Положение об организации работы с обращениями граждан в администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края, ее структурных подразделениях

Положение
об организации работы с обращениями граждан в администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края, ее структурных подразделениях
(с изменениями от 7 сентября 2009 г.)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение устанавливает основные требования к организации рассмотрения обращений граждан и ведению делопроизводства по обращениям граждан в администрации Ванинского муниципального района (далее - администрация района), ее управлениях, отделах, структурных подразделениях с правами юридического лица.

1.2. В администрации района рассматриваются обращения граждан по вопросам, находящимся в компетенции администрации района, в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом Российской Федерации от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и Уставом Ванинского муниципального района Хабаровского края, настоящим Положением.

1.3. Рассмотрение обращений граждан осуществляется главой Ванинского муниципального района (далее - глава района), первыми заместителями и заместителями главы администрации района, руководителями и специалистами управлений и отделов администрации района, руководителями и специалистами структурных подразделений администрации района с правами юридического лица.

1.4. Работа по обращениям граждан осуществляется по устным и письменным обращениям граждан специалистом по работе с обращениями граждан администрации района (далее - специалист по обращениям граждан).

1.4.1. Специалист по обращениям граждан ежемесячно, ежеквартально готовит аналитическую и статистическую информацию о характере обращений граждан и представляет ее главе района и управляющему делами администрации района.

Информация об изменениях:

Постановлением Главы Ванинского муниципального района Хабаровского края от 7 сентября 2009 г. N 366 пункт 1.5 настоящего Положения изложен в новой редакции, вступающей в силу со дня официального опубликования названного решения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.5. К рассмотрению принимаются письменные обращения граждан (предложения, заявления или жалобы), а также устные обращения граждан.

Обращение - изложенные в письменной или устной форме предложение, заявление, жалоба.

Предложение - это обращение, не связанное с нарушением прав граждан и направленное на улучшение деятельности органов местного самоуправления.

Заявление - это обращение в целях реализации прав, свобод граждан, закрепленных Конституцией Российской Федерации и законодательством Российской Федерации.

Жалоба - это обращение с требованием о восстановлении прав и законных интересов граждан, нарушенных действиями (или бездействием) органа местного самоуправления, должностного лица, либо юридического или физического лица.

Коллективное обращение - обращение двух и более граждан, а также обращения, поступившие от имени трудовых коллективов предприятий и их общественных организаций, а также резолюции митингов и собраний, подписанных# их организаторами.

Повторное обращение - обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением.

1.6. Обращения, поступившие в администрацию района, подлежат обязательному рассмотрению. Отказ в приеме обращений рассмотрение которых входит в компетенцию исполнительного органа местного самоуправления, недопустим.

Информация об изменениях:

Постановлением Главы Ванинского муниципального района Хабаровского края от 7 сентября 2009 г. N 366 пункт 1.7 настоящего Положения изложен в новой редакции, вступающей в силу со дня официального опубликования названного решения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.7. Обращения, в которых не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица и членов его семьи, текст которых не поддается прочтению, рассматриваются в порядке, определенном статьей 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

2. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан

2.1. Все поступившие письменные, устные и по информационным системам общего пользования обращения граждан, а также документы, связанные с их рассмотрением, поступают в приемную по обращениям граждан администрации района (далее - приемная).

2.2. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности адресования, оформления и доставки, целостности упаковки, наличия указанных вложений, к письму прикладывается конверт.

Конверты сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения обращения.

Ошибочно поступившие (не по адресу) письма возвращаются в отделение почтовой связи.

2.3. От обращения граждан (далее - обращения) отделяются поступившие деньги, ценные бумаги (при необходимости с них снимаются копии) и возвращаются заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. На письма, поступившие с денежными купюрами (кроме изъятых из обращений#), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), ценными подарками, составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта хранится в приемной, второй - приобщается к поступившему обращению.

Поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения и другие приложения подобного рода) подкалываются впереди текста письма.

2.4. В случае отсутствия текста письма специалистом по обращениям граждан, принимающим почту, составляется справка об отсутствии текста письма, с датой и личной подписью, которая приобщается к поступившим документам.

2.5. Обращения, поступившие на имя главы района, его заместителей и сотрудников администрации района с пометкой "лично", не вскрываются и передаются адресату.

2.6. Обращения и ответы о результатах рассмотрения обращений, поступившие по факсу, учитываются специалистом по обращениям граждан и передаются по принадлежности.

2.7. По просьбе обратившегося гражданина на копии или втором экземпляре принятого обращения делается отметка с указанием даты приема и подписью принявшего документ.

3. Регистрация поступивших обращений

3.1. Регистрации подлежат документы (заявления, обращения и предложения граждан), поступившие на имя главы района, его заместителей.

