Постановление Главы Ванинского муниципального района Хабаровского края от 10 февраля 2009 г. N 61 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края" (с изменениями и дополнениями)

Постановление Главы Ванинского муниципального района Хабаровского края
от 10 февраля 2009 г. N 61
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края"
(с изменениями от 15 сентября, 31 декабря 2009 г., 15 июня 2010 г., 2 сентября 2011 г.)

В целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов в администрации Ванинского муниципального района постановляю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края (далее - Инструкция).

2. Руководителям структурных подразделений администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края (далее - администрация района):

2.1. Довести настоящую Инструкцию до всех сотрудников администрации района и обеспечить ее исполнение.

2.2. В течение 15 дней со дня подписания настоящего постановления назначить ответственных лиц за делопроизводство и представить списки указанных лиц управляющему делами администрации района.

3. Рекомендовать главам городских и сельских поселений Ванинского муниципального района Хабаровского края разработать и утвердить аналогичные инструкции по делопроизводству.

4. Структурным подразделениям администрации района, имеющим статус юридического лица, в течении месяца со дня подписания настоящего постановления, привести в соответствие индивидуальные инструкции по делопроизводству согласно требований настоящей Инструкции.

5. Отменить постановление главы Ванинского муниципального района от 01.03.2007 N 76 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации Ванинского муниципального района".

6. Опубликовать настоящее постановление в информационном сборнике муниципальных правовых актов Ванинского муниципального района Хабаровского края.

7. Контроль за соблюдением порядка исполнения Инструкции возложить на управляющего делами администрации Ванинского муниципального района Кручина С.В.

8. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на первого заместителя главы администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края Минько А.А.

9. Настоящее постановление вступает в силу со дня его опубликования.

Глава района

Н.С. Ожаровский

Информация об изменениях:

Постановлением Главы Ванинского муниципального района Хабаровского края от 15 сентября 2009 г. N 372 в настоящую Инструкцию внесены изменения, вступающие в силу со дня опубликования названного постановления

См. текст Инструкции в предыдущей редакции

Инструкция
по делопроизводству
(утв. постановлением главы Ванинского муниципального района Хабаровского края от 10 февраля 2009 г. N 61)
(с изменениями от 15 сентября, 31 декабря 2009 г., 15 июня 2010 г., 2 сентября 2011 г.)

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления администрации муниципального района, осуществляемого в соответствии с Федеральным законом от 06 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", а также повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция устанавливает общие требования к организации работы с документами в администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края (далее - администрация района), носит обязательный характер и используется при ведении делопроизводства муниципальными служащими администрации района.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с инструкциями по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края, утвержденной распоряжением Губернатора Хабаровского края от 11.08.2006 N 491-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края", примерной инструкцией по делопроизводству в органах местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Хабаровского края, утвержденной распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23.01 2008 N 14-р "О примерных инструкциях в органах местного самоуправления", Государственным стандартом "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), нормативными правовыми актами Хабаровского края и муниципальными правовыми актами Ванинского муниципального района.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в администрации района, должны отвечать требованиям Инструкции.

1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации района возлагается на их руководителей.

Руководитель структурного подразделения назначает сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства, на которого возлагаются следующие основные функции:

- прием и учет документов, полученных руководителем структурного подразделения, правильность их регистрации;

- передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения и после получения соответствующих указаний - исполнителю;

- учет и регистрация исходящих документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;

- контроль за прохождением документов;

- проверка наличия документов, находящихся на исполнении;

- контроль за своевременным формированием в дела исполненных документов;

- разработка номенклатуры дел;

- формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

- проведение инструктажа вновь принятых в структурное подразделение администрации района сотрудников по вопросам организации работы с документами.

1.5. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

1.6. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения главы Ванинского муниципального района (далее - глава администрации района), руководителя (руководителей) структурных подразделений.

1.7. Настоящая инструкция распространяется на служебные документы несекретного характера.

Порядок работы с секретными документами и документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, устанавливается специальными инструкциями.

1.8. Специалисты администрации района и ее структурных подразделений несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

2. Общие правила оформления документов в администрации района

2.1. Управленческая деятельность администрации района выражается посредством издания муниципальных правовых актов: постановлений и распоряжений главы администрации района.

2.2. Составление и оформление документов администрации района должно отвечать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, обеспечивать их юридическую полноценность и последующее использование.

2.3. При подготовке документов применяется текстовый редактор Word for Windows или в другом, совместимом с ним формате, с использованием шрифтов Times New Roman размерами N 14 через 1 межстрочный интервал в режиме "одинарный" для ПЭВМ для текста, N 12 - для оформления табличных материалов.

В отдельных случаях по согласованию с исполнителем размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

2.4. Документы в администрации района оформляются на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: 35 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

2.4.1. В администрации района применяются бланки установленной формы, утвержденные постановлением главы Ванинского муниципального района от 02.09.2009 N 360 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах и вывесках исполнительных органов власти Ванинского муниципального района Хабаровского края и муниципальных учреждений Ванинского муниципального района Хабаровского края":

- бланк постановления, распоряжения главы администрации района (Приложение N 1, N 1.1.);

- бланк письма администрации района (Приложение N 2);

- общий бланк администрации района с угловым и продольным расположением реквизитов для оформления протоколов коллегии, Совета глав, справок, докладных записок, планов, отчетов, сводок (Приложения N 3 и N 4);

2.4.2. Состав видов и формы бланков, применяемых в администрации района, согласовывается с архивным отделом администрации района и утверждается главой администрации района по представлению управляющего делами администрации района.

2.4.3. Бланки с воспроизведением герба Хабаровского края (далее - герб края), герба Ванинского муниципального района (далее - герб района) изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности на основании общей заявки управления делами администрации района.

Гербовые бланки документов администрации района подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера.

Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

2.4.4. Порядок использования, выдачи, учета, хранения и списания бланков в администрации района регламентируется распоряжением главы района от 28.07.2008 N 691-р "Об утверждении Порядка использования, выдачи, учета, хранения и списания гербовых бланков в администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края".

За организацию изготовления, выдачи, учета, хранения и списание гербовых бланков в администрации района отвечает управляющий делами администрации района.

2.5. При подготовке организационно-распорядительных документов администрации района реквизиты документов оформляются с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 (Приложения N 5 и N 6 ) в которых используются следующие реквизиты:

2.5.1. Герб края помещают на бланках документов в соответствии с Законом Хабаровского края от 26 сентября 2001 г. N 324 "О флаге и гербе Хабаровского края" и постановлением Губернатора Хабаровского края от 31 июля 2006 г. N 143 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках исполнительных органов государственной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений".

На бланках администрации района размещается герб Ванинского муниципального района в соответствии с постановлением главы Ванинского муниципального района от 02.09.2009 N 360 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах и вывесках исполнительных органов власти Ванинского муниципального района Хабаровского края и муниципальных учреждений Ванинского муниципального района Хабаровского края".

2.5.2. Код администрации района проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

2.5.3. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) администрации района проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.5.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.5.5. Наименование администрации района должно соответствовать ее наименованию, указанному в положении об администрации района.

2.5.6. Справочные данные об администрации района включают почтовый адрес администрации района, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты и другие сведения.

2.5.7. Наименование вида документа, создаваемого администрацией района, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

2.5.8. Дата документа - это дата принятия решения, зафиксированного в документе. Датой документа преимущественно является дата его подписания (распорядительные документы, письма), для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения, датой протокола является дата заседания (принятия решения), датой акта - дата события.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 1 - 3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более структурными подразделениями администрации района, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.

Способ написания даты зависит от характера документа:

- в нормативных документах, определяющих права и обязанности граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты, при котором день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами, например, 02 апреля 2005 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, - обязательно. При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами;

- в остальных случаях применяется цифровой способ, при котором день месяца и месяц оформляются парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год, например: 29.03.2005.

2.5.9. Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа, он состоит из порядкового номера документа в соответствующем регистрационном массиве, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел, буквенным обозначением названия документа.

Регистрация документа производится после его подписания или утверждения.

Не допускается отправлять письма, не имеющие регистрационного номера и даты.

Регистрация документа заключается в записи сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив администрации района и находится под ее контролем.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более структурными подразделениями администрации района, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих структурных подразделений администрации района, проставляемых под соответствующими названиями структурных подразделений администрации района или через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа.

На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

2.5.10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа состоит из слов "На N _________ от __________", включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Оформляется только на бланке письма и используется в письме-ответе. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

2.5.11. Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

2.5.12. Гриф ограничения доступа, в том числе "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим информацию ограниченного распространения.

Гриф ограничения доступа размещается в правом верхнем углу документа шрифтом Times New Roman размером N 10, 11. Номер экземпляра проставляется ниже грифа ограничения доступа пометки через 1,5 межстрочный интервал (в режиме "точно 18" для ПЭВМ" и центруется относительно пометки, например:

                              Для служебного пользования

                                     Экз N _2__

2.5.13. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При количестве адресатов более четырех составляется указатель рассылки, и на каждом документе указывается только один адресат.

При направлении документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Управление экономического развития администрации района

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:

Главное контрольное управление Губернатора края Отдел по контролю за финансовой деятельностью предприятий и организаций края Главному специалисту А.И. Петрову

При направлении документа руководителю организации, ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Директору МУ "Национальный Этнографический центр" "СЭНКЭ" Л.Е. Варшавской

В состав реквизита "адрес" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи указывают в следующей последовательности:

- наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

- название области, края, автономного округа (области), республики;

- страна (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс.

При направлении письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

ОВД по Ванинскому муниципальному району ул. Невского, 1, г.п. Ванино, Хабаровский края, 682860

При направлении документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Девяшину Н.И. ул. Клубная, д. 12, г.п. Ванино, Хабаровский край, 682860

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

Если документ направляется нескольким однородным организациям или нескольким структурным подразделениям одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Главам городских и сельских поселений Ванинского муниципального района Хабаровского края

Допускается центрировать все строчки реквизита "адрес" по отношению к самой длинной строке, например:

Законодательная Дума Хабаровского края Сектор документального контроля

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в органы государственной власти, постоянным корреспондентам или подведомственным учреждениям.

Проект отправляемого документа представляется управляющему делами администрации района в одном экземпляре. Проект завизированный руководителем структурного подразделения администрации района, подготовившего документ, и подписанный должностным лицом, оформляется не на бланке. После набора отправляемого документа в 2 экземплярах, первый экземпляр оформляется на бланке (оригинал), второй экземпляр на стандартном листе бумаги. Оба экземпляра документа подписываются должностным лицом, за подписью которого он оформлен. После этого оригинал отправляется адресату, а второй экземпляр подшивается в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

2.5.14. Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым распорядительным актом. На документах, подлежащих утверждению (Приложение N 7) гриф утверждения проставляется справа от границы верхнего поля первого листа документа на отведенном для него месте.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Строки реквизита "гриф утверждения документа" центрируются относительно самой длинной его строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения оформляется следующим образом, например:

		УТВЕРЖДАЮ
		Глава администрации района
		подпись		Н.С. Ожаровский
		дата

Если гриф утверждения документа проставляется не на бланке, наименование должности пишется полностью, например:

УТВЕРЖДАЮ Глава Ванинского муниципального района Хабаровского края _________ Н.С. Ожаровский "____"___________2008 г.

При утверждении документа постановлением, распоряжением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово УТВЕРЖДЕНО согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа, например:

УТВЕРЖДЕНО постановлением главы Ванинского муниципального района Хабаровского края от 16.07.2007 N 153 или УТВЕРЖДЕНО постановлением администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края от ___________ N ____

2.5.15. Указания по исполнению документа даются в форме резолюции должностного лица. Резолюция включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, личную подпись автора резолюции и дату резолюции, например:

Ивановой В.И. Прошу подготовить проект распоряжения и программу семинара-совещания глав сельских, городских поселений к 13.05.2008 подпись дата

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция пишется на лицевой стороне первого листа документа под реквизитом "Адресат". Если это место занято другим реквизитом, резолюцию размещают на любой другой свободной площади лицевой стороны листа документа, кроме полей.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

2.5.16. Заголовок составляется ко всем документам, за исключением резолюций, даваемых руководителями по рассмотренным документам, телефонограмм, телеграмм, извещений, документов с текстом менее 5 строк. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа, его основную смысловую нагрузку.

Заголовок заключает в себе обычно ответ на вопросы: о чем (о ком) издан документ, например:

"О выделении...", "Об изменении...", "О создании...";

чего (кого), например:

"ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ специалиста..."

Заголовок может содержать две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например:

"О подготовке проекта договора"

В ряде случаев заголовок обозначает вопросы, которые регулируют документ и которые свойственны документам, дополняющим ранее изданные и более широко охватывающие предмет регулирования, например:

"О вопросах тарифной политики на транспорте"

Заголовок составляет исполнитель документа.

Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал в режиме " точно" для ПЭВМ (12), максимальная длина строки 7,3 см. Если заголовок к тексту превышает 5 строк, то длина его строки продлевается до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.

