Раздел 4. Машинописные, стенографические и копировально-множительные работы

4. Машинописные, стенографические и копировально-множительные работы

4.1. Требования к изготовлению документов с помощью печатающих устройств

4.1.1. Документы могут изготавливаться при помощи печатающих устройств электронно-вычислительной техники. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются специалисты органа местного самоуправления, могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и т. п.).

4.1.2. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word с использованием шрифта Times New Roman, размеры N 12 (для оформления табличных материалов), 13 - 15 с установкой межстрочных интервалов: "точно", "одинарный", "полуторный".

4.1.3. Тексты документов на бланках формата А 4 печатаются в режиме "одинарный" для ПЭВМ, на бланках формата А 5 - в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ. Тексты докладов и документов, подготавливаемых к печатному изданию, допускается печатать в режиме "полуторный" для ПЭВМ.

4.1.4. Реквизиты документов (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяются друг от друга в режиме "одинарный" для ПЭВМ. Например:

Согласовано:

   1,5

Начальник точно 12 пт

управления образования

администрации города                  подпись                       О.Я. Тен

дата

4.1.5. Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

4.1.6. Название вида документа печатается прописными буквами.

4.1.7. Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются на уровне последней строки наименования должности. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, а инициалы и фамилия - у правой границы текстового поля.

Например:

Директор финансового

департамента                        подпись                    В.Е. Соколов

4.1.8. Максимальная длина строки многострочных реквизитов составляет 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 140 знаков (5 строк), то его строку допускается продлевать до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.

4.1.9. При печатании документов используются следующие стандартные положения табулятора:

- от границы левого поля для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов Постановляю, Предлагаю, Слушали, Выступили, Решили;

- после 1,5 см - для начала абзаца в тексте;

- после 9-10 см - для реквизита "Адресат";

- после 10-11 - для реквизита "Гриф утверждения документа";

- до границы правого поля - для расшифровки подписи в реквизите "подпись".

4.1.10. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля, а относящийся к ним текст - в режиме "точно 12 пт".

4.1.11. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами. Первый ряд начинается от левой границы текстового поля, второй ряд после 10-11 см от границы левого поля.

4.2. Машинописные работы

4.2.1. В машинописном бюро администрации города печатаются только материалы служебного характера.

4.2.2. В машинописном бюро в первую очередь печатаются проекты постановлений и распоряжений администрации города, Мэра города, материалы к заседаниям коллегии при Мэре города, совещаниям у Мэра или его заместителей, проекты писем за подписью Мэра города, Вице-Мэра города, первого заместителя Мэра города, заместителей Мэра города, грамоты, благодарности, приветственные адреса, благодарственные письма Мэра города, пригласительные билеты, поздравительные открытки, различные схемы и др., а также редактируется и готовится к изданию в типографии телефонный справочник администрации города, готовится его электронная версия для размещения на сервере. Остальные материалы печатаются в порядке поступления. Срочные документы печатаются немедленно. Срочность печатания документов определяется начальником общего отдела и подтверждается соответствующей пометкой и визой на бланке заказа. Документы, сданные в работу после 17.00, печатаются, как правило, на следующий день.

4.2.3. Поздравительные открытки изготавливаются в цвете за подписью Мэра города, Вице-Мэра, первого заместителя Мэра, заместителей Мэра города.

4.2.4. Требования к рукописям, сдаваемым в печать.

Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво на белой бумаге формата А 4 или A 3, на одной стороне листа с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета.

Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, исправленные карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные или нечеткие ксерокопии материалов. Не допускается вписывание правок между строк, вставок на полях.

При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, наименований организаций, специальных терминов, иностранных слов, чисел, географических названий. Сокращения слов должны применяться только общепринятые. Рукопись, отвечающая перечисленным выше требованиям, с указанием фамилии автора и номера его служебного телефона сдается в машинописное бюро. Все рукописи, сданные для печатания, регистрируются в специальном журнале.

4.2.5. Печатание документов под диктовку не производится.

4.2.6. Перепечатывание одного и того же документа допускается не более трех раз, для осуществления последующего перепечатывания документа на откорректированном тексте документа должна быть разрешающая виза начальника общего отдела.

4.3. Стенографические работы

4.3.1. Общий отдел обеспечивает запись заседаний коллегии при Мэре города и ее расшифровку.

4.3.2. Оформление стенограмм заседаний коллегии при Мэре города осуществляется машинописным бюро в течение трех недель с даты проведения заседания, расшифровка записей и оформление стенограмм совещаний Мэра города - в течение одной недели.

4.3.3. Магнитные записи расширенных заседаний коллегии при Мэре города и совещаний Мэра города хранятся до подписания оформленной стенограммы заместителем Мэра города - управляющим Делами, после чего уничтожаются путем размагничивания.

4.3.4. Подлинники расшифрованных стенографических записей заседаний коллегии при Мэре города хранятся в общем отделе в течение года, после чего сформированные в дела передаются в ведомственный архив.

4.4. Копировально-множительные работы

4.4.1. В копировально-множительном бюро администрации города печатаются только материалы служебного характера.

4.4.2 Выполнение копировально-множительных работ в аппарате администрации города производится централизованно в копировально-множительном бюро, а также на копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях администрации города.

4.4.3. В копировально-множительном бюро копируются служебные материалы и документы по заказам руководителей структурных подразделений администрации города.

4.4.4. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво. Формат материала не должен превышать формата A 3.

4.4.5. Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. В первоочередном порядке копируются документы и материалы к заседаниям коллегии при Мэре города и городской Думы.

Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования документов определяется начальником общего отдела и подтверждается соответствующей пометкой и визой на бланке заказа.

4.4.6. Заверение копий производит общий отдел управления Делами администрации города.

4.4.7. На копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях администрации города, разрешается копирование служебных материалов небольшого объема и тиража.

4.4.8 . Копирование бланков документов любого вида в администрации города запрещается.