Приложение. Положение об управлении по делам архивов Правительства Хабаровского края

Положение
об управлении по делам архивов Правительства Хабаровского края
(утв. постановлением Правительства Хабаровского края от 14 мая 2005 г. N 48-пр)
(с изменениями от 28 июня 2005 г., 29 мая, 15 ноября 2006 г., 23 марта, 26 сентября 2007 г., 7 мая, 8 декабря 2009 г.)

1. Общие положения

1.1. Управление по делам архивов Правительства Хабаровского края (далее - Управление) является органом исполнительной власти Хабаровского края (далее также - край), уполномоченным в области архивного дела. Управление обеспечивает государственное управление архивным делом в крае и осуществляет проведение государственной политики в области архивного дела на территории края.

1.2. Управление входит в структуру иных исполнительных органов власти края и осуществляет свою деятельность под руководством Губернатора и Правительства края.

По координационным и методическим вопросам в области архивного дела Управление взаимодействует со специально уполномоченными Правительством Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти.

1.3. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Уставом Хабаровского края, законами и иными нормативными правовыми актами края, а также настоящим Положением.

1.4. Управление организует выполнение возложенных на него задач в области архивного дела непосредственно и через подведомственные ему учреждения во взаимодействии с федеральными органами исполнительной власти, исполнительными органами власти края, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями, организациями (далее - организации), общественными объединениями.

1.5. Управление является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, счета, открытые в соответствии с действующим законодательством, печать со своим наименованием и изображением Государственного герба Российской Федерации, штампы и гербовые бланки.

1.6. Финансирование расходов на содержание аппарата Управления осуществляется за счет средств краевого бюджета.

1.7. Местонахождение Управления: 680002, г. Хабаровск, ул. Запарина, 75.

2. Основные задачи

Основными задачами Управления являются:

2.1. Проведение государственной политики в области архивного дела на территории края.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Хабаровского края от 29 мая 2006 г. N 76-пр в пункт 2.2 раздела 2 настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.2. Формирование архивных фондов Хабаровского края, организация хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Хабаровского края от 29 мая 2006 г. N 76-пр в пункт 2.3 раздела 2 настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.3. Обеспечение условий для качественного и эффективного информационного обеспечения граждан, органов государственной власти края, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе архивных документов, хранящихся в архивных учреждениях края.

2.4. Анализ состояния архивного дела и организации делопроизводства, изучение тенденций и закономерностей, определение концепции и стратегии их развития с учетом особенностей края.

2.5. Создание и развитие единой краевой архивной информационной системы с использованием современных информационных технологий.

2.6. Контроль за соблюдением на территории края законодательства об архивном деле в Российской Федерации.

2.7. Сохранение и улучшение кадрового состава в архивных учреждениях края.

2.8. Оказание организационно-методической помощи органам местного самоуправления в области архивного дела и организации делопроизводства.

2.9. Координация деятельности краевых органов государственной власти и организаций в сфере архивного дела и организации делопроизводства, оказание им организационно-методической помощи; взаимодействие по этим вопросам с территориальными органами федеральных органов власти и органами местного самоуправления.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Хабаровского края от 26 сентября 2007 г. N 189-пр в раздел 3 настоящего Положения внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

3. Функции

Управление в соответствии с возложенными на него задачами:

3.1. Проводит на территории края государственную политику в области архивного дела.

3.2. Разрабатывает предложения по основным направлениям деятельности в области архивного дела и организации делопроизводства, совершенствованию управления архивным делом.

3.3. Обеспечивает подготовку и в установленном порядке вносит на рассмотрение проекты законов и иных нормативных правовых актов края в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

3.4. Разрабатывает и обеспечивает реализацию краевых целевых программ, а также перспективных и текущих планов развития и совершенствования архивного дела в крае.

3.5. Организует комплектование государственных и муниципальных архивов архивные документы и обеспечивает соблюдение установленного порядка их передачи на постоянное хранение.

3.5.1. Определяет организации, документы которых подлежат включению в состав Архивного фонда Российской Федерации, и принимает решение о включении организаций в Сводный список источников комплектования архивных учреждений края.