2.5.17. Единый порядок организации контроля за исполнением документов в администрации района регламентируется постановлением главы района от 03.04.2009 года N 165 "Об утверждении Положения об организации контроля за исполнением документов в администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края". Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

Контролю полежат:

- правовые акты Президента РФ, Правительства РФ;

- постановления, распоряжения Губернатора Хабаровского края;

- постановления, распоряжения Правительства Хабаровского края;

- законодательные акты Законодательной Думы Хабаровского края;

- постановления, распоряжения главы района;

- решения Собрания депутатов Ванинского муниципального района, в которых даны поручения администрации Ванинского муниципального района;

- поручения главы района, данные на совещании аппарата управления;

- другие документы, поручения, указания главы района, по которым определены конкретные сроки исполнения;

- письма, заявления, жалобы и обращения граждан;

- входящая корреспонденция предприятий, учреждений и организаций.

Сроки исполнения документов указываются в документах, резолюциях главы района и его заместителей, исчисляются в календарных днях со дня подписания и определяются датой, указанной в документах, резолюциях.

2.5.18. Текст документа располагается между заголовком и отметкой о наличии приложения. Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации, не допускающим различных толкований.

Краткость содержания документа достигается за счет исключения повторений, непротиворечивости формулировок, употребления общепринятых сокращений.

Документы, создаваемые на основе документов вышестоящих органов, должны содержать ссылку на них с указанием названия вида документа, наименования органа, издавшего документ, даты, номера и заголовка к тексту документа.

В соответствии с видом документа выбирается композиционная структура, стиль изложения и языковые средства.

Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке постановлений, распоряжений, приказов, уставов, положений, инструкций, правил, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, служебных записок, писем, справок и т.д.

Текст печатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от заголовков в установленных границах полей.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст может подразделяться на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Заголовки и подзаголовки пишутся с прописной буквы, точка в конце не ставится.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой на конце.

Подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце (например, 2.3.5.). В исключительных случаях подпункты могут обозначаться следующим образом: а), б), в) или 1), 2), 3).

Подпункты, нумеруемые арабскими цифрами с точками, начинают с прописной буквы и в конце ставят точку.

После строчных буквенных или цифровых обозначений со скобкой подпункты начинают со строчной буквы и заканчивают (кроме последнего) точкой с запятой.

Пункт может подразделяться на абзацы. Они не обозначаются цифрами, но их нумерация подразумевается. Отсчет ведется от абзаца, начинающегося с цифры, обозначающей пункт.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости могут быть названы ранее изданные нормативные акты или другие документы по данному вопросу, указываются их реквизиты по следующей схеме: наименование документа, наименование организации - автора документа, дата, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Во второй (распорядительной) части излагаются решения, поручения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть, например: распоряжения, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения.

2.5.18.1. В распорядительных документах (распоряжение, приказ) используется форма изложения текста от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В первой части распорядительного документа указывается основание или причина составления документа, во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть.

Распорядительная часть делится на пункты, если исполнение предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Действия одного характера или исполнителя перечисляются в одном пункте. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме.

2.5.18.2. В распорядительных документах коллегиальных органов (постановления, решения) текст излагают от третьего лица единственного числа ("ПОСТАНОВЛЯЕТ", "РЕШИЛ").

В совместных постановлениях и решениях двух и более организаций текст излагают от первого лица множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ", "РЕШИЛИ").

2.5.18.3. Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ").

2.5.18.4. В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес_");

- от первого лица единственного числа ("прошу выслать_", "считаю необходимым_");

- от третьего лица единственного числа ("администрация района не возражает_").

2.5.18.5. Документы должны быть написаны официально-деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом.

К основным стилевым чертам официально-деловой речи относятся: нейтральный тон изложения; точность и ясность изложения; определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов; лаконичность и краткость текста.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере управления и определенные законодательством.

В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать: не "при сем направляем", а "направляем"; не "сего года", а "этого года (текущего года)"; не "настоящим сообщаем", а "сообщаем"; не "настоящий акт составлен", а "акт составлен".

Особенностью делового стиля является широкое употребление устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов, например: Установлено, что в период с... по...; В соответствии с...; В целях...; Направляем (представляем, высылаем) Вам...; Считаем целесообразным...

Как правило, в текстах используются отглагольные существительные со значением действия (оказать помощь, произвести ремонт) или глаголы в форме третьего лица (акт подписан членами комиссии и утвержден руководством).

В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами, например: В связи с низкой эффективностью использования..., а также в связи с недостаточной загруженностью... просим Вас решить вопрос о...

В служебных документах неуместно употреблять выражения типа "Будьте так любезны" или "Не откажите в любезности сообщить".

В деловой переписке используются местоимения "мы" и "Вы" вместо "я" и "ты".

Страдательные конструкции предпочтительнее действительных, например: не "мы выполним", а "нами будет выполнено"; не "Вы предлагаете", а "Вами предложено".

Отбор лексики при подготовке деловых документов предполагает правильный выбор слов в соответствии с их лексическим значением. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа:

- "необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание животноводства" (можно улучшить обслуживание скота, но не животноводства);

- "удешевить себестоимость" (удешевить можно товары, продукты, но не себестоимость, возможный вариант: "снизить себестоимость").

Не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например: "конструкторат", "переорганизация", слов, относящихся к разговорной лексике (секретарша, лаборантка).

Неправильно выбранное слово из ряда однокоренных слов, различающихся значением, может исказить смысл: например, "представить" и "предоставить":

Представить:

1) доставить, дать, вручить, предъявить, сообщить что-либо для ознакомления, осведомления, официального рассмотрения (представить список сотрудников, представить доказательства);

2) познакомить с кем-либо (представить коллективу нового работника);

3) ходатайствовать, сделать представление (о повышении по службе, о награде) (представить к очередному званию, представить к ордену);

4) составить, обнаружить (представить (собой) значительную ценность);

5) мысленно вообразить (представить (себе) картину боя);

6) изобразить, показать (представить в смешном виде);

Предоставить:

1) дать возможность обладать, распоряжаться, пользоваться чем-либо (предоставить квартиру, предоставить транспортные средства);

2) дать право, возможность сделать, осуществить что-либо (предоставить отпуск, предоставить слово);

3) разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра (предоставить самому себе, предоставить дело случаю).

Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: в апреле, не следует добавлять, месяце; информационное сообщение (любое сообщение содержит информацию) и т.д. Затрудняют восприятие текста повторы типа: польза от использования..., следует учитывать следующие факты..., данное явление полностью проявляется в условиях...

Многословие, или "лишние слова", ослабляют действенность документа, делают его менее доступным для читателя. "Лишнее слово" - слово, употребление которого не находит оправдания и без которого текст ничего не теряет ни в смысле, ни в оттенке смысла. Лишними являются слова "работа", "деятельность", "мероприятия" в сочетании с предлогом по: работа по внедрению (вместо внедрение), работа по выполнению (вместо выполнение), деятельность по реализации (вместо реализация), мероприятия по закупке (вместо закупка).

Стандартные обороты речи типа "в связи с распоряжением главы района"; "в порядке оказания материальной помощи"; "в связи с тяжелым положением, сложившимся..." постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа "принять во внимание", "довести до сведения". Но если нормы нарушаются в результате незнания особенностей употребления того или иного фразеологизма, возникает ошибка, например: глагол "допускать (допустить)" в значении сделать что-либо, совершить, принято сочетать со словами "нарушение", "ошибка", "просчет" и некоторыми другими именами существительными, характеризующими какие-либо отрицательные явления, но не называющими конкретного поступка: допустить грубость, чванство. Неправильны сочетания типа "допускать дефекты (брак, поломки, хищения)", в которых существительные указывают на результат ошибок, просчетов и т.д.

В целях сжатия текста используются общепринятые законодательно установленные сокращения: СНГ, зам., спецназ и др.; графические - г-н, ж.-д., кв. м и др.

Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг. - годы, пп. - пункты и некоторые другие.

Сокращенные написания должны быть понятны читателю. Например, сокращения бук., бух. известны только специалистам (бук. - буксир, бух. - бухта). Однако документ, в котором употреблено слово в сокращенном виде, может быть предназначен для широкого круга лиц. Такое сокращение должно быть заменено полным написанием.

Необходимо учитывать и то, что насыщенность текста сокращенными написаниями "снижает" официальный тон документа.

Написание сокращений должно быть унифицировано. Недопустимо, например, в одном тексте сокращать слово "район" и "р.", и "р-н".

Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, если они употреблены без цифр. Исключение составляют единицы физических величин в таблицах и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы.

Необходимо помнить, что округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и т.д. десятичного знака для типоразмеров, марок, продукции одного названия, как правило, должно быть одинаковым.

Недопустимо использовать в тексте математический знак минуса перед отрицательными значениями величин. Знак минус следует заменять словом "минус". Нельзя употреблять знаки номера и процента без цифр.

В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например, Иванов В.С., она и в дальнейшем должна писаться также.

2.5.19. Приложения к документу могут быть трех видов:

- приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительными письмами;

- приложения, вводимые в действие муниципальным правовым актом;

- приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа.

Если документ направляется с сопроводительным письмом, то отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом, например:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложения:

1. Справка о _ на 3 л. в 1 экз. 2. Проект ......... на 8 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом, например:

Приложение:

приказ министерства имущественных отношений Хабаровского края от 05.06.2006 N 172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение:

на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Приложения к муниципальному правовому акту содержат на первом его листе в правом верхнем углу отметку с указанием названия муниципального правового акта, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение N 2 к постановлению главы Ванинского муниципального района Хабаровского края от 18.03.2007 N 134 или Приложение N 2 к постановлению администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края от ___________ N ____

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к постановлению главы Ванинского муниципального района Хабаровского края от 18.03.2007 N 134 или ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к постановлению администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края от ___________ N ____

2.5.20. Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

не на бланке:

Глава Ванинского муниципального района	подпись	Н.С. Ожаровский

на бланке:

Глава района	подпись	Н.С. Ожаровский
или
Глава администрации района	подпись	Н.С. Ожаровский

При оформлении документа на должностном бланке должность в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей или по алфавиту, например:

Председатель комиссии	подпись	В.П. Яковлев
Члены комиссии	подпись	Б.Н. Иванков
	подпись	П.Н. Ковалев
	подпись	И.А. Тукалин

Документы коллегиального органа подписываются председателем (или председательствующим на заседании) этого органа и секретарем.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Документы, направляемые организациям, гражданам, подписываются главой района, его заместителями или руководителями структурных подразделений администрации района в соответствии с их компетенцией.

Подпись отделяется от последней строки текста 2 - 3 межстрочными интервалами.

Наименование должности в реквизите "подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ). Допускается центрировать его относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

2.5.21. Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Внешнее согласование проекта документа с организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Он включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, например:

СОГЛАСОВАНО Первый заместитель главы администрации района

подпись А.А. Минько

дата

Если согласование оформляется письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляет исполнитель следующим образом, например:

СОГЛАСОВАНО Письмо Министерства здравоохранения Российской Федерации от 12.06.2005 N 17-03/1442

Гриф согласования располагается ниже реквизита "подпись" от границы левого поля документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

- с должностными лицами администрации района;

- с организациями, интересы которых затрагиваются в документе;

- при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

- с органами государственной власти в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения специалистам администрации района, должны быть ими завизированы.

Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника муниципального правового акта. На проекте, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются Начальник правового управления администрации Ванинского муниципального района подпись Е.Г. Митрошина дата

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Допускается полистное визирование документов, приложений для защиты от возможной замены листов.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит перепечатке и повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

2.5.22. Администрация района имеет печати с изображением гербов края и района, иные печати, указанные в положении об администрации района.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

Порядок изготовления, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов регламентируется распоряжением главы района от 25.07.2007 N 574-р "Об утверждении порядка изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов администрации Ванинского муниципального района, ее структурных подразделений".

Примерные перечни документов, на которых ставится гербовая и простая печать, приведены в Приложении N 8.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края от 31 декабря 2009 г. N 638 в подпункт 2.5.23 пункта 2.5 раздела 2 настоящей Инструкции внесены изменения, вступающие в силу со дня опубликования названного постановления

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.5.23. Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки.

На первом листе копии документа на верхнем поле справа ставится слово Копия.

Отметка о заверении соответствия копии документа (включая ксерокопию) подлиннику проставляется ниже реквизита "подпись" от границы левого поля и содержит заверительную надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату заверения, например:

Верно Заведующий сектора кадровой политики
		Н.Г. Канчина
	подпись
дата

Копии документов объемом более одного листа прошиваются нитками, концы которых выводятся на оборотной стороне последнего листа. Листы нумеруются в правом верхнем углу. Место прошивания заклеивается ярлыком с надписью:

Прошито и пронумеровано _________   (________) листов.".

                        (цифрами)   (прописью)

Простой печатью администрации района заверяются копии документов указанных в Приложении N 8 к настоящей Инструкции.

Заверение соответствия копии документа подлиннику производит управляющий делами или заведующий копировально-множительным бюро сектора документационного и распорядительного обеспечения управления делами администрации Ванинского муниципального района.

2.5.24. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию, имя, отчество или инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона, например:

Парменова Ирина Николаевна

5 51 24

или

И.Н. Парменова

5 51 24

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

2.5.25. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения администрации района, которым исполнен документ.

