Раздел 2. Подготовка, оформление, согласование проектов постановлений и распоряжений администрации города, Мэра города

2. Подготовка, оформление, согласование проектов постановлений и распоряжений администрации города, Мэра города

2.1. Необходимость подготовки проектов постановлений, распоряжений определяется Мэром города по результатам рассмотрения обоснований, представленных заместителями Мэра, руководителями структурных подразделений администрации города, общественными комиссиями и советами.

2.2. Проведение необходимых согласований постановлений и распоряжений администрации города, Мэра города производится в соответствии с Регламентом администрации г. Хабаровска и настоящей Инструкцией.

Ответственность за качество подготовки проектов возлагается на руководителей подразделений, представляющих проект постановления, распоряжения.

Для разработки проектов постановлений, распоряжений администрации города по наиболее важным вопросам могут создаваться рабочие группы и комиссии.

2.3. Проекты распоряжений администрации города по личному составу готовятся управлением кадров и муниципальной службы администрации г. Хабаровска в установленном порядке.

2.4. В тексте проекта постановления, распоряжения администрации города, Мэра города должно содержаться указание, на кого возлагается контроль за исполнением документа.

2.5. Проекты, подготовленные во исполнение каких-либо документов, должны содержать ссылку на них с указанием их реквизитов: наименования вида документа, даты, номера, его названия и начинаться словами: "Во исполнение.", "В соответствии.", "В целях." и т.п.

2.6. К проектам постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города о внесении изменений в ранее принятые правовые акты администрации города, Мэра города или признании их утратившими силу должны быть приложены копии этих правовых актов.

2.7. Согласование проектов постановлений, распоряжений оформляется на отдельном листе согласования визой, включающей в себя должность, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату (приложение N 3). Все визы должны располагаться на одном листе согласования. Если требуется большое количество виз, допускается располагать их на оборотной стороне листа согласования, а также на втором, третьем и последующих листах с обозначением "Продолжение листа согласования", располагающимся в верхнем правом углу листа. Каждый лист - продолжение листа согласования должен содержать указание на название подлежащего согласованию проекта. В случае, если предприятия и организации, чьи согласования необходимы, находятся за пределами здания администрации города, допускается оформление виз их руководителей отдельно на копиях листа согласования в целях сокращения сроков согласования. Пересылка листов согласования по почте запрещается.

При согласовании проекта исполняющим обязанности в листе согласования делается отметка "И. о.", например: "И. о. председателя комитета по управлению Южным округом Зорук Л.И.".

Имеющиеся у должностного лица возражения или замечания по проекту документа излагаются, как правило, в виде отдельного документа и прилагаются к проекту. В случае согласования с замечаниями отметка об их наличии ставится на листе согласования рядом с подписью должностного лица. После устранения замечаний добавляется отметка "Замечания сняты". Если в процессе работы замечания не снимаются, руководителем структурного подразделения, готовившего проект, пишется служебная записка на имя Мэра города о причинах невозможности их устранения. Наличие разногласий не является основанием для снятия проекта с рассмотрения Мэром города.

2.8. Если в процессе согласования в проект постановления, распоряжения администрации города, Мэра города вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному согласованию.

Повторного согласования не требуется, если при доработке в проект внесены уточнения редакционного характера, не меняющие его сути.

Период согласования проекта документа заинтересованными организациями до момента представления его на подпись Мэру города не должен превышать месячный срок, в противном случае он подлежит пересогласованию.

Общий отдел осуществляет систематический контроль за соблюдением предельного (месячного) срока согласования проектов постановлений и распоряжений администрации города, Мэра города, ежемесячно в срок до 5-го числа готовит аналитические записки Мэру города.

Срок согласования проектов постановлений и распоряжений администрации города, Мэра города каждым должностным лицом администрации города не должен превышать 3 дней, по личному составу -1 дня.

Исправления в листе согласования не допускаются.

2.9. Проекты постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города согласовываются руководителями структурных подразделений или лицами, исполняющими их обязанности, которые представили проект и которым в проекте предусматриваются задания или поручения, а также других органов и организаций, имеющих отношение к реализации изложенных в документе вопросов.

