Раздел 3. Подготовка и оформление документов администрации города

3. Подготовка и оформление документов администрации города

3.1. Протокол

3.1.1. Протокол фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегии при Мэре города, комиссий, методических советов и временных коллегиальных органов - конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч и т. п.

3.1.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

3.1.3. Протокол заседания коллегии при Мэре города (далее - протокол) оформляется общим отделом (приложение N 6).

Протокол заседания коллегии должен быть подготовлен и представлен на подпись председателю коллегии (или его заместителю) не позднее чем через 3 дня со дня заседания.

3.1.4. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется следующим образом:

Председатель.

Присутствовали - список членов коллегии, присутствующих на заседании, в алфавитном порядке.

Приглашенные - если более 20 человек, прилагаются отдельным списком.

Повестка заседания.

Докладчики по каждому пункту повестки заседания.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки заседания.

Текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали:

Выступили:

Решили:

Основная часть протокола печатается через один межстрочный интервал.

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается сноска "Текст выступления прилагается". Решение в тексте протокола печатается полностью.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения,

Допускается краткая форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.

3.1.5. Протокол подписывается председателем коллегии (или его заместителем). Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.

3.1.6. Протоколы печатаются на общем бланке администрации города формата А4, имеют следующие реквизиты:

наименование вида документа (ПРОТОКОЛ);

вид заседания, совещания;

дата и номер протокола.

Дата, оформленная цифровым способом, и номер протокола печатаются на отведенных на бланке местах.

Подпись отделяется от текста 2 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности.

3.2. Поручения Мэра города

3.2.1. Поручения Мэра города, данные на аппаратном совещании, фиксирует советник Мэра (приложение N 7), ставит на контроль контрольное управление Мэра города, рассылку поручений осуществляет общий отдел.

3.2.2. Поручения Мэра города, данные на объезде городских объектов, фиксирует начальник контрольного управления Мэра города (приложение N 8).

3.3. Служебные записки

3.3.1. Служебные записки применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности структурных подразделений (запросы, уточнения заданий, информация по запросам, разъяснения и др.) (приложение N 9).

3.4. План

3.4.1. План (приложение N 10) фиксирует действия или мероприятия, намечаемые к исполнению, их последовательность, объем, сроки исполнения, исполнителей и в ряде случаев сведения об исполнении. Основное содержание плана может быть изложено в форме текста или таблицы. В так называемых календарных планах перечисляемые мероприятия располагают в хронологическом порядке, т. е. по срокам исполнения.

3.4.2. Календарный план работы структурного подразделения подписывается его руководителем и утверждается заместителем Мэра города, курирующим соответствующее структурное подразделение (приложение N 11).

Календарный план структурного подразделения, непосредственно подчиненного Мэру города, утверждается Мэром города.

3.5. Служебные письма

3.5.1. Служебные письма структурными подразделениями администрации города готовятся:

- как ответы о выполнении поручений Мэра города;

- как исполнение поручений Мэра города по обращениям граждан по вопросам, относящимся к их компетенции;

- как пояснительные записки к проектам актов Мэра города;

- как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

- как инициативные письма (приложение N 12).

3.5.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя с учетом сроков исполнения поручений и запросов организаций, предприятий или частных лиц.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

3.5.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках письма формата А 4 или А 5.

Сопроводительное письмо составляется для тех документов, текст которых не содержит пояснения о цели направления и к ним прилагается.

Изготовление бланков письма с изображением герба Хабаровского края и герба г. Хабаровска средствами электронно-вычислительной техники в администрации города запрещается.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

3.5.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, например: "Управление считает".

3.5.5. Датой письма является дата его подписания.

3.5.6. Письма на бланках администрации города подписывают Мэр города, его заместители. Письма структурных подразделений оформляются на бланках письма структурных подразделений.

3.5.7. Письма, подписанные Мэром города, его заместителями, регистрируются и рассылаются общим отделом. Письма, подписанные начальниками структурных подразделений, регистрируются и рассылаются ими самостоятельно.