Приложение N 1. Положение об организации деятельности по рассмотрению обращений граждан в администрации города Хабаровска

Приложение N 1
к постановлению
Мэра города Хабаровска
от 5 февраля 2007 г. N 144

Положение
об организации деятельности по рассмотрению обращений граждан в администрации города Хабаровска

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение устанавливает основные требования к организации рассмотрения обращений граждан в администрации города Хабаровска (далее город).

1.2. В городе рассматриваются обращения граждан по вопросам, находящимся в его компетенции, в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом Российской Федерации от 02 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и Уставом городского округа "Город Хабаровск".

1.3. Рассмотрение обращений граждан производится Мэром города, вице-Мэром и заместителями Мэра города.

1.4. Сектор по рассмотрению обращений граждан ежемесячно, ежеквартально, за полугодие, за год готовит аналитические и статистические информации о характере обращений граждан и представляет их заместителю Мэра - управляющему Делами администрации города.

1.5. Сотрудники администрации города, работающие с обращениями граждан, несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них документов и писем. Сведения, содержащиеся в обращениях граждан, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с ними. Запрещается разглашение содержащейся в обращениях информации о частной жизни граждан без их согласия.

1.6. При утрате исполнителем письменных обращений граждан назначается служебное расследование, о результатах которого информируется заместитель Мэра - управляющий Делами администрации города.

1.7. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения граждан временно замещающему его работнику. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности в администрации города исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения граждан работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении.

1.8. В администрации города периодически проводится учеба работников, занимающихся рассмотрением обращений граждан.

2. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан

2.1. Все поступающие письменные обращения граждан, связанные с их рассмотрением, поступают в сектор по рассмотрению обращений граждан.#

2.2. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности адресования, оформления и доставки, целостности упаковки, наличие# указанных вложений, к письму прикладывается конверт.

2.3. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержится сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавлявающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка установленной формы с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям граждан. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.#

2.4. Обращения и ответы о результатах рассмотрения обращений, поступившие по факсу, принимаются и учитываются сектором по рассмотрению обращений граждан и передаются по принадлежности.

2.5. После первичной обработки все поступившие обращения и документы, связанные с их рассмотрением, передаются в сектор по рассмотрению обращений граждан.

3. Регистрация поступивших обращений

3.1. Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления в сектор по рассмотрению обращений граждан документа производится путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью о необходимых сведениях о документе в регистрационных формах. (приложение N 2, 3).

3.2. Регистрации в секторе по рассмотрению обращений граждан подлежат документы (заявления, обращения и предложения граждан), поступившие на имя Мэра города, вице-Мэра и заместителей Мэра города, а так же# документы, поступившие из вышестоящих организаций.

3.3. Заявления и обращения от населения принимаются в произвольной форме. В день поступления сведения о регистрируемых документах заносятся в компьютерную базу данных.

3.4. На входящих документах работником сектора по рассмотрению обращений граждан проставляется регистрационный штамп, фиксирующий факт и дату поступления документа. Отметка о поступлении проставляется на нижней части первого листа документа справа. Если там место отсутствует, то отметка проставляется на оборотной стороне, на нижней части листа справа.

3.5. Входящие и исходящие документы имеют единый номер регистрации. После регистрации компьютерным способом заводится на них "Дело" и направляется адресату согласно характеру и содержанию документа. Срочная корреспонденция и телеграммы передаются немедленно.

3.6. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции руководителя и содержат фамилию и инициалы исполнителя, срок и порядок исполнения документа, подпись автора, резолюцию должностного лица и дату.

3.7. С резолюцией руководителя документ отмечается в компьютерной базе данных и передается под роспись в журнале выдачи служебных документов лицам, ответственным за исполнение документа. Если в резолюции указано несколько исполнителей, документ ксерокопируется и рассылается всем исполнителям.

3.8. Ответственность за исполнение документа несет лицо, указанное в резолюции руководителя первым (если исполнителей несколько). Ответственный исполнитель отвечает за своевременное и качественное исполнение документа.

3.9. Обращение проверяется на повторность, при необходимости из архива поднимается предыдущая переписка. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу. Если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом составляется аннотация на письмо. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении. Аннотация должна обосновывать адресность, направление письма на рассмотрение.

4. Направление обращений на рассмотрение

4.1. После составления аннотации специалист сектора по рассмотрению обращений граждан принимает решение о передаче обращения на рассмотрение Мэру города или его заместителям, исходя исключительно из содержания обращения.

4.2. В случае, если вопрос находится в ведении государственного органа или государственного учреждения (в соответствии с утвержденными положениями об этих органах и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Хабаровского края и администрации города), обращение направляется на рассмотрение (в том числе с контролем) в соответствующий орган (учреждение).