2.5.26. Отметка о поступлении документа в администрацию района содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа в нижнем правом углу первого листа документа.

2.5.27. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в администрации района.

3. Подготовка и оформление проектов муниципальных правовых актов

3.1. Подготовка и оформление проектов решений Собрания депутатов Ванинского муниципального района Хабаровского края

3.1.1. При подготовке проектов решений Собрания депутатов Ванинского муниципального района Хабаровского края (далее - Собрание депутатов) следует руководствоваться Положением о Собрании депутатов, Регламентом Собрания депутатов и настоящей Инструкцией.

Проекты решений Собрания депутатов вносятся на рассмотрение с пояснительной запиской, в которой излагаются мотивы внесения проекта решения Собрания депутатов (далее - проект решения), обоснование и существо вопроса, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы с оценкой возможных последствий принятия предлагаемых решений.

К пояснительной записке прилагается финансово-экономическое обоснование, в котором указывается, повлечет ли за собой принятие решения Собрания депутатов затраты из бюджета района, либо нет.

При необходимости к пояснительной записке прилагаются: перечни актов, подлежащих отмене или изменения, справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта решения, а также юридическое заключение.

3.1.2. Проекты решений в случае необходимости могут содержать пункт о контроле за их исполнением. Они печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) с использованием текстового редактора Word for Windows или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman размером N 14 (межстрочный интервал - одинарный) согласно Приложению N 9.

Верхнее поле составляет 20 мм, левое поле - 35 мм, правое - 10 мм, нижнее - 20 мм.

На верхнем поле справа печатается слово "Проект".

В центре страницы указывается:

- наименование органа, издающего документ, - "СОБРАНИЕ ДЕПУТАТОВ ВАНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ";

- наименование вида документа - РЕШЕНИЕ;

- заголовок печатается от левой границы текстового поля на расстоянии не менее 7 см. от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится. Длина строки заголовка 7,5 см. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ), например:

Об утверждении Программы энергосбережения Ванинского муниципального района на 2008-2011 годы

Если заголовок превышает пять строк, то длина его строки продлевается до правой границы текстового поля, допускается оформлять по центру например:

Об утверждении Положения о порядке образования и использования целевого бюджетного фонда социально-экономического развития Ванинского муниципального района Хабаровского края

или

Об утверждении Положения о порядке образования и использования целевого бюджетного фонда социально-экономического развития Ванинского муниципального района Хабаровского края

Заголовок к тексту должен кратко и точно раскрывать содержание документа. Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже и отвечает, как правило, на вопрос: "О чем (о ком)?" издан документ ("Об отмене_", "Об организации_", "О состоянии_").

Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал (в режиме "одинарный" для ПЭВМ). Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. При оформлении текста проекта решения на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

Преамбула в правовых актах Собрания депутатов завершается словом РЕШИЛО (Собрание), которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце. Текст подпункта пишется с прописной буквы.

Если подпункты нумеруются арабскими цифрами с закрывающейся круглой скобкой, то текст подпункта пишется со строчной буквы и в конце подпункта (кроме последнего) ставится точка с запятой.

Пункты, подпункты, абзацы располагаются в последовательности, обеспечивающей логическое развитие темы, переход от более общих положений к более конкретным.

Каждый пункт содержит законченную мысль и включает, как правило, не более одного нормативного или распорядительного предписания. Несколько связанных между собой нормативных или распорядительных предписаний помещают в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обуславливают друг друга.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятое решение, должны соответствовать структуре основного документа, копия которого должна быть приложена к представляемому проекту решения.

При наличии приложений к правовым актам Собрания депутатов в тексте обязательно делается ссылка на них.

Подпись отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами и состоит из наименования должности, например: "Председатель Собрания депутатов Ванинского муниципального района", личной подписи, инициалов и фамилии председателя Собрания депутатов.

Слова "Председатель Собрания депутатов Ванинского муниципального района" печатаются от левой границы текстового поля, а инициалы и фамилия печатаются у правой границы текстового поля.

Датой документа является дата заседания Собрания депутатов. Дата оформляется арабскими цифрами: день и месяц - двумя парами, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например: дату 01 июня 2007 г. следует оформлять 01.06.2007. Дата печатается на бланке на отведенном для нее месте.

Регистрационный номер документа - проставляется на бланке после подписания документа на отведенном для него месте.

3.1.3. Приложения к проектам решений Собрания депутатов оформляются на отдельных листах бумаги.

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения подписываются - автором документа.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через 1,5 межстрочных интервала (в режиме "точно 18 пт" для ПЭВМ) дается ссылка на решение Собрания депутатов. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. Последняя строка с указанием даты и номера решения Собрания депутатов, печатается через 1,5 межстрочных интервала (в режиме "точно 18 пт" для ПЭВМ), например:

                                 ПРИЛОЖЕНИЕ

                       к решению Собрания депутатов

                         Ванинского муниципального

                          района Хабаровского края

                            от____________ N_____

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии 2 межстрочных интервалов. Длина черты 2 - 3 см. Под чертой на расстоянии 4 межстрочных интервалов оформляется реквизит "подпись" автора документа.

При наличии в тексте проекта решения формулировки "Утвердить (или одобрить) прилагаемое Положение (состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.)" на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или ОДОБРЕНО со ссылкой на решение Собрания депутатов, его дату, номер, например:

УТВЕРЖДЕНО решением Собрания депутатов Ванинского муниципального района Хабаровского края от 26.12.2008 N 112

Слова УТВЕРЖДЕНО или ОДОБРЕНО согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, ОДОБРЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, ОДОБРЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, ОДОБРЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом относительно текста. Наименование вида документа - приложения выделяется прописными буквами без разрядки (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера решения 4 межстрочными интервалами, от текста приложения 2 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются с абзацного отступа относительно границ текста. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже единственном числе. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются, и на второй и последующих страницах указываются только номера граф. Допускается повторение заголовочной части таблицы (наименование граф) на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

Ссылки на сноску в тексте приложений оформляются звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы, подразделы, пункты, подпункты и главы нумеруются, как правило, арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

3.1.4. В решениях Собрания депутатов следует употреблять полные наименования органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций, должностей упоминаемых лиц в соответствии с их официальными названиями, предусмотренными в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т.п.

3.1.5. Согласование проектов решений Собрания депутатов оформляется на отдельном листе согласования визой, включающей должность, личную подпись визирующего (включая наименование организации), расшифровку подписи (инициалы и фамилия), дату согласования и дату поступления документа на согласование в соответствии с рекомендуемым порядком.

Имеющиеся у должностного лица возражения или замечания по проекту документа излагаются, как правило, в виде отдельного документа и прилагаются к проекту. При этом в листе согласования рядом с подписью лица, согласовывающего проект, делается отметка "Замечания прилагаются".

Если в процессе согласования в проект решения Собрания депутатов вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Повторное согласование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не меняющие его содержания.

По проекту решения Собрания депутатов, внесенному с разногласиями, авторами проекта подготавливаются предложения для их рассмотрения Собранием депутатов.

Проекты решений Собрания депутатов, в которых затрагиваются интересы отдельных городских и сельских поселений, в обязательном порядке согласовываются с соответствующими главами этих поселений.

На листе согласования к проекту решения Собрания депутатов обязательно оформляется реквизит "Отметка об исполнителе", который состоит из фамилии, имени, отчества исполнителя, номера его телефона и располагается в левом нижнем углу.

3.2. Подготовка и оформление проектов постановлений (распоряжений) главы администрации района

3.2.1. Постановление - нормативный правовой акт, который издает глава администрации района в пределах своих полномочий по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Хабаровского края (Приложение N 10).

Распоряжение - правовой акт главы района (администрации района), издаваемый по вопросам организации работы администрации района в целях разрешения оперативных, организационных, кадровых и других вопросов внутренней работы администрации района (Приложение N 11).

Проекты постановлений (распоряжений) главы района готовят и вносят структурные подразделения администрации района на основании поручений главы района, его заместителей либо в инициативном порядке.

Проекты распоряжений по кадровым вопросам готовит сектор кадровой политики правового управления администрации района на основании соответствующих представлений (служебных записок).

Постановления (распоряжения) подписываются главой района. В случае его отсутствия (отпуск, болезнь, командировка и т.д.) уполномоченным им лицом.

Обеспечение качественной подготовки проектов постановлений (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений администрации района, которые готовят и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов постановлений (распоряжений) осуществляет управляющий делами администрации района.

3.2.2. Проекты постановлений (распоряжений) главы района и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, начальником правового управления и управляющим делами администрации района. Возражения по проекту постановления (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект постановления (распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит доработке и повторному согласованию.

Проекты постановлений (распоряжений), представляемые главе района на подпись, визируются его заместителями в соответствии с распределением обязанностей.

3.2.3. Проекты постановлений (распоряжений) печатаются в одном экземпляре на номерных бланках постановлений (распоряжений), изготовленных типографским способом, шрифтом Times New Roman размером N 14 и представляются на подпись главе района. Датой постановления (распоряжения) является дата его подписания.

Постановления (распоряжения) нумеруются по порядку издания в пределах календарного года; распоряжения по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственной деятельности нумеруются отдельно. К порядковому номеру распоряжений главы района присваивается через дефис буква "р".

3.2.4. Копии постановлений (распоряжений), заверенные печатью, направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем, подготовившим проект постановления (распоряжения), не позднее чем в пятидневный срок со дня их подписания. Список организаций и лиц, которым направлены постановления (распоряжения) или выписки из них, прилагается к экземпляру документа, который хранится в администрации района.

3.2.5. Проект постановления (распоряжения) во исполнение постановления, распоряжения Губернатора или Правительства края должен быть подготовлен в течение срока, определенного главой района, если не установлен другой срок. Проекты правовых актов главы района подлежат подготовке в месячный срок.

3.2.6. Постановление (распоряжение) имеют следующие реквизиты:

- наименование организации - указывается наименование администрации района в полном соответствии с положением об администрации района;

- наименование вида документа - ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ;

- дата документа - оформляется цифровым способом: 12.11.2006 или 03.03.2007;

- регистрационный номер документа - состоит из знака "N" и порядкового номера постановления (распоряжения): N 21 (или N 65-р);

- заголовок к тексту - должен кратко и точно отражать содержание текста постановления (распоряжения). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается с использованием 1 межстрочного интервала (в режиме "точно 12" для ПЭВМ), например:

О командировании специалистов архивного отдела на курсы повышения квалификации

или

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края

Заголовок к постановлению (распоряжению), оформленный на номерных бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Текст документа отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 через 1,5 межстрочный интервал (в режиме "одинарный" для ПЭВМ) от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст постановления (распоряжения) может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и постановляющей части (в распоряжении - распорядительной).

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания постановления (распоряжения). Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д.

Если постановление (распоряжение) издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах постановлений завершается словом ПОСТАНОВЛЯЮ, которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля.

Постановляющая (распорядительная) часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Постановляющая часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

В качестве исполнителей указываются структурные подразделения администрации района или конкретные должностные лица.

Последний пункт постановляющей (распорядительной) части может содержать сведения о структурном подразделении (должностном лице) администрации района, на которое возлагается контроль за исполнением постановления (распоряжения).

При внесении изменений в постановление (распоряжение) либо признании их утратившими силу (их отмене) обязательно указываются постановления (распоряжения), дата их подписания, их регистрационный номер и наименования. Текст пункта о признании утратившим силу (отмене) ранее принятого постановления (распоряжения) либо его части должен начинаться словами "Признать утратившим силу...." ("отменить").

Подпись - состоит из наименования должности, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Приложения к постановлению (распоряжению) подписываются автором документа. При тиражировании приложений для рассылки подпись не воспроизводится

При наличии нескольких приложений, приложения нумеруются.

Если приложение утверждается постановлением (распоряжением), тогда приложение заканчивается чертой, расположенной по центру на расстоянии 2 межстрочных интервалов от основного текста. Длина черты 2 - 3 см.

4. Подготовка и оформление проектов положений, правил, инструкций, протоколов и справочно-информационных документов

4.1. Положения, правила и инструкции

4.1.1. В положении устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции органа местного самоуправления.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений или иных правовых актов.

Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.

Положения (правила, инструкции) могут утверждаться главой района в форме грифа утверждения или путем издания правового акта об их утверждении.

4.1.2. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается правовым актом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?", например: Инструкция "Об организации деятельности по рассмотрению обращений граждан".

Заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?", например: Должностная инструкция главного специалиста.

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение документа и сфера его распространения, ответственность за его нарушение.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края от 15 июня 2010 г. N 583 пункт 4.2 раздела 4 настоящей Инструкции изложен в новой редакции, вступающей в силу со дня официального опубликования названного постановления

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.2. Протоколы

4.2.1. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседании коллегии при главе района; Совета органов местного самоуправления (глав), Собрания депутатов, комиссий, методических советов и временных коллегиальных органов - конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч и т.д.

4.2.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Материалы к обсуждению представляются специалистами администрации района, руководителями и специалистами подведомственных учреждений, а также другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа и заседания депутатских комиссий Собрания депутатов. Справки подписываются руководителями организаций, исполнителями.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа и специалистов администрации района, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 5 рабочих дней со дня заседания.

