Раздел . Контроль за исполнением документов

8. Контроль за исполнением документов

8.1. Организация контроля за исполнением документов производится в соответствии с Регламентом администрации г. Хабаровска и муниципальным правовым актом.

8.2. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;

- по обращениям граждан - в соответствии с Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан".

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий рабочий день.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме (контрольной карточке).

8.3. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока.

Продление срока исполнения поручения допускается в исключительных случаях. В этом случае руководители структурных подразделений представляют автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

8.4. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

8.5. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель структурного подразделения или по его поручению другой ответственный работник. Снятие документа с контроля оформляется отметкой о его исполнении и направлении в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Контроль за исполнением документов в администрации города и ее структурных подразделениях, как правило, должен осуществляться с помощью автоматизированной системы контроля.

8.6. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

8.7. Специалист общего отдела, ответственный за непосредственный контроль за исполнением документов, 2 раза в месяц готовит сводные данные о ходе исполнения документов, стоящих на контроле, к аппаратному совещанию Мэра города.

Контроль за прохождением и исполнением жалоб граждан осуществляется сектором по рассмотрению обращений граждан администрации города.

Сводку об исполнении документов в администрации города составляют: контрольное управление Мэра города, сектор по рассмотрению обращений граждан - ежемесячно, общий отдел управления Делами - 2 раза в месяц.

Отметка "В дело" свидетельствует о том, что работа с документом закончена.