4.3. Обращения, по которым имеется поручение Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, Губернатора Хабаровского края и депутатов Государственной Думы, адресованные Мэру города, докладываются Мэру города. Депутатские запросы, адресованные заместителям Мэра города, направляются соответствующим должностным лицам. Обращения, взятые на контроль иными вышестоящими органами, направляются заместителям Мэра города по принадлежности.

4.4. В случае, если вопрос, поставленный в обращении, не находится в компетенции города, то обращение списывается в "Дело" с уведомлением об этом обратившегося гражданина или в течение пяти дней пересылается по принадлежности в орган, компетентный решать данный вопрос. Обращения, присланные не по принадлежности из других государственных органов, возвращаются в направившую организацию. Сопроводительные письма и уведомления оформляются на специальных бланках.

4.5. Если ответ заявителю или в вышестоящую организацию дается сектором по рассмотрению обращений граждан, то при его оформлении могут использоваться как общие бланки администрации города, так и специальные бланки.

4.6. Сопроводительные письма о возврате неверно присланных обращении# в вышестоящие организации подписываются руководителем сектора по рассмотрению обращений граждан.

4.7. На письма, направляемые в структурные подразделения администрации города, распечатываются две учетно-регистрационные карточки. Один экземпляр карточки остается в деле, второй передается в структурное подразделение администрации города вместе с обращением. Если письмо находится на особом контроле, на карточке проставляется соответствующий штамп.

4.8. В структурные подразделения администрации города зарегистрированные обращения передаются под роспись.

6. Продление срока рассмотрения обращений граждан

6.1. В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены не более чем на 30 дней с сообщением об этом обратившемуся гражданину и обоснованием необходимости продления сроков.

6.2. Продление сроков производится по служебной записке ответственного исполнителя руководителями структурных подразделений от начальника управления (самостоятельного отдела) и выше. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения (промежуточный ответ) заблаговременно направляется заявителю. Если контроль за рассмотрением обращения установлен вышестоящей организацией, то исполнитель обязан заблаговременно согласовать с ней продление срока рассмотрения обращения.

7. Требования к оформлению ответа

7.1. Ответы на обращения граждан подписывают руководители и должностные лица в пределах своей компетенции. Ответы в вышестоящие органы об исполнении поручений о рассмотрении обращений граждан могут подписываться Мэром города, вице-Мэром, или заместителями Мэра города. Ответы на поручения Президента Российской Федерации, председателя Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, Губернатора Хабаровского края о рассмотрении обращений граждан подписывает Мэр города.

7.2. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.

7.3. В ответе в вышестоящую организацию должно быть четко указано о том, что заявитель в той или иной форме проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.

7.4. По результатам рассмотрения может быть принят правовой акт (например, о выделении земельного участка, об оказании материальной помощи). В случае если экземпляр такого акта направляется заявителю, подготовки специального ответа не требуется.

7.5. Рассмотрение обращения, содержащего вопросы, имеющие большое общественное значение, может быть вынесено на заседание городской Думы.

7.6. Приложенные к обращению подлинники документов, присланные заявителем, остаются в деле, если в письме не содержится просьба об их возврате.

7.7. Ответы заявителям и в вышестоящие организации печатаются на бланках установленной формы в соответствии с инструкцией по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска.

7.8. В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия и инициалы исполнителя, номер его служебного телефона.

7.9. Подлинники обращений граждан в вышестоящие организации возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме

7.10. Если по письму дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

7.11. После завершения рассмотрения обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются в сектор по рассмотрению обращений граждан, где проверяется правильность оформления ответа и делается отметка в компьютерно-информационной базе данных. Сектор по рассмотрению обращений граждан вправе обратить внимание исполнителя на несоответствие подготовленного ответа требованиям, предусмотренным настоящим Положением, и предложить переоформить ответ.

7.12. Отправление ответа без регистрации в секторе по рассмотрению обращений граждан не допускается.

7.13. В правом нижнем углу на копии ответа исполнитель делает надпись "В дело", указывает результат рассмотрения (удовлетворено, разъяснено, отказано и т.д.), проставляет дату, указывает свою фамилию, инициалы и телефон, заверяет их личной подписью. Контроль за правильностью списания письма в дело осуществляет руководитель сектора по рассмотрению обращений граждан.

7.14. Итоговое оформление дел для передачи в архив осуществляется в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска.

8. Контроль за рассмотрением обращений граждан

8.1. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение.

8.2. В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений Президента Российской Федерации, председателя Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, Председателя Законодательной Думы Хабаровского края, Губернатора Хабаровского края о рассмотрении обращений граждан. Срок рассмотрения таких обращений устанавливается в 15 дней. Продление этого срока производится Мэром города или его заместителями.

