Раздел 5. Правила оформления документов

5. Правила оформления документов

5.1. Бланки документов

5.1.1. Документы администрации города и Мэра города оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения (приложение N 13).

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Каждый лист документа должен иметь поля:

- 35 мм-левое;

- 10 мм-правое;

- 20 мм - верхнее;

- 20 мм - нижнее.

Постановления, распоряжения администрации города, письма Мэра города и структурных подразделений администрации города оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и настоящей Инструкцией. Схемы расположения реквизитов представлены в приложении N 14.

Документы, издаваемые от имени двух и более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

5.1.2. В администрации г. Хабаровска применяются следующие бланки:

- бланки постановлений и распоряжений администрации города;

- бланки распоряжений Мэра города, издающихся по вопросам обнародования нормативных правовых актов городской Думы и вопросам созыва внеочередного заседания городской Думы;

- бланки постановлений Мэра города, издающихся по вопросам, отнесенным к исключительной компетенции Мэра города;

- бланк письма администрации города Хабаровска формата А 4 с угловым расположением реквизитов;

- общий бланк администрации города с угловым расположением реквизитов.

5.1.3. Бланки с воспроизведением герба Хабаровского края и герба города Хабаровска изготавливаются полиграфическими предприятиями по заказам администрации г. Хабаровска.

5.1.4. Бланки документов используются строго по назначению, выдаются структурным подразделениям общим отделом. В переписке между руководителями структурных подразделений администрации г. Хабаровска гербовые бланки документов не используются.

5.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

При подготовке документов администрации города Хабаровска, Мэра города используются следующие реквизиты:

5.2.1. Изображения гербов Хабаровского края и города Хабаровска помещают на верхнем поле бланков документов администрации города. Высота гербов - 17 мм, расстояние между гербами - 4 мм.

5.2.2. Код организации

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

5.2.3. Основной государственный регистрационный номер юридического лица.

Основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН) органа местного самоуправления проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

5.2.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

5.2.5. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Дата проставляется цифровым способом в следующей последовательности: день, месяц, год, например: 29.05.2008.

5.2.6. Подпись документа

Документы, направляемые первым должностным лицам в вышестоящие органы, подписываются Мэром города Хабаровска или, по его поручению, Вице-Мэром г. Хабаровска.

Документы, направляемые другим организациям, ведомствам или частным лицам, подписываются Мэром г. Хабаровска, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и. о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

5.2.7. Адресование документа

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:

                                             Департамент внешнеэкономических

                                             связей и туризма

                                             Управление по туризму

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном, например:

                                              Администрация г. Хабаровска

                                              Финансовый департамент

                                              Директору департамента

                                              В.Е. Соколову

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

                                              Директору МУП "Хабаровский

                                              специализированный

                                              производственный комбинат

                                              коммунального обслуживания"

                                              Ю.M. Баженову

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например:

                                              Н.П. Нефедовой

                                              ул. Ключевая, д. 28

                                              ст. Сиверская, Гатчинский район,

                                              Ленинградская обл., 188330

5.2.8. Согласование документа

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы согласовываются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения конкретным должностным лицам, должны быть согласованы ими.

Реквизит включает в себя наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Например:

Согласовано

Заместитель Мэра -                    подпись

управляющий Делами                    25.01.2008              В.Д. Безлепкин

или

Согласовано

Письмо Министерства

культуры Российской

Федерации

от 25 07.2008 N 13-02/1153

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись".

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций.

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

- с должностными лицами администрации г. Хабаровска;

- с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

- при необходимости с органами, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т. п.), с общественными организациями;

- с иными органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

5.2.9. Удостоверение документа

Для удостоверения подлинности документов или соответствия копии документов подлинникам в аппарате администрации города используются гербовая и другие печати.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

Изготовление и использование печатей и штампов в администрации города осуществляется в соответствии с постановлением Мэра города от 17.11.2006 N 1448 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках администрации города Хабаровска, ее структурных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений".

Примерные перечни документов, на которых ставится гербовая и простая печать, приведены в приложении N 15.

Печати и штампы хранятся в несгораемых шкафах и сейфах.

Администрация выдает и заверяет копии только тех документов, которые созданы в администрации. Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати администрации города.

Копии постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города подготавливаются и заверяются общим отделом администрации города. Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита "Подпись" и состоит из слова "Верно", должности лица, заверяющего копию, личной подписи, расшифровки подписи, даты.

Копии ранее принятых постановлений, распоряжений администрации города, Мэра города выдаются предприятиям, организациям или физическим лицам по поручению заместителя Мэра города - управляющего Делами на основании письменного заявления о выдаче копии. На копиях ставится печать общего отдела администрации города.

5.2.10. Утверждение документа

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Гриф утверждения оформляется следующим образом:

                                             Утверждаю

                                             Заместитель Мэра г. Хабаровска

                                             по промышленности, транспорту

                                             и связи

                                             подпись          С.В. Афанасьев

                                             22.02.2008

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении N 16.

5.2.11. Резолюция

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

5.2.12. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона и печатается шрифтом N 12, например:

Люсая Лидия Ивановна

32 79 22

5.2.13. Оформление приложений к документу

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т. п.).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз.

            2. Проект ...    на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

5.2.14. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.