Проекты постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города, исполнение которых требует финансового обеспечения или изменения структуры администрации города, в обязательном порядке согласовываются Вице-Мэром города и директором финансового департамента.

Проекты постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города, имеющие приложения, в обязательном порядке согласовываются заместителем Мэра города - управляющим Делами.

После всех согласований проекты постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города визируются:

- заместителями Мэра города, ответственными за исполнение указанного документа;

- начальником контрольного управления Мэра города;

- начальником юридического управления администрации города.

Согласование проекта постановления, распоряжения администрации города, Мэра города начальником пресс-службы требуется в случае, если постановление, распоряжение администрации города, Мэра города подлежит опубликованию.

2.10. Проекты постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) с использованием текстового редактора Win Word 97 или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman размером N 14, межстрочный интервал - одинарный (приложения N 1, 2).

2.11. Каждый напечатанный лист проекта должен иметь следующие размеры полей: левое - 35 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.

2.12. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

2.13. Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения.

Гриф секретности (пометка) печатается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности (пометки) через полуторный межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт") и центрируется по отношению к нему.

2.14. Постановления и распоряжения администрации города, Мэра города имеют следующие реквизиты:

1) герб Хабаровского края;

2) герб города Хабаровска;

3) наименование вида документа (Постановление администрации города, Мэра города или Распоряжение администрации города, Мэра города);

4) заголовок

Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа (о чем составлен документ).

Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже и отвечает, как правило, на вопрос: "О чем (о ком) издан документ?" ("Об отмене.", "О состоянии.").

Заголовок печатается на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа в отведенном для него месте, пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно" для ПЭВМ).

В названии документа, которым отменяется другой документ или вносятся изменения, должны быть указаны вид, дата, номер и полное название документа, например: "О внесении изменений в распоряжение Мэра города от 27.05.2008 N 1258-р "О приеме на работу Муниц Е.Ю.".

Заголовок составляет составитель документа. Печатается он без кавычек, переносы нежелательны.

Заголовок составляется исполнителем к любому документу формата А 4, кроме сопроводительных писем, телефонограмм, телеграмм, извещений.

К тексту документов, оформленных на бланке формата А5, заголовок не составляется;

5) текст

Текст документа должен быть ясным, кратким, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от заголовка через 1,5 интервала (в режиме "одинарный" для ПЭВМ) в установленных границах полей. Допускается изменение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" при необходимости размещения текста проекта акта Мэра города на одной странице.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть подразделяется на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в постановлениях администрации города завершается словами "администрация города", на следующей строке - слово Постановляет, которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля (например приложение N 1), в постановлениях Мэра города преамбула завершается словом Постановляю.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые оформляются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце, например 1.1., 2.3.5. и т. д. В исключительных случаях подпункты могут обозначаться следующим образом: а), б), в) или 1), 2), 3), либо начинаться с тире.

Подпункты, нумеруемые арабскими цифрами с точками, начинаются с прописной буквы, в конце ставится точка.

После строчных буквенных или цифровых обозначений со скобкой, а также при постановке в начале тире подпункты начинают со строчной буквы и заканчивают (кроме последнего) точкой с запятой.

Все изменения, вносимые в ранее принятое постановление, распоряжение, должны соответствовать структуре основного правового акта, копия которого должна быть приложена к представляемому проекту.

При наличии приложений к постановлению, распоряжению администрации города, Мэра города в тексте на них обязательно делается ссылка.

Электронная версия представляемого проекта постановления, распоряжения администрации города, Мэра города должна полностью соответствовать версии, представляемой на бумаге в общий отдел администрации города;

6) подпись

Отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Мэр города", инициалов и фамилии Мэра города.

Слова "Мэр города" печатаются от левой границы текстового поля, а инициалы и фамилия Мэра города - у правой границы текстового поля;

7) дата

Проставляется в день подписания документа, оформляется арабскими цифрами: день и месяц - двумя парами цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 25 июня 2008 г. следует оформлять 25.06.2008, печатается на бланке на отведенном для нее месте;

8) индекс (номер)

Проставляется на бланке после подписания документа на отведенном для него месте.