3.5.2. Организует и проводит экспертизу научной, исторической и практической ценности документов.

3.5.3. Решает вопросы о включении конкретных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации.

3.5.4. Ведет Сводный список источников комплектования архивных учреждений края.

3.5.5. Заключает договоры с территориальными органами федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории края, о передаче документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе их деятельности, на хранение в архивные учреждения края.

3.5.6. Согласовывает проекты списков источников комплектования государственных архивов субъекта Российской Федерации и муниципальных архивов.

3.5.7. Рассматривает представляемые архивными учреждениями края справки, экспертные заключения о включении организаций и граждан в списки источников комплектования архива или исключении их из указанных списков, а также о форме приема архивных документов на хранение.

3.5.8. Утверждает описи дел постоянного срока хранения, образовавшихся в деятельности источников комплектования архивных учреждений края, согласовывает описи дел по личному составу, согласовывает акты о неисправимых повреждениях документов.

3.5.9. Принимает решение о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации и приеме в архивные учреждения края документов от граждан.

3.5.10. Утверждает описи дел, документов, созданных архивными учреждениями края в результате инициативного документирования событий.

3.5.11. Принимает в установленном порядке решение о продлении сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации для источников комплектования архивных учреждений края.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Хабаровского края от 29 мая 2006 г. N 76-пр в пункт 3.6 раздела 3 настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.6. Организует хранение архивных документов, в том числе на договорной основе.

3.7. Согласовывает условия и место дальнейшего хранения архивных документов при реорганизации государственных и муниципальных организаций путем разделения или выделения из их состава одной или нескольких организаций.

3.8. Ведет сводный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций и межведомственных архивах, научных архивах отраслевых институтов Дальневосточного отделения Российской академии наук, государственных музеях и библиотеках, архивах территориальных органов федеральных органов власти, осуществляющих депозитарное хранение архивных документов, расположенных на территории края, в целях обеспечения государственного контроля за их сохранностью.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Хабаровского края от 29 мая 2006 г. N 76-пр в пункт 3.9 раздела 3 настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.9. Организует работу по выявлению уникальных и особо ценных архивных документов, а также по созданию и хранению их страховых копий.

Создает и ведет реестр уникальных и особо ценных документов, хранящихся в архивных учреждениях края.

3.10. Организует работу по использованию архивных документов, находящихся на хранении в государственных архивах, в том числе по оказанию платных информационных услуг на основе имеющихся у них архивных документов и справочно-поисковых средств, обеспечению пользователям архивными документами условий, необходимых для поиска и изучения архивных документов.

3.11. Организует работу по снятию ограничения на доступ к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну.

3.12. Взаимодействует с органами местного самоуправления муниципальных образований по вопросам архивного дела и оказывает им содействие в организации управления архивным делом в муниципальных образованиях.

3.13. Готовит заключения о передаче архивных документов, находящихся в собственности края, в собственность Российской Федерации, иных субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Хабаровского края от 29 мая 2006 г. N 76-пр в пункт 3.14 раздела 3 настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.14. Организует создание и развитие единой краевой архивной автоматизированной информационной системы, баз данных, а также архивных справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании архивных документов, хранящихся в архивных учреждениях края.

3.15. Координирует научно-исследовательскую работу архивных учреждений края, участвует в работе научно-методического совета архивных учреждений Дальневосточного федерального округа, разрабатывает меры по внедрению научных исследований по вопросам архивоведения, документоведения и археографии в практику архивного дела.

3.16. Организует публикационную и научно-информационную деятельность архивных учреждений края.

3.17. Разрабатывает и утверждает в пределах своей компетенции инструкции и методические пособия по вопросам архивного дела и организации делопроизводства.

3.18. Организует внедрение в практику работы архивных учреждений наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, копирования и использования документов, обеспечения безопасности архивов; содействует решению вопросов по укреплению материально-технической базы архивных учреждений, организации строительства для них зданий и сооружений.

3.19. Изучает, обобщает и распространяет передовой опыт работы государственных и муниципальных архивов, архивов организаций и межведомственных архивов.

