Раздел 2. Порядок оформления и учета документов с грифом "Для служебного пользования"

2. Порядок оформления и учета документов с грифом "Для служебного пользования"

2.1. Прием и учет (регистрация) документов с грифом "Для служебного пользования" осуществляется работником, которому поручен прием и учет открытых (несекретных) документов.

При Смене работника, ответственного за учет документов с грифом "Для служебного пользования", составляется акт приема-передачи этих документов.

2.2. Документы с грифом "Для служебного пользования" регистрируются как отдельно от открытых документов, так и совместно с открытыми документами в одном журнале. К регистрационному индексу (номеру) документа добавляется пометка "ДСП".

2.3. Документы с грифом "Для служебного пользования" передаются муниципальным служащим, ответственным за прием и учет таких документов, другому муниципальному служащему администрации города под расписку согласно типовой форме учета (приложение N 1 к настоящему Положению) или посредством других стандартных учетных форм делопроизводства согласно Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска. Муниципальному служащему запрещается непосредственно передавать документы с грифом "Для служебного пользования" другим муниципальным служащим.

2.4. Документы с грифом "Для служебного пользования" во время работы располагаются так, чтобы исключить возможность ознакомления с ними других; лиц, не имеющих к ним прямого отношения.

2.5. Документы с грифом "Для служебного пользования" должны храниться в местах, исключающих доступ к ним посторонних лиц.

2.6. Документы с грифом "Для служебного пользования" копируются (размножаются) только с письменного разрешения руководителя структурного подразделения или его заместителя. Типовая форма бланка- заказа на копирование (размножение) таких документов приведена в приложении N 2 к настоящему Положению. Бланк-заказ оформляется в двух экземплярах: один хранится у муниципального служащего, осуществляющего учет и хранение документов с грифом "Для служебного пользования", другой - у муниципального служащего, отвечающего за использование множительной техники (производящего собственно размножение документов).

В случае если ответственным за размножение документов конфиденциального характера является муниципальный служащий, разработавший данный документ, бланк-заказ оформляется в одном экземпляре.

Предоставление копий документов с грифом "Для служебного пользования" для организаций, имеющих право на получение таких документов в соответствии с действующим законодательством, производится только при наличии от них обоснованного (мотивированного) письма, регистрационный номер которого указывается в бланке-заказе в соответствующей графе. Копия письма прилагается к бланку-заказу.

2.7. При необходимости размножения документа с грифом "Для служебного пользования" в соответствии с правилами пункта 2.6 настоящего Положения на полученной копии документа на обороте последнего листа документа (его приложения) муниципальный служащий производит запись от руки следующего содержания: "Дополнительно размножен экз. N __, подпись".

2.8. Отпечатанный документ, содержащий сведения конфиденциального характера, должен отвечать следующим требованиям:

- первая страница основного документа и первая страница каждого из его приложений должна иметь в правом верхнем углу (в поле колонтитула) гриф "Для служебного пользования", а под ним номер экземпляра;

- при наличии приложений к основному документу после текста основного документа должны быть указаны: номер приложения, его наименование, номера прилагаемых экземпляров и количество листов в них;

- на обороте последнего листа каждого экземпляра основного документа, каждого из его приложений (между центром и нижней частью листа, от левого края) указываются по порядку в каждой отдельной строке: количество отпечатанных экземпляров, адрес рассылки каждого экземпляра, фамилия муниципального служащего, подготовившего документ, номер его телефона и дата печатания документа (по формату, утвержденному Инструкцией по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска).

При большом количестве адресатов составляется список рассылки документа, который подписывается муниципальным служащим, подготовившим документ.

Примеры оформления документов, содержащих сведения конфиденциального характера, приведены в приложении N 3 к настоящему Положению.

2.9. Отпечатанные и подписанные (утвержденные) документы, оформленные в соответствии с пунктом 2.7 настоящего Положения, вместе с черновиками (если таковые имеются) передаются для учета муниципальному служащему структурного подразделения, ответственному за прием и учет документов с грифом "Для служебного пользования". Черновики (если таковые имеются) уничтожаются этим муниципальным служащим с отражением факта уничтожения в акте об уничтожении (по формату, утвержденному Инструкцией по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска).

2.10. Документы с грифом "Для служебного пользования" пересылаются организациям, имеющим право на получение таких документов в соответствии с действующим законодательством фельдъегерской или специальной связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также могут доставляться нарочным с отражением факта доставки (передачи) на обороте последнего листа основного документа экземпляра муниципального служащего, подготовившего документ с отметкой в реестре (списке рассылки).

2.11. Исполненные документы с грифом "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел делопроизводства. Документы группируются в дела отдельно или вместе с другими открытыми документами по одному и тому же вопросу. На обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется гриф "Для служебного пользования".

2.12. Уничтожение дел или документов с грифом "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение, производится по акту в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска. В учетных формах об этом делается пометка со ссылкой на соответствующий акт.