3.2. Регистрацию обращений производит специалист по обращениям граждан.

При регистрации обращений:

- письму присваивается регистрационный номер;

- указываются фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два или три, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Общее число авторов указывается в аннотации письма. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также бесфамильные обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов. Образец регистрационно-контрольной карточки письма прилагается (приложение N 1 к Положению);

- отмечается тип доставки обращения (почта, e-mail, курьер, по телефону, лично, факс). Если письмо переслано, то указывается, откуда оно поступило (из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации по Дальневосточному федеральному округу, Законодательной Думы края, прокуратуры края и т.д.), проставляются дата и исходящий номер сопроводительного письма. На поручениях о рассмотрении, в которых содержится просьба проинформировать о результатах, проставляется штамп "Особый контроль". В случае, если в поручении указан конкретный срок рассмотрения обращения, проставляется штамп "Контроль срок";

- определяются и отмечаются социальное положение и льготный состав авторов обращений (кроме коллективных);

- в случае наличия в обращении сведений о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, в первоочередном порядке о данном факте информируется глава района, который, в свою очередь, принимает решение о направлении обращения в государственный орган в соответствии с его компетенцией;

- письмо проверяется на повторность;

- проставляется шифр тематического классификатора в соответствии с вопросами, содержащимися в обращении. Если в письме ставится ряд вопросов, то по каждому из них проставляется соответствующий шифр.

Письменные обращения подлежат обязательной регистрации в течение 3-х дней с момента поступления в администрацию района.

3.3. На поступившие# специалисту по работе с обращениями граждан обращения# проставляется регистрационный штамп "Администрация Ванинского муниципального района Хабаровского края приемная по жалобам" в правом нижнем углу первой страницы письма. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть поставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

3.4. С резолюцией руководителя документ отмечается в регистрационных формах и передается на исполнение в структурные подразделения администрации района, лицам, ответственным за исполнение документа. Если в резолюции указано несколько исполнителей, документ ксерокопируется и рассылается всем исполнителям.

3.5. Ответственность за исполнение документа несет лицо, указанное в резолюции руководителя первым (если исполнителей несколько). Ответственный исполнитель отвечает за своевременное и качественное исполнение документа.

4. Направление обращений на рассмотрение

Информация об изменениях:

Постановлением Главы Ванинского муниципального района Хабаровского края от 7 сентября 2009 г. N 366 пункт 4.1 настоящего Положения изложен в новой редакции, вступающей в силу со дня официального опубликования названного решения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.1. Зарегистрированные обращения специалист по обращениям граждан передает на рассмотрение главе района или его заместителям, курирующим поставленные гражданами вопросы.

Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

Письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются как обычные обращения.

В случае если вопрос, поставленный в обращении, не находится в компетенции администрации района, то обращение в течение семи дней со дня регистрации пересылается по принадлежности в орган, компетентный решать данный вопрос, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения. Обращения, присланные не по принадлежности из государственных органов и других организаций, возвращаются в направившую организацию.

4.2. Сопроводительные письма о возврате неверно присланных обращений в вышестоящие организации подписываются главой района.

4.3. Сопроводительные письма к обращениям, направляемым на рассмотрение руководителям предприятий, организаций и учреждений края подписываются главой района или его заместителями. Одновременно за той же подписью направляется уведомление заявителю о том, куда направлено его обращение (приложение# N 2, 3 к Положению).

Сопроводительные письма и уведомления оформляются на бланках письма.

6. Продление срока рассмотрения обращений граждан

Информация об изменениях:

Постановлением Главы Ванинского муниципального района Хабаровского края от 7 сентября 2009 г. N 366 пункт 6.1 настоящего Положения изложен в новой редакции, вступающей в силу со дня официального опубликования названного решения

См. текст пункта в предыдущей редакции

6.1. Срок рассмотрения обращения продлевается в случаях, установленных частью 2 статьи 12 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

6.2. Руководители структурных подразделений администрации района на основании служебной записки ответственного исполнителя принимают решение о продлении срока рассмотрения обращения и направлении заявителю уведомления о продлении срока рассмотрения обращения. Если контроль за рассмотрением обращения установлен вышестоящим органом, то исполнитель обязан заблаговременно согласовать продление срока рассмотрения обращения.

6.3. Сроки рассмотрения обращений могут быть продлены только главой района, в его отсутствие - исполняющим обязанности главы администрации района.

7. Оформление ответа на обращение

7.1. Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан подготавливают исполнители, которым оно направлено для принятия мер.

7.2. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.

7.3. Ответы заявителям печатаются на бланках установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации района.

7.4. Ответы на поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, парламентские и депутатские запросы, Губернатора Хабаровского края о рассмотрении обращений граждан подписывает глава района.