8.3. Сектор по рассмотрению обращений граждан:

а) осуществляет контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан, анализирует и обобщает состояние этой работы в структурных подразделениях администрации города;

б) ведет контроль за соблюдением сроков обращений, поступивших с телепередач с участием Мэра города, заместителей Мэра города;

в) осуществляет контроль и проверку гарантий, данных структурными подразделениями администрации города, комитетами по управлению округами администрации города;

г) проверяет состояние работы по рассмотрению обращений, заявлений граждан в комитетах по управлению округами администрации города, обобщает результаты проверок и доводит их до сведения заместителя Мэра - управляющего Делами администрации города;

д) вносит предложения Мэру города о привлечении к ответственности должностных лиц, виновных в нарушении установленного порядка рассмотрения письменных и устных обращений граждан.

9. Организация личного приема граждан

9.1. Организацию личного приема граждан осуществляет сектор по рассмотрению обращений граждан.

9.2. Прием граждан в приемной сектора по рассмотрению обращений граждан ведут Мэр города, вице-Мэр, заместители Мэра города, депутаты городской Думы.

9.3. Запись на прием к руководителям осуществляют сотрудники сектора по рассмотрению обращений граждан ежедневно с 9.00 до 15.00 (кроме выходных и праздничных дней).

9.4. Прием граждан в структурных подразделениях администрации города осуществляется по графикам, утвержденным руководителем этого подразделения. Запись на прием, организация приема граждан и контроль за выполнением соответствующих поручений по карточкам приема обеспечивается сектором по рассмотрению обращений граждан.

9.5. На каждого гражданина, обратившегося на прием к руководителю, заполняется карточка личного приема, в которой указываются дата приема, фамилия, имя, отчество, адрес места жительства заявителя и фамилия должностного лица, ведущего прием. Во время записи устанавливается кратность обращения гражданина в сектор по рассмотрению обращений граждан. При повторных обращениях сотрудник сектора по рассмотрению обращений граждан делает подборку всех имеющихся в секторе материалов по предыдущим обращениям и подкладывает их к карточке (приложение N 1).

9.6. Ожидающие приема граждане приглашаются на беседу сотрудником сектора по рассмотрению обращений граждан. Выслушав посетителя, рассмотрев и проанализировав представленные материалы, он делает краткую аннотацию просьбы в журнале установленного образца, консультирует посетителя и разъясняет порядок разрешения его вопроса.

9.7. Во время приема сотрудник вправе по договоренности направить заявителя на беседу в соответствующее структурное подразделение администрации города.

9.8. При необходимости для рассмотрения поставленных заявителем вопросов в сектор по рассмотрению обращений граждан может быть приглашен (по договоренности) специалист соответствующего структурного подразделения администрации города.

9.9. Во время личного приема Мэра города или его заместителей каждый гражданин имеет возможность сделать устное заявление либо оставить письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов.

9.10. Запись на повторный прием осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение. Необходимость в записи на повторный прием определяется сотрудником сектора по рассмотрению обращений граждан, исходя из содержания ответа, полученного на предыдущем приеме.

9.11. О заявителях, обратившихся в сектор по рассмотрению обращений граждан за разъяснением или консультацией и не требующих приема, сотрудники делают отметку в журнале учета посетителей.

9.12. Предварительную запись на личный прием к Мэру города или к заместителям Мэра и проработку вопросов к личному приему осуществляют сотрудники сектора по рассмотрению обращений граждан.

9.13. Должностное лицо при рассмотрении обращений граждан в пределах своей компетенции может приглашать на прием специалистов подведомственных ему структурных подразделений администрации города, проверять факты, изложенные в обращении.

9.14. В ходе приема руководитель, ведущий прием, уведомляет заявителя о том, кому будет поручено рассмотрение его обращения и откуда он получит ответ.

9.15. После завершения личного приема должностными лицами и согласно их поручению сотрудники сектора по рассмотрению обращений граждан оформляют рассылку документов по результатам приема.

9.16. Контроль за сроками поручений по устному обращению с личного приема руководителей осуществляют сотрудники сектора по рассмотрению обращений граждан, которые ежемесячно сообщают по телефону или направляют исполнителю напоминания об обращениях, срок рассмотрения которых истекает или уже истек.

9.17. На обращениях, поставленных на контроль, делается отметка "Контроль", и все направленные документы подлежат возврату в сектор по рассмотрению обращений граждан.

9.18. По просьбе заявителя, оставившего свои документы руководителю, ему выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям.

9.19. Поступившие ответы о принятых мерах по резолюции поручений по обращениям граждан с личного приема направляются на ознакомление руководителю, осуществляющему прием. Если по представленным материалам не поступает дополнительных поручений, рассмотренные заявления считаются завершенными. После возвращения списанных материалов "в дело" и при наличии подписи должностного лица, принявшего это решение, специалист сектора по рассмотрению обращений граждан снимает обращение с контроля, о чем делается отметка в учетной карточке.