3.20. Проводит научно-практические конференции, архивные чтения, совещания, семинары по архивному делу и организации делопроизводства.

3.21. Организует обучение работников государственных и муниципальных архивов, архивов организаций и делопроизводственных подразделений организаций в отраслевом центре повышения квалификации Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела и в других учреждениях дополнительного образования.

3.22. Разрабатывает нормативные акты по установлению отраслевых систем оплаты труда работников государственных архивов с учетом отраслевых особенностей; содействует решению вопросов улучшения условий труда работников архивных учреждений, их социальной защиты.

3.23. Принимает участие в международном сотрудничестве в области архивного дела и документоведения, осуществляет деловые связи с архивными учреждениями других государств, участвует в работе международных организаций, совещаний и конференций по вопросам архивного дела, в международном информационном обмене.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Хабаровского края от 8 декабря 2009 г. N 370-пр в пункт 3.24 раздела 3 настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.24. Осуществляет контроль за соблюдением законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и края в области архивного дела и организации делопроизводства.

Организует и проводит мониторинг эффективности регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле.

3.25. Организует и координирует деятельность архивных учреждений края по вопросам мобилизационной подготовки:

3.25.1. Разрабатывает мобилизационные планы, план перевода Управления и государственного архива края на работу в условиях военного времени, план эвакуации Управления и государственного архива края в военное время.

3.25.2. Организует и проводит мероприятия по обеспечению мобилизационной готовности в соответствии с разрабатываемыми планами.

3.25.3. Проводит мероприятия по выполнению мобилизационного задания в период мобилизации и в военное время.

3.25.4. Разрабатывает план мероприятий по вывозу и укрытию учетных, особо ценных и уникальных архивных документов с проведением эвакуации части сотрудников для обеспечения служебной деятельности в местах их укрытия.

3.25.5. Разрабатывает мероприятия по охране зданий государственного архива края в период мобилизации и в условиях военного времени;

3.25.6. Проводит работу по учету и бронированию граждан, пребывающих в запасе Вооруженных Сил Российской Федерации и работающих в Управлении.

3.26. Разрабатывает и представляет в установленном порядке предложения к проекту бюджета Хабаровского края о выделении необходимых средств на реализацию программ развития архивного дела в крае и осуществляет контроль за их использованием.

3.27. Осуществляет управление подведомственными архивными учреждениями, обеспечивает их функционирование.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Хабаровского края от 7 мая 2009 г. N 154-пр в пункт 3.28. настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.28. Являясь учредителем подведомственных учреждений, создает правовые, финансовые и материально-технические условия, необходимые для обеспечения сохранности, целостности и неотчуждаемости сосредоточенных в них архивных фондов, закрепленного за ними имущества.

3.28.1. Принимает в установленном порядке решение о согласовании списания государственного имущества, закрепленного на праве оперативного управления за подведомственными архивными учреждениями, либо об отказе в согласовании.

3.28.2. Дает в установленном порядке заключение о целесообразности списания имущества казны края.

3.29. Представляет в министерство имущественных отношений края сведения о краевом имуществе, закрепленном за Управлением и подведомственными ему учреждениями.

3.30. Организует своевременное рассмотрение предложений, заявлений, жалоб юридических и физических лиц, принимает по ним необходимые меры, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к его компетенции, осуществляет контроль за рассмотрением предложений, заявлений, жалоб и организацией приема граждан в подведомственных архивных учреждениях.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Хабаровского края от 7 мая 2009 г. N 154-пр пункт 3.31. настоящего Положения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.31. Координирует деятельность подведомственных архивных учреждений по предоставлению платных работ и услуг юридическим и физическим лицам в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

3.32. Вносит предложения о создании, реорганизации и ликвидации краевых государственных архивов.

3.33. Согласовывает проектную документацию на строительство и реконструкцию зданий государственных архивов края.

3.34. Согласовывает инструкции по делопроизводству, примерные и индивидуальные номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях источников комплектования архивных учреждений края.

3.35. Утверждает эскизы гербовых бланков, гербовых печатей министерств края и иных исполнительных органов государственной власти края.