Ответы на поручения руководителя Администрации Президента Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека Российской Федерации, Губернатора Хабаровского края подписывают глава района, первые заместители и заместители главы администрации района.

В случае если поручение было адресовано конкретному должностному лицу администрации района, ответ подписывается этим должностным лицом.

7.5. По результатам рассмотрения может быть принят правовой акт (например, о выделении земельного участка, об оказании материальной помощи). В случае если экземпляр такого акта направляется заявителю, подготовки специального ответа не требуется.

7.6. Если по обращению дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

7.7. После завершения рассмотрения обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются специалисту по обращениям граждан, который проверяет правильность оформления ответа и делает отметку об исполнении. Последний вправе обратить внимание исполнителя на несоответствие подготовленного ответа требованиям, предусмотренным настоящим Положением, и предложить переоформить ответ.

7.8. Отправление ответа без отметки специалистом# по обращениям граждан не допускается.

7.9. Приложенные к обращению подлинники документов, присланные заявителем, остаются в деле, если в письме не содержится просьба об их возврате.

7.10. При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случаях, если ответ заявителю был дан по телефону или при личной беседе, если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).

8. Контроль за рассмотрением обращений граждан

8.1. Контроль за своевременным разрешением письменных и устных обращений граждан возлагается на исполнителя (соисполнителей), который обязан обеспечивать своевременное, правильное и полное рассмотрение обращений и исполнение решений, принятых по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

8.2. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан осуществляет специалист по обращениям граждан.

8.3. На обращениях, поставленных на контроль, делается отметка "Контроль".

8.4. Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

8.5. Контроль завершается после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению обращения.

Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы в соответствии с действующим законодательством.

Решение о снятии с контроля обращений граждан принимает должностное лицо администрации района, к которому обратился гражданин.

8.6. В целях организации контроля за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан специалист по обращениям граждан:

а) анализирует и обобщает состояние работы с обращениями граждан в администрации района;

б) периодически направляет исполнителям напоминания об обращениях, срок рассмотрения которых истекает, и отдельно - о тех, срок рассмотрения которых истек (приложение N 4 к Положению);

в) своевременно предоставляет главе района и управляющему делами администрации района отчеты о работе с обращениями граждан.

9. Организация личного приема граждан

9.1. Личный прием граждан в администрации района проводится их# руководителями и уполномоченными на то лицами.

9.2. Специалист по обращениям граждан приглашает прибывшего в приемную гражданина, регистрирует заявителя, вносит в базу данных сведения о нем - фамилию, имя, отчество, место регистрации, социальное положение и количество его обращений в администрацию района, содержание устного обращения гражданина.

В случае повторного обращения специалист по обращениям граждан осуществляет подборку всех имеющихся материалов, касающихся данного заявителя. Подобранные материалы представляются руководителю, ведущему личный прием.

Организацию личного приема граждан главой района и его заместителями осуществляет специалист по обращениям граждан.

9.3. Запись на прием к главе района и его заместителям осуществляет специалист по обращениям граждан ежедневно с 09.00 до 18.00, пятница с 9.00 до 13.00 (кроме выходных и праздничных дней).

9.4. На каждого гражданина, обратившегося на устный прием, оформляется карточка личного приема установленного образца. Образец карточки учета приема граждан прилагается (приложение N 5 к Положению). Во время записи устанавливается кратность обращения гражданина в администрацию района.

9.5. Лицо, ведущее прием, выслушав посетителя, рассмотрев и проанализировав предоставленные материалы, делает краткую аннотацию просьбы в карточке приема, консультирует посетителя и разъясняет порядок разрешения его вопроса.

Должностное лицо при рассмотрении обращений граждан в пределах своей компетенции может приглашать на прием подчиненных ему специалистов; создавать комиссии для проверки фактов, изложенных в обращениях; проверять исполнение ранее принятых им решений по обращениям граждан; поручать рассмотрение обращения руководителям подведомственных организаций, кроме органов и должностных лиц, решения и действия (бездействия) которых обжалуются, и принимать решение о постановке на контроль обращения гражданина.

9.6. В ходе приема лицо, ведущее прием, уведомляет заявителя о том, кому будет поручено рассмотрение его обращения и откуда он получит ответ.

9.7. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в установленном порядке.

9.8. В соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" в ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

9.9. Поступившие ответы о принятых мерах по реализации поручений по обращениям граждан с личного приема главы района направляются ему на ознакомление#. Если по представленным материалам не поступает дополнительных поручений, рассмотрение заявления считается завершенным. На карточке делается надпись "В дело", которая заверяется подписью главы района. Специалист по обращениям граждан снимает обращение с контроля, о чем делает отметку в установленной форме.