Статья 14. Регистрация документов

Статья 14. Регистрация документов

1. Служебные документы (корреспонденция), поступившие в администрацию города на имя мэра и его заместителей, регистрируются в общем отделе в день поступления, в том числе и в автоматизированной системе электронного документооборота.

2. Для документов, поступивших в общий отдел после 15 часов, днем поступления считается следующий рабочий день.

3. Документы, поступившие на имя заместителей мэра - директоров департаментов муниципальной собственности и архитектуры, строительства и землепользования, а также в адрес руководителей структурных подразделений, регистрируются соответственно в департаментах и структурных подразделениях администрации города, в том числе и в автоматизированной системе электронного документооборота.

4. Служебная информация, поступающая по факсимильной связи, регистрируется специалистом приемной мэра в журнале регистрации факсимильной информации. Журнал включается в номенклатуру дел администрации города.

5. Служебная информация, поступающая по электронной почте, регистрируется общим отделом и передается в установленном порядке.

6. Зарегистрированная общим отделом корреспонденция направляется для рассмотрения мэру и его заместителям в соответствии с распределением обязанностей через советника мэра, консультантов и помощников заместителей мэра.

7. Регистрация и отправка исходящей корреспонденции, подписанной мэром, его заместителями, производится общим отделом (в том числе и в автоматизированной системе электронного документооборота); подписанной иными должностными лицами - соответствующим структурным подразделением.

8. Документы рассматриваются мэром, его заместителями в день поступления.

9. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции мэра, его заместителей.

10. С резолюцией мэра, его заместителей документ возвращается в общий отдел для соответствующей отметки в компьютерной базе данных. После отметки документы передаются лицу, ответственному за исполнение документа. Подлинники (копии) документа и поручений по ним вместе с ответом возвращаются в общий отдел. Заявителю обязательно дается ответ.

11. Документы, поступившие непосредственно мэру, его заместителям (без регистрации), должны быть в обязательном порядке направлены на регистрацию в общий отдел.

12. Советники мэра, консультанты и помощники заместителей мэра, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях администрации, получают корреспонденцию в общем отделе после 15 часов под роспись.