3.36. Организует и проводит проверки соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в источниках комплектования архивных учреждений края.

3.37. Выдает разрешение о снятии с учета необнаруженных архивных документов, пути розыска которых исчерпаны.

3.38. Принимает решение о признании архивных документов неисправимо поврежденными и снятии их с учета.

3.39. Выдает государственному архиву края разрешение о временном вывозе документов Архивного фонда Российской Федерации для его представления в специально уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере архивного дела.

3.40. Разрабатывает и утверждает административные регламенты по исполнению государственных функций и предоставлению государственных услуг.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Хабаровского края от 8 декабря 2009 г. N 370-пр настоящее Положение дополнено пунктом 30.40(1), вступающим в силу с 1 января 2010 г.

3.40(1). Обеспечивает доступ к информации о деятельности Управления, а также о деятельности иных государственных органов и органов местного самоуправления через архивные фонды, хранящиеся в архивных учреждениях края, в порядке, установленном действующим законодательством.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Хабаровского края от 8 декабря 2009 г. N 370-пр настоящее Положение дополнено пунктом 30.40(1), вступающим в силу с 1 января 2010 г.

3.40(2). Создает в пределах своих полномочий организационно-технические и другие условия, необходимые для реализации права на доступ к информации о деятельности Управления.

3.41. Осуществляет иные функции в пределах предоставленных ему полномочий.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Хабаровского края от 26 сентября 2007 г. N 189-пр в раздел 4 настоящего Положения внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

4. Права

Управление для выполнения возложенных на него задач и функций имеет право:

4.1. Запрашивать и получать в установленном порядке от органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, расположенных на территории края, необходимую информацию о состоянии делопроизводства и работе их архивов.

4.2. Проводить в установленном порядке проверки состояния делопроизводства и архивов органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, расположенных на территории края.

4.3. Направлять должностным лицам и лицам, выполняющим организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции в коммерческих и иных организациях, предписания об устранении нарушений законодательства в области архивного дела, давать в пределах своей компетенции обязательные для исполнения письменные указания по работе архивов и организации делопроизводства.

4.4. Составлять по результатам проверок при наличии оснований протоколы об административных правонарушениях и направлять материалы об административных правонарушениях на рассмотрение мировым судьям.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Хабаровского края от 29 мая 2006 г. N 76-пр в пункт 4.5 раздела 4 настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.5. В целях обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации при угрозе их утраты (уничтожения) принимать решение о досрочной передаче документов на постоянное хранение в случаях, предусмотренных действующим законодательством.

4.6. Вносить в установленном порядке предложения о наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями края в области архивного дела.

4.7. Вносить предложения о создании межведомственных комиссий и советов для рассмотрения вопросов архивного дела и организации делопроизводства.

4.8. В установленном порядке владеть, пользоваться закрепленным за Управлением имуществом, в том числе недвижимым, земельными участками. Получать средства на реализацию программ развития и совершенствования архивного дела в крае.

4.9. Привлекать, в том числе на договорной основе, к разработке прогнозов, краевых программ развития и совершенствования архивного дела и организации делопроизводства, подготовке справочно-информационных изданий на основе архивных документов, хранящихся в архивных учреждениях края, научно-исследовательские организации, высшие учебные заведения и другие учреждения, а также отдельных ученых и специалистов.

4.10. Организовывать совещания, конференции, семинары, конкурсы и другие мероприятия по вопросам архивного дела, организации документов в делопроизводстве.

4.11. В пределах своей компетенции принимать нормативные правовые акты и иные акты организационно-распорядительного характера.

5. Организация работы

5.1. Управление возглавляет начальник, который назначается на должность и освобождается от должности Губернатором Хабаровского края.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Хабаровского края от 8 декабря 2009 г. N 370-пр в пункт 5.2 раздела 5 настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.2. Заместитель начальника Управления - начальник отдела формирования архивных фондов и координации деятельности архивных учреждений края (далее - заместитель начальника управления - начальник отдела) назначается на должность и освобождается от должности Губернатором края по представлению начальника Управления по согласованию с заместителем Председателя Правительства края - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края в порядке, установленном законодательством о государственной гражданской службе.

