Вопрос: Наш работник использует автомобиль в интересах организации, при этом управляет данным автомобилем по доверенности. Можем ли мы расходы, выплачиваемые этому работнику в качестве компенсации за использование не личного, а чужого автомобиля, учесть в составе расходов? (Журнал "Экономическое обозрение Дальневосточного региона", N 2 (134), февраль 2011 г.)

Вопрос: Наш работник использует автомобиль в интересах организации, при этом управляет данным автомобилем по доверенности. Можем ли мы расходы, выплачиваемые этому работнику в качестве компенсации за использование не личного, а чужого автомобиля, учесть в составе расходов?

Работники получают компенсацию, если их работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями.

В соответствии с подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации.

Также в соответствии со ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) работнику должна выплачиваться компенсация за использование личного транспорта и иного имущества с согласия или ведома работодателя и в его интересах. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Из дословного прочтения ст. 188 ТК РФ следует, что имущество должно принадлежать работнику. При этом про принадлежность имущества работнику на праве собственности или каком-либо ином праве в данной статье не сказано. Возникает вопрос: говоря о личном имуществе, всегда ли мы должны подразумевать право собственности на такое имущество? Или в этом случае речь идет о законности использования его работником? Тогда управление транспортным средством по доверенности будет отвечать указанному критерию.

Минфин РФ в письмах, выражая свою позицию по данному вопросу, менял свое мнение:

- считал, что для признания расходов автотранспортное средство должно принадлежать работнику на праве собственности (письмо Минфина РФ от 18.03.2010 N 03-03-06/1/150), а не использовать им по доверенности, ведь в ТК РФ (ст. 188) предусмотрены компенсации за использование личного имущества;

- совместно с налоговым ведомством не настаивал на наличии у работника права собственности на имущество, используемое им в служебных целях. Считал, что можно признавать в пределах норм при использовании транспортного средства, даже по доверенности, но в интересах организации (письмо Минфина РФ от 27.12.2010 N 03-03-06/1/812, письмо УФНС РФ по г. Москве от 20.09.2005 N 20-12/66690).

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим автомобили для служебных поездок, является:

- личное заявление;

- приказ руководителя предприятия, организации и учреждения, в котором указаны размеры компенсации;

- копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке;

- копию доверенности, заверенную в установленном порядке, при использовании легкового автомобиля по доверенности собственника.

Согласно п. 1 постановления Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" в составе прочих расходов учитывается компенсация за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля в следующих пределах:

- при использовании легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно - 1200 руб. в месяц;

- при использовании легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см - 1500 руб. в месяц.

С учетом всего вышесказанного, более выгодной и безопасной с налоговой точки зрения остается аренда автомобиля у работника. В таком случае вместо компенсации вы будете выплачивать работнику арендную плату, которую полностью можно признать в расходах (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В соответствии со ст. 606 ГК РФ по договору аренды (имущественного найма) арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование.

В соответствии со ст. 643 ГК РФ договор аренды транспортного средства без экипажа должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока. К такому договору не применяются правила о регистрации договоров аренды, предусмотренные п. 2 ст. 609 ГК РФ. Размер арендных платежей и порядок их перечисления определяются договором, заключенным в порядке, установленном гражданским законодательством.

М.А. Дмитриева,

аудитор ЗАО "Аудит-Центр"