К порядковому номеру распоряжения администрации города через дефис добавляется строчная буква "р";

9) приложения

Приложения к проектам постановлений и распоряжений администрации города, Мэра города оформляются на отдельных листах бумаги (приложения N 4, 5).

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений и распоряжений.

В приложениях к постановлениям, распоряжениям помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект, на последнем листе с оборотной стороны внизу.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже через полуторный межстрочный интервал в режиме "точно 12 пт" от этого слова дается ссылка на постановление или распоряжение администрации города, Мэра города.

При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

                                                         Приложение N 1

                                                    1,5

                                                   12 пт к постановлению

                                                         администрации города

                                                         от 08.03.2008 N 215

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов. Длина черты 2-3 см.

При наличии в тексте постановления, распоряжения формулировки "Утвердить" (прилагаемые положение, программу, состав комиссии, перечень мероприятий и т. д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово Утверждено или Утвержден со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер и оформляется аналогично приложению, например:

                                                           Приложение N 2

                                                       Утвержден

                                                        постановлением

                                                        администрации города

                                                        от 11.06.2008  N 150

Слова Утверждено и Утвержден согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - Утверждено, программа - Утверждена, мероприятия - Утверждены, состав - Утвержден.

Заголовок к тексту приложения центрируется относительно текста. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами без разрядки (положение, перечень, список и т. д.). Интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами, от текста приложения - 2-3 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются с абзаца относительно границ текста. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов жирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы нумеруются, и на второй и последующих страницах указываются только номера граф. Допускается повторение заголовочной части таблицы (наименования граф) на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа, в правом верхнем углу приложения делается указание на продолжение приложения, например: "Продолжение приложения N 1".

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы, подразделы, пункты, подпункты и главы нумеруются, как правило, арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.) Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.З.1.) Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

2.15. В постановлениях и распоряжениях администрации города, Мэра города употребляются полные наименования органов власти, предприятий, учреждений, организаций, должностей упоминаемых лиц.

2.16. Проекты постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города в обязательном порядке представляются в общий отдел с листом рассылки, пояснительной запиской, в которой излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть вопроса, наличие разногласий с оценкой возможных последствий принятия предлагаемых решений, а также позиция подразделения, ответственного за подготовку проекта постановления, распоряжения. При необходимости прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.

Проекты постановлений, распоряжений, подготовленные с отступлением от установленных настоящей Инструкцией правил, подлежат возврату.

2.17. Полностью подготовленные и согласованные проекты постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города вместе с необходимыми документами представляются через общий отдел заместителю Мэра города - управляющему Делами, который утверждает указатель рассылки проекта, после чего представляет их на подпись Мэру города.

2.18. Постановления и распоряжения администрации города, Мэра города регистрируются в общем отделе раздельно в пределах календарного года.

2.19. Копии постановлений и распоряжений администрации города, Мэра города, заверенные печатью общего отдела, направляются адресатам в 3-дневный срок общим отделом в соответствии с листами рассылки, составленными исполнителями, причем постановления, распоряжения, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, направляются тем органам и организациям, которым посылались ранее принятые постановления, распоряжения, или их правопреемникам. В листе рассылки должен быть указан почтовый адрес.

Дополнительная рассылка постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города осуществляется по заявке подразделения-исполнителя либо по указанию заместителя Мэра города - управляющего Делами, о чем делается отметка в соответствующем листе рассылки.

2.20. Подлинник постановления, распоряжения администрации города, Мэра города, лист согласования, справка к проекту постановления, распоряжения остаются в общем отделе, остальные материалы возвращаются подразделению-исполнителю.

2.21. При необходимости внесения изменений в подписанное Мэром города постановление, распоряжение проект соответствующего документа представляет структура, готовившая первоначальный документ.

Подготовка, оформление и согласование проектов постановлений к заседанию коллегии при Мэре города производятся в порядке, аналогичном порядку подготовки проектов постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города.