В случае временного отсутствия начальника Управления его обязанности исполняет заместитель начальника управления - начальник отдела.

5.3. Начальник Управления:

5.3.1. Осуществляет руководство деятельностью Управления и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Управление задач и осуществление им своих функций.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Хабаровского края от 23 марта 2007 г. N 59-пр подпункт 5.3.2 пункта 5.3 раздела 5 настоящего Положения изложен в новой редакции

См. текст подпункта в предыдущей редакции

5.3.2. Распределяет обязанности между заместителем начальника управления - начальником отдела и начальником отдела научно-методической и правовой работы Управления.

5.3.3. В пределах установленной численности и предусмотренных на содержание бюджетных средств утверждает структуру и штатное расписание Управления и согласовывает их в установленном порядке.

5.3.4. Распоряжается средствами в пределах утвержденных смет и ассигнований.

5.3.5. Издает в пределах своей компетенции приказы, инструкции, дает указания, обязательные для исполнения подведомственными архивными учреждениями, и обеспечивает контроль за их исполнением.

5.3.6. В необходимых случаях издает совместно с руководителями министерств и иных органов исполнительной власти края приказы и инструкции по вопросам архивного дела и организации делопроизводства.

5.3.7. Без доверенности представляет Управление по всем вопросам его деятельности в органах государственной власти, органах местного самоуправления, судебных и правоохранительных органах, а также во взаимоотношениях с организациями, заключает договоры, выдает доверенности.

5.3.8. Решает в соответствии с законодательством Российской Федерации и края о государственной гражданской службе вопросы, связанные с прохождением государственной гражданской службы в Управлении.

5.3.9. Назначает на должность и освобождает от должности в установленном порядке работников Управления и руководителей подведомственных учреждений (государственного архива края).

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Хабаровского края от 7 мая 2009 г. N 154-пр в подпункт 5.3.10. настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.3.10. Утверждает положения о структурных подразделениях Управления, положения и состав советов и комиссий, созданных при Управлении.

Вносит на рассмотрение в установленном порядке предложения о положении и составе коллегии Управления и Межведомственной комиссии по определению степени секретности и рассекречиванию архивных документов, хранящихся в архивных учреждениях края.

5.3.11. Вносит в установленном порядке предложения о представлении особо отличившихся работников архивных учреждений края к присвоению почетных званий и награждению государственными наградами Российской Федерации и применяет меры материального и морального поощрения.

5.4. В Управлении образуется коллегия в составе начальника Управления (председатель коллегии), его заместителя по должности и других членов коллегии. Состав коллегии утверждается Губернатором края.

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Хабаровского края от 7 мая 2009 г. N 154-пр пункт 5.5. настоящего Положения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.5. При Управлении действуют:

- научный совет - для коллегиального рассмотрения научных проблем, основных вопросов научно-исследовательской и публикационной деятельности архивных учреждений, укрепления и развития творческих контактов с научной общественностью;

- экспертно-проверочная методическая комиссия (ЭПМК) - для рассмотрения вопросов, связанных с определением состава документов Архивного фонда Российской Федерации, экспертизой ценности документов и отбором их на постоянное хранение;

- специальная экспертно-проверочная методическая комиссия (ЭПМК с) - для рассмотрения вопросов, связанных с определением состава документов Архивного фонда Российской Федерации, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, экспертизой ценности и отбором их на постоянное хранение;

- комиссия по рассмотрению итогов проверки наличия и организации розыска необнаруженных дел в фондах архивных учреждений;

- конкурсная комиссия по отбору кандидатов для поступления на государственную гражданскую службу края;

- комиссия по согласованию списания государственного имущества, закрепленного за подведомственными архивными учреждениями;

- другие комиссии для рассмотрения вопросов, относящихся к ведению Управления.

5.6. Реорганизация или ликвидация Управления осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

В случае реорганизации (ликвидации) Управления документы, образовавшиеся в процессе его деятельности, в том числе по личному составу, передаются в упорядоченном состоянии правопреемнику, а при его отсутствии - в государственный архив Хабаровского края.