4.2.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части оформляются следующие реквизиты:

Председатель     - Минько А.А., первый заместитель главы администрации

                   Ванинского муниципального района

Секретарь        - Живонос Г.И., начальник отдела организационно-

                   методической работы управления делами администрации

                   Ванинского муниципального района

Присутствовали:

члены оргкомитета: Банников Е.Ж., Губакина Г.В., Гусева Е.Т., Иванко Л.Г.,

                   Колядов М.И., Кручина С.В., Минько А.А., Харитонов

                   М.Г., Шипулин С.А., Яшина С.П.

(перечисляются Ф.И.О. членов коллегиального органа в алфавитном порядке)

приглашенные: 23 человека (список прилагается).

Слова "Председатель" и "Секретарь" печатают от левого поля, отделяя 2 интервалами от заголовка и друг от друга. С новой строки пишут слово "Присутствовали", фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа и приглашенных на заседание лиц перечисляются в алфавитном порядке. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через 1 межстрочный интервал.

При оформлении протокола с числом участников более 15 человек фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество. Например: "Присутствовали: 50 человек (список прилагается)". Подсчет участников проводится по спискам регистрации. Список участников прилагается к протоколу.

Список присутствующих в алфавитном порядке оформляется размером шрифта 12 по форме:

N п/п

ФИО

-

Должность, место работы

1	2	3	4
1.	Иванова Татьяна Ивановна	-	Начальник отдела оперативной работы городского поселения "Рабочий поселок Ванино"
2.	Козлов Сергей Иванович	-	Индивидуальный предприниматель Ващенко С.И.

После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами ПОВЕСТКА ДНЯ, расположенными центровано через 2 - 3 межстрочных интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление всех обсуждаемых вопросов в порядке их обсуждения. Пункты повестки пишутся с красной строки. После каждого вопроса повестки указывается фамилия, имя, отчество и должность докладчика. Наименование вопроса в повестке дня нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об") и отвечает на вопрос "О чем?".

Например:

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О необходимости участия в программе "О ходе реализации Федерального закона от 21.07.2007 N 185-ФЗ "О фонде содействия реформированию жилищно-коммунального хозяйства", как единственной форме получения средств на капитальный ремонт жилья.

Докладчик: Розыев Самандар Джумаевич, заместитель главы администрации Ванинского муниципального района по вопросам ЖКХ и строительства.

2. О формировании резерва управленческих кадров.

Докладчик: Никитина Надежда Александровна, заместитель начальника правового управления администрации Ванинского муниципального района.

3. Разное.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ: (Краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст). Перед словом СЛУШАЛИ проставляется номер в соответствии с повесткой дня;

ВЫСТУПИЛИ: (Краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему (в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается"). Если ход заседания фиксируется на магнитной пленке (диктофон), тексты всех выступлений перепечатываются и включаются в состав протокола;

РЕШИЛИ: (Решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения).

Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

Решения производственных совещаний специалистов администрации района, комиссий, советов, совещаний, семинаров работников подведомственных учреждений печатаются в тексте протоколов полностью.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

Решения коллегии, Собрания депутатов прилагаются к протоколу заседания коллегии, Собрания депутатов, в этом случае в тексте протокола делается сноска "Решение прилагается".

4.2.4. Допускается краткая форма составления протокола совещания при главе администрации района. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Далее в кратком протоколе фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.

4.2.5. Протоколы заседаний коллегии, постоянно действующих комиссий, советов, комитетов подписывают председатель и секретарь.

Протоколы временных коллегиальных органов - конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч и т.д. подписывают назначенные председательствующий и секретарь.

При необходимости протоколы заседания комиссий и совещаний утверждаются главой администрации района.

Датой протокола является дата заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания, например: 21 - 24 апреля 2007 г.

4.2.6. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов:

- протоколы заседаний коллегии;

- протоколы совещаний и др.

Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании, например: ПРОТОКОЛ N 3/4.

Протоколы заседаний Собрания депутатов нумеруются в пределах созыва.

Протоколы заседаний постоянных комиссий Собрания депутатов нумеруются по каждой комиссии отдельно с первого номера в пределах созыва.

Протоколы заседаний коллегии при главе района нумеруются в пределах календарного года.

Номера решений, принятых на заседаниях Собрания депутатов, состоят из номера протокола и порядкового номера решения, например: решение N 3 - 15.

4.2.7. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются простой круглой печатью.

Принятые решения коллегии доводятся до исполнителей правовым актом главы района; решения комиссий - в виде выписок из протоколов.

Выписка из протокола содержит часть текста, относящегося к тому вопросу, по которому готовят выписку:

- воспроизводятся все реквизиты общего бланка;

- вводная часть текста;

- вопрос повестки дня, по которому готовится выписка;

- текст, отражающий обсуждение вопроса;

- принятое решение.

Выписки из протоколов оформляются на общем бланке, подписываются председателем и секретарем комиссии, заверяются простой круглой печатью и направляются с сопроводительным письмом исполнителям.

4.2.8. Протоколы заседаний (совещаний) при главе района и его заместителях печатаются на общем (гербовом) бланке администрации района формата А4 (Приложение N 12) и имеют следующие реквизиты:

- наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается на бланке на отведенном месте прописными буквами без разрядки и выравнивается по центру;

- вид заседания, совещания и т.д. - печатается на месте, отведенном для заголовка, через один межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ);

- дата и номер протокола - дата, оформленная цифровым способом (26.08.2007), и номер протокола печатаются на отведенных на бланке местах;

Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал (в режиме "одинарный" для ПЭВМ).

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой. Далее следуют фамилии выступающих и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Затем указывается принятое по этому вопросу решение либо решение прилагается к протоколу;

- подпись - отделяется от текста 4 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), секретаря совещания, их личные подписи, расшифровки подписей (инициалы и фамилии).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ).

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

4.2.9. Материалы коллегии располагаются в деле в следующем порядке: протокол, список приглашенных, проекты постановлений с приложениями к ним, доклады, содоклады, справки, информации в порядке рассмотрения вопросов, стенограмма хода заседания. Каждый документ должен иметь подлинную подпись. Список приглашенных подписывает заместитель главы администрации района или руководитель структурного подразделения администрации района, готовившего вопрос.

4.2.10. Протоколы производственных совещаний, семинаров, совещаний, круглых столов, комиссий, методических советов и временных коллегиальных органов - конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч и т.д., проводимых структурными подразделениями администрации района, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 с воспроизведением необходимых реквизитов общего бланка, кроме гербов края и района (Приложение N 13).

4.3. Справочно-информационные документы

4.3.1. В деятельности администрации района создаются следующие виды справочно-информационных документов: письма, справки, информации, служебные записки, обзоры, доклады, телеграммы, телефонограммы и др.

4.3.2. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи (пересылается по почте), оформляется только на бланке письма. Служебные письма готовятся:

- как ответы о выполнении поручений Губернатора края, Правительства края, главы района, его заместителей;

- как исполнение поручений Губернатора края, Правительства края, главы района, его заместителей по обращениям граждан по вопросам, относящимся к их компетенции;

- как сопроводительные письма;

- как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

- как инициативные письма.

4.3.3. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией должностного лица на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции.

4.3.4. Служебные письма печатаются на стандартных бланках письма формата А4 или А5 (Приложение N 14).

Сопроводительное письмо составляется для тех документов, текст которых не содержит пояснения о цели направления.

Внутренняя переписка - это переписка между руководителями структурных подразделений, комитетов, управлений администрации района. Наиболее распространенными примерами внутренних документов являются служебные записки, подготавливаемые по широкому кругу вопросов, относящихся преимущественно к организации внутренней деятельности. Должностное лицо, подписывающее документ, должно указать дату непосредственно при подписании.

Для внутренней переписки бланки не применяются.

4.3.5. Текст письма должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении администрации района.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, например: "Администрация считает...", "Комитет рассмотрел...".

Если письмо оформлено на бланке от имени должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "Прошу...", "Направляю...".

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

4.3.6. Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писем устанавливается в положении об администрации района, в том числе в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях. Право подписи служебных писем на бланках имеют глава администрации района, его заместители и управляющий делами администрации района.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более структурных подразделений администрации района, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании структурного подразделения администрации района включаются в наименование должности в реквизите "Подпись".

5. Прием, первоначальная обработка и распределение поступающей корреспонденции

5.1. Доставка корреспонденции в адрес администрации района осуществляется средствами почтовой, электрической связи и нарочными.

5.2. С помощью почтовой связи в администрацию района доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

5.3. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

5.4. Корреспонденция, поступающая в администрацию района на бумажных носителях, проходит первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляется исполнителям.

Прием и первичная обработка корреспонденции осуществляется инспектором - делопроизводителем администрации района (далее - инспектор).

5.5. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы возвращается на почту для пересылки адресату.

При обнаружении отсутствия документов, приложений к ним об этом сообщается отправителю. Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда на документе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа.

Письма, информации, методические сборники, обращения граждан и иные документы, адресованные в Собрание депутатов, не регистрируются и передаются в Собрание депутатов.

5.6. Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Перечень нерегистрируемых документов и корреспонденции приведен в Приложении N 15.

Полученный документ регистрируется в системе автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело" (далее - программа делопроизводства "Дело").

На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа (Приложение N 16).

Нерегистрируемые документы, содержащие сведения для руководства, передаются главе района или его заместителям, остальные - непосредственно в структурные подразделения администрации района

6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электрической связи

6.1. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать пяти листов;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения администрации района;

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

- подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки. В случае необходимости оригиналы отправляются почтовой связью;

- поступившие факсограммы регистрируются и передаются руководителю в день их приема, срочные - немедленно с последующей их передачей исполнителям под расписку;

- поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее структурное подразделение администрации района;

- факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях администрации района, осуществляется их руководителями.

6.2. Документы в электронном виде, поступающие в администрацию, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение КЕМ?, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Первичная обработка электронных документов аналогична обработке документов на бумажном носителе.

Прием и регистрация в администрации района документов, поступивших на электронный адрес администрации района, осуществляется инспектором, на которого возложено выполнение этих функций.

Правила приема, обработки и распределения документов, поступивших в электронном виде, определяются настоящей Инструкцией с учетом функционирующих в администрации района технических и программных средств.

Сообщения, получаемые по электронной почте, распечатываются на бумагу.

6.3. Рассылка копий нормативных правовых и распорядительных актов Губернатора края и Правительства края осуществляется в электронном виде инспектором.

Электронные документы распечатываются на бумагу с проставлением заверительной надписи: "Документ получен в электронном виде. ЭЦП подтверждаю". Должность, подпись, дата, регистрационный штамп.

Поступившие документы запрещается размещать в локальной компьютерной сети, доступной для общего пользования.

Резолюции к документам, поступившим по факсу или по электронной почте, оформляются на первом листе документа.

Оригинал факса с резолюцией руководителя подшивается в дело, для работы исполнителям под роспись выдаются копии.

7. Регистрация поступивших документов

7.1. Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного номера с последующей записью сведений о документе.

Регистрации подлежат все документы (независимо от способа их доставки, передачи или создания), требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Регистрация документов производится в валовом порядке. Отдельно регистрируются постановления (распоряжения) главы района по основной деятельности, по личному составу, обращения граждан.

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел, например: 1-24/18, где 1-24 - индекс дела по номенклатуре дел, 18 - порядковый регистрационный номер.

Регистрационными номерами документов являются их порядковые номера в пределах каждого вида документов, которые им присваиваются в рамках календарного года.

Регистрационные номера писем, жалоб, заявлений граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа, например: 1-24/18-К. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится под руководством управляющего делами администрации района.

7.2. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения администрации района в другое новый регистрационный номер на документе, не проставляется.

Документы, создаваемые по направлениям деятельности администрации района, могут регистрироваться в структурных подразделениях администрации района.

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи от имени администрации района или в адрес администрации района регистрируются инспектором, на которого возложено выполнение этих функций.

Документы регистрируются в регистрационно-контрольных формах - в электронных карточках, в журналах.

Журналы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью. В случае, если журналы изготовлены типографским способом, могут не прошиваться.

7.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение в течении дня.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

7.4. После регистрации все документы передаются главе района или его заместителям в день поступления.

Главе района в обязательном порядке передаются документы органов государственной власти, а также другие важнейшие документы, содержащие необходимую информацию по принципиальным вопросам деятельности главы района, исполнение которых требует решения руководства. Результаты рассмотрения документов выражаются в резолюциях.

В том случае, когда в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и передаются главе района вместе с поступившим документом.

Рассмотренные главой района документы возвращаются инспектору, который переносит содержание резолюции, сроки исполнения и фамилии исполнителей в программу делопроизводства "Дело". Затем документ, в день его поступления передается на исполнение. В случае необходимости документ ставится на контроль.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями администрации района, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

8. Организация документооборота

8.1. Организация обработки и передачи документов

8.1.1. Движение документов в администрации района с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

8.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в администрации района, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях администрации района, должностными инструкциями.

8.1.3. При применении в администрации района электронного документооборота управляющим делами администрации района разрабатываются маршруты движения документов.

