Заполнение первого раздела "Описание документа"

Заполнение первого раздела "Описание документа"

1. Реквизит "Название (заголовок) документа" - указывается название документа, под которым он учтен в описи дел, документов, других основных учетных документах архива.

2. Реквизит "Самоназвание документа" - указывается (устоявшееся, общепринятое) закрепившееся в научных исследованиях индивидуальное название документа - по имени писца, заказчика, владельца, исследователя, по месту создания, обнаружения, нахождения и др.

3. Реквизит "Вид документа" - указывается вид документа, например, конституция, указ, грамота, приказ, договор, письмо и т. д.

4. Реквизит "Автор документа" - указывается автор (создатель) текста и документа - фамилия, имя, отчество, псевдоним, прозвище, в возможно более полном виде, позволяющем максимально идентифицировать личность и исключить совпадения.

Данный реквизит заполняется и в том случае, если авторство документа уже включено в название документа и является общепринятым.

5. Реквизит "Дата (время создания документа)" - заполняется, если документ датирован его создателем, дата указывается арабскими цифрами следующим образом (00.00.0000).

6. Реквизит "Век" - заполняется для всех документов, указывается арабскими цифрами.

7. Реквизит "Ориентировочная дата"- указывается дата, установленная по косвенным данным, фиксируется в произвольной форме, например: "Не ранее 17.10.1922. - не позднее 17.12 .1923" или "90-ые годы 19 века", "1-ая половина 19 века", "19 век".

8. Реквизит "Язык документа" - указывается в соответствии с общепринятыми наименованиями языков, например:

- старославянский

- церковно-славянский

- русский

- латинский

- китайский

- японский

- и т. д.

9. Реквизит "Аннотация" - излагается краткая характеристика документа, указывается место создания, от кого исходит документ, кому адресован, другие данные, приводятся сведения о подлинности документа (подлинник, список, копия - с указанием времени их составления), приводятся имена лиц, названия учреждений, географические названия и пр., упоминающиеся в документе и имеющие существенное значение. В аннотации может отмечаться степень подробности сведений ("краткие сведения", "подробные сведения").

Если речь идет о старопечатных книгах, то следует отразить вопрос об их экземплярности.

10. Реквизит "Историческая справка" - включаются данные о происхождении или источнике приобретения документа, истории его бытования.

11. Реквизит" Наличие драгоценных металлов и камней" - указываются сведения на основании соответствующих граф инвентарной книги учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни.

12. Реквизит "Палеографические особенности" - указывается способ написания документа (устав, полуустав, глаголица, кириллица и др.).

13. Реквизит "Печати" - указывается наличие печатей, их вид, материал, оговаривается их сохранность и принадлежность, описываются изображения и надписи.

14. Реквизит "Художественные особенности оформления документа" - отмечается наличие заставок, концовок, миниатюр, подписей, надписей и других элементов, имеющих существенное значение для идентификации документа с точки зрения его уникальности, оговаривается их авторство, указываются художественные особенности переплета и др.

15. Реквизит "Собственность" - указывается вид собственности:

- федеральная

- государственная субъекта федерации

- муниципальная

16. Реквизит "Материальный носитель" - указывается материал, на который нанесена информация:

- бумага

- калька

- пергамент

- ткань

- кора (береста)

- черно-белая кинопленка на триацетате

- черно-белая кинопленка на нитрооснове

- цветная кинопленка на триацетате

- цветная пленка на нитрооснове

- дагерротип

- стекло

- черно-белая фотопленка на триацетатной основе

- черно-белая фотопленка на нитрооснове

- цветная фотопленка на триацетатной основе

- цветная фотопленка на нитрооснове

- магнитная пленка на триацетатной основе

- магнитная пленка на нитрооснове

17. Реквизит "Размеры" - указывается формат, размеры (в см.) документа (при необходимости - каждого (нескольких) листа документа).

18. Реквизит "Объем" - указывается количество листов, кадров, фотографий, если документ сформирован в дело, кинофильм, альбом, метраж (для кинодокументов) и др.

19. Реквизит "Физическое состояние" - указывается одна из следующих характеристик состояния:

- хорошее

- удовлетворительное

- неудовлетворительное (указываются повреждения документа, в том числе степень угасания текста, другие особенности).

20. Реквизит "Сведения о реставрации" - отмечается, подвергался ли документ реставрации с указанием даты ее проведения, организации, Ф.И.О. реставраторов.