Раздел 6. Организация документооборота и исполнения документов

6. Организация документооборота и исполнения документов

6.1. Организация документооборота

6.1.1. Движение документов в администрации г. Хабаровска с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

6.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях и органах и должностными инструкциями их работников.

6.2. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции

6.2.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в администрацию г. Хабаровска корреспонденции производятся в централизованном порядке общим отделом. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов.

На корреспонденции, поступившей в общий отдел после 15.00, проставляется штамп с указанием даты дня, следующего за днем поступления документов.

Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю. Все конверты (бандероли), за исключением личной корреспонденции, вскрываются. При обнаружении повреждения конверта (бандероли), при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 2 экземплярах: первый экземпляр остается в общем отделе, второй направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.

6.2.2. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Перечень нерегистрируемых документов и корреспонденции приведен в приложении N 17.

6.2.3. Регистрация документов осуществляется путем проставления на нем регистрационного номера с последующей записью сведений о документе в электронную регистрационную карточку системы "Гран-Док" и иных систем. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения или использования в справочных целях. Основным принципом регистрации является однократность.

Регистрация поступивших документов, адресованных Мэру города, его заместителям (за исключением письменных обращений граждан), производится в общем отделе с вводом информации о них в компьютерную базу данных. На зарегистрированных документах в нижней части первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации документа, его входящий номер.

При регистрации поступившего документа в компьютерной базе данных в электронную карточку вводятся необходимые данные о документе.

Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 5 лет.

6.2.4. Распределение поступающей корреспонденции осуществляется общим отделом в соответствии с распределением обязанностей между Мэром города и его заместителями.

6.2.5. Документы, поступившие непосредственно Мэру города, его заместителям (незарегистрированные), должны быть в обязательном порядке направлены на регистрацию в общий отдел.

6.2.6. Документы, поступающие по факсимильной связи, регистрируются общим отделом в журнале регистрации факсимильной информации.

6.2.7. Документы, поступающие по электронной почте, регистрируются компьютерно-информационным управлением, передаются на бумажном носителе в общий отдел, где также регистрируются и передаются адресату.

6.2.8. Передача зарегистрированного документа от Мэра города и его заместителей структурным подразделениям производится через общий отдел.

Документы, поступившие в адрес структурных подразделений, общим отделом не регистрируются.

6.3. Порядок прохождения и исполнения документов изложен в Регламенте администрации г. Хабаровска.

6.4. Организация доставки документов

6.4.1. Доставка обработанной в общем отделе корреспонденции в правительство Хабаровского края, Законодательную Думу Хабаровского края осуществляется как нарочно, так и средствами почтовой и электрической связи.

6.4.2. По каналам электрической связи отправляются: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

6.4.3. Документы для отправки передаются в общий отдел с указанием почтового адреса или листом рассылки. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются немедленно.

6.5. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

6.5.1. Электронные сообщения, отправляемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях.

6.5.2. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- передаваемый документ (текст, схема, графическое изображение) должен быть выполнен на бумаге формата А4 черным цветом;

- документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования".

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

6.6. Учет количества документов

6.6.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится в общем отделе, секторе по рассмотрению обращений граждан, структурных подразделениях. При этом раздельно учитывается количество входящих и исходящих документов.

6.6.2. Результаты учета количества документов обобщаются общим отделом и представляются Мэру города.

6.6.3. Каждый экземпляр документа подсчитывается отдельно.

6.7. Работа исполнителей с документами

6.7.1. Мэр города и заместители Мэра города обеспечивают оперативное рассмотрение документов, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

6.7.2. При рассмотрении документов Мэр города и заместители Мэра города выделяют документы, требующие срочного исполнения.

Срочные документы передаются исполнителю общим отделом немедленно.

6.7.3. Исполнение документа может включать в себя: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководству, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на копирование. На документ исполнитель готовит указатель рассылки.

6.7.4. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т. д.).