8.1.4. Документы, отправляемые администрацией района, передаются почтовой и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется инспектором в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

8.1.5. С помощью средств электрической связи инспектор осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.

Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяются настоящей Инструкцией, с учетом функционирующих в администрации района технических и программных средств.

Бумажный оригинал документа, переданного по каналам электрической связи, досылается адресату по почте.

8.1.6. Телеграммы, составляемые в администрации района, принимаются инспектором, завизированными, подписанными, датированными. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи.

8.1.7. Документы, полностью оформленные, вместе с имеющимися приложениями, с указанием почтового адреса (номера телефона), электронного адреса или с указателем рассылки, передаются инспектору для организации регистрации и отправки, а также для формирования дела в соответствии с номенклатурой дел администрации района.

Корреспонденция, поступившая после 15-00 часов, подлежит регистрации на следующий день, кроме срочной.

Документы для отправки простой, заказной почтой принимаются на регистрацию до 15-00 часов, кроме срочных.

Письмо-ответ, содержащее на бланке ссылку на его дату и номер, передается вместе с инициативным документом.

Исполненные документы с грифом "Подлежит возврату" в обязательном порядке передаются структурными подразделениями администрации района инспектору.

Документы, направляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

8.1.8. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются немедленно.

Повестка дня и все документы коллегии рассылаются организационно-методическим отделом администрации района членам коллегии и в соответствующие учреждения не позднее, чем за три дня до заседания коллегии.

Размноженные постановления, распоряжения рассылаются в соответствии с указателем рассылки.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ или управляющего делами администрации района.

8.2. Порядок прохождения внутренних документов

8.2.1. Прохождение внутренних документов (постановления, распоряжения, служебные записки и т.д.) на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

8.2.2. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются.

8.2.3 На изготовление принимаются документы только служебного характера. Первоочередному исполнению подлежат материалы заседаний коллегии, постановления и распоряжения главы района. Исполнение других материалов производится в порядке поступления. Печать под диктовку не допускается.

Материалы, сданные в печать после 17.00 часов (кроме срочных), исполняются на следующий день.

Документы поступающие в печать должны предоставляться на бумажном носителе и в электронном виде. Документ должен содержать отметку (колонтитул), проставляемую в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащую наименование файла общего доступа на машинном носителе, дату и другие поисковые данные. После распечатки документа, файл общего доступа удаляется в обязательном порядке, во избежание разглашения информации.

8.2.4. Размноженные экземпляры подписанных и зарегистрированных документов в обязательном порядке направляются в структурные подразделения администрации района, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

8.2.5. Передача документов между структурными подразделениями администрации района осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении, с соответствующей отметкой в программе делопроизводства "Дело". Под расписку могут передаваться контролируемые и другие наиболее важные документы.

Документы с резолюциями "Для сведения" или "Для ознакомления" передаются на ознакомление специалистам через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в структурном подразделении администрации района.

Каждый ознакомившийся специалист обязан возвратить документ ответственному за делопроизводство с обязательным проставлением даты ознакомления и подписи.

Ознакомление всех специалистов с документами осуществляется в течение 1 - 2 дней.

8.3. Учет документов

Учет количества документов производится ежеквартально. При этом учитывается количество входящих, исходящих, внутренних документов по программе делопроизводства "Дело".

Учету подлежат также письма, заявления и жалобы граждан. Учет количества документов проводиться по администрации в целом инспектором, на которого возложено выполнение этих.

Поступающие и создаваемые документы подсчитываются отдельно.

Результаты учета количества документов обобщаются инспектором и предоставляются управляющему делами администрации района.

За единицу учета количества документов принимается сам документ.

8.4. Работа исполнителей с документами

8.4.1. Глава администрации района, его заместители обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их через инспектора до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

8.4.2. При рассмотрении документов глава администрации района выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Срочные документы передаются исполнителю инспектором немедленно.

8.4.3. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководству, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.

8.4.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

8.4.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Информация об изменениях:

Решением Собрания депутатов Ванинского муниципального района Хабаровского края от 2 сентября 2011 г. N 882 раздел 8 настоящей Инструкции дополнен пунктом 8.5, вступающим в силу со дня официального опубликования названного постановления

8.5 Информационное взаимодействие между Отделением пенсионного фонда Российской Федерации по Хабаровскому краю, управлением по делам архивов Правительства Хабаровского края и администрацией Ванинского муниципального района Хабаровского края.

8.5.1. Подготовка документов социально-правового характера, необходимых для реализации гражданами своих пенсионных прав, в электронной форме с использованием средств криптографической защиты информации программного комплекса VipNet с функциями электронной цифровой подписи осуществляется в следующей последовательности.

Запрос от Отделения Пенсионного Фонда Российской Федерации по Хабаровскому краю или его территориальных органов в электронной форме, заверенный электронной цифровой подписью поступает в адрес архивного отдела администрации Ванинского муниципального района (далее - архивный отдел), где он подлежит обязательной регистрации.

Затем запрос направляется главе администрации Ванинского муниципального района для рассмотрения и передаче его на исполнение архивному отделу. Архивным отделом проводиться анализ достаточности сведений в запросе для осуществления поиска информации и принимается решение о возможности исполнения запроса.

Подготовка документов осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации запроса. В случае отсутствия запрашиваемых сведений в течение 7 дней со дня регистрации запроса готовится ответ об отсутствии сведений.

При наличии информации, подготовленные архивным отделом справки печатаются на электронном бланке администрации Ванинского муниципального района "Архивная справка" и подписываются главой администрации Ванинского муниципального района.

Письма об отсутствии документов и письма о переадресации запроса печатаются на обычном листе формата А-4 и подписываются главой администрации Ванинского муниципального района. Архивный отдел заверяет подписанные главой администрации Ванинского муниципального района документы электронной цифровой подписью и направляет их в электронной форме в адрес Отделения Пенсионного Фонда Российской Федерации по Хабаровскому краю.

9. Организация поисковой системы по документам

9.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в администрации района создаются поисковые системы по документам. Поисковые системы создаются как в журнальном, так и в электронном виде.

9.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, программы делопроизводства "Дело", которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.

9.3. В автоматизированных массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).

Журналы регистрации всех категорий документов администрации района являются и справочным аппаратом к документам администрации района.

9.4. Справочный аппарат обеспечивает поиск информации о деятельности администрации района, заключенной в документе, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения.

9.5. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации как в журнальной форме, так и средствами ЭВТ:

- наименование организации (автора или корреспондента);

- наименование вида документа;

- дата и регистрационный номер документа;

- дата и индекс поступления;

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

- срок исполнения документа;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

- гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

- внутренняя переадресация документов по исполнителям;

- код по тематическому классификатору;

- ключевые слова;

- количество листов документа;

- наличие приложений;

- должностное лицо, поставившее документ на контроль;

- промежуточные сроки исполнения;

- перенос сроков исполнения;

- срок хранения документа;

- статус документа (проект, версия);

- вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

9.6. Регистрация документов-ответов осуществляется в программе делопроизводства "Дело". Инициативный и документы-ответы имеют единый индекс, но разные регистрационные номера. Документу-ответу присваивается отдельный регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива отправляемых документов.

10. Контроль исполнения документов

10.1. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

10.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых определяет глава администрации района.

При постановке документа на контроль в правой части верхнего поля документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или штампом "Контроль".

10.3. Контроль исполнения документов осуществляется главой района, его заместителями, управляющим делами администрации района. Непосредственный контроль исполнения документов осуществляют специалисты организационно-методического отдела администрации района.

10.4. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных программы делопроизводства "Дело".

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

10.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

- поступивших из органов государственной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления;

- внутренних - с даты подписания (утверждения) документа.

Сроки исполнения документов определяются главой района исходя из срока, установленного в инициативном документе, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения: имеющие пометку "срочно", - в трехдневный срок; имеющие пометку "оперативно", - в десятидневный срок;

- остальные, в том числе обращения граждан, - в сроки, установленные действующим законодательством.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, следующего за нерабочим днем.

Дата исполнения указывается в резолюции главы района и фиксируется в регистрационно-контрольной форме.

10.6. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя главы района, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее трех дней до истечения этого срока.

Продление срока исполнения поручений органов государственной власти допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае не позднее, чем за 5 дней до срока выполнения документа автору поручения за подписью главы района представляются мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения документа.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов (на основании автора резолюции на документе) ответственный исполнитель своевременно информирует специалистов организационно-методического отдела администрации района для внесения изменений в регистрационную карточку (новый срок, дата изменения, подпись).

Приостанавливать исполнение документа, а также отменять его имеет право только автор документа.

10.7. В случае исполнения документа несколькими специалистами подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

10.8. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни или при увольнении, перемещении, специалист, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому специалисту по согласованию с непосредственным руководителем все контролируемые документы.

10.9. Снятие документа с контроля осуществляет должностное лицо, поставивший документ на контроль. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дата; подпись лица, снявшего документ с контроля.

10.10. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, а также если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

10.11. Начальник отдела организационно-методической работы администрации района, осуществляющий непосредственный контроль за исполнением документов, ежемесячно готовит сводные данные о ходе исполнения документов, стоящих на контроле, для информирования главы района и управляющего делами администрации района.

11. Организация работы с документами в делопроизводстве

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив администрации района в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами, соответствующими нормативно-методическими документами уполномоченных Правительством Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти и уполномоченного органа исполнительной власти края в области архивного дела, муниципальными правовыми актами.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

11.1. Составление номенклатуры дел

11.1.1. Номенклатура дел администрации района - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации района, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел администрации района предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

11.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об администрации района и структурных подразделений, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел администрации района за предшествующие годы, документами о деятельности администрации района, их видами, составом и содержанием.

11.1.3. В администрации района составляются номенклатуры дел его структурных подразделений и сводная номенклатура дел администрации района (далее - сводная номенклатура дел) (Приложение N 17).

11.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения администрации района составляется ежегодно (не позднее 15 ноября текущего года на следующий год) специалистом, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивным отделом администрации района (далее - архивный отдел) и управляющим делами администрации района, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется управляющему делами администрации района.

Вновь созданное структурное подразделение администрации района обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее управляющему делами администрации района.

11.1.5. Сводная номенклатура дел составляется управляющим делами администрации района на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архивного отдела.

11.1.6. Сводная номенклатура дел подписывается управляющим делами администрации района, согласовывается экспертной комиссией администрации района и утверждается (не позднее конца текущего года) главой района.

Не реже одного раза в 5 лет сводная номенклатура дел представляется для рассмотрения ЭПМК управления по делам архивов. В случае коренных изменений в функциях и структуре администрации района такое согласование производится ранее установленного срока.

11.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения администрации района получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Полнотекстовый электронный вариант сводной номенклатуры дел выставляется на сервере для общего пользования.

11.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в четырех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в сводную номенклатуру дел в администрации района. Второй используется управляющим делами администрации района в качестве рабочего. Третий применяется в архивном отделе, с которым согласовывалась сводная номенклатура дел. Четвертый в виде выписок тиражируется для структурных подразделений администрации района.

11.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

11.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры администрации района.

11.1.11. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений администрации района либо направления деятельности. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой администрации района.

11.1.12. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации района.

Электронные документы и базы данных также включаются в сводную номенклатуру дел.

В сводную номенклатуру дел не включаются периодические издания, брошюры, справочники.

11.1.13. Графы сводной номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляется порядковый номер документа, в графе 2 - индексы каждого дела, включенного в сводную номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в администрации района цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по сводной номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 02-05, где 02 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по сводной номенклатуре дел.

В сводной номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений администрации района, для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 3 включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название администрации или его структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а после него в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:

Документы (акты, справки, предписания, переписка) о проверках предприятий торговли, общественного питания и бытового обслуживания

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется, например:

Переписка с учреждениями, организациями и предприятиями по вопросам лицензировании деятельности по розничной продаже алкогольной продукции

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с Дальневосточной академией государственной службы

по вопросам подготовки кадров

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с главами, городских и сельских поселений по вопросам

социальной защиты населения

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:

Переписка с администрацией городского поселения "Рабочий поселок

Ванино" о подготовке к зимнему сезону 2007/2008 года

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (год, квартал) на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Годовые планы работы подведомственных учреждений

Годовые статистические отчеты о расходах

на содержание автотранспорта

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов сводной номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, например: постановления и распоряжения главы района; протоколы заседаний коллегии, комиссий, штабов, совещаний при руководителях и документы к ним; планы; отчеты; справочные документы, переписка; вспомогательные, регистрационные журналы, картотеки и т.д.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 4 сводной номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 5 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.

В графе 6 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, например: переходящее с 2006 года; о выделении дел к уничтожению; о лицах, ответственных за формирование дел; о передаче дел в другую администрацию для продолжения и др.

11.1.14. Если в течение года в администрации района возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в сводную номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе сводной номенклатуры дел оставляются резервные номера.

11.1.15. По окончании года в конце сводной номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). Сведения, содержащиеся в итоговой записи в обязательном порядке сообщаются архивному отделу.

11.2. Формирование и оформление дел

11.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии со сводной номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

11.2.2. Дела формируются в администрации района специалистами, ответственными за ведение делопроизводства и архив в структурных подразделениях. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии со сводной номенклатурой дел.

