту 2.5.8

		Герб края
АДМИНИСТРАЦИЯ КОРФОВСКОГО ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ Хабаровского муниципального района Хабаровского края
СПРАВКА
	21.02.2007		N	4-6/79
рп. Корфовский

Сидоров Сергей Иванович проживает в пос. Корфовский Хабаровского района Хабаровского края по ул. Пригородной, д. 25.

Справка дана для предъявления в отдел внутренних дел администрации Хабаровского муниципального района.

Глава поселения               подпись                   расшифровка подписи

                          Образец оформления справки

Приложение N 13
к подпункту 3.3.1

Примерный перечень
документов, не подлежащих регистрации

1. Письма, присланные в копиях для сведения.

2. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

3. Сводки и информации, присланные в копиях для сведения.

4. Учебные планы, программы.

5. Рекламные извещения, проспекты, каталоги выставок, плакаты, программы конференций, совещаний.

6. Поздравительные телеграммы и письма, пригласительные билеты.

7. Бухгалтерские документы (передаются в финансово-хозяйственный отдел).

8. Печатные издания (брошюры, книги, бюллетени, журналы и т.д.).

9. Формы статистической отчетности.

Приложение N 14
к подпункту 3.3.1

Администрация Гаткинского

сельского поселения Советско-Гаванского муниципального района

Входящий N _____________

"______"_____________ ______ г.

Размер регистрационного штампа не

более 19 х 41 мм

                   Образец регистрационного штампа

Приложение N 15
к подпункту 4.1.5

                            ЖУРНАЛ

               регистрации поступающих документов

Дата поступления и регистрационный номер документа	Корреспондент, дата и номер поступившего документа	Краткое содержание	Резолюция или кому направлен документ	Отметка об исполнении документа
1	2	3	4	5

                            ЖУРНАЛ

               регистрации отправляемых документов

Дата

и регистрационный номер документа

Корреспондент

Краткое содержание

Отметка об исполнении документа

                       Образцы регистрационных журналов

Приложение N 16
к подпункту 6.1.1

Администрация Гаткинского

сельского поселения

Советско-Гаванского

муниципального района

Хабаровского края

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

00.00.0000 N ________

с. Гатка

на ___________ год

УТВЕРЖДАЮ

Глава поселения

подпись расшифровка подписи

дата

Индекс дела	Заголовок дела (томов, частей)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Ответственный за делопроизводство, ведущий специалист администрации

подпись

расшифровка подписи

дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК администрации

Гаткинского сельского поселения

Советско-Гаванского муниципального района Хабаровского края

от ____________ N ____________

Протокол ЭПК архивного отдела администрации Советско-Гаванского муниципального района Хабаровского края

от ____________ N ____________

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году

в администрации

По срокам хранения	Всего	в том числе
По срокам хранения	Всего	переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО

Ответственный за делопроизводство, ведущий специалист администрации

подпись

расшифровка подписи

дата

Формат А4 (210 х 297 мм)

                            Форма номенклатуры дел

Приложение N 17
к подпункту 7.2.2

                                                             /-------------\

___________________________________________________________  |Ф. N ________|

                                                             |Оп. N________|

___________________________________________________________  |Д. N ________|

                                                             |             |

___________________________________________________________  \-------------/

_________________________________________________________________________

                         (наименование архива)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                       (наименование учреждения)

__________________________________________________________________

                         ДЕЛО N _____ ТОМ N ___

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                            (заголовок дела)

_________________________________________________________________________

                                  (дата)

                                                  На ________ лист_______

                                                  Хранить ___________

Ф. N _________
Оп. N ________
Д. N _________

Формат С4 (230 х 320 мм)

   Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение N 18
к подпункту 7.2.2

                     Лист-заверитель дела N ________

В деле подшито и пронумеровано _________________________________ лист(ов)

                                     (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные листы _________________________

пропущенные номера _________________________

листов внутренней описи _________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

_________________________________________________________________________

            (должность, подпись, расшифровка подписи, дата)

Формат А4 (210 х 297 мм)

                         Форма листа-заверителя дела

Приложение N 19
к подпункту 7.2.2

                             ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

                 документов дела N _____________________

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого ________________________________________________________ документов

                         (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ______________________________________

                                            (цифрами и прописью)

Наименование должности

лица, составившего

внутреннюю опись                    подпись           расшифровка подписи

дата

Формат А4 (210 х 297 мм)

                 Форма внутренней описи документов дела

Приложение N 20
к подпунктам 7.3.1, 7.3.2

Администрация Гаткинского

сельского поселения

Советско-Гаванского

муниципального района

Хабаровского края

ФОНД N

ОПИСЬ N 1

дел постоянного хранения

за 2004 год

УТВЕРЖДАЮ

Глава поселения

подпись расшифровка подписи

дата

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов в деле	Примечание
1	2	3	4	5	6
125.	1-1	Постановления, распоряжения главы муниципального района, относящиеся к деятельности поселения	2004 год	19
126.	1-2	Постановления главы поселения по основной деятельности и документы к ним	04 января - 29 декабря 2004 г.	81
_
129.	1-6	Документы (информация, справки, указания) о проведении проверок учреждений, организаций	2004 год	21
...		...

В данный раздел описи внесено 14 (четырнадцать) дел с N 125 по N 138.

