Раздел 1. Общие положения

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска (далее именуется - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности администрации города, а также повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция устанавливает общие требования к организации работы с документами в аппарате администрации города Хабаровска.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству в органах местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Хабаровского края, утвержденной распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23.01.2008 N 14-р, Регламентом администрации г. Хабаровска.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления в аппарате администрации г.Хабаровска, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях осуществляется общим отделом управления Делами администрации города (далее именуется - общий отдел).

1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации города (далее именуются - подразделения) возлагается на их руководителей.

Руководитель подразделения своим приказом либо письменным распоряжением назначает сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в подразделении.

1.6. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

1.7. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

Об утрате документа немедленно докладывается руководителю подразделения и в общий отдел.

1.8. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются в установленном порядке пресс-службой администрации города.

1.9. Сотрудники администрации города несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

1.10. Работа со служебными документами, составляющими государственную или иную охраняемую законом тайну, осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.