11.2.3. Контроль за правильным формированием дел осуществляется управляющим делами администрации района.

11.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по сводной номенклатуре дел;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел (личные дела, карточки работников, книги учета движения трудовых книжек и др.), формирование которых за несколько лет вызывается необходимостью;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- по объему дело не должно превышать 250 листов.

- при наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

11.2.5. В начале делопроизводственного года ответственные за делопроизводство и архив администрации района и его структурных подразделений, в соответствии со сводной номенклатурой дел оформляют папки, на которых указываются: полное название администрации района; название структурного подразделения; номер дела по сводной номенклатуре дел; его заголовок; дата (год) заведения дела; срок его хранения в соответствии со сводной номенклатурой дел.

11.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. При хронологическом порядке расположения документов постоянного срока хранения, наиболее ранние документы находятся в начале дела.

Постановления (распоряжения) группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах календарного года.

Протоколы заседаний коллегии, комиссий и документы к ним в делах располагаются в хронологическом порядке по номерам. При большом количестве документов к протоколам можно их формировать в отдельные дела по номерам протоколов.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Хабаровского края.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению постановлений, распоряжений Губернатора и Правительства края, главы района, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Положения, инструкции, утвержденные правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение личных дел муниципальных служащих администрации района осуществляется в соответствии с законодательством о муниципальной службе: Федеральным законом от 02 марта 2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела".

Документы, не имеющие отношения к характеристике муниципального служащего, группируются отдельно от личных дел. Личные дела ведутся в течение нескольких лет и после увольнения муниципального служащего администрации района и внесения в личное дело соответствующих записей в дополнение к анкете вносятся в опись личных дел, уволенных работников и хранятся в администрации 75 лет.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы администрации района и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Лицевые счета работников, расчетно-платежные ведомости по начислению и выдаче заработной платы группируются в самостоятельные дела в пределах года.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Переписка с органами государственной власти может группироваться по конкретным вопросам.

Предложения, заявления, жалобы граждан формируются в отдельные дела: предложения и заявления граждан об улучшении работы администрации района и документы по их рассмотрению, срок хранения постоянно; заявления и жалобы граждан по личным вопросам и документы по их рассмотрению, срок хранения - 5 лет ЭПК.

11.3. Организация оперативного хранения документов

11.3.1. С момента заведения и до передачи в архив администрация архивный отдел администрации района дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и специалисты администрации района, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих шкафах, располагаются вертикально корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии со сводной номенклатурой дел. Сводная номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по сводной номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение пяти лет, а затем сдаются управляющему делами для передачи их на хранение в архивный отдел администрации района

11.3.2. Выдача дел другим специалистам структурных подразделений администрации района для работы производится с разрешения управляющего делами администрации района. Выдача дел осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение администрации района, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование специалистам структурных подразделений администрации района на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения главы района или управляющего делами администрации района.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения главы района с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах изъятия подлинника.

12. Подготовка документов к последующему хранению и использованию

12.1. Экспертиза ценности документов

12.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

12.2. Экспертиза ценности документов в администрации района на стадии делопроизводства проводится: при составлении сводной номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к хранению в архивах структурных подразделений и внесению их в опись структурного подразделения.

12.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации района создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК).

Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается главой района. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с архивным отделом администрации района.

12.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях администрации района непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством архивного отдела администрации района.

12.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

12.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

12.2. Оформление дел

12.2.1. Дела администрации района подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится специалистами ответственными за делопроизводство и архив в структурных подразделениях, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архивного отдела администрации района.

12.2.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 18); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение N 19); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение N 20); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

12.2.3. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование администрации района указывается полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения администрации района - записывается название в соответствии с утвержденной структурой; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по сводной номенклатуре дел; заголовок дела - переносится из сводной номенклатуры дел администрации района; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа - заверителя дела и внутренней описи документов дела, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из сводной номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности администрации района, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для проставления архивного шифра и наименования архивного отдела, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения. При несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименование фондообразователя может проставляться на обложке штампом.

12.2.4. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись документов дела составляется в обязательном порядке в делах: постановления (распоряжения) главы района по основной деятельности и документы к ним; распоряжения главы района по личному составу; личные дела уволенных работников.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи документов дела.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи дела. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

12.2.5. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения хранятся в скоросшивателях, не проводится пересистематизация документов в деле, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

12.3. Порядок передачи документов на хранение в архив

12.3.1. Документы администрации района относятся к муниципальной собственности и через пять лет хранения в администрации района в установленном порядке подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в архивный отдел администрации района.

Документы Архивного фонда Российской Федерации и документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющие практическое значение, а также документы по личному составу, до передачи их на постоянное хранение в архивный отдел, хранятся в архивах структурных подразделений администрации.

12.3.2. Архивные документы должны храниться в отдельных соответственно оборудованных помещениях или в закрываемых металлических шкафах или сейфах, предохраняющих их от пыли и солнечного света.

В случае расположения архивохранилища на первом этаже на окнах устанавливаются металлические распашные решетки, двери обиваются асбестовой прокладкой или металлом и снабжаются надежными замками. Двери хранилищ в нерабочее время должны быть закрыты на замок и опечатаны.

В архивохранилищах должны быть установлены средства пожаротушения.

12.3.3. При смене главы района, его заместителей, руководителей структурных подразделений и специалистов структурных подразделений, ответственных за делопроизводство и архив, все документы должны передаваться по акту. Акт приема-передачи документов утверждается главой района.

Подготовка документов к передаче на хранение в архивный отдел администрации района включает работу управляющего делами администрации района и лиц, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив администрации района, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

12.3.4. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Опись дел состоит из годовых разделов и представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел. Описи дел составляются отдельно на: дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела временного (до 10 лет) хранения описи дел не составляются.

12.3.5. В каждом структурном подразделении администрации района описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архивного отдела администрации района. По этим описям документы сдаются в архивный отдел администрации района.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел администрации района, которую готовит управляющий делами администрации района и по которой он сдает дела на постоянное хранение в архивный отдел администрации района.

Передача дел в архивный отдел администрации района осуществляется по графику, составленному архивным отделом, согласованному с руководителями структурных подразделений администрации района и утвержденному управляющим делами администрации района.

В период подготовки дел структурным подразделением администрации района к передаче в архивный отдел администрации района, специалистом архивного отдела предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел специалисты структурного подразделения администрации района обязаны устранить.

Прием каждого дела производится начальником архивного отдела администрации района в присутствии специалиста структурного подразделения администрации района. При этом на обоих экземплярах описи дел против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи начальника архивного отдела администрации района и лица, передавшего дела.

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации района лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архивный отдел администрации района, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел.

12.3.6. Опись дел составляется по установленной форме (Приложения N 21, N 22) не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве, не считая года текущего делопроизводства, например, в 2008 году должны быть представлены описи дел за 2005 год.

Описательная статья описи дел имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела (тома, части).

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи - валовый, опись ведется в течение нескольких лет и заканчивается по согласованию с архивным отделом;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям администрации района со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи дел вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи дел, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи дел (литерные номера и пропущенные номера).

Опись дел подписывается составителем с указанием его должности.

Опись дел структурного подразделения администрации района составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив администрации района, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

12.3.7. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение N 23) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всей администрации района. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений администрации района, то название каждого структурного подразделения администрации района указывается перед группой заголовков дел этого структурного подразделения.

12.3.8. Указанные описи дел постоянного хранения и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Согласованные ЭК описи дел и акты на дела, имеющие срок хранения - 5 лет ЭПК, представляются на рассмотрение утверждение ЭПМК управления по делам архивов.

Затем они утверждаются главой района. Только после этого администрация района имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.

Описи дел по личному составу составляются по тому же принципу и подлежат согласованию с ЭПМК управления по делам архивов.

12.4. Подготовка и передача документов в архив

12.4.1. Дела постоянного хранения в течение пяти лет находятся в администрации района, а затем сдаются на хранение в архивный отдел. Их передача производится только по описям дел.

Дела по личному составу хранятся в архиве сектора кадровой политики правового управления администрации района. Дела по начислению заработной платы хранятся в муниципальном учреждении "Централизованная бухгалтерия Ванинского муниципального района".

12.4.2. Вместе с делами в архивный отдел передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись дел.

12.4.3. При первичной передаче документов на постоянное хранение описи дел должны иметь титульный лист, историческую справку (Приложение N 24), предисловие, список сокращенных слов.

Управляющий делами администрации Ванинского муниципального района

С.В. Кручина

Приложение N 1
к подпункту 2.4.1.

                        /--------\

                        |  Герб  |

                        |        |

                        |        |

                        \--------/

ГЛАВА ВАНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА Хабаровского края
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
_____________N___________ рп.Ванино

Образец бланка постановления (распоряжения)

Приложение N 1.1
к подпункту 2.4.1.

                        /--------\

                        |  Герб  |

                        |        |

                        |        |

                        \--------/

АДМИНИСТРАЦИЯ ВАНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА Хабаровского края
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
_____________N___________ рп. Ванино

Образец бланка постановления (распоряжения) администрации

Приложение N 2
к подпункту 2.4.1.

                        /--------\

                        |  Герб  |

                        |        |

                        |        |

                        \--------/

АДМИНИСТРАЦИЯ
ВАНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА Хабаровского края пл. Мира, 1, р.п. Ванино, Хабаровский край 682860, тел. (42137) 5-51-54, факс (42137) 5-52-52 E-mail: uprav@admvan.ru ОКПО 04021944, ОГРН 1022700712891, ИНН/КПП 2709003742/270901001 ________________ N______________ На______________ от______________

Образец бланка письма администрации района

с угловым расположением реквизитов

Приложение N 3
к подпункту 2.4.1.

              /--------\

              |  Герб  |

              |        |

              |        |

              \--------/

АДМИНИСТРАЦИЯ ВАНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА Хабаровского края
_____________N_________ рп. Ванино

Образец общего бланка администрации района

с угловым расположением реквизитов

Приложение N 4
к подпункту 2.4.1.

                        /--------\

                        |  Герб  |

                        |        |

                        |        |

                        \--------/

АДМИНИСТРАЦИЯ ВАНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА Хабаровского края
_____________N___________ рп. Ванино

Образец общего бланка администрации района

с продольным расположением реквизитов

Приложение N 5
к пункту 2.5.

Состав реквизитов документов

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Приложение N 6
к пункту 2.5.