Ответственный за делопроизводство, главный специалист администрации	подпись	расшифровка подписи
дата

СОГЛАСОВАНО		УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭК администрации Гаткинского сельского поселения Советско-Гаванского муниципального района Хабаровского края		Протокол ЭПМК управления по делам архивов Правительства Хабаровского края
от ____________ N ____________		от ____________ N ____________

Приложение N 21
к подпунктам 7.3.1, 7.3.2

Администрация Гаткинского

сельского поселения

Советско-Гаванского

муниципального района

Хабаровского края

ФОНД N

ОПИСЬ N 2

дел по личному составу

за 2004 год

УТВЕРЖДАЮ

Глава поселения

подпись расшифровка подписи

дата

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
14.	10-2	Распоряжения N 1 - 15 главы поселения по личному составу	29 января - 26 декабря 2004 г.		18
15.	9-10	Лицевые счета работников администрации	2004 год		12
...

В данный раздел описи внесено 6 (шесть) дел с N 14 по N 19.

Ответственный за делопроизводство, ведущий специалист администрации	подпись	расшифровка подписи
дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК администрации Гаткинского сельского поселения Советско-Гаванского муниципального района Хабаровского края

Протокол ЭПК архивного отдела администрации Советско-Гаванского муниципального района Хабаровского края

от ____________ N ____________

      Формы описей дел постоянного хранения и по личному составу

Приложение N 22
к подпунктам 7.3.1

Администрация Гаткинского сельского поселения Советско-Гаванского муниципального района Хабаровского края				УТВЕРЖДАЮ
				Глава поселения подпись расшифровка подписи
А К Т				дата
	00.00.0000	N	0
с. Гатка

о выделении к уничтожению

документов, не подлежащих

хранению

             На основании Перечня управленческих документов,  образующихся  в

                  (название и выходные данные перечня документов с указанием

деятельности организаций,  с  указанием сроков   хранения  (М.2000) отобраны

                                              сроков их хранения)

к уничтожению  как не   имеющие   научно-исторической   ценности и утратившие

практическое значение документы фонда N _____________________________________

                                             (название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номен- клатур) за годы	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или номер дела по описи	Количе-ство дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8
1.	Распоряжения главы поселения по административно-хозяйственным вопросам	2000 - 2004 гг.		1-7	4	5 лет ст. 6-в ТУ
2.	Проекты постановлений главы поселения	2003 -2005 гг.		1-9	6	1 год ст. 7 ТУ
_

Итого ___________________________  дел за ______________________ годы

           (цифрами и прописью)

   Описи дел постоянного хранения за _________ годы утверждены, а по

личному составу согласованы с ЭПМК управления по делам архивов

Правительства Хабаровского края (протокол от __________________ N ________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

подпись

расшифровка подписи

дата

СОГЛАСОВАНО

от_______________ N__________

Документы в количестве ________________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

весом _____________ кг сданы в _____________________________________

(наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от ____________________

N _____________________________.

Наименование должности специалиста администрации,

сдавшего документы

подпись

расшифровка подписи

дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности

специалиста администрации,

внесшего изменения в учетные

документы

подпись

расшифровка подписи

дата

                    Форма акта о выделении к уничтожению

                     документов, не подлежащих хранению

Приложение N 23
к подпункту 7.4.5

Структура
исторической справки о фондообразователе и фонде

1. История фондообразователя:

- распорядительные акты о создании, преобразовании и ликвидации организации;

- крайние даты деятельности организации;

- задачи и функции организации, их изменения;

- масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;

- место организации в системе государственного аппарата, хозяйственной или общественно-культурной жизни;

- изменения в названии и подчиненности организации;

- структура организации и ее изменения.

2. История фонда:

- количество дел в фонде и крайние даты дел фонда;

- время поступления фонда в архив организации;

- изменения в составе и объеме фонда и их причины;

- указание даты первой передачи документов на постоянное хранение;

- место передачи;

- степень сохранности документов.

3. Характеристика документов фонда:

- обобщенная характеристика фонда как по разновидности документов, так и по их содержанию, наличие документов, выходящих за хронологические границы фонда;

- научно-справочный аппарат к фонду;

- использование документов фонда (в каких целях).

Историческая справка дополняется при дальнейшем пополнении фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций организации и т.д.

Справка подписывается составителем и лицом, ответственным за делопроизводство и архив.

Справка печатается в четырех экземплярах: три передаются в государственный (муниципальный) архив при первой передаче документов фонда, один хранится в деле фонда в архиве организации. В дальнейшем дополнения фиксируются во всех экземплярах справки.

(Основные правила работы архивов организаций. М., 2003, п. 9.9)

Герб

края

АДМИНИСТРАЦИЯ

ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

"РАБОЧИЙ ПОСЕЛОК ВАНИНО"

Ванинского муниципального района

Хабаровского края

ПРОТОКОЛ

рп. Ванино

собрания граждан городского поселения

Получить бесплатный доступ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Примерная инструкция по делопроизводству разработана в целях совершенствования документационного обеспечения, а также повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Приводятся правила оформления реквизитов документов, а также особенности подготовки отдельных видов документов: постановлений, распоряжений, приказов, положений, инструкций, правил, служебных писем, а также проектов нормативных правовых актов органов местного самоуправления. Дано определение понятию "документооборот" - это движение документов в органе местного самоуправления с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Организация доставки и отправки документов осуществляется средствами почтовой и электрической связи (телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте).

Также в Инструкции установлены правила приема и обработки документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи.

Установлены требования к работе службы документационного обеспечения органа местного самоуправления с обращениями граждан и запросами депутатов, порядок регистрации, обработки обращений и направления ответов на них.