Схема
расположения реквизитов документов

                 20            73                           88              10

              |----|----------------------|   |----------------------|-|

           ---+----------------------------------------------------------------+---

             |                                                                | 

         3  | |                                                                | |

             |                                                                | |

           ---|  ----------------------------------------------------------\   | |

             |    |                         |   |                        |   | |

            | | 17| |   01    02              |   |              16  19    |   | |

            | |   | |         03              |   |                        |   | |

        51  | |    |                         |   |                        |   | |

            | |  ---+-------------------------|   |------------------------|   | |

            | |     |   08  09  10            |   |    15                  |   | |

            | |     |   04  05  06  07        |   |                        |   | |

             |     |                         |   |                        |   | |

           ---|     |-------------------------|   |                        |   | |

             |     |                         |   |                        |   | |

            | |     |  11  12                 |   |    17                  |   | |

        22  | |     |  13                     |   |                        |   | |

            | |     |                         |   |                        |   | |

             |     |                         |   |                        |   | |

           ---|     |-------------------------|   |                        |   | | 297

             |     |                         |   |                        |   | |

        18  | |     |                         |   |                        |   | |

            | |     |                         |   |                        |   | |

             |     |   18                    |   |                        |   | |

           ---|     |------------------------------------------------------|   | |

              |     |                                                      |   | |

              |     |                                                      |   | |

              |     |   20                                                 |   | |

              |     |                                                      |   | |

              |     |                                                      |   | |

              |     |                                                      |   | |

              |     |                                                      |   | |

              |     |                                                      |   | |

              |     |                                                      |   | |

              |     |                                                      |   | |

              |     |                                                      |   | |

              |     |                                                      |   | |

              |     |                                                      |   | |

           ---|     |------------------------------------------------------|   | |

             |     |                                                      |   | |

        20  | |     |   21   22   25                                       |   | |

            | |     |                                                      |   | |

             |     |                                                      |   | |

           ---|     |------------------------------------------------------|   | |

             |     |                                                      |   | |

            | |     |                                                      |   | |

            | |     |                                                      |   | |

        40  | |     |   23   24   26                                       |   | |

            | |     |   27                                                 |   | |

            | |     |                                                      |   | |

            | |     |                                                      |   | |

            | |  ---+------------------------------------------------------|   | |

            | |    |                                                      |   | |

            | | 16| |   28   30                         29                 |   | |

             |    |                                                      |   | |

           ---|  ----------------------------------------------------------/   | |

             |                                                                | |

        20  | |                                                                | |

            | |                                                                | |

             |                                                                | |

           ---+----------------------------------------------------------------+--

              |--------------------------------------------------------------|

                                           210

             Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

                 20                                                         10

              |----|                                                     |-|

           ---+----------------------------------------------------------------+---

             |                                                                | 

         3  | |                                                                | |

             |                                                                | |

           ---|  ----------------------------------------------------------\   | |

             |    |                                                      |   | |

            | | 17| |   01    02   03                           16  19     |   | |

            | |   | |                                                      |   | |

            | |    |                                                      |   | |

            | |  ---+------------------------------------------------------|   | |

        73  | |    |   08  09  10                                         |   | |

            | | 20| |                                                      |   | |

            | |   | |   04  05  06  07                                     |   | |

            | |   | |                                                      |   | |

            | |    |                                                      |   | |

            | |  ---+------------------------------------------------------|   | |

            | |    |   11   12                         15                 |   | |

            | | 10| |                                                      |   | |

            | |    |                                                      |   | |

            | |  ---+------------------------------------------------------|   | | 297

            | |     |   13   14                                            |   | |

            | |     |                                                      |   | |

            | |     |                                                      |   | |

             |     |                                                      |   | |

           ---|     |------------------------------------------------------|   | |

             |     |   18                               17                |   | |

        18  | |     |                                                      |   | |

            | |     |                                                      |   | |

             |     |                                                      |   | |

           ---|     |------------------------------------------------------|   | |

              |     |   20                                                 |   | |

              |     |                                                      |   | |

              |     |                                                      |   | |

              |     |                                                      |   | |

              |     |                                                      |   | |

              |     |                                                      |   | |

              |     |                                                      |   | |

              |     |                                                      |   | |

           ---|     |------------------------------------------------------|   | |

             |     |                                                      |   | |

        20  | |     |   21   22   25                                       |   | |

            | |     |                                                      |   | |

             |     |                                                      |   | |

           ---|     |------------------------------------------------------|   | |

             |     |                                                      |   | |

            | |     |                                                      |   | |

            | |     |                                                      |   | |

        40  | |     |   23   24   26                                       |   | |

            | |     |   27                                                 |   | |

            | |     |                                                      |   | |

            | |     |                                                      |   | |

            | |  ---+------------------------------------------------------|   | |

            | |    |                                                      |   | |

            | | 16| |   28   30                         29                 |   | |

             |    |                                                      |   | |

           ---|  ----------------------------------------------------------/   | |

             |                                                                | |

        20  | |                                                                | |

            | |                                                                | |

             |                                                                | |

           ---+----------------------------------------------------------------+--

              |--------------------------------------------------------------|

                                           210

           Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

Приложение N 7
к подпункту 2.5.14.

Примерный перечень
документов, подлежащих утверждению

АКТЫ (проверок и ревизий, экспертизы, приема законченных строительством объектов, передачи дел, ликвидации организаций, учреждений, предприятий, уничтожения гербовых бланков).

ЗАДАНИЯ (на проектирование, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских работ, технические и др.).

ИНСТРУКЦИИ, ПРАВИЛА (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и др.).

НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности работников и т.д.).

ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем, предприятий, на которые распространяются определенные льготы, и т.д.).

ПЛАНЫ (производственные, научно-исследовательских работ, поставок продукции, распределения продукции, доходов по жилищно-коммунальному ремонту, работы коллегии, ученого совета).

ПОЛОЖЕНИЯ (об организации, структурном подразделении, премировании и т.д.).

ПРОГРАММЫ (проведения работ и мероприятий, командировок и др.).

РАСЦЕНКИ (на производство работ и т.д.).

СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления, зданий, на проведение мероприятий, капитальное строительство и т.д.).

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ.

ТАРИФНЫЕ СТАВКИ.

УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ.

ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.

Приложение N 8
к подпункту 2.5.22.

Примерный перечень
документов, подлежащих заверению гербовой печатью

АКТЫ (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.).

ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в судах и т.д.).

ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и т.д.).

ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, капитальное строительство, технические и т.д.).

ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ.

ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.).

ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ.

НОРМЫ РАСХОДА.

ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право свершения финансово-хозяйственных операций.

ПРЕДСТАВЛЕНИЯ И ХОДАТАЙСТВА (о награждении).

ПИСЬМА (гарантийные, об изготовлении печатей и штампов).

ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные).

ПОЛОЖЕНИЯ об организациях.

РЕЕСТРЫ (чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк).

СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления, на калькуляцию к договору и т.д.).

СОГЛАШЕНИЯ.

СПРАВКИ (лимитные, о выплате страховых сумм, об использовании бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.).

ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ.

УДОСТОВЕРЕНИЯ.

УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ.

ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ.

Примерный перечень
документов, подлежащих заверению простой печатью

АРХИВНЫЕ СПРАВКИ.

АРХИВНЫЕ КОПИИ.

ВЫПИСКИ ИЗ ПРОТОКОЛОВ.

ДОКУМЕНТЫ и их копии для формирования личных дел работников администрации в соответствии с законодательством о муниципальной службе и Трудовым кодексом Российской Федерации (анкеты, послужные списки, копии документов об образовании и др.).

ДОКУМЕНТЫ и их копии кандидатов на участие в конкурсах на замещение вакантных должностей и для включения в кадровый резерв на гражданской службе Хабаровского края.

ДОКУМЕНТЫ по вопросам награждения государственными наградами Российской Федерации, оформляемые в соответствии с требованиями федерального и краевого законодательства (наградные листы, учетные карточки награжденных, запросы и т.д.).

ДОКУМЕНТЫ по вопросам прохождения государственной гражданской службы работников администрации (аттестационные листы, экзаменационные листы и т.д.).

ДОКУМЕНТЫ работников администрации для оформления загранпаспорта.

КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ.

КОПИИ ДОКУМЕНТОВ для удостоверения их соответствия с подлинником.

Копии приказов, распоряжений руководителя администрации (выписки из них), выдаваемые учреждениям и гражданам.

СПРАВКИ о налоге на доходы физических лиц.

СПРАВКИ (с места работы, о прохождении государственной службы).

ИНЫЕ ДОКУМЕНТЫ и их копии, требующие удостоверения их подлинности.

Приложение N 9
к подпункту 3.1.2.

                                                                Проект

                         СОБРАНИЕ ДЕПУТАТОВ

                    ВАНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

                          Хабаровского края

                               РЕШЕНИЕ

Об утверждении перечня

недвижимых нежилых объектов

муниципальной собственности,

подлежащих приватизации в 2007

- 2008 годах

   Руководствуясь   Федеральным законом    от   06.10.2003 N 131-ФЗ "Об

общих принципах   организации   местного    самоуправления в Российской

Федерации", решением районного Собрания депутатов от 13.11.2001 г. N 40

"Об    утверждении   программы   приватизации    недвижимых    объектов

муниципальной    собственности",    Гражданским кодексом     Российской

Федерации, Уставом Ванинского муниципального района Хабаровского  края,

Собрание депутатов Ванинского муниципального района Хабаровского  края

РЕШИЛО:

   1. Утвердить     прилагаемый   Перечень   муниципальных      нежилых

объектов недвижимости,   подлежащих   приватизации в 2007 - 2008 годах.

   2. Контроль   за   исполнением   настоящего     решения возложить на

постоянную депутатскую комиссию   по бюджету и налогам (Кушнарев В.М.).

   3. Учреждению    "Редакция        "Восход-Ванино"    (Яшина    С.П.)

опубликовать настоящее решение в газете "Восход-Ванино".

   4. Настоящее    решение   вступает   в  силу со дня его официального

опубликования.

Глава администрации района                подпись       Н.С. Ожаровский

     Образец оформления проекта решения Собрания депутатов

Приложение N 10
к подпункту 3.2.1.

                        /--------\

                        |  Герб  |

                        |        |

                        |        |

                        \--------/

                           Глава

                Ванинского муниципального района

                     Хабаровского края

                       ПОСТАНОВЛЕНИЕ

24.05.2008     N  97

О внесении изменений в постановление главы Ванинского  муниципального

района от 13.03.2007 N 94 "О порядке выплаты единовременных пособий

при передаче ребенка на воспитание в семью"

   В целях приведения постановления от  13 марта 2007 N 94 "О порядке

выплаты единовременных пособий при   передаче ребенка на воспитание в

семью"   в    соответствие с действующим законодательством Российской

Федерации

ПОСТАНОВЛЯЮ:

   1. Дополнить постановление   пунктом 5,   изложенным   в следующей

редакции: "Директору учреждения  "Редакция   "Восход-Ванино"   Яшиной

С.П. опубликовать настоящее   постановление в газете "Восход-Ванино".

   2. Пункт 5 постановления считать соответственно пунктом 6.

   3. Пункт 6 считать соответственно   пунктом 7   и  изложить п. 7 в

следующей редакции: "Настоящее   постановление вступает в силу со дня

его официального опубликования".

   4. Контроль за исполнением   настоящего постановления возложить на

заместителя главы администрации   Ванинского муниципального района по

социальным вопросам Л.В. Воробьеву.

   5. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.

Глава администрации района          подпись           Н.С. Ожаровский

                 Образец оформления постановления

Приложение N 11
к подпункту 3.2.1.

                        /--------\

                        |  Герб  |

                        |        |

                        |        |

                        \--------/

                           Глава

                Ванинского муниципального района

                     Хабаровского края

                         РАСПОРЯЖЕНИЕ

24.05.2008     N 199-р

О проведении комплексной

межведомственной операции

"Подросток" на территории

Ванинского муниципального

района

   В целях   организации   досуга и летнего отдыха несовершеннолетних,

оказания им  необходимой   социальной   и   реабилитационной   помощи,

предупреждения правонарушений и   безнадзорности  несовершеннолетних и

обеспечения   координации  действий   всех   заинтересованных органов:

   1. Провести на территории Ванинского муниципального района с 15 мая

по 30   октября   2008   года   комплексную  межведомственную операцию

"Подросток".

   2. Рекомендовать главам городских   и сельских поселений Ванинского

муниципального района   выработать   и   осуществить   комплекс мер по

организации летнего отдыха, оздоровления   детей  и подростков. Особое

внимание уделить категориям детей, нуждающихся в помощи государства.

   3. Комиссии   по   делам   несовершеннолетних  и защите их прав при

администрации Ванинского муниципального района (Воробьева Л.В.):

   3.1. Проанализировать   социальную   и   криминогенную  ситуацию, с

определением     категорий     несовершеннолетних,     нуждающихся   в

профилактическом  воздействии или социально-правовой помощи со стороны

органов местного самоуправления.

                       (далее текст не приводится)

Глава администрации района                             Н.С. Ожаровский

                  Образец оформления распоряжения

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края от 15 июня 2010 г. N 583 настоящее приложение изложено в новой редакции, вступающей в силу со дня официального опубликования названного постановления

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 12
к подпункту 4.2.8.

       ПРОТОКОЛ

18.05.2010      3

заседания коллегии при главе

администрации     Ванинского

муниципального района

Председатель	-	Ожаровский Н.С., глава администрации Ванинского муниципального района
Секретарь	-	Сидорова Е.П., главный специалист отдела организационно-методической работы управления делами администрации Ванинского муниципального района

Присутствовали:
члены коллегии:	-	Губайдулин М.З., Кондаков А.К., Куренщиков А.К., Минько А.А., Москалев В.И., Новик А.Г., Татаринов Н.П.
приглашенные:	-	52 человека (список прилагается)

                       ПОВЕСТКА ДНЯ:

   1. Об итогах работы объектов энергетического комплекса и жилищно-

коммунального хозяйства в зимний период 2009-2010 гг. и   задачах по

подготовке объектов к отопительному сезону 2010-2011 гг.

   Докладчик: Розыев Самандар Джумаевич, заместитель главы

администрации Ванинского муниципального района по ЖКХ и

строительству.

I. СЛУШАЛИ:

   Розыева С.Д. - выступил   с   докладом "Об итогах работы объектов

энергетического комплекса и жилищно-коммунального хозяйства в зимний

период 2009-2010 гг.   и    задачах   по    подготовке   объектов  к

отопительному сезону 2010-2011гг." (доклад прилагается)

ВЫСТУПИЛИ:

   1. Ожаровский Н.С. - попросил проинформировать о том,  какие меры

будут предприняты в отношении котельной в поселке Монгохто? Как идет

подготовка к предстоящему отопительному сезону?  Заметил, что немало

средств было выделено на ремонт котельной в п. Монгохто.

   2. Розыев С.Д. - ответил,   что   действительно,   на котельной в

поселке Монгохто существует еще ряд нерешенных проблем:

   - замена   колосников   на   трех  котлах (разорваны), необходимо

приобрести еще 2 колосника;

   - замена типа угля;

   - жесткий контроль персонала.

   Заверил   присутствующих,   что   после решения ключевых проблем,

котельная в п. Монгохто будет работать без сбоев.

РЕШИЛИ:

   1. Принять   проект   постановления   со следующими изменениями и

дополнениями:

   1.1 п. 3.10 сделать более расширенным, т.е. дополнить конкретными

мероприятиями, которые обеспечат сбор платежей за оказанные жилищно-

коммунальные услуги в полном объеме

   Ответственные: Розыев С.Д., Колядов М.И.

   Срок: до 31.05.2010

Председатель      Подпись                        Расшифровка подписи

Секретарь           Подпись                      Расшифровка подписи

                    ОБРАЗЕЦ  ОФОРМЛЕНИЯ   ПРОТОКОЛА

   заседаний при главе администрации района и его заместителях

печатаются на общем (гербовом) бланке администрации района

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края от 15 июня 2010 г. N 583 настоящее приложение изложено в новой редакции, вступающей в силу со дня официального опубликования названного постановления

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 13
к подпункту 4.2.8.

АДМИНИСТРАЦИЯ ВАНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА Хабаровского края ПРОТОКОЛ	УТВЕРЖДАЮ Глава администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края ____________ Н.С. Ожаровский "_____"_________ 2010 г.
17.05.2010____ N _____2_____ р.п. Ванино

заседания Методического Совета

Председатель	-	Кручина С.В., управляющий делами администрации Ванинского муниципального района
Секретарь	-	Сидорова Е.П., главный специалист отдела организационно-методической работы управления делами администрации Ванинского муниципального района

Присутствовали:
члены рабочей группы:	-	Гаврилова О.А., Живонос Г.И., Парменова И.Н., Партина Н.С., Савватеева О.А.
приглашенные:	-	Евдокимов А.И.

                         ПОВЕСТКА  ДНЯ:

   1. О критериях   отбора   и   передачи   на    постоянное  хранение

аудиовизуальных документов, создающихся в администрациях  городских  и

сельских   поселений   и   структурных   подразделениях  администрации

Ванинского муниципального района.

   Докладчик:    Парменова Ирина Николаевна,     начальник   архивного

отдела администрации Ванинского муниципального района.

   2. Об организации работы с корреспонденцией  рекламного характера в

администрации Ванинского муниципального района.

   Докладчик:    Евдокимов Андрей Игоревич,    начальник отдела  ИКТ и

общественных связей администрации Ванинского муниципального района

   3. Разное.

I. СЛУШАЛИ:

   Парменову И.Н. - доложила, что администрации городских   и сельских

поселений, а так же структурные подразделения администрации Ванинского

муниципального   района   не   передают в архивный отдел администрации

Ванинского муниципального района фото-документацию. Видео-документация

передается, но не всеми.

   Попросила   повлиять   решением   сегодняшнего заседания на решение

данного вопроса.

ВЫСТУПИЛИ:

   1. Кручина С.В. - предложил   вынести   этот   вопрос  на ближайшее

заседание Совета органов местного самоуправления.

   2. Парменова И.Н. - сказала, что неоднократно обращалась   с данным

вопросом   к   главам,   но    ответ   один - нет  финансовых средств.

   3. Евдокимов  А.И. - возразил,   что   это   всего  лишь отговорки.

Пояснил,   что   на   сегодняшний   день    стоимость диска составляет

8-10 рублей.

   4. Гаврилова   О.А. - предложила       разработать     методические

рекомендации.

РЕШИЛИ:

   1. Подготовить проект постановления главы администрации  Ванинского

муниципального района "Об обеспечении передачи аудио-, фото- и   видео

- документации в архив Ванинского муниципального района от структурных

подразделений   администрации   Ванинского    муниципального  района и

администрации городских и сельских поселений Ванинского муниципального

района".

   2. Вопрос   "Об   обеспечении   передачи    аудио-, фото- и видео -

документации в   архив Ванинского муниципального района от структурных

подразделений   администрации   Ванинского    муниципального  района и

администрации городских и сельских поселений Ванинского муниципального

района" вынести на семинар - совещание с главами городских и  сельских

поселений Ванинского муниципального района.

   Срок: до 20.09.2010

   Ответственный: Парменова И.Н.

2. СЛУШАЛИ:

   В таком же порядке записывается ход обсуждения и принятое   решение

по второму вопросу повестки дня.

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Председатель                 Подпись               Расшифровка подписи

Секретарь                    Подпись               Расшифровка подписи

                    Образец оформления протокола

Приложение N 14
к подпункту 4.3.4.

               /--------\

               |  Герб  |

               |        |

               |        |

               \--------/

АДМИНИСТРАЦИЯ ВАНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ пл. Мира, 1, р.п. Ванино, Хабаровский край 682860, тел. (237) 5-51-54, факс (237) 5-52-52 E-mail: uprav@admvan.ru ОКПО 04021944, ОГРН 1022700712891, ИНН/КПП 2709003742/270901001

Первому заместителю Председателя Правительства Хабаровского края по вопросам строительства и топливно- энергетического комплекса В.А. Попову

05.06.2008

N

1-19/1224

На N

3/317

от

18.04.2008

О предоставлении информации

                 Уважаемый Владимир Александрович!

   Администрация   Ванинского  муниципального района,   по  Вашему

запросу, направляет перечень документов для   проверки  выполнения

в 2005-2008    годах    органами исполнительной власти   субъектов

Российской    Федерации   и    органами    местного самоуправления

федерального    законодательства,    иных    нормативных    актов,

направленных на обеспечение населения питьевой водой.

   Ввиду сжатых сроков исполнения, информация   предоставлена   по

предприятию   МУП   "Коммунальщик",   которое  оказывало услуги по

водоснабжению   на  территории п. Ванино, п. Токи и п. Октябрьский

Ванинского    муниципального   района   до   01.03.2008. Данные по

другим организациям района будут представлены дополнительно.

Приложение: 1. Пояснительная записка предприятия на 2 л. в 1 экз.;

            2. Копии титульных листов Программ по    внедрению   и

            применению        Санитарных      правил     и    норм

            СанПиН 2.1.4.1074-01 на 5 л. в 1 экз.

С уважением,

Глава администрации района              подпись    Н.С. Ожаровский

                    Образец оформления письма

Приложение N 15
к пункту 5.6.

Примерный перечень
документов, не подлежащих регистрации

1. Письма, присланные для сведения.

2. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

3. Сводки и информации, присланные в копиях для сведения.

4. Учебные планы, программы.

5. Рекламные извещения, проспекты, каталоги выставок, плакаты, программы конференций, совещаний.

6. Поздравительные телеграммы и письма, пригласительные билеты.

7. Бухгалтерские документы (передаются в МУ "Техническое обеспечение администрации Ванинского района).

8. Печатные издания (брошюры, книги, бюллетени, журналы и т.д.).

9. Формы статистической отчетности.

Приложение N 16
к пункту 5.6.

Администрация Ванинского муниципального района Хабаровского края Входящий N________________ "____"_____________ ____ г.

Размер регистрационного штампа не более 19 х 41 мм

Образец регистрационного штампа

Приложение N 17
к подпункту 11.1.3.

Администрация Ванинского муниципального района Хабаровского края НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 00.00.0000 N __________ рп. Ванино на ___________ год

УТВЕРЖДАЮ Глава администрации района _____________Н.С. Ожаровский дата

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела (томов, частей)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6
Название раздела

Ответственный за делопроизводство, управляющий делами	подпись	Расшифровка подписи
дата

ОДОБРЕНО		СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК администрации Ванинского муниципального района от __________ N __________		Протокол ЭПМК управления по делам архивов Правительства Хабаровского края от___________N____________

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____________

году в учреждении

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Ответственный за делопроизводство, управляющий делами	подпись	расшифровка подписи
дата

Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма номенклатуры дел

Приложение N 18
к подпункту 12.2.2.

______________________________________________	Ф. N _____________
______________________________________________	Оп. N ____________
______________________________________________	Д. N _____________

_________________________________________________________________

                        (наименование архива)

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

                     (наименование учреждения)

                  ДЕЛО N _________ том N _______

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

                           (заголовок дела)

_________________________________________________________________

                               (дата)

                                            На _________ лист(ах)

                                            Хранить _____________

Ф. N _______ Оп. N ______ Д. N ________

Формат С4 (230 х 320 мм)

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение N 19
к подпункту 12.2.2.

                  Лист-заверитель дела N ________

В деле подшито и пронумеровано _____________________________лист(ов)

                                  (цифрами и прописью)

С___N____________________ по  N ____________________________________

в том числе:

литерные листы __________________

пропущенные номера __________________

листов внутренней описи  ___________________

Особенности физического состояния и формирования дела	N листов
1	2

__________________________________________________________________

          (должность, подпись, расшифровка подписи, дата)

Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма листа-заверителя дела

Приложение N 20
к подпункту 12.2.2.

                      ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

             документов дела N _____________________

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого __________________________________________________ документов

                     (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ________________________________

                                        (цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись	подпись	расшифровка подписи
дата

Формат А4 (210 х297 мм)

Форма внутренней описи документов дела

Приложение N 21
к подпункту 12.3.6.

Администрация Ванинского муниципального района Хабаровского края Фонд N ОПИСЬ N 1 дел постоянного хранения за 2003 год

УТВЕРЖДАЮ Глава администрации района подпись Н.С. Ожаровский дата

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
125.	1-1	Постановления главы района по основной деятельности и документы к ним	11 января- 25 апреля 2003 г.	119
126.	1-2	Распоряжения главы района по основной деятельности и документы к ним	04 января- 29 декабря 2003 г.	81
_
129.	1-6	Документы (информация, справки, указания) о проведении комплексной проверки состояния делопроизводства_	2003 г.	41
138

В данный раздел описи внесено 14 (четырнадцать) дел с N 125 по N 138.

Ответственный за делопроизводство, управляющий делами

подпись

расшифровка подписи

дата

СОГЛАСОВАНО		УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭК администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края		Протокол ЭПМК управления по делам архивов Правительства Хабаровского края
от ________________________ N		от _____________________ N

Формат А4 (210х297 мм)

Форма описи дел постоянного срока хранения

Приложение N 22
к подпункту 12.3.6.

Администрация Ванинского муниципального района Хабаровского края Фонд N ОПИСЬ N 2 дел по личному составу за 2003 год

УТВЕРЖДАЮ Глава администрации района подпись Н.С. Ожаровский дата

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
14.	10-2	Распоряжения главы района по личному составу	29 января- 26 декабря 2003 г.		128
15.	9-10	Лицевые счета работников администрации района	2003 г.		12
...		_

В данный раздел описи внесено 6 (шесть) дел с N 14 по N 19.

Ответственный за делопроизводство, управляющий делами	подпись	расшифровка подписи
дата

СОГЛАСОВАНО		СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края		Протокол ЭПМК управления по делам архивов Правительства Хабаровского края
от ________________ N		от _____________________ N

Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма описи дел по личному составу

Приложение N 23
к подпункту 12.3.7.

Администрация Ванинского муниципального района Хабаровского края		УТВЕРЖДАЮ
		Глава администрации района
А К Т		подпись Н.С. Ожаровский
00.00.0000 N 0___________ рп. Ванино		дата

о выделении к уничтожению

документов, не подлежащих

хранению

   На   основании   Перечня   управленческих   документов,   образующихся    в

деятельности организаций, с указанием сроков хранения М.2000) ________________

(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

отобраны   к   уничтожению   как   не   имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы фонда N____________________________

                                                       (название фонда)

N пп	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур) за годы	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или номера дела по описи	Количество дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8
1.	Переписка по административно-хозяйственным вопросам	2000- 2001 гг.		1-7	3	5 лет ст. 6-в ТУ
2.	Проекты распоряжений	2003-2004 гг.		1-9	6	1 год ст. 7 ТУ
_

Итого_________________________________ дел за __________________________ годы

        (цифрами и прописью)

   Описи   дел  постоянного   хранения за _____________ годы утверждены, а по

личному   составу   согласованы   с    ЭПМК   управления   по   делам архивов

Правительства Хабаровского края (протокол от __________________ N __________)

Наименование должности лица, проводившего экспертизу	подпись	расшифровка подписи
дата

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края от__________ N___________

Документы в количестве ________________________________________________ дел,

                             (цифрами и  прописью)

весом ___________________ кг  сданы в ______________________________________

                                            (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от ____________________________

N _____________________________

Наименование должности работника администрации, сдавшего документы	подпись	расшифровка подписи
дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника администрации, внесшего изменения в учетные документы	подпись	расшифровка подписи
дата

Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма акта о выделении к уничтожению

документов, не подлежащих хранению

Приложение N 24
к подпункту 12.4.3.

Структура
исторической справки о фондообразователе и фонде

1. История фондообразователя:

- распорядительные акты о создании, преобразовании и ликвидации организации;

- крайние даты деятельности организации;

- задачи и функции организации, их изменения;

- масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;

- место организации в системе государственного аппарата, хозяйственной или общественно-культурной жизни;

- изменения в названии и подчиненности организации;

- структура организации и ее изменения.

2. История фонда:

- количество дел в фонде и крайние даты дел фонда;

- время поступления фонда в ведомственный архив;

- изменения в составе и объеме фонда и их причины;

- указание даты первой передачи документов на государственное хранение;

- место передачи;

- степень сохранности документов.

3. Характеристика документов фонда:

- обобщенная характеристика фонда как по разновидности документов, так и по их содержанию, наличие документов, выходящих за хронологические границы фонда;

- научно-справочный аппарат к фонду;

- использование документов фонда (в каких целях).

Историческая справка дополняется при дальнейшем пополнении фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций организации и т.д.

Справка подписывается составителем и лицом, ответственным за делопроизводство и архив.

Справка печатается в четырех экземплярах: три передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда, один хранится в деле фонда в ведомственном архиве. В дальнейшем дополнения фиксируются во всех экземплярах справки. (Основные правила работы архивов организаций. М., 